信息化背景下中學檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與對策分析

玉敏圓

摘要：隨著社會發(fā)展水平的提高，以信息化技術為首的現(xiàn)代化技術廣泛應用于各個領域，其中包括教育事業(yè)?；诖?，檔案管理作為開展高質量教學管理、支持中學院校長遠發(fā)展的重要基礎工作，本文分析信息化背景下數(shù)字化檔案管理先進意義，探究當前管理現(xiàn)狀，重點分析有效應對策略，以期為相關工作提供參考性建議。

關鍵詞：中學檔案;信息化;數(shù)字化管理

引言：

數(shù)字化檔案管理是指以數(shù)字化的方式將檔案資料存儲于電腦和虛擬云端上，以此改善傳統(tǒng)紙質檔案、光盤存儲等方式存在的弊端，節(jié)省檔案存儲空間的同時降低管理人員工作壓力。但是在信息化背景下，數(shù)字化檔案管理仍存在專業(yè)人員不足、理念未革新等現(xiàn)狀，因此，分析應對策略是必要的。

一、分析信息化背景下數(shù)字化檔案管理先進意義

（一）節(jié)約資源

以往傳統(tǒng)檔案管理工作需要開展大量資料收集、分析、匯總歸檔工作，不僅容易出現(xiàn)檔案整理不完全等現(xiàn)象，資料利用效率也不高。但是在信息化背景下，數(shù)字化檔案管理的開展主要以信息化技術為基礎，相較于以往的使用專業(yè)設備整理和打印檔案，以及專門存儲空間場地等，整個流程得到有效簡化，而且，不需要較大的存儲空間，直接以電子資料的形式存儲于計算機或者虛擬云空間等，有效減少占地資源。另外，對于檔案資料的使用，只需存儲、上傳和拷貝，即一次投入多次使用，無需重復復印紙質檔案，有效節(jié)約紙張資源和人力資源，且減少對紙質檔案的破壞從而實現(xiàn)紙質檔案的永久保存。

（二）便于存儲，具有較高檔案管理效果

紙質檔案是以往中學檔案管理的主要載體，但是在環(huán)境等多種因素的影響下，極易出現(xiàn)丟失或者損壞等情況，不利于長遠保存與使用，這對中學歷史的積淀以及日常管理發(fā)展具有重要不良影響。但是在信息化環(huán)境下，數(shù)字化中學檔案管理工作的開展能夠最大化降低環(huán)境對檔案資料造成的不良影響，使用計算機技術通過網(wǎng)絡、云端等進行存儲與管理，有助于資料完善保存的同時還能夠降低檔案存儲成本，延長保存年限。

（三）實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高資料利用率

調(diào)檔難度大、工作量大、管理時間成本高是以往檔案管理中，使用檔案資料時出現(xiàn)的主要難題，但在數(shù)字化檔案管理下，能夠在網(wǎng)絡與計算機的使用下，通過檢索關鍵詞等方式，瞬時獲得相關檔案資料。同時，統(tǒng)一系統(tǒng)平臺這一基礎也實現(xiàn)了檔案信息資源的高效共享，資料利用率得到有效提高。

二、探究中學檔案數(shù)字化管理在信息化背景下的現(xiàn)狀

（一）信息化管理思維不穩(wěn)定

缺乏信息化檔案管理意識，未能形成信息化檔案管理思維是當前信息化背景下中學檔案數(shù)字化管理現(xiàn)存的主要不足。意識思維決定行為行動，許多管理人員在完成檔案資料整理工作后直接歸檔、保存，與以往檔案管理方式差異不大，只是在某些環(huán)節(jié)使用了信息技術，沒有充分利用數(shù)字化技術，且部分中學院校缺乏對檔案管理的重視，導致管理環(huán)境較差。

（二）缺乏綜合素質管理人才

綜合素質管理人才指向專業(yè)管理能力以及信息技術運用能力，就目前現(xiàn)狀來看，數(shù)字化檔案管理人員整體素質良莠不齊，在欠缺專業(yè)管理知識技能的同時，由于信息化平臺技術難度較高，導致其數(shù)字化技術使用效果有限。而檔案管理人員作為管理工作主要開展者，其專業(yè)能力無法適應不斷更新的檔案管理工作要求，在該情況下，數(shù)字化檔案管理工作效果與效率無法得到有效保證。

（三）信息化建設的軟硬件投入不足

即便大多數(shù)中學院校認識到信息技術對檔案管理的先進意義，但是部分中學院校過于注重教學水平的提高，有關檔案管理數(shù)字化方面的建設力度不夠大，所使用的技術設備存在一定滯后性。在基礎設施薄弱的情況下，檔案管理數(shù)字化發(fā)展速度緩慢，且不利于促進管理人員形成對檔案管理數(shù)字化的正確認知，影響檔案管理數(shù)字化進程。

三、分析應對信息化背景挑戰(zhàn)的中學檔案數(shù)字化管理策略

（一）革新理念，培養(yǎng)信息化管理意識思維

在當前信息化背景下，要想充分發(fā)揮信息化技術的先進作用，推進中學檔案數(shù)字化管理發(fā)展，中學院校內(nèi)部領導人員應充分發(fā)揮帶頭引領作用，積極轉變以往傳統(tǒng)的檔案管理意識理念，認識到信息技術建設重要性的同時，明確了解數(shù)字化技術與檔案管理工作有機融合的正確渠道與意義，從而營造良好數(shù)字化管理環(huán)境，促進管理人員信息化管理意識思維的形成與鞏固。具體而言，日常工作中加強檔案管理數(shù)字化的宣傳，使中學院校內(nèi)部上下師生都明確檔案管理發(fā)展進程，提高數(shù)字化管理影響力與滲透力。與此同時，利用完善的數(shù)字化管理工作體系規(guī)范各項管理工作的開展，進而在各個管理環(huán)節(jié)中深化管理者的信息化管理思維，從而緊跟時代與技術的發(fā)展步伐。其中，在落實健全檔案數(shù)字化管理工作體系時，先要以信息技術為基礎對檔案管理流程進行簡化與優(yōu)化，省去不必要的繁瑣步驟，將重復性大、基礎性強的工作交給計算機完成，利用完善的工作流程創(chuàng)新檔案數(shù)字化資料采集、整理分析以及歸檔等各個工序。與此同時，做好數(shù)字化檔案資料和設備的管理工作，根據(jù)實際情況設置相關權限，為后續(xù)檔案資料使用有序性的實現(xiàn)奠定良好基礎。通過健全檔案管理工作體系的落實以及宣傳工作的開展，切實將信息化技術融入到檔案管理工作中，促進管理人員逐漸形成高水平的數(shù)字化管理思維，以此保證信息化技術的充分發(fā)揮，以及檔案管理數(shù)字化建設工作的有序推進，提高檔案數(shù)字化管理質量。

（二）加強人才培養(yǎng)，打造綜合管理隊伍

管理工作人員作為檔案數(shù)字化管理工作的主要開展人員，其專業(yè)能力和綜合素質直接關系到最終的工作質量，因此，為有效應對信息化發(fā)展背景對檔案管理提出的要求與挑戰(zhàn)，中學院校應加強綜合人才培養(yǎng)力度，逐漸打造一支具有較高綜合素質的檔案管理隊伍，從而為各項數(shù)字化檔案管理工作的開展奠定良好人才基礎，保證檔案管理水平穩(wěn)步提升。具體而言，有關領導與部門應定期開展面向檔案管理工作人員的專業(yè)教育與培訓工作，圍繞專業(yè)業(yè)務知識開展培訓教育，使其掌握最新的管理理論與專業(yè)技巧。同時，以信息技術為核心開展培訓工作，尤其是信息化平臺系統(tǒng)的使用、計算機軟件的操作等，不斷提高檔案管理人員資料信息采集能力與信息價值挖掘能力，使其更好適應信息化背景對檔案管理人才提出的要求。

在具體工作中，檔案管理人員也應該時刻要求自己，比如做好“兩勤一查”，并使用校報、中學院校內(nèi)的宣傳平臺等做好檔案保密的定期宣傳工作，開展有關《保密法》、《檔案法》的宣傳，從而提高使用者使用檔案資料的科學性。不同于其他組織單位，中學檔案管理面向的檔案資料使用者包括校內(nèi)外人員，中學學生的檔案資料保存意識不夠強，所以還應強化責任制度，通過細化責任內(nèi)容，保證管理者、使用者等均能夠合理使用資料文件，避免檔案資料健全性受到影響。在條件允許情況下，可以落實《檔案利用制度》、《工作責任》等，從規(guī)章制度方面提高學生檔案管理工作的有序性。最后，調(diào)整管理組織機構，利用獎懲制度、激勵制度以及與績效工資掛鉤的考核制度約束管理人員，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊伍結構，從而促進高素質檔案數(shù)字化管理隊伍的快速成形，通過復合型知識結構的人才隊伍提高數(shù)字化檔案管理效率與質量。

（三）加大建設投入，落實檔案數(shù)據(jù)庫

根據(jù)中學院校實際情況加大數(shù)字化技術投入，尤其是軟件設施和硬件設備，及時將具有一定滯后性的設備替換下來，提高基礎設施設備的完善性，為檔案數(shù)字化管理工作的開展提供基礎設施支持。除此之外，中學院校還應積極引入最新檔案管理軟件以及信息數(shù)據(jù)的處理軟件，比如大數(shù)據(jù)技術、云計算技術等，以此增強信息數(shù)據(jù)的追溯性。值得注意的是，信息化檔案管理存在一定脆弱性，比如病毒入侵或者網(wǎng)絡不良黑客攻擊等，極易造成檔案資料的丟失與篡改等，因此，還應落實信息安全建設，以此保證檔案數(shù)字化管理工作有序展開。

除此之外，還應建立檔案數(shù)據(jù)庫，及時向使用者提供檔案信息資源，并為中學中學院校歷史發(fā)展的順利積淀提供基礎支持。在建立該數(shù)據(jù)庫時，首要任務是明確檔案數(shù)據(jù)來源，信息資料采集中要明確記錄數(shù)據(jù)來源，保證數(shù)據(jù)的真實性和準確性，從而實現(xiàn)各項檔案數(shù)據(jù)的完整輸入。其次，根據(jù)中學院校實際情況科學分類檔案資料，并以此為基礎進行基本目錄數(shù)據(jù)庫的設置，根據(jù)權限分類管理不同人員檔案，從而優(yōu)化檔案查詢效率與質量。最后，以檔案資料實際內(nèi)容為基礎進行主題設置，比如中學科研成果、學籍檔案、校史檔案等，便于查找的同時，也增強了檔案管理的有序性，保證數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定、高效運作。

結論：綜上所述，信息化發(fā)展背景要求中學檔案管理向數(shù)字化方向建設發(fā)展，中學院校應正確認識到數(shù)字化技術的重要性，加強人才培養(yǎng)、革新管理思維意識、落實管理工作體系以及搭建數(shù)據(jù)庫和信息安全保障等，從而提高管理質量與效率。

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