扶貧檔案的歸檔與利用工作

侯麗萍

歷時5年，截止到2020年4月11日，經(jīng)省政府批準(zhǔn)同意，靖宇縣退出貧困縣序列，全縣55個貧困村全部脫貧退出。其間產(chǎn)生了大量的扶貧照片、錄音、錄像等電子檔案，扶貧產(chǎn)業(yè)項目、基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案，精準(zhǔn)識別、精準(zhǔn)施策、精準(zhǔn)退出檔案，綜合文書類檔案。如何做好精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔工作，全面真實記錄我縣脫貧攻堅成果和歷程，具有十分重要的現(xiàn)實作用和歷史意義。

一、進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各行業(yè)部門要協(xié)調(diào)聯(lián)動，密切配合，強(qiáng)部署、建制度、勤指導(dǎo)、抓培訓(xùn)。要增強(qiáng)政治擔(dān)當(dāng)和責(zé)任擔(dān)當(dāng)，堅持“黨委政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、扶貧部門組織協(xié)調(diào)、檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)、相關(guān)單位各負(fù)其責(zé)”的工作機(jī)制，不斷加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。成立扶貧檔案收集整理領(lǐng)導(dǎo)小組，一把手負(fù)總責(zé)，分管副主任協(xié)同，強(qiáng)化統(tǒng)籌安排，壓緊壓實責(zé)任，把精準(zhǔn)扶貧檔案工作與鄉(xiāng)村振興工作同部署、同實施、同檢查，形成橫向到邊、縱向到底的聯(lián)動工作機(jī)制，進(jìn)一步抓細(xì)抓實本單位精準(zhǔn)扶貧檔案的收集整理工作。

二、完善工作制度和辦法

嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、國務(wù)院扶貧辦印發(fā)的《關(guān)于做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作的意見》《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我縣實際情況，對我縣精準(zhǔn)扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限進(jìn)行梳理、規(guī)范、細(xì)化，進(jìn)一步明確檔案范圍和保管期限，制定我縣的精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法和保管期限表，并抓好組織實施。

三、明確分工，確保扶貧檔案收集歸檔

縣扶貧部門在精準(zhǔn)扶貧檔案工作中負(fù)責(zé)抓好組織協(xié)調(diào)，按期完成縣級扶貧部門的扶貧照片、錄音、錄像等電子檔案，扶貧產(chǎn)業(yè)項目、基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案，精準(zhǔn)識別、精準(zhǔn)施策、精準(zhǔn)退出檔案，綜合文書類扶貧檔案檔案收集、整理和歸檔工作;縣檔案部門面向全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門召開精準(zhǔn)扶貧檔案收集整理培訓(xùn)班，對檔案數(shù)量眾多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，要深入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和培訓(xùn)，確保完成全縣精準(zhǔn)扶貧檔案材料的整理歸檔工作;各鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)本級及所轄村屯扶貧檔案的收集、整理和歸檔工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)扶貧檔案涉及面廣而細(xì)，應(yīng)確保應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，全面展現(xiàn)整個脫貧攻堅的過程;縣脫貧攻堅領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位負(fù)責(zé)完成本行業(yè)部門和幫扶部門政策幫扶和資金幫扶等扶貧檔案材料的收集、整理和歸檔工作。

四、深化收集、分類與開發(fā)利用

（一）檔案收集。進(jìn)一步加強(qiáng)溝通聯(lián)系和協(xié)作配合，明確歸檔責(zé)任，將記錄和反映本單位精準(zhǔn)扶貧工作的各種門類文件材料和有關(guān)電子、照片、錄音、錄像等各種載體的材料收集齊全完整，確保應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

具體收集范圍：1.本級和上級成立扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組及責(zé)任分工文件材料和黨委、政府及扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組制定的政策性文件、決策部署材料和重要業(yè)務(wù)性文件。2.本級扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組會議記錄、紀(jì)要、扶貧工作重要會議和重大活動材料。3.扶貧工作中重要問題的請示與上級的批復(fù)、重要業(yè)務(wù)問題的往來文件。4.本級和上級扶貧簡報、典型事跡、媒體宣傳、脫貧攻堅表彰獎勵、扶貧培訓(xùn)等材料。5.精準(zhǔn)扶貧工作的照片、錄音、錄像等資料。6.本級和上級領(lǐng)導(dǎo)同志關(guān)于精準(zhǔn)扶貧開發(fā)的重要指示、批示、論述材料。7.本級和上級扶貧規(guī)劃、減貧規(guī)劃、督查、監(jiān)督、巡檢、評估等材料。8.精準(zhǔn)識別、精準(zhǔn)施策（產(chǎn)業(yè)項目、基礎(chǔ)設(shè)施項目）、精準(zhǔn)脫貧退出。

具體可分為三個階段實施：一是查漏補缺階段。按照相關(guān)文件要求，切實做好本部門扶貧檔案材料的收集、留存、整理工作以外，還要再次梳理，確保各年度精準(zhǔn)扶貧材料真實、齊全、完整。二是試點實施階段。選取幾個行業(yè)部門或鄉(xiāng)鎮(zhèn)由檔案部門分別開展扶貧檔案歸檔培訓(xùn)指導(dǎo)，確?？h級和試點鎮(zhèn)扶貧檔案完成歸檔立卷。三是集中推進(jìn)階段。由檔案部門集中開展扶貧檔案培訓(xùn)指導(dǎo)，確保各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門所有扶貧檔案完成歸檔。

（二）檔案分類。按照上級文件要求將扶貧檔案分為綜合管理類、精準(zhǔn)識別類、精準(zhǔn)施策類、精準(zhǔn)脫貧類和貧困戶管理類，每一類保管期限分為永久和定期兩種，定期分為30年、10年。

綜合管理類：所有本級上級政策類文件、會議記錄紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)重要批示，脫貧攻堅表彰獎勵、扶貧培訓(xùn)，宣傳報道、照片、錄音、錄像等資料。精準(zhǔn)識別類：貧困村（戶）識別標(biāo)準(zhǔn)程序有關(guān)文件材料、確定初選對象形成的重要材料、貧困人口、貧困村名單、動態(tài)調(diào)整人員明細(xì)表（調(diào)進(jìn)調(diào)出）、其他識別材料。精準(zhǔn)施策類：幫扶任務(wù)分配明細(xì)、貧困村第一書記明細(xì)，項目主管部門與項目實施部門簽訂項目實施責(zé)任書，財政專項扶貧資金建設(shè)項目一覽表，財政專項扶貧資金項目幫扶協(xié)議，財政專項扶貧資金項目收益分紅協(xié)議，其他施策材料。精準(zhǔn)脫貧類：貧困村（戶）脫貧標(biāo)準(zhǔn)程序有關(guān)文件材料，預(yù)脫貧相關(guān)情況統(tǒng)計材料，貧困村信息采集表，貧困村退出核實單，貧困村退出（摘帽）公示材料，關(guān)于送審貧困村脫貧名單的報告，其他脫貧材料。

（三）檔案數(shù)字化與開發(fā)利用。檔案作為一種原生信息資源，為適應(yīng)當(dāng)下新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。歸檔保存的精準(zhǔn)扶貧檔案，應(yīng)開展檔案數(shù)字化工作，配備檔案管理軟件，積極推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧檔案信息化建設(shè)，做好向檔案館移交檔案工作，為精準(zhǔn)扶貧檔案在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明中的開發(fā)利用夯實基礎(chǔ)。

利用檔案軟件，對扶貧檔案進(jìn)行全文著錄、掃描，形成了紙質(zhì)文件和電子文件一并歸檔工作，實現(xiàn)檔案的計算機(jī)檢索。在檔案管理上，建立了檔案借閱、保密、利用、庫房管理等各項管理制度，分別裝訂上墻。建立完善了收發(fā)文、統(tǒng)計、利用、交接、溫濕度、借閱等簿冊。根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，每類檔案都制定了分類方案、歸檔范圍及保管期限表，建立健全了全宗卷。庫房的各類檔案都進(jìn)行了標(biāo)識并有序排列。在檔案利用服務(wù)上，為單位扶貧工作方案、規(guī)劃、計劃的編制，資金審計、對口幫扶、光伏扶貧等重大項目的實施提供了準(zhǔn)確依據(jù)。為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展產(chǎn)業(yè)扶貧項目（貝母、藍(lán)莓、大榛子種植）、基礎(chǔ)設(shè)施項目的可研報告及預(yù)算提供了有力的依據(jù)，使我縣的精準(zhǔn)扶貧工作開展得有聲有色。2016年，我單位大鵝養(yǎng)殖扶貧項目由于種種原因，致使扶貧資金流失，在法院開庭時檔案室提供了合同、林照、相關(guān)文件等重要證明材料，為單位挽回扶貧資金500萬元。從而體現(xiàn)了檔案在現(xiàn)實利用中的重要作用。近年來，累計提供檔案資料利用8600多卷次，5800多人次。對技術(shù)檔案資料及時更新并在單位網(wǎng)站上公布，對作廢資料檔案及時下架并按時銷毀。在檔案資料的編研上，積極撰寫組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、立卷說明、全宗介紹、利用實例匯編等編研材料。

五、規(guī)范檔案室設(shè)施建設(shè)及檔案保管條件

檔案室設(shè)施建設(shè)是維護(hù)檔案安全、保障檔案提供利用率的需要，主要包括檔案用房、檔案密集架、溫濕度控制、防潮、防火、防盜、防塵、防蟲、防霉及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備等。從本單位實際出發(fā)，最大限度地維護(hù)檔案的完整與安全，方便檔案的利用，維護(hù)檔案的完整。

檔案用房建筑是檔案保管的重要一環(huán)。檔案用房建筑設(shè)計要遵循安全保密、布局合理、科學(xué)適用的原則。新建辦公樓時，檔案用房要納入計劃，提出檔案用房的建筑要求。要按照功能區(qū)分原則，力求達(dá)到功能合理、流程便捷。檔案用房要實行三分開，檔案業(yè)務(wù)工作室、檔案庫房和閱檔室分開。為了便于安全管理，檔案業(yè)務(wù)工作室、檔案庫房和閱檔室應(yīng)設(shè)置在同一樓層。檔案庫房面積應(yīng)能容納本單位形成的全部檔案，并能容納本單位自行保管的全部檔案。

檔案庫房以東或南朝向為宜，墻壁要具有隔熱、防潮性能，在樓層安排上不用一樓地下室和最高層，檔案庫房應(yīng)集中布置，遠(yuǎn)離易燃易爆場所，不能緊鄰衛(wèi)生間等潮濕有污染源的部位。要符合檔案防護(hù)的基本要求及防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物。

六、強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)

為進(jìn)一步加大精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔工作力度，需成立縣級精準(zhǔn)扶貧檔案工作督導(dǎo)組，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要成立本鄉(xiāng)鎮(zhèn)扶貧檔案工作指導(dǎo)組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)轄區(qū)內(nèi)各村扶貧檔案材料的整理歸檔工作，保證精準(zhǔn)扶貧工作的各種文件材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，推動精準(zhǔn)扶貧工作可追溯、可查詢、可評價，確保脫貧攻堅成果經(jīng)得起歷史檢驗。

（作者單位：靖宇縣鄉(xiāng)村振興服務(wù)中心）