供給視角下海南醫(yī)學(xué)院檔案信息服務(wù)優(yōu)化研究

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展和檔案管理法律法規(guī)的不斷完善，利用者對檔案的查用需求越發(fā)強烈，同時也發(fā)現(xiàn)檔案信息服務(wù)有明顯不足。高校檔案館作為保管并提供檔案服務(wù)的專門機構(gòu)，其檔案信息服務(wù)的優(yōu)劣直接影響利用者的滿意度。本文以海南醫(yī)學(xué)院檔案館作為研究對象，分析其檔案信息服務(wù)供給不足，提出解決對策，供參考。

關(guān)鍵詞：海南醫(yī)學(xué)院;供給視角;服務(wù);檔案信息;優(yōu)化

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理模式正在由檔案實體保管和利用為重點，向?qū)嶓w檔案存儲和數(shù)字化檔案存儲并存過渡，文檔一體化管理目標(biāo)即將實現(xiàn)。同時，高校檔案館對檔案信息服務(wù)供給進行的研究也在深入，取得了一些進展。海南自由貿(mào)易港建設(shè)，使海南醫(yī)學(xué)院面臨難得的歷史機遇，學(xué)院檔案館檔案信息服務(wù)也面臨很多機遇和挑戰(zhàn)。本文以學(xué)院檔案信息服務(wù)的供給現(xiàn)狀為抓手，研究其不足之處，探討優(yōu)化檔案信息服務(wù)的對策，以期有效應(yīng)對所面臨的挑戰(zhàn)。

1 海南醫(yī)學(xué)院檔案信息服務(wù)供給不足的表現(xiàn)

1.1 館藏資源方面

1.1.1 資源類別的供給不足

1.1.1.1 常規(guī)檔案資源供給不及時。在收集常規(guī)檔案時，由于立檔單位歸檔效率低、收全率低以及檔案整理質(zhì)量參差不齊等原因，檔案館工作人員需耗費大量時間催交、追交，再分類整理才能歸檔，嚴重影響了歸檔效率。

1.1.1.2 科研檔案歸檔困難?？蒲袡n案形成的時間跨度大，一般3至5年，其中涉及的立項、結(jié)題材料以及在形成過程中的變更材料種類繁雜，且利用率較高。有的科研人員檔案意識差，對科研過程中的檔案資料保存積累不夠;一些檔案管理人員又難以把握科研項目在進行過程中形成的檔案材料是否收集齊全，對科研檔案歸檔時間難以界定。

1.1.1.3 特色檔案資源供給不足。特色檔案是指高校在辦學(xué)過程中或開展各項重大活動中形成的具有本校特色的歷史資料。由于無專人負責(zé)定期收集，造成特色檔案較少。檔案館直接參與重大活動的機會較少，造成一些重大活動檔案資料缺失。在名人檔案資料收集上，由于名人的個人檔案屬于私人物品，除非本人自愿捐贈，否則檔案館無權(quán)向本人索取，名人檔案收集不足，提供利用的機會更是少之又少。

1.1.2 資源形式的供給不足

1.1.2.1 數(shù)字化檔案供給匱乏。數(shù)字化檔案具有易檢索、易操作等優(yōu)勢，如今已成為用戶利用檔案信息主要方式之一。然而，由于檔案信息化、數(shù)字化水平嚴重滯后，海南醫(yī)學(xué)院檔案信息資源的供給形式只有傳統(tǒng)介質(zhì)方式，這與用戶期望反差較大。

1.1.2.2 檔案編研力度不夠。學(xué)院檔案館供給的檔案信息資源大部分是原始信息，二次文獻、三次文獻的供給嚴重不足。據(jù)了解，《海南醫(yī)學(xué)院文件匯編》的利用率很高，且利用起來便捷直觀，受到檔案信息用戶的一致好評。類似于《海南醫(yī)學(xué)院文件匯編》的三次文獻供給不足，直接影響檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。

1.2 館內(nèi)工作人員方面

1.2.1 工作人員配置上的供給不足

1.2.1.1 在人員配置數(shù)量方面。隨著檔案信息資源開發(fā)程度的加深和檔案信息化進程的加快、服務(wù)功能領(lǐng)域的拓展，相關(guān)工作人員編制也應(yīng)增加，才能保證檔案開發(fā)的順利進行。目前，海南醫(yī)學(xué)院檔案館只有5名工作人員，且近6年都沒有新增人員，明顯不足。

1.2.1.2 在人員配置結(jié)構(gòu)方面。學(xué)院檔案館35-49歲的4名，34歲以下的1名，無49歲以上的。這樣的年齡結(jié)構(gòu)，缺少年輕人員，檔案館檔案信息化、數(shù)字化的工作難度較大。

1.2.2 工作人員能力上的供給不足

1.2.2.1 專業(yè)知識水平偏低。工作人員中，只有1名是檔案專業(yè)碩士研究生，其余4人均為非檔案專業(yè)畢業(yè)生。未及時引進檔案專業(yè)人才，對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)不夠，未定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者交流訪問，檔案館工作人員專業(yè)知識水平偏低。

1.2.2.2 溝通能力不足。經(jīng)常出現(xiàn)同一時間檔案館來訪者較多、短時間無法查找到檔案原件等情況，檔案用戶由于等待時間過長引起情緒上的煩躁?；蛘撸瑱n案用戶在查閱檔案前，準(zhǔn)備的審批手續(xù)不全，無法辦理查詢檔案時，接待人員沒有一次性告知用戶需要準(zhǔn)備的全部材料，造成檔案用戶往返幾次才能完成檔案查詢。當(dāng)用戶對所查檔案信息不能準(zhǔn)確描述，工作人員不能通過專業(yè)的知識，幫助用戶對所需檔案特征進行界定，拉長了查檔時間。

1.2.2.3 信息化管理水平較低。近年來，學(xué)院檔案館一直沿用傳統(tǒng)的檔案查詢利用模式，檔案館工作人員對傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式比較熟悉，但對檔案館信息化工作了解不足，由于本身都不是技術(shù)專業(yè)出身，信息化應(yīng)用水平普遍偏低，不能適應(yīng)檔案館信息化建設(shè)的需要。

1.3 服務(wù)方式上的供給不足

目前，傳統(tǒng)的到館查詢檔案的服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足海南醫(yī)學(xué)院檔案用戶的需求。更多檔案用戶期望能夠通過互聯(lián)網(wǎng)進行檔案查詢，第一時間獲取所需檔案信息;或者通過手機APP，隨時隨地獲取急需的信息。而學(xué)院目前所提供的服務(wù)方式仍然只有傳統(tǒng)的到館查閱、檔案外借、檔案復(fù)印、檔案證明等方式，不能滿足學(xué)院檔案信息用戶日益增長的服務(wù)方式多樣化需求。

2 供給視角下海南醫(yī)學(xué)院檔案信息服務(wù)優(yōu)化策略

2.1 館藏資源優(yōu)化及管理方面

2.1.1 進一步強化檔案信息資源的收集整理。注重館藏資源建設(shè)，進一步提高各類檔案信息資源的收集力度。應(yīng)做到“應(yīng)收盡收”，盡可能將收集范圍內(nèi)的檔案收集齊全。還應(yīng)擴大收集范圍，從用戶需求出發(fā)，不斷拓展檔案收集征集范圍，全方位、多渠道收集檔案材料。將“滿足用戶需求”作為收集檔案資料的出發(fā)點，遇到暫不在接收范圍內(nèi)但又有保存利用價值且符合用戶需求的檔案材料也要接收進館。同時，增加個人、團體等的非公務(wù)性檔案，也可以向社會征集與本校有關(guān)的實物檔案、名人檔案、特色檔案。檔案資源齊全、完整、豐富，才能保證面向用戶需求的檔案信息服務(wù)。還應(yīng)拓展收集載體類型。應(yīng)在收集紙質(zhì)檔案資源的基礎(chǔ)上，更加注重收集音頻、視頻、圖像資料等電子檔案，為用戶提供多種載體的檔案信息查詢服務(wù)。

在收集檔案時，在確保收集數(shù)量的同時也要注重收集檔案的質(zhì)量。加大對名人檔案、重大事件檔案、師生活動檔案的收集力度，根據(jù)本校在辦學(xué)過程中發(fā)生的重大事件，可以采用公開征集、給予獎勵的方式，面向全體教職工、科研人員、在校學(xué)生、退休教職工、往屆畢業(yè)生以及社會人員，征集與本校相關(guān)的檔案資料。針對學(xué)院建校以來所發(fā)生的重大事件，可以邀請當(dāng)時的參與者到檔案館進行采訪，用視頻記錄下來，不斷完善歷史資料。

2.1.2 加大檔案編研力度。以用戶需求為出發(fā)點，針對教職工、科研人員更傾向于查閱科研、教學(xué)類檔案的特點，進一步加大館藏檔案資源的編研力度，對科研、教學(xué)類檔案信息資源分門別類，進行深度加工，從中總結(jié)、提煉出二次元信息、三次元信息，為學(xué)院教職工、學(xué)生提供更加直觀、全面、準(zhǔn)確的檔案信息，提高他們的檔案利用效率。

2.1.3 加快檔案信息化建設(shè)。應(yīng)以檔案信息化建設(shè)為契機，分層次、分階段實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

2.1.3.1 購買硬件設(shè)備，檔案信息化需要檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案數(shù)字化設(shè)備以及檔案數(shù)據(jù)存儲設(shè)備。檔案數(shù)字化設(shè)備主要有掃描儀、高拍儀等;檔案存儲設(shè)備主要有計算機存儲系統(tǒng)、硬盤和備份系統(tǒng)等。

2.1.3.2 針對原有館藏資源中的科研檔案、教學(xué)檔案、行政檔案、財會檔案等非涉密檔案資源，可以采取購買服務(wù)的方式，由專業(yè)公司團隊負責(zé)將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，存入數(shù)據(jù)庫。

2.1.3.3 針對新收集的檔案資源，由檔案館工作人員負責(zé)，收集紙質(zhì)檔案的同時，注重收集檔案的電子版本，整理歸檔。

2.2 館員方面

2.2.1 優(yōu)化檔案管理隊伍

2.2.1.1 增加專職檔案管理人員。確保充足的人力資源供給是提高檔案館信息服務(wù)能力、實現(xiàn)檔案館檔案信息服務(wù)目標(biāo)的基礎(chǔ)。學(xué)院檔案館應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略以及自身發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合本館實際狀況，加強頂層設(shè)計，科學(xué)規(guī)劃檔案館內(nèi)設(shè)機構(gòu)建設(shè)，增加專職工作人員數(shù)量。可以采取招錄新人的方式面向社會公開招聘專業(yè)人才，或者在學(xué)院行政部門內(nèi)部調(diào)整人員，引進檔案專職管理人員。在引進的專職人員中，應(yīng)注重對計算機專業(yè)類人員的引進，提升檔案管理人員信息化應(yīng)用水平，為檔案館開展線上服務(wù)打下基礎(chǔ)。

2.2.1.2 優(yōu)化工作人員年齡結(jié)構(gòu)。進一步優(yōu)化檔案工作人員年齡結(jié)構(gòu)，引進年輕且熟悉技術(shù)工作的人員，引入具有敬業(yè)精神和豐富工作經(jīng)驗的中老年同志，形成一個老、中、青相結(jié)合的隊伍結(jié)構(gòu)，工作人員之間合理分工：老年人發(fā)揮“傳幫帶”作用，向年輕人傳授工作經(jīng)驗;中年人員作為檔案館的主力，能夠從接待和閱覽工作中脫身，把更多的精力投入到檔案館其他工作;年輕人容易接受新思想，在創(chuàng)新服務(wù)上發(fā)揮作用，這樣才能更好地滿足檔案館工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性要求。

2.2.1.3 優(yōu)化工作人員教育結(jié)構(gòu)。進一步加強檔案管理類專業(yè)人才引進工作，在檔案編研部門配備高學(xué)歷專業(yè)人才，進一步提高檔案館的學(xué)術(shù)水平;在檔案業(yè)務(wù)操作部門人員配備上可以保持一定比例的中等教育水平的業(yè)務(wù)技術(shù)人員，提高檔案查詢服務(wù)能力;在線上服務(wù)部門配備計算機專業(yè)人才，提高檔案館線上服務(wù)水平。

2.2.1.4 進一步明確兼職檔案員職責(zé)。加強對全院兼職檔案管理員培訓(xùn)，每學(xué)期組織1—2次兼職檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓所有兼職檔案員都能夠熟練掌握檔案管理制度、檔案的收集、歸檔要求以及檔案的保管方式和移交檔案的要求。同時，學(xué)院各立檔單位在建立兼職檔案人員隊伍時應(yīng)進行綜合考量，選擇有從事檔案管理工作意愿的同志負責(zé)此項工作。同時在年度考核、職稱評定等方面應(yīng)給予兼職檔案員一定的政策傾斜，鼓勵兼職檔案員做好檔案管理工作，盡可能長期從事這項工作。

2.2.2 提高工作人員溝通能力

2.2.2.1 加強與檔案館領(lǐng)導(dǎo)的溝通。檔案館工作人員應(yīng)準(zhǔn)確領(lǐng)會學(xué)院和館領(lǐng)導(dǎo)的工作部署與要求，確保領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作能夠及時準(zhǔn)確地完成。同時，檔案管理人員也應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和分析日常工作中遇到的問題，向檔案館領(lǐng)導(dǎo)反映情況，爭取及時解決。

2.2.2.2 加強與檔案利用者的溝通。檔案館工作人員應(yīng)加強與檔案利用者的溝通，了解利用者所在部門及工作屬性和重點，掌握利用者需求的方向、目的，判斷用戶的需求特點，提高與用戶的溝通效率。

2.2.2.3 加強與兼職檔案員的溝通。檔案館工作人員應(yīng)加強與各部門兼職檔案員的溝通，對檔案日常管理工作加以指導(dǎo)，提高各部門檔案收集、整理和歸檔的質(zhì)量。

2.2.3 提高檔案工作人員信息化管理水平

2.2.3.1 加強檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育。學(xué)院檔案館仍有3人的學(xué)歷為本科，可以鼓勵這些人員通過繼續(xù)教育的方式考取研究生等，通過學(xué)習(xí)不斷提升自身的綜合素質(zhì)。

2.2.3.2 組織開展專項學(xué)習(xí)培訓(xùn)。學(xué)院自身就具備各方面的專業(yè)技術(shù)人才，檔案館可以利用業(yè)余時間，邀請計算機專業(yè)的教師為檔案館工作人員開展計算機應(yīng)用方面的培訓(xùn)，要求每人熟練掌握辦公軟件、微信公眾號等的使用方法。

2.2.3.3 組織檔案工作人員到其他醫(yī)學(xué)院校掛職鍛煉。結(jié)合高校校際合作，組織檔案館年輕工作人員到國內(nèi)一些醫(yī)學(xué)院校檔案館進行跟班學(xué)習(xí)，通過一段時間的實際工作，學(xué)習(xí)其他高校檔案館信息化管理等的經(jīng)驗做法。

2.3 服務(wù)方式方面

2.3.1 創(chuàng)新線上服務(wù)。一方面，加強檔案館網(wǎng)站服務(wù)性功能建設(shè)。學(xué)院檔案館應(yīng)注重官方網(wǎng)站的開發(fā)建設(shè)，不斷健全完善官方網(wǎng)站的服務(wù)性功能。應(yīng)以學(xué)期為單位，及時更新網(wǎng)站內(nèi)容，定期更新完善檔案館介紹、組織情況、館藏數(shù)量、館藏目錄等板塊的內(nèi)容和數(shù)據(jù)，讓檔案用戶能夠通過網(wǎng)站了解學(xué)院檔案館的基本情況，比如檔案館的對外工作時間以及檔案館所處的具體地址，負責(zé)各項業(yè)務(wù)的檔案管理員的辦公電話等。在網(wǎng)站上公開檔案館的管理制度等相關(guān)信息，上傳最新的檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度及相關(guān)資料。用戶需要到館查詢的，可以通過查詢制度公開欄，了解辦理查詢檔案的流程，以及需要提前準(zhǔn)備的有關(guān)手續(xù)材料等，為檔案用戶查詢檔案掃清盲點、堵點。提供檔案館網(wǎng)站自助式服務(wù)方式，檔案用戶可以登錄海南醫(yī)學(xué)院檔案館官方網(wǎng)站，通過注冊的方式，進行用戶實名認證后，可以在線查詢一定范圍內(nèi)的檔案信息。另一方面，采用購買服務(wù)的方式，開發(fā)建立一套檔案信息管理系統(tǒng)，通過在線檢索的方式，檢索出用戶需求的檔案信息;同時，為保障檔案信息傳播的安全性，對于不同用戶的檢索權(quán)限也應(yīng)有所區(qū)分，加強管控。

2.3.2 強化線下服務(wù)。一方面，可以開通預(yù)約查詢服務(wù)，檔案利用者可以通過電話預(yù)約查詢。檔案館工作人員在登記好用戶姓名、查詢時間、聯(lián)系電話以及查詢檔案內(nèi)容等信息后，可以提前將用戶所需查詢的檔案找出，等到利用者按照約定時間到館后，直接將檔案提供給對方。如果檔案利用者查詢的信息相對簡單，工作人員還可以直接將結(jié)果反饋給對方，這樣能夠進一步提高學(xué)院檔案館的服務(wù)效率。另一方面，應(yīng)建立反饋機制。學(xué)院檔案館可以采取留言箱的方式，依托學(xué)院檔案館網(wǎng)站上的留言板模塊，收集檔案利用者對檔案館服務(wù)工作的意見和建議，找出工作中的不足，加以整改，推動檔案館工作。

我們應(yīng)針對海南醫(yī)學(xué)院檔案信息服務(wù)供給不足的實際問題及原因，進一步明確未來檔案館信息服務(wù)水平和信息服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化策略，推動學(xué)院檔案信息服務(wù)的完善，提高檔案信息服務(wù)工作的質(zhì)量和效率，更好地滿足利用者日益增長的檔案信息服務(wù)需求。

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作者簡介：李梓泉，海南醫(yī)學(xué)院檔案館館員。