大數(shù)據(jù)下醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

李娟

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)療體制改革日益深化，醫(yī)院檔案的數(shù)量、載體形式和種類越來越多，在醫(yī)院各項管理工作和醫(yī)療服務(wù)的開展中發(fā)揮著重要作用，做好檔案管理工作對醫(yī)院運營的重要意義不言而喻。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)療電子檔案的使用范圍不斷擴大，在開展檔案管理工作時，管理人員要樹立新型管理理念，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對現(xiàn)有管理模式進行創(chuàng)新，為促進醫(yī)院現(xiàn)代化管理和發(fā)展打好基礎(chǔ)。本文基于大數(shù)據(jù)特征和對醫(yī)院檔案管理工作的意義分析，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀問題逐步探討了如何應(yīng)用大數(shù)據(jù)理念做好醫(yī)院檔案管理的措施，希望能為相關(guān)工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;醫(yī)院檔案管理;工作創(chuàng)新

醫(yī)院在歷史發(fā)展過程中所產(chǎn)生的原始資料多需要歸檔保存，因此檔案具有權(quán)威性，對醫(yī)院的運營和發(fā)展有重要影響。傳統(tǒng)檔案管理工作在類目統(tǒng)計、歸納保存等方面付出了大量的精力和時間，但隨著醫(yī)療體制的改革，需要歸檔的資料越來越多，容易出現(xiàn)資料分析不足、安全隱患等諸多問題，難以發(fā)揮檔案的決策依據(jù)作用。大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作需進一步提高信息技術(shù)的應(yīng)用效果，促進管理工作朝規(guī)范化、有序化發(fā)展。以下將對大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的實際情況和問題進行分析，并提出相關(guān)的解決方法和創(chuàng)新理念。

一、大數(shù)據(jù)的“4V特征”和對醫(yī)院檔案管理工作的重要性

1.大數(shù)據(jù)“4V”特征

大數(shù)據(jù)（big data）是繼物聯(lián)網(wǎng)、云計算取得重大技術(shù)進展后一項新的顛覆性技術(shù)，屬于一種需要新的處理模式才能賦予強大洞察力、流程優(yōu)化能力和決策力的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)的四個典型特征包括：（1）體量（Volume）。大數(shù)據(jù)體量規(guī)模龐大，從TB級別可上升到EB級別，遠遠大于個人計算機硬盤的量級;（2）多樣化（Variety）。從數(shù)據(jù)形式來看，文本形式屬于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而圖片、視頻、音頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)所涉及的范圍更廣，對醫(yī)院數(shù)據(jù)處理方法提出了更高要求;（3）高價值（Value）。利用強大的機器算法迅速發(fā)揮海量數(shù)據(jù)的實用性，以低成本創(chuàng)造高價值是目前大數(shù)據(jù)時代需要解決的問題;（4）高速度（Velocity）。與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)相比，大數(shù)據(jù)獲得速度更快，在一秒鐘的時間內(nèi)即可產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)的處理速度和效率成為影響各行業(yè)生存的關(guān)鍵能力。

2.大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理工作的重要性

檔案管理工作屬于對檔案進行收集整理、分類保存、統(tǒng)計檢索、匯編加工、創(chuàng)新利用等一系列流程的聚合，隨著大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，其“4V”特征能平衡檔案管理中“個體與整體”“局部和全部”“開放與安全”之間的關(guān)系，讓各項管理流程得到整合優(yōu)化，縮短收集到開發(fā)再利用檔案資源的空間和時間，從而提高管理效率和使用滿意度。合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對提高醫(yī)院檔案管理水平有重要意義，一是結(jié)合信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行處理可減輕工作人員壓力，提高檔案質(zhì)量;二是能促進醫(yī)院檔案的管理和利用，加快管理模式的改革創(chuàng)新，推動醫(yī)院信息化發(fā)展;三是借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢可逐步完成互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)，在日常運營中患者能通過移動終端迅速查詢自身的醫(yī)院檔案，有利于患者精準求醫(yī)，醫(yī)生精準診療。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀和問題

1.檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

從檔案類型來看，以手術(shù)記錄、醫(yī)囑、病程記錄、會診記錄、病例報告、檢查報告、影像學(xué)資料、圖文音像資料、護理文書、財務(wù)報表為主，以往檔案管理工作準則要求病例報告保存30年，門診病歷則保存15年。隨著時間推移，檔案儲存數(shù)量越來越多，但醫(yī)院對檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)資金投入力度不足，導(dǎo)致很多醫(yī)院并不具備完善的檔案信息采集和處理分析自動化系統(tǒng)，對檔案管理效率造成嚴重影響。

2.數(shù)據(jù)收集存儲存在難度

數(shù)據(jù)信息的收集和錄入工作需要人力和資金支持，在統(tǒng)計識別多樣性海量數(shù)據(jù)時還需提高準確性。在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時需采取多樣性統(tǒng)計和處理方式，從而獲得更多的有價值信息，但海量信息存儲和解析會占用服務(wù)器大量的數(shù)據(jù)管理空間，增加服務(wù)器負擔(dān)和管理難度。

3.檔案管理的安全隱患

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院對傳統(tǒng)醫(yī)療體系的人事檔案、科研檔案、業(yè)務(wù)檔案進行了電子化處理，提高了檔案管理質(zhì)量，但大部分醫(yī)院并未制定完善的電子檔案安全管理措施，缺乏必要的防護手段，容易出現(xiàn)電子檔案泄密、丟失和惡意篡改問題。檔案為醫(yī)院日常運營和管理工作的開展提供了權(quán)威依據(jù)，具有保密性，一旦檔案泄露將會給患者和醫(yī)院帶來嚴重損失。

4.重視管理，忽視開發(fā)利用

大部分檔案管理者在采集、歸類、保存檔案信息后往往將其擱置一邊，普遍存在重視管理忽視開發(fā)利用的問題，導(dǎo)致很多實用性高的優(yōu)質(zhì)資源長期被人為忽視，無法發(fā)揮信息的價值性作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院運營管理的重要信息資產(chǎn)，對醫(yī)療、科研、管理制度和培訓(xùn)教育等工作均有重要影響，若檔案管理人員缺乏主動服務(wù)意識容易導(dǎo)致檔案管理工作趨于表面形式，失去了檔案資源的重要價值和作用。

三、大數(shù)據(jù)背景對醫(yī)院檔案管理的要求和面臨的挑戰(zhàn)

首先，大數(shù)據(jù)對檔案分類的科學(xué)性提出了更為細致的要求。隨著檔案體量的擴張，粗放式分類方法已經(jīng)不適應(yīng)目前的發(fā)展形勢，要提高檔案管理的實效性，需科學(xué)應(yīng)用數(shù)據(jù)多樣化思維對分類管理進行指導(dǎo)，從不同檔案資料的側(cè)重點入手對其類別進行明確和細化;其次，大數(shù)據(jù)對檔案管理的全面性有更高要求。醫(yī)院檔案包含醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域和管理服務(wù)領(lǐng)域，信息量大，面對龐大的檔案數(shù)據(jù)，需借鑒大數(shù)據(jù)整體思維模式對檔案的“局部”與“全局”關(guān)系進行處理，并重視收集整理到開發(fā)利用全過程中各環(huán)節(jié)的相關(guān)性，提高檔案管理的整體效能;最后，大數(shù)據(jù)對檔案管理的針對性有明確要求。不同類型的檔案均具備不同特點，如醫(yī)技檔案對安全性和保密性有更高的要求。此外，醫(yī)院涉及的特殊崗位較多，職稱評定、人力資源、職位設(shè)定等檔案管理與一般企事業(yè)單位有較大的差異性，大數(shù)據(jù)思維中“個體”與“整體”的管理模式要求醫(yī)院檔案管理需根據(jù)不同內(nèi)容采取不同管理措施，既要提高檔案管理的整體效果，又要兼顧到檔案涉及主體的個性化需求。

大數(shù)據(jù)屬于信息時代發(fā)展的必然趨勢，既屬于一種技術(shù)又屬于一類理念，對醫(yī)院檔案管理提出新的挑戰(zhàn)。一是對檔案管理重視程度的挑戰(zhàn)。各大醫(yī)院在管理工作中對醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展和新技術(shù)的應(yīng)用越來越重視，但對檔案信息資源的開發(fā)管理和靈活運用缺乏充分重視，導(dǎo)致檔案資源難以發(fā)揮信息價值。對檔案科學(xué)管理的重要性缺乏認識，導(dǎo)致檔案信息難以為其他科室的工作開展提供必要支持，降低其社會效益，要提高檔案管理質(zhì)量，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念是首先要解決的問題;二是對信息資源收集的挑戰(zhàn)。新時期的醫(yī)院檔案信息資源多源于人事檔案和醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案兩方面，人事檔案又可分為在職人員檔案、退休人員檔案和離職人員但未提取的檔案等。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案則分為技術(shù)、設(shè)備、醫(yī)療檔案三類。綜合性醫(yī)院專業(yè)和科室較多，且有些重點科室還處于不斷發(fā)展和建設(shè)過程中，增加了檔案管理人員的工作難度和工作量。在大數(shù)據(jù)背景下需逐步落實數(shù)字化管理，充分利用云平臺存儲信息數(shù)據(jù)，利用信息化管理程序進行計算、分析、管理，能提高檔案管理的規(guī)律化和程序化;三是對管理制度和管理思維的挑戰(zhàn)。檔案管理部門通常屬于院辦，但醫(yī)院各業(yè)務(wù)科室中的檔案大部分為科室自行管理，這就導(dǎo)致檔案管理工作存在分散性，影響到各種檔案的綜合分析結(jié)果。醫(yī)院檔案管理需遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，大數(shù)據(jù)背景下進行集中管理能充分利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢實現(xiàn)資源效能的疊加效應(yīng)，但管理制度不規(guī)范會制約這種效應(yīng)的實現(xiàn)。此外，醫(yī)院長期以來的管理思維為“供給導(dǎo)向”，即檔案管理部門提供檔案服務(wù)時往往只從自身業(yè)務(wù)角度考慮，而檔案利用者則會出現(xiàn)“提供的檔案服務(wù)不需要，而需要的服務(wù)不提供”等問題。隨著大數(shù)據(jù)在醫(yī)療領(lǐng)域的應(yīng)用范圍不斷擴大，科室醫(yī)務(wù)人員、社會公眾對檔案信息的需求呈現(xiàn)出多元化 、個性化特征，檔案管理部門需從“供給導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶枨髮?dǎo)向”思維，充分挖掘并利用有價值的信息資源滿足檔案管理工作的實際所需。

四、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新途徑

1.落實信息化平臺建設(shè)

（1）醫(yī)院檔案管理人員需對已建立的資源庫進行實時更新，注重檔案平臺的監(jiān)督和排查，及時更正錯誤，定期清理資源庫的冗余數(shù)據(jù)，開發(fā)更多的高效管理模式;（2）技術(shù)人員需重視檔案管理系統(tǒng)操作性能的智能化，提高檔案平臺應(yīng)用的便捷性，將傳統(tǒng)的人力勞動模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒒A(chǔ)為支撐的智能化模式，通過大數(shù)據(jù)檢索、分類等技術(shù)提高調(diào)取檔案資料的效率，并通過信息平臺促進資源共享，為患者、醫(yī)護人員的檔案轉(zhuǎn)入遷出提供便利服務(wù)。

2.健全規(guī)章制度，轉(zhuǎn)變管理思維

（1）在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上結(jié)合信息化、大數(shù)據(jù)具體要求健全各項管理規(guī)章，提高針對性、科學(xué)性和可行性，讓實際管理工作“有規(guī)可守、有章可循、有法可依”，如在《檔案借閱管理規(guī)定》中除了明確借閱的權(quán)限和具體流程外，還可增加線上借閱的審批事宜，在檔案被借閱、歸還時對網(wǎng)絡(luò)平臺上的借閱狀態(tài)標識進行及時更新。同時明確管理人員職責(zé)，建立監(jiān)督考核制度，重視電子設(shè)備的更新與定期維護，加強內(nèi)部和外部監(jiān)督力度，提高檔案管理信息化工作的運轉(zhuǎn)效率;（2）在管理思維方面，需領(lǐng)會“需求導(dǎo)向”的管理內(nèi)涵，利用OA平臺綜合管理系統(tǒng)、云計算等技術(shù)對繁雜的檔案數(shù)據(jù)進行科學(xué)梳理，通過智能分析和篩選功能對檔案進行立卷分類，做好每份檔案類別和目錄信息的標識，以便于數(shù)據(jù)庫準確識別，避免查詢資料時出現(xiàn)重復(fù)，提高檔案利用效率;（3）落實精細化管理措施，多維度、多層次分析和挖掘數(shù)據(jù)資源，提高檔案信息收集和歸檔工作深度，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)平臺檔案信息研發(fā)、監(jiān)管和互聯(lián)網(wǎng)終端構(gòu)建技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行內(nèi)容挖掘和二次利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合。管理人員需定期深入一線科室開展調(diào)研，了解檔案利用者的業(yè)務(wù)范圍和真實需求，最大限度發(fā)揮檔案資源的決策和參考作用。

3.加強檔案安全管理

在現(xiàn)有檔案管理安全制度基礎(chǔ)上引進網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)強化數(shù)據(jù)安全管理，制定數(shù)字化檔案安全規(guī)章制度，檔案管理部門需做好物防建設(shè)，保證檔案室物理防護安全。此外，積極應(yīng)用用戶權(quán)限控制、鎖定控制、在線監(jiān)測、登錄訪問控制、信息加密、網(wǎng)絡(luò)節(jié)點和端口安全控制技術(shù)，保證數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡(luò)防護安全。

4.引入大數(shù)據(jù)管理思維對檔案進行編研

在醫(yī)院內(nèi)部建立大數(shù)據(jù)綜合檔案室，將不同載體、不同類型的檔案均納入管理范圍當中，對大數(shù)據(jù)綜合檔案管理進行整合。（1）對歸檔工作進行完善，醫(yī)院日常運營中產(chǎn)生的電子文件和數(shù)據(jù)需統(tǒng)一歸檔并成為檔案數(shù)據(jù)中的重要構(gòu)成，用于檔案信息化資源建設(shè);（2）改進信息收集系統(tǒng)，大數(shù)據(jù)背景下檔案信息的多元化、智能化、高效化尤為重要，檔案管理人員需深入一線，明確醫(yī)療流程中各關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)的連接和邏輯關(guān)系，在收集時加入有價值的信息，把握檔案信息的核心數(shù)據(jù)點和流向;（3）對關(guān)鍵工作節(jié)點進行監(jiān)測控制，以便于全方面收集篩選有效信息，可積極利用醫(yī)院網(wǎng)頁和電子郵件，重視與社會大眾的互動和溝通，收集真實信息數(shù)據(jù)，將其作為具備憑證價值和研究參考價值的有效信息數(shù)據(jù)納入檔案當中;（4）拓展檔案編研成果形式。在傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的基礎(chǔ)上重視移動端、PC端的編研開發(fā)，發(fā)掘數(shù)字期刊、電子圖書、手機出版物中有價值的信息資料;（5）科學(xué)應(yīng)用數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)。利用云計算對醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)信息需求進行分析和有效預(yù)測，有針對性地采集、存儲、分析用戶需求，通過應(yīng)用預(yù)測、聚類分析、關(guān)聯(lián)規(guī)則分析等方法明確檔案和用戶之間的關(guān)系，了解檔案用戶的偏好和滿意度，并根據(jù)醫(yī)院檔案用戶歷史行為特征構(gòu)建實用性高、用戶感興趣的檔案類型，提供一站式、一體化、個性化的檔案服務(wù)。

5.明確醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向

（1）數(shù)字化發(fā)展。檔案管理人員需積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)充實檔案內(nèi)容，如使用數(shù)字微技術(shù)將紙質(zhì)文件中的有效信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，或使用AI識別技術(shù)對文件信息進行高清化處理，將其轉(zhuǎn)變成PDF電子文件，并對其相關(guān)信息進行提取和存儲，滿足后續(xù)查閱需求;（2）虛擬化發(fā)展。今后檔案管理人員需從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式發(fā)展為線上虛擬化辦公模式，在減少存儲壓力的同時節(jié)約資源;（3）智能化發(fā)展。信息技術(shù)的發(fā)展促進了檔案存儲形式的變化，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理時需借助云服務(wù)器、云盤、硬盤等載體進行信息管理，或以視頻、音頻對信息進行備份存儲，在創(chuàng)新管理方法的同時提高檔案數(shù)量，豐富檔案類型。

五、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作需從信息數(shù)據(jù)的收集、存儲、挖掘、開發(fā)利用等技術(shù)入手，提高有效信息收集和應(yīng)用服務(wù)的意識，重視信息化平臺建設(shè)和安全管理，在突出大數(shù)據(jù)優(yōu)勢的同時對檔案管理方法進行創(chuàng)新，使其能滿足檔案用戶的個性化、多樣化要求，從而發(fā)揮檔案資源的巨大價值，提高醫(yī)院管理和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

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（作者單位：襄陽市中醫(yī)醫(yī)院;襄陽市中醫(yī)藥研究所）