事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

潘鈺

摘 要：醫(yī)院的檔案信息對(duì)于醫(yī)院發(fā)展極為重要，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法應(yīng)對(duì)信息化發(fā)展的要求，需要及時(shí)進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)與完善。本文探討了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作在面臨信息化建設(shè)方面存在的短板，提出了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的部分措施，從而幫助醫(yī)院更好實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，助推醫(yī)院實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理工作也開(kāi)始逐步步入信息化、數(shù)字化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)需要重新進(jìn)行歸納整理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，這是一個(gè)龐大而復(fù)雜的過(guò)程，對(duì)于原有的檔案管理工作形成了巨大的挑戰(zhàn)。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案管理不僅承擔(dān)了醫(yī)院的歷史與發(fā)展記錄、員工的檔案信息保管，還要完成對(duì)相關(guān)資源的查找、檢索、維護(hù)，因此醫(yī)院的檔案管理工作非常重要，尤其是面對(duì)信息化的巨大挑戰(zhàn)，醫(yī)院的檔案管理工作要做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)創(chuàng)新，確保檔案管理信息化的完成，使醫(yī)院的檔案管理工作更加滿足時(shí)代發(fā)展的需要。

一、信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理的新特征

醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案管理工作內(nèi)容相對(duì)比較單一，主要以檔案信息的手工錄入查找為主，但是在信息化來(lái)臨之后，各種新型計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究普及應(yīng)用，尤其是數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，為醫(yī)院檔案管理工作添加了越來(lái)越多的新元素，并呈現(xiàn)出與傳統(tǒng)檔案管理越來(lái)越多的不同，具體來(lái)說(shuō)有如下幾個(gè)方面：一是智能化發(fā)展，信息檢索能力不斷提高，檔案查找更加快速，記錄結(jié)果更加準(zhǔn)確。目前來(lái)看，廣大醫(yī)院檔案管理工作人員對(duì)信息化數(shù)字化是持開(kāi)放和接受的態(tài)度，并針對(duì)原有的檔案管理數(shù)字化流程進(jìn)行不斷優(yōu)化，包括原有數(shù)據(jù)的錄入、文件的掃描、新數(shù)據(jù)的采集工作都在積極開(kāi)展，爭(zhēng)取早日將數(shù)字化過(guò)程完成。這一過(guò)程完成之后，電子檔案將在醫(yī)院的各項(xiàng)工作中得到使用，提高數(shù)據(jù)分享能力和辦公效率。二是檔案管理的服務(wù)水平不斷提升，一方面檔案數(shù)字化構(gòu)建過(guò)程完成后，后續(xù)的補(bǔ)充和查詢便捷有了極大的提升，自動(dòng)化辦公得以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)檔案管理的監(jiān)督工作有了考量標(biāo)準(zhǔn)，有利于加強(qiáng)對(duì)檔案管理服務(wù)的監(jiān)督。三是檔案管理與醫(yī)療系統(tǒng)直接對(duì)接，利用就診卡或者電子就診卡即可以完成掛號(hào)、繳費(fèi)等各項(xiàng)工作，服務(wù)范圍得到拓寬且更加高效。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作面臨的困境

1.檔案信息量過(guò)于龐大，處理過(guò)程較為困難

信息化時(shí)代到來(lái)之后，整個(gè)檔案管理工作都較過(guò)去產(chǎn)生了巨大變化，檔案的種類更加豐富，同時(shí)也帶來(lái)工作量的巨大提升，甚至在很大程度上改變了檔案管理工作的方式。其中表現(xiàn)最為明顯的是檔案錄入量大幅增加，錄入種類更加多樣。傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)檢查以望聞問(wèn)切和血液檢查再加X(jué)光為主，產(chǎn)生的信息大多是文字或者數(shù)字，少量的圖像，保存起來(lái)較為簡(jiǎn)單，現(xiàn)在則大量應(yīng)用CT、CR、MRI等技術(shù)，由此產(chǎn)生了大量的影像數(shù)據(jù)。在有些三甲醫(yī)院，由于每年就診的患者數(shù)量眾多，其影像設(shè)備高速運(yùn)轉(zhuǎn)，每年可產(chǎn)生幾十TB的相關(guān)資料，存儲(chǔ)起來(lái)需要占用大量空間。這樣龐大的信息儲(chǔ)存，對(duì)于醫(yī)院檔案管理部門來(lái)說(shuō)處理起來(lái)更不容易，壓力較大，與此同時(shí)信息化技術(shù)的普及推廣讓醫(yī)院中各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展都開(kāi)始進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，大量數(shù)字信息都需要進(jìn)行儲(chǔ)存，而在錄入檔案的時(shí)候，則需要從業(yè)人員進(jìn)行相應(yīng)信息導(dǎo)向分類，確保其后續(xù)提取過(guò)程中能夠準(zhǔn)確查詢，很多數(shù)據(jù)信息都有最低儲(chǔ)存年限，如住院病例要求保存30年以上，門診信息則需要保存14年以上，這些數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)量同樣巨大，部分醫(yī)院一年可達(dá)到上百TB。但是總體來(lái)說(shuō)，信息化來(lái)臨時(shí)間過(guò)短，勢(shì)頭過(guò)猛，很多醫(yī)院的檔案管理人員并沒(méi)有做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，不論是員工的信息化水平還是員工的數(shù)量都難以一下滿足要求，想要高效、準(zhǔn)確、全面地完成醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)工作確實(shí)有較大的困難。此外，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，數(shù)字信息共享是個(gè)大趨勢(shì)，醫(yī)院不同部門之間以及和其他醫(yī)院之間的交流會(huì)因?yàn)樾畔⒒宇l繁，這樣也可以更充分發(fā)揮醫(yī)療檔案的價(jià)值，但無(wú)形中又會(huì)給檔案管理人員增加很多工作量。

2.檔案信息化管理制度不健全

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的高效、準(zhǔn)確，健全規(guī)范的制度必不可少，這是工作順利進(jìn)行的基本保障。但是在目前國(guó)內(nèi)由于大多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，相應(yīng)的規(guī)章制度建立并不完善，而針對(duì)信息化檔案管理的工作制度更是不夠健全，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到工作要求。也有些醫(yī)院把國(guó)家對(duì)檔案管理的要求當(dāng)作是管理制度來(lái)執(zhí)行，缺乏對(duì)當(dāng)前各類醫(yī)院具體檔案管理工作的了解，也常常造成檔案管理制度與實(shí)際工作距離較遠(yuǎn)，不能發(fā)揮作用。尤其在當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展的良好契機(jī)下，醫(yī)院更應(yīng)該及時(shí)健全和完善檔案管理制度，做到與時(shí)代同步發(fā)展。

3.檔案管理信息化建設(shè)程度不夠

雖然國(guó)內(nèi)近年來(lái)各個(gè)行業(yè)的信息化、數(shù)據(jù)化工作開(kāi)展得如火如荼，但是對(duì)于很多以醫(yī)院為代表的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其工作成效取決于單位的決策管理，只有領(lǐng)導(dǎo)層決定某個(gè)領(lǐng)域可以發(fā)展才有相應(yīng)的資金投入并獲得發(fā)展機(jī)會(huì)，這就導(dǎo)致很多對(duì)于檔案管理信息化重視程度不夠的醫(yī)院遲遲不能開(kāi)展檔案信息化建設(shè)相應(yīng)工作，或者有些醫(yī)院也已經(jīng)開(kāi)始了相關(guān)工作，但是開(kāi)展效果不好，如存儲(chǔ)路徑太窄，或者信息化橫向拓展渠道受阻等。由于工作開(kāi)展較晚或者較慢，多數(shù)醫(yī)院并沒(méi)有形成統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不但效率得不到保證，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也普遍較低。很多醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)缺乏高效的硬件支持，也沒(méi)有比較好的軟件系統(tǒng)可以使用，常常發(fā)現(xiàn)與其他部門的系統(tǒng)不兼容而導(dǎo)致有些工作難以開(kāi)展。目前來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化已經(jīng)是各大醫(yī)院最為常用的系統(tǒng)，辦公室人員可以利用該系統(tǒng)與醫(yī)院的各個(gè)部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備直接連接在一起，第一時(shí)間獲取到各種想要的資料信息，這對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)意義重大，所有的數(shù)據(jù)可以做到同步收集，但是實(shí)際情況是目前檔案管理與辦公系統(tǒng)的融合還停留在初級(jí)階段，兩個(gè)系統(tǒng)之間難以實(shí)現(xiàn)有效融合，檔案部門想從辦公系統(tǒng)中直接獲取資料信息非常困難。

4.檔案內(nèi)容利用受到制約

檔案管理的最終目的是為了提高醫(yī)院系統(tǒng)管理的效率以及對(duì)部分有高價(jià)值資料的保存，有些數(shù)據(jù)的價(jià)值不僅僅對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)意義重大，對(duì)于整個(gè)行業(yè)乃至社會(huì)來(lái)說(shuō)也很有意義，檔案管理工作人員的存在就是要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理加工，使其提取更加方便、保存更加完善、利用更加合理，增強(qiáng)這些數(shù)據(jù)的共享價(jià)值。但是目前大多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)真，認(rèn)為其就是閑職，不能從根本思想上引起對(duì)檔案工作的重視，在內(nèi)容整理以及資源配置上距離實(shí)際檔案工作需求還有一定差距，對(duì)于有些價(jià)值高的信息收集能力有限，準(zhǔn)確度和全面性也受到一定的影響，從而大大降低了其利用價(jià)值。而且有些信息因?yàn)閷?shí)效性或者文件大小的問(wèn)題，在錄入的時(shí)候需要耗費(fèi)較多時(shí)間和精力，也需要一些部門配合才能完成，畢竟檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)范圍主要是以檔案管理為主，在具體的醫(yī)療信息上面的知識(shí)相對(duì)有限，因此在很多情況下都需要有專業(yè)人員的指引才能準(zhǔn)確完成檔案的錄入和保存，如果相關(guān)科室的人員沒(méi)有時(shí)間，只是把全部材料丟向檔案室，則后續(xù)的管理內(nèi)容出現(xiàn)一定的錯(cuò)誤就會(huì)在所難免，讓今后檔案內(nèi)容在利用時(shí)也會(huì)存在一定的問(wèn)題。與此同時(shí)，有些科室工作人員嫌麻煩，怕麻煩，干脆直接就把資料信息不進(jìn)行歸檔，反而造成了很多檔案資源利用受限。

5.檔案信息存在較大安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理中涉及很多個(gè)人信息，有很多都是醫(yī)院內(nèi)部員工的個(gè)人隱私，也有很多是醫(yī)院獨(dú)有的研究成果或者重要項(xiàng)目信息，這些信息都不可以外泄，否則就會(huì)造成意外突發(fā)事件，影響到個(gè)人或者醫(yī)院的發(fā)展。在信息化時(shí)代下，由于共享渠道不斷建設(shè)，很多信息在獲取更加方便的同時(shí)，也有了更多泄露途徑，因此信息化時(shí)代下檔案信息的保密問(wèn)題變得非常重要。很多醫(yī)院檔案管理工作環(huán)境以及氛圍都并不嚴(yán)謹(jǐn)，有些安全技術(shù)沒(méi)有得到很好應(yīng)用，導(dǎo)致有些別有用心之人可以入侵檔案系統(tǒng)，導(dǎo)致信息泄露。再就是有些醫(yī)院所采購(gòu)使用的存儲(chǔ)設(shè)備質(zhì)量不過(guò)關(guān)或者存儲(chǔ)技術(shù)存在缺陷，導(dǎo)致有些數(shù)據(jù)信息存在丟失現(xiàn)象，極大影響了檔案管理工作的正常運(yùn)行。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的有效措施

1.加深研究，促進(jìn)應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理人員要看到信息化對(duì)于檔案管理建設(shè)的重要性，努力加深對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的研究，尤其是大數(shù)據(jù)研究，將醫(yī)院檔案管理具體工作與信息化技術(shù)相結(jié)合，加強(qiáng)其網(wǎng)絡(luò)適配性，讓檔案管理與醫(yī)院的其他工作可以緊密結(jié)合在一起。相應(yīng)地從事檔案管理工作人員也要看到信息化發(fā)展的大趨勢(shì)，自覺(jué)完成相應(yīng)的知識(shí)積累和技能培訓(xùn)，努力做好相關(guān)方面的理論學(xué)習(xí)和研究工作。信息化的支撐是網(wǎng)絡(luò)，各種信息獲取、傳輸、接收都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)的好壞程度也直接影響到最終的檔案信息化建設(shè)。如前所述，有些醫(yī)院的檔案文件都是以TB為單位進(jìn)行保存的，這些數(shù)據(jù)全部來(lái)自于各個(gè)環(huán)節(jié)的信息匯聚，利通網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一傳輸至檔案管理部門，沒(méi)有正常的網(wǎng)絡(luò)支撐幾乎不能實(shí)現(xiàn)，因此檔案管理工作人員在研究檔案數(shù)字化技術(shù)的同時(shí)，也要對(duì)網(wǎng)絡(luò)足夠熟悉，能把數(shù)字化檔案管理與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系在一起，展開(kāi)協(xié)同化研究。還要注意把一些圖像歸檔技術(shù)、網(wǎng)上檔案信息研發(fā)與監(jiān)管技術(shù)等新技術(shù)應(yīng)用到具體的檔案管理工作中，提高檔案的管理成效，夯實(shí)醫(yī)院檔案根基。

2.深度挖掘，整合資源

檔案作為一種高價(jià)值的信息資源，屬于醫(yī)院和社會(huì)的重要保護(hù)對(duì)象，隨著信息化建設(shè)的不斷開(kāi)展，電子檔案也逐漸成為檔案的主流存在形式，而不斷完善和集成化的電子檔案發(fā)展也對(duì)醫(yī)院和當(dāng)今的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提出了比較高的要求。于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，需要專門的人員和設(shè)備完成對(duì)信息資源的重新整合，與信息化技術(shù)來(lái)說(shuō)，需要對(duì)當(dāng)前的大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)再進(jìn)一步深化和細(xì)化，讓電子檔案真正能夠做到信息自動(dòng)采集和保存以及數(shù)據(jù)的共享。在該領(lǐng)域的相關(guān)工作人員一定要打破傳統(tǒng)的信息壁壘，利用數(shù)據(jù)鏈技術(shù)建立起多部門之間的聯(lián)通機(jī)制，為深層次的數(shù)據(jù)挖掘提供技術(shù)支持。醫(yī)院的檔案管理人員不僅要關(guān)注數(shù)據(jù)來(lái)源的多元化，還要注意對(duì)數(shù)據(jù)多維度的深層挖掘，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多層次分析。利用這些途徑和方法的使用，提高資源整合效率。

3.健全制度，加強(qiáng)規(guī)范

檔案管理工作本身細(xì)致而復(fù)雜，必須要有健全的管理制度作為工作開(kāi)展的保障，尤其是檔案管理關(guān)系到整個(gè)醫(yī)院的人事系統(tǒng)、工作系統(tǒng)，再結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的特殊性，制定具有針對(duì)性和可行性的醫(yī)院檔案管理制度勢(shì)在必行。醫(yī)院要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行更新和完善，并重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)制創(chuàng)新管理模式的改進(jìn)，做到順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，讓醫(yī)院檔案管理工作做到與時(shí)俱進(jìn)。需要注意的是，醫(yī)院檔案管理人員一定要對(duì)信息化的發(fā)展現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)有較為準(zhǔn)確的認(rèn)知和把握，對(duì)正在進(jìn)行的信息化升級(jí)工作中的關(guān)鍵要素做到了如指掌，對(duì)即將完成的信息化升級(jí)改造流程以及設(shè)備型號(hào)等有明確的思路，并動(dòng)用全部門的人員共同制定使用操作規(guī)范以及維護(hù)保養(yǎng)流程，確保信息化設(shè)備能夠穩(wěn)定運(yùn)行并支持醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)得以順利完成。為了更好地實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，建議對(duì)管理人員和操作人員進(jìn)行較為精細(xì)的責(zé)任分工，做到權(quán)責(zé)分明，責(zé)任到人，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督考核管理方式，提高工作效率。

4.加快新技術(shù)應(yīng)用進(jìn)程

信息化時(shí)代的來(lái)臨帶來(lái)了大量的新技術(shù)，推動(dòng)著醫(yī)院各個(gè)領(lǐng)域的信息化進(jìn)程，不論是醫(yī)療部門還是檔案管理部門，都在與醫(yī)院的其他現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)協(xié)同進(jìn)步，每一個(gè)部門的落后都會(huì)對(duì)醫(yī)院整體管理水平造成拖累。而近年來(lái)智能化的快速發(fā)展，更為信息化技術(shù)的應(yīng)用提供了更加光明的未來(lái)，可以極大減輕工作人員的工作量，獲得效率的快速提升。醫(yī)院檔案管理人員要緊緊抓住這一發(fā)展良機(jī)，通過(guò)分門別類，盡快實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案，從而把醫(yī)院的電子檔案管理庫(kù)建設(shè)起來(lái)。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理牽涉層面廣，包含信息量大，在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)技術(shù)的更新?lián)Q代確實(shí)較為困難，但信息化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，檔案管理走信息化之路勢(shì)在必行，因此醫(yī)院要正視目前在檔案管理信息化工作方面所遇到的各種問(wèn)題，不論是信息安全技術(shù)還是數(shù)據(jù)的傳播存儲(chǔ)，以及與其他技術(shù)系統(tǒng)的兼容和數(shù)據(jù)的共享，包括管理制度的完善，都要妥善加以解決，從便捷性、安全性、應(yīng)用性、全面性等多個(gè)方向著手，增強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，提高醫(yī)院檔案管理水平。

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（作者單位：濰坊市婦幼保健院）