張秀如
摘 要:隨著我國各領(lǐng)域經(jīng)濟的快速發(fā)展,各領(lǐng)域的技術(shù)也在不斷地發(fā)展創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已經(jīng)到來?;ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,使我國醫(yī)院檔案管理也隨之逐步走向數(shù)字化。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是黨政、科研、財務、基礎(chǔ)設施,是一個綜合性的管理系統(tǒng)。醫(yī)院的檔案應基于互聯(lián)網(wǎng)政務平臺進行管理,也就是說,醫(yī)院應實現(xiàn)文獻數(shù)字化的統(tǒng)一管理。與此同時,在互聯(lián)網(wǎng)時代下,如何構(gòu)建有序的醫(yī)院檔案信息管理模式,已成為醫(yī)院檔案業(yè)務的新課題。
關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng);醫(yī)院;文件歸檔;管理
一、“互聯(lián)網(wǎng)”時代醫(yī)院檔案工作的特點
1.互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案工作的特點
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提出,網(wǎng)絡應用于醫(yī)院文獻這一主題也受到了廣泛關(guān)注。從中國網(wǎng)絡熱點指數(shù)來看,2016年中國“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院文獻的流通量為62096份,增長16%。由于醫(yī)院文件的數(shù)字化處理和信息化建設及文件管理系統(tǒng)等信息技術(shù)成果在日常管理過程中得到了推廣和應用,也為醫(yī)院的文件業(yè)務注入了動力。“互聯(lián)網(wǎng)”時代給醫(yī)院文檔業(yè)務帶來新挑戰(zhàn)。對醫(yī)院的檔案業(yè)務的發(fā)展有著必要的信息基礎(chǔ),在此基礎(chǔ)下,醫(yī)院的檔案管理業(yè)務不僅要實現(xiàn)“儲量數(shù)字化、增量電子化”,還要建立資源共享平臺和信息采集、傳輸、利用的雙向交流平臺,提高文獻工作效率。
互聯(lián)網(wǎng)時代,醫(yī)院檔案管理豐富了醫(yī)院的文獻來源,提高了醫(yī)院的診療效率,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐步整合了醫(yī)院的檔案管理,開始從機構(gòu)設置和運作的角度影響醫(yī)院的檔案管理工作。收集診療信息,通過拓展文獻收集的來源和方式,對病人的體檢、診療等進行系統(tǒng)分析,在此基礎(chǔ)上,運用網(wǎng)絡手段和信息系統(tǒng),對患者的癥狀數(shù)據(jù)、治療方案、診療效果等進行系統(tǒng)分析,為醫(yī)學診斷和治療提供了有力的理論依據(jù),提高了診療效率。醫(yī)院文檔是以醫(yī)療業(yè)務流程、體檢報告、電子病歷等診療信息為基礎(chǔ),整合科研設備等應用模塊在內(nèi)的多種信息資源。此外,在醫(yī)院管理方面,通過對醫(yī)院運行數(shù)據(jù)和臨床診療數(shù)據(jù)的調(diào)配、文件的自動壓縮和安全存儲,為領(lǐng)導決策和醫(yī)院發(fā)展方向的制定提供了科學的數(shù)據(jù)支持?;ヂ?lián)網(wǎng)時代信息技術(shù)的發(fā)展趨勢,醫(yī)院的檔案管理可以改善機構(gòu)的基礎(chǔ)設施。在擴大自身資源的基礎(chǔ)上,他們可以利用信息技術(shù),通過數(shù)據(jù)、電子病歷和健康信息的挖掘和篩選,提供“互動式”的文獻信息服務,增加了信息資源的深度。以個性化醫(yī)療數(shù)據(jù)參數(shù)為基礎(chǔ),推動個性化醫(yī)療服務的發(fā)展,相關(guān)部門還通過疾病防控,對各級醫(yī)院的醫(yī)療數(shù)據(jù)進行綜合分析。
醫(yī)院的文件是醫(yī)院如何按照各項規(guī)章制度運轉(zhuǎn)、人事任免和盈利能力的標桿,新的醫(yī)療政策不僅加強了網(wǎng)絡醫(yī)療文檔管理的智能化建設,而且還對醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡化提出了新的期待。是否將互聯(lián)網(wǎng)時代平臺運用于檔案管理被當作是評價醫(yī)院深化衛(wèi)生體制改革的重要標準之一?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案管理”這類管理平臺的建立,不但能夠降低醫(yī)院的綜合運營成本,進一步提高醫(yī)院的管理效率,還可以對未來醫(yī)院公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展起到相應的保障作用。
2.互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案進行文檔管理的好處
通過計算機建立網(wǎng)絡信息平臺,可以為醫(yī)院的科研、臨床和行政支持管理提供便捷的技術(shù)服務,使各科室、部門工作效率更高,對醫(yī)院的未來發(fā)展做出更大的貢獻。醫(yī)院可以通過此管理平臺來規(guī)范利用檔案資源,通過互聯(lián)網(wǎng)使醫(yī)院各科室與醫(yī)院緊密聯(lián)系,能夠節(jié)省醫(yī)院不少的人力、物力成本;可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享,方便檔案資源的配置和利用,為醫(yī)院管理提供科學的決策支持。利用計算機對醫(yī)院檔案資料進行管理后,可以通過計算機進行人工查詢,手工輸入信息需要使用原始文檔,但是人工不需要使用文檔部分,大大降低了原始文檔利用率,減少原始文檔的損壞。
二、互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案管理建設的不足之處
1.醫(yī)院文件管理軟件開發(fā)能力不足
目前,影響醫(yī)院公文網(wǎng)絡化管理的最主要因素是軟件開發(fā)能力不足,缺乏文檔管理的基礎(chǔ)平臺。我國的科學技術(shù)已經(jīng)有了一定的發(fā)展,但檔案管理軟件的發(fā)展與此不成正比,這將限制檔案管理的網(wǎng)絡化。尤其是在醫(yī)院,很多人不能直接看到檔案管理的作用,因而對其缺乏重視。國內(nèi)各單位和企業(yè)都表明,文件管理軟件開發(fā)能力不足。醫(yī)院在病歷方面不同于其他企業(yè),它直接關(guān)系到公眾的身心健康。因此,必須加快“互聯(lián)網(wǎng)”檔案軟件平臺的開發(fā)。
2.醫(yī)院檔案部門缺乏檔案管理的專業(yè)人才
人才是“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院文件管理的基本要素。我們需要成立一個專門的檔案管理小組?,F(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理人員大多是兼職人員,他們不能充分發(fā)揮責任感和熱情,只把文檔管理作為一項任務來完成,很難滿足網(wǎng)絡管理的需要。同時,許多醫(yī)院檔案管理人員缺乏綜合知識、相關(guān)設備、軟件的操作技術(shù),無法熟練操作管理平臺。
3.醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設施投資不足
現(xiàn)階段,大多數(shù)醫(yī)院檔案管理存在基礎(chǔ)設施陳舊、文件存儲空間狹小、計算機網(wǎng)絡安全等方面問題。這種情況已不能滿足“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的需要,醫(yī)院對行政部門投入有限,醫(yī)院檔案室硬件建設投入不足,嚴重制約了文件管理信息化建設進程。
4.檔案管理人員缺乏風險意識
通過對醫(yī)院文件管理的調(diào)查研究,可以看出大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員對文件缺乏風險意識。在我看來,建立一個單面文件保管室可以確保文件的安全。在醫(yī)院文檔管理信息化建設中,沒有規(guī)范和方法來保證文檔信息的安全。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的發(fā)展已成為一種新趨勢,按照現(xiàn)在管理辦法,文件難以有序、嚴格、科學的管理,不利于醫(yī)院發(fā)展。
三、互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案管理的具體措施
1.注重數(shù)據(jù)的收集和積累,建立高質(zhì)量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源
加強收集,注重數(shù)據(jù)的收集和積累,建立高質(zhì)量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源,是推進醫(yī)院文獻信息化的關(guān)鍵。只有充分保證數(shù)據(jù)的收集和積累,才能提高醫(yī)院文獻工作的效果和效率。在互聯(lián)網(wǎng)時代的大環(huán)境下,醫(yī)院文檔管理必須收集高質(zhì)量的壓縮文件。在此基礎(chǔ)上,通過正確、全面、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析,為檔案用戶提供高效的檢索和利用服務,以信息化的優(yōu)勢提高新形勢下醫(yī)院管理的核心競爭力。為保證安全,完善文件安全機制。依靠方便快捷的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),文件來源雖然分散,但使用卻十分方便。當它帶來方便的同時,建立安全機制就顯得尤為重要。醫(yī)院文件涉及醫(yī)療技術(shù)和患者隱私,因此加強對綜合管理業(yè)務保護是迫切需要的,在綜合管理工作中,一方面要注意醫(yī)院文件實體的安全性和可靠性,另一方面也要注意醫(yī)院文件信息的安全性和可靠性,要以法律為準繩,以文件保障機制為法律依據(jù),依法辦事。
2.為提高醫(yī)院公文質(zhì)量,應建立“電子公文信息管理倉庫”可以加強信息中心與檔案館的關(guān)系,暢通信息溝通渠道。建立電子信號,創(chuàng)建“電子文檔信息管理倉庫”。在此基礎(chǔ)上,擴大服務范圍,為醫(yī)院信息資源庫提供信息數(shù)據(jù)。為了建立電子文檔信息管理數(shù)據(jù)庫,需要對各科室的電子信息進行歸檔、設置文檔、參考權(quán)限、安全電子文檔查詢系統(tǒng)等,提供便捷的服務流程,為電子信息資源的共享奠定了基礎(chǔ)。
3.電子文件設置為PDF格式,便于下載和收集文件
調(diào)用文件時,需要一些基礎(chǔ)性工作,這時有些文件可能已損壞,有的存儲空間有限。這就需要優(yōu)化信息存儲模式,利用電子文件上傳和下載信息。把電子文件格式設置為PDF、,該格式的文件內(nèi)容彌補了傳統(tǒng)文獻的不足,并通過建立醫(yī)院信息進行自動保存。為查閱者提供電子文檔,并使用文件管理服務器保存。
4.提高文件的在線利用率,提供良好的服務
傳統(tǒng)的檔案管理模式在形式上對人力的需求量大,過程復雜,容易出錯。網(wǎng)絡模式的發(fā)展優(yōu)化了工作環(huán)境,使人們很容易獲得信息查詢和利用。豐富的資源為信息存儲提供了廣闊的空間,巨大的信息量為醫(yī)院檔案管理提供方便、系統(tǒng)的信息,從而提高了利用的有效性。由此可以看出,現(xiàn)代檔案服務模式通過醫(yī)院檔案管理平臺,確定了局域網(wǎng)內(nèi)的主題,可以獲取信息數(shù)據(jù)庫和查詢服務。通過與檔案管理在線人員的聯(lián)系,及時通過信息咨詢、服務查詢,在線獲取信息。
5.提高互聯(lián)網(wǎng)應用的管理水平
在“互聯(lián)網(wǎng)”環(huán)境下,無論是制作者還是開發(fā)者都成為文件數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢之一。在醫(yī)院文檔管理過程中,隨著信息化建設的推進,信息平臺的建立、數(shù)據(jù)量的增加,包括醫(yī)院文檔管理者在內(nèi)的執(zhí)業(yè)醫(yī)師都應該更加重視文檔管理,積極參與、共同推進現(xiàn)代醫(yī)院文件管理工作。在“互聯(lián)網(wǎng)”環(huán)境下,加強業(yè)務,提高文件管理水平,文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)是持續(xù)推進文獻管理工作的關(guān)鍵?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”所產(chǎn)生的新理念和新技術(shù),對醫(yī)院文獻業(yè)務提出新的要求,帶來“新的挑戰(zhàn)”。作為醫(yī)院文檔管理的中堅力量,只有強化層次,培養(yǎng)網(wǎng)絡思維,提高文檔管理水平,才能提高專業(yè)服務意識、信息技術(shù)能力和業(yè)務水平,適應新形勢,為醫(yī)院文件管理工作的發(fā)展增添力量。
6.建立互聯(lián)網(wǎng)管理文件的規(guī)章制度
在推行“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的過程中,我們不僅建立了檔案管理網(wǎng)絡平臺,而且建立了完善的基于網(wǎng)絡環(huán)境的檔案管理規(guī)章制度,使檔案管理在開放的網(wǎng)絡環(huán)境下,安全、科學、有效地進行管理。利用管理制度在信息化建設過程中發(fā)揮獎懲作用,將部門公文管理信息化建設與部門績效掛鉤。根據(jù)科研和臨床發(fā)展的需要,對檔案管理進行科學規(guī)劃,及時加大對檔案事業(yè)的投入,使基礎(chǔ)設施能夠跟上系統(tǒng)運行的需要。在頂層設計中,成立了醫(yī)院文檔信息化指導小組,監(jiān)督文檔管理的進度,及時梳理實施過程中存在的問題,對技術(shù)和系統(tǒng)進行改進和修改。
7.做好文檔分類,職權(quán)匹配
醫(yī)院文件的類型主要有設備類文件、物資類文件、財務類文件、技術(shù)類文件及規(guī)章制度等,各類文件迫切需要集成文檔信息平臺,為建立統(tǒng)一的文獻信息平臺,建立各類文件類型,應將文件分為明確的層次,規(guī)劃和利用各種文獻資源,為提高網(wǎng)絡和檔案利用效率,在建設文獻信息平臺的同時,還需要明確各部門的職責。文件管理不是一個部門的問題,而是全體員工的問題。在文件編制過程中,應明確管理職責,對文件損壞、丟失的,要追究各部門的責任,強化各部門對文件管理的責任意識和重視程度。
8.加強醫(yī)院文件的安全管理
文件管理人員通過信息技術(shù)將醫(yī)院文件作為明細表,通過計算機操作讀取內(nèi)容,確保所有文件數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理。關(guān)注醫(yī)院的實際發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展,將最新的文獻整合到數(shù)據(jù)庫中。醫(yī)院的文檔管理系統(tǒng)可以促進管理效率的提高,積極拓展管理體系,保證文件管理業(yè)務的規(guī)范化,為以后更好地利用奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院各科室必須制定符合實際情況的文件管理制度,有利于各科室人員進行檔案移交和科學整理歸檔,按具體類型對文件進行分類,以保證檔案的安全全面優(yōu)化文件管理業(yè)務,提高文件倉庫的實際使用效率,避免重要文件的丟失或損壞,確保文件的安全性和完整性得到提高。
為不斷提高電子文件的使用價值,必須從根本上優(yōu)化和完善其安全管理體系,為今后的業(yè)務管理和使用提供切實保障,提高醫(yī)療活動的便利性,在操作醫(yī)院電子文件時要充分注意危害安全性和保密性,深入實施安全管理制度。首先,文件系統(tǒng)驗證過程必須滿足特定的要求,通過相對完善的安全管理機制,不斷提高處理效果,優(yōu)化技術(shù)結(jié)構(gòu)和管理措施,為提高醫(yī)院電子文件質(zhì)量打下基礎(chǔ)。其次,加強信息監(jiān)督管理。在建立和完善信息處理機制的過程中,要建立信息處理機制。通過全面分析,通過更完善的監(jiān)管體系,對文件信息進行全面審查。最后,要把計算機系統(tǒng)作為一個整體來處理。特別是對可能帶來網(wǎng)絡安全風險的各種因素,要進行全面、動態(tài)的監(jiān)控,提高信息處理的有效性,防止文件丟失。同時,在保證電子文件安全的基礎(chǔ)上,完善安全管理機制,為檔案管理業(yè)務的有序運行提供良好的條件,保證文件的智能化管理。
9.將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)有機結(jié)合
為了盡快建立醫(yī)院文件管理信息系統(tǒng),最重要的是保證專業(yè)經(jīng)費。有了專業(yè)的資金,我們不僅可以實現(xiàn)文件管理業(yè)務的合理化、科學化、有序化,而且可以實現(xiàn)文件資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。目前,我國很多醫(yī)院都涉及檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”管理平臺,但缺乏整合實力。醫(yī)院文獻的網(wǎng)絡化管理還處于初級階段,許多管理設備還不完善,基于Internet的數(shù)字化平臺已經(jīng)形成,要充分結(jié)合這些數(shù)字化發(fā)展趨勢,將醫(yī)院的醫(yī)療文檔存儲在專業(yè)云系統(tǒng)中,將互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)有機結(jié)合,實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部的無障礙共享,減少科室之間的壁壘,促進醫(yī)療資源的優(yōu)化配置。
醫(yī)院文獻是醫(yī)院的歷史記錄,是醫(yī)院文明的傳承,是為病人服務。在“互聯(lián)網(wǎng)”的視野下,實現(xiàn)醫(yī)院文件化管理要“勇氣+能量+時代”,加強管理,滿足醫(yī)療服務需求、立足醫(yī)療服務利益,導入公文業(yè)務,使醫(yī)院的公文管理工作立足于資源,有效利用。除此之外,還要建立相應的數(shù)據(jù)檔案館,加強對用戶需求數(shù)據(jù)的分析,讓檔案管理服務更具針對性,實現(xiàn)個性化服務?;诨ヂ?lián)網(wǎng)時代網(wǎng)絡系統(tǒng)的醫(yī)院公文管理是當前發(fā)展的需要,互聯(lián)網(wǎng)與醫(yī)院檔案相結(jié)合不僅可以節(jié)省文檔管理的時間,提高文檔管理員的工作效率,而且可以為醫(yī)院提供更準確的文檔信息,為社會的和諧發(fā)展起著非常重要的作用。
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(作者單位:青海大學附屬醫(yī)院)