基于互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案歸檔與管理研究

張秀如

摘 要：隨著我國各領(lǐng)域經(jīng)濟的快速發(fā)展，各領(lǐng)域的技術(shù)也在不斷地發(fā)展創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已經(jīng)到來?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使我國醫(yī)院檔案管理也隨之逐步走向數(shù)字化。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是黨政、科研、財務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施，是一個綜合性的管理系統(tǒng)。醫(yī)院的檔案應(yīng)基于互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)平臺進行管理，也就是說，醫(yī)院應(yīng)實現(xiàn)文獻數(shù)字化的統(tǒng)一管理。與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)時代下，如何構(gòu)建有序的醫(yī)院檔案信息管理模式，已成為醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)的新課題。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);醫(yī)院;文件歸檔;管理

一、“互聯(lián)網(wǎng)”時代醫(yī)院檔案工作的特點

1.互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案工作的特點

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提出，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于醫(yī)院文獻這一主題也受到了廣泛關(guān)注。從中國網(wǎng)絡(luò)熱點指數(shù)來看，2016年中國“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院文獻的流通量為62096份，增長16%。由于醫(yī)院文件的數(shù)字化處理和信息化建設(shè)及文件管理系統(tǒng)等信息技術(shù)成果在日常管理過程中得到了推廣和應(yīng)用，也為醫(yī)院的文件業(yè)務(wù)注入了動力?！盎ヂ?lián)網(wǎng)”時代給醫(yī)院文檔業(yè)務(wù)帶來新挑戰(zhàn)。對醫(yī)院的檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展有著必要的信息基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)下，醫(yī)院的檔案管理業(yè)務(wù)不僅要實現(xiàn)“儲量數(shù)字化、增量電子化”，還要建立資源共享平臺和信息采集、傳輸、利用的雙向交流平臺，提高文獻工作效率。

互聯(lián)網(wǎng)時代，醫(yī)院檔案管理豐富了醫(yī)院的文獻來源，提高了醫(yī)院的診療效率，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐步整合了醫(yī)院的檔案管理，開始從機構(gòu)設(shè)置和運作的角度影響醫(yī)院的檔案管理工作。收集診療信息，通過拓展文獻收集的來源和方式，對病人的體檢、診療等進行系統(tǒng)分析，在此基礎(chǔ)上，運用網(wǎng)絡(luò)手段和信息系統(tǒng)，對患者的癥狀數(shù)據(jù)、治療方案、診療效果等進行系統(tǒng)分析，為醫(yī)學(xué)診斷和治療提供了有力的理論依據(jù)，提高了診療效率。醫(yī)院文檔是以醫(yī)療業(yè)務(wù)流程、體檢報告、電子病歷等診療信息為基礎(chǔ)，整合科研設(shè)備等應(yīng)用模塊在內(nèi)的多種信息資源。此外，在醫(yī)院管理方面，通過對醫(yī)院運行數(shù)據(jù)和臨床診療數(shù)據(jù)的調(diào)配、文件的自動壓縮和安全存儲，為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展方向的制定提供了科學(xué)的數(shù)據(jù)支持?；ヂ?lián)網(wǎng)時代信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，醫(yī)院的檔案管理可以改善機構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施。在擴大自身資源的基礎(chǔ)上，他們可以利用信息技術(shù)，通過數(shù)據(jù)、電子病歷和健康信息的挖掘和篩選，提供“互動式”的文獻信息服務(wù)，增加了信息資源的深度。以個性化醫(yī)療數(shù)據(jù)參數(shù)為基礎(chǔ)，推動個性化醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展，相關(guān)部門還通過疾病防控，對各級醫(yī)院的醫(yī)療數(shù)據(jù)進行綜合分析。

醫(yī)院的文件是醫(yī)院如何按照各項規(guī)章制度運轉(zhuǎn)、人事任免和盈利能力的標桿，新的醫(yī)療政策不僅加強了網(wǎng)絡(luò)醫(yī)療文檔管理的智能化建設(shè)，而且還對醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化提出了新的期待。是否將互聯(lián)網(wǎng)時代平臺運用于檔案管理被當(dāng)作是評價醫(yī)院深化衛(wèi)生體制改革的重要標準之一?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案管理”這類管理平臺的建立，不但能夠降低醫(yī)院的綜合運營成本，進一步提高醫(yī)院的管理效率，還可以對未來醫(yī)院公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展起到相應(yīng)的保障作用。

2.互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案進行文檔管理的好處

通過計算機建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，可以為醫(yī)院的科研、臨床和行政支持管理提供便捷的技術(shù)服務(wù)，使各科室、部門工作效率更高，對醫(yī)院的未來發(fā)展做出更大的貢獻。醫(yī)院可以通過此管理平臺來規(guī)范利用檔案資源，通過互聯(lián)網(wǎng)使醫(yī)院各科室與醫(yī)院緊密聯(lián)系，能夠節(jié)省醫(yī)院不少的人力、物力成本;可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享，方便檔案資源的配置和利用，為醫(yī)院管理提供科學(xué)的決策支持。利用計算機對醫(yī)院檔案資料進行管理后，可以通過計算機進行人工查詢，手工輸入信息需要使用原始文檔，但是人工不需要使用文檔部分，大大降低了原始文檔利用率，減少原始文檔的損壞。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案管理建設(shè)的不足之處

1.醫(yī)院文件管理軟件開發(fā)能力不足

目前，影響醫(yī)院公文網(wǎng)絡(luò)化管理的最主要因素是軟件開發(fā)能力不足，缺乏文檔管理的基礎(chǔ)平臺。我國的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)有了一定的發(fā)展，但檔案管理軟件的發(fā)展與此不成正比，這將限制檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。尤其是在醫(yī)院，很多人不能直接看到檔案管理的作用，因而對其缺乏重視。國內(nèi)各單位和企業(yè)都表明，文件管理軟件開發(fā)能力不足。醫(yī)院在病歷方面不同于其他企業(yè)，它直接關(guān)系到公眾的身心健康。因此，必須加快“互聯(lián)網(wǎng)”檔案軟件平臺的開發(fā)。

2.醫(yī)院檔案部門缺乏檔案管理的專業(yè)人才

人才是“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院文件管理的基本要素。我們需要成立一個專門的檔案管理小組?，F(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理人員大多是兼職人員，他們不能充分發(fā)揮責(zé)任感和熱情，只把文檔管理作為一項任務(wù)來完成，很難滿足網(wǎng)絡(luò)管理的需要。同時，許多醫(yī)院檔案管理人員缺乏綜合知識、相關(guān)設(shè)備、軟件的操作技術(shù)，無法熟練操作管理平臺。

3.醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投資不足

現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理存在基礎(chǔ)設(shè)施陳舊、文件存儲空間狹小、計算機網(wǎng)絡(luò)安全等方面問題。這種情況已不能滿足“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的需要，醫(yī)院對行政部門投入有限，醫(yī)院檔案室硬件建設(shè)投入不足，嚴重制約了文件管理信息化建設(shè)進程。

4.檔案管理人員缺乏風(fēng)險意識

通過對醫(yī)院文件管理的調(diào)查研究，可以看出大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員對文件缺乏風(fēng)險意識。在我看來，建立一個單面文件保管室可以確保文件的安全。在醫(yī)院文檔管理信息化建設(shè)中，沒有規(guī)范和方法來保證文檔信息的安全?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的發(fā)展已成為一種新趨勢，按照現(xiàn)在管理辦法，文件難以有序、嚴格、科學(xué)的管理，不利于醫(yī)院發(fā)展。

三、互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案管理的具體措施

1.注重數(shù)據(jù)的收集和積累，建立高質(zhì)量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源

加強收集，注重數(shù)據(jù)的收集和積累，建立高質(zhì)量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，是推進醫(yī)院文獻信息化的關(guān)鍵。只有充分保證數(shù)據(jù)的收集和積累，才能提高醫(yī)院文獻工作的效果和效率。在互聯(lián)網(wǎng)時代的大環(huán)境下，醫(yī)院文檔管理必須收集高質(zhì)量的壓縮文件。在此基礎(chǔ)上，通過正確、全面、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析，為檔案用戶提供高效的檢索和利用服務(wù)，以信息化的優(yōu)勢提高新形勢下醫(yī)院管理的核心競爭力。為保證安全，完善文件安全機制。依靠方便快捷的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，文件來源雖然分散，但使用卻十分方便。當(dāng)它帶來方便的同時，建立安全機制就顯得尤為重要。醫(yī)院文件涉及醫(yī)療技術(shù)和患者隱私，因此加強對綜合管理業(yè)務(wù)保護是迫切需要的，在綜合管理工作中，一方面要注意醫(yī)院文件實體的安全性和可靠性，另一方面也要注意醫(yī)院文件信息的安全性和可靠性，要以法律為準繩，以文件保障機制為法律依據(jù)，依法辦事。

2.為提高醫(yī)院公文質(zhì)量，應(yīng)建立“電子公文信息管理倉庫”可以加強信息中心與檔案館的關(guān)系，暢通信息溝通渠道。建立電子信號，創(chuàng)建“電子文檔信息管理倉庫”。在此基礎(chǔ)上，擴大服務(wù)范圍，為醫(yī)院信息資源庫提供信息數(shù)據(jù)。為了建立電子文檔信息管理數(shù)據(jù)庫，需要對各科室的電子信息進行歸檔、設(shè)置文檔、參考權(quán)限、安全電子文檔查詢系統(tǒng)等，提供便捷的服務(wù)流程，為電子信息資源的共享奠定了基礎(chǔ)。

3.電子文件設(shè)置為PDF格式，便于下載和收集文件

調(diào)用文件時，需要一些基礎(chǔ)性工作，這時有些文件可能已損壞，有的存儲空間有限。這就需要優(yōu)化信息存儲模式，利用電子文件上傳和下載信息。把電子文件格式設(shè)置為PDF、，該格式的文件內(nèi)容彌補了傳統(tǒng)文獻的不足，并通過建立醫(yī)院信息進行自動保存。為查閱者提供電子文檔，并使用文件管理服務(wù)器保存。

4.提高文件的在線利用率，提供良好的服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理模式在形式上對人力的需求量大，過程復(fù)雜，容易出錯。網(wǎng)絡(luò)模式的發(fā)展優(yōu)化了工作環(huán)境，使人們很容易獲得信息查詢和利用。豐富的資源為信息存儲提供了廣闊的空間，巨大的信息量為醫(yī)院檔案管理提供方便、系統(tǒng)的信息，從而提高了利用的有效性。由此可以看出，現(xiàn)代檔案服務(wù)模式通過醫(yī)院檔案管理平臺，確定了局域網(wǎng)內(nèi)的主題，可以獲取信息數(shù)據(jù)庫和查詢服務(wù)。通過與檔案管理在線人員的聯(lián)系，及時通過信息咨詢、服務(wù)查詢，在線獲取信息。

5.提高互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的管理水平

在“互聯(lián)網(wǎng)”環(huán)境下，無論是制作者還是開發(fā)者都成為文件數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢之一。在醫(yī)院文檔管理過程中，隨著信息化建設(shè)的推進，信息平臺的建立、數(shù)據(jù)量的增加，包括醫(yī)院文檔管理者在內(nèi)的執(zhí)業(yè)醫(yī)師都應(yīng)該更加重視文檔管理，積極參與、共同推進現(xiàn)代醫(yī)院文件管理工作。在“互聯(lián)網(wǎng)”環(huán)境下，加強業(yè)務(wù)，提高文件管理水平，文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)是持續(xù)推進文獻管理工作的關(guān)鍵?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”所產(chǎn)生的新理念和新技術(shù)，對醫(yī)院文獻業(yè)務(wù)提出新的要求，帶來“新的挑戰(zhàn)”。作為醫(yī)院文檔管理的中堅力量，只有強化層次，培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)思維，提高文檔管理水平，才能提高專業(yè)服務(wù)意識、信息技術(shù)能力和業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)新形勢，為醫(yī)院文件管理工作的發(fā)展增添力量。

6.建立互聯(lián)網(wǎng)管理文件的規(guī)章制度

在推行“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的過程中，我們不僅建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，而且建立了完善的基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，安全、科學(xué)、有效地進行管理。利用管理制度在信息化建設(shè)過程中發(fā)揮獎懲作用，將部門公文管理信息化建設(shè)與部門績效掛鉤。根據(jù)科研和臨床發(fā)展的需要，對檔案管理進行科學(xué)規(guī)劃，及時加大對檔案事業(yè)的投入，使基礎(chǔ)設(shè)施能夠跟上系統(tǒng)運行的需要。在頂層設(shè)計中，成立了醫(yī)院文檔信息化指導(dǎo)小組，監(jiān)督文檔管理的進度，及時梳理實施過程中存在的問題，對技術(shù)和系統(tǒng)進行改進和修改。

7.做好文檔分類，職權(quán)匹配

醫(yī)院文件的類型主要有設(shè)備類文件、物資類文件、財務(wù)類文件、技術(shù)類文件及規(guī)章制度等，各類文件迫切需要集成文檔信息平臺，為建立統(tǒng)一的文獻信息平臺，建立各類文件類型，應(yīng)將文件分為明確的層次，規(guī)劃和利用各種文獻資源，為提高網(wǎng)絡(luò)和檔案利用效率，在建設(shè)文獻信息平臺的同時，還需要明確各部門的職責(zé)。文件管理不是一個部門的問題，而是全體員工的問題。在文件編制過程中，應(yīng)明確管理職責(zé)，對文件損壞、丟失的，要追究各部門的責(zé)任，強化各部門對文件管理的責(zé)任意識和重視程度。

8.加強醫(yī)院文件的安全管理

文件管理人員通過信息技術(shù)將醫(yī)院文件作為明細表，通過計算機操作讀取內(nèi)容，確保所有文件數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理。關(guān)注醫(yī)院的實際發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，將最新的文獻整合到數(shù)據(jù)庫中。醫(yī)院的文檔管理系統(tǒng)可以促進管理效率的提高，積極拓展管理體系，保證文件管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化，為以后更好地利用奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院各科室必須制定符合實際情況的文件管理制度，有利于各科室人員進行檔案移交和科學(xué)整理歸檔，按具體類型對文件進行分類，以保證檔案的安全全面優(yōu)化文件管理業(yè)務(wù)，提高文件倉庫的實際使用效率，避免重要文件的丟失或損壞，確保文件的安全性和完整性得到提高。

為不斷提高電子文件的使用價值，必須從根本上優(yōu)化和完善其安全管理體系，為今后的業(yè)務(wù)管理和使用提供切實保障，提高醫(yī)療活動的便利性，在操作醫(yī)院電子文件時要充分注意危害安全性和保密性，深入實施安全管理制度。首先，文件系統(tǒng)驗證過程必須滿足特定的要求，通過相對完善的安全管理機制，不斷提高處理效果，優(yōu)化技術(shù)結(jié)構(gòu)和管理措施，為提高醫(yī)院電子文件質(zhì)量打下基礎(chǔ)。其次，加強信息監(jiān)督管理。在建立和完善信息處理機制的過程中，要建立信息處理機制。通過全面分析，通過更完善的監(jiān)管體系，對文件信息進行全面審查。最后，要把計算機系統(tǒng)作為一個整體來處理。特別是對可能帶來網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的各種因素，要進行全面、動態(tài)的監(jiān)控，提高信息處理的有效性，防止文件丟失。同時，在保證電子文件安全的基礎(chǔ)上，完善安全管理機制，為檔案管理業(yè)務(wù)的有序運行提供良好的條件，保證文件的智能化管理。

9.將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)有機結(jié)合

為了盡快建立醫(yī)院文件管理信息系統(tǒng)，最重要的是保證專業(yè)經(jīng)費。有了專業(yè)的資金，我們不僅可以實現(xiàn)文件管理業(yè)務(wù)的合理化、科學(xué)化、有序化，而且可以實現(xiàn)文件資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。目前，我國很多醫(yī)院都涉及檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”管理平臺，但缺乏整合實力。醫(yī)院文獻的網(wǎng)絡(luò)化管理還處于初級階段，許多管理設(shè)備還不完善，基于Internet的數(shù)字化平臺已經(jīng)形成，要充分結(jié)合這些數(shù)字化發(fā)展趨勢，將醫(yī)院的醫(yī)療文檔存儲在專業(yè)云系統(tǒng)中，將互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)有機結(jié)合，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部的無障礙共享，減少科室之間的壁壘，促進醫(yī)療資源的優(yōu)化配置。

醫(yī)院文獻是醫(yī)院的歷史記錄，是醫(yī)院文明的傳承，是為病人服務(wù)。在“互聯(lián)網(wǎng)”的視野下，實現(xiàn)醫(yī)院文件化管理要“勇氣+能量+時代”，加強管理，滿足醫(yī)療服務(wù)需求、立足醫(yī)療服務(wù)利益，導(dǎo)入公文業(yè)務(wù)，使醫(yī)院的公文管理工作立足于資源，有效利用。除此之外，還要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)檔案館，加強對用戶需求數(shù)據(jù)的分析，讓檔案管理服務(wù)更具針對性，實現(xiàn)個性化服務(wù)?；诨ヂ?lián)網(wǎng)時代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的醫(yī)院公文管理是當(dāng)前發(fā)展的需要，互聯(lián)網(wǎng)與醫(yī)院檔案相結(jié)合不僅可以節(jié)省文檔管理的時間，提高文檔管理員的工作效率，而且可以為醫(yī)院提供更準確的文檔信息，為社會的和諧發(fā)展起著非常重要的作用。

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（作者單位：青海大學(xué)附屬醫(yī)院）