事業(yè)單位會計(jì)檔案管理問題及對策

魏恒強(qiáng)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，將其應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，對經(jīng)濟(jì)模式轉(zhuǎn)變起到了有力的推進(jìn)作用。會計(jì)檔案是會計(jì)業(yè)務(wù)工作中重要的一環(huán)，它是在會計(jì)核算過程中進(jìn)行記錄、保存、轉(zhuǎn)移的具有價(jià)值、能夠充分反映單位經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù)，能夠有載體的文字、圖片、表格等資料，包括會計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、訂單、合同、契約、財(cái)務(wù)報(bào)表以及涉及反映該筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)附件。這些會計(jì)資料對會計(jì)工作來講，是會計(jì)業(yè)務(wù)一個(gè)重要組成部分，在事業(yè)單位評價(jià)、監(jiān)管中具有重要的參考價(jià)值。

一、基于大數(shù)據(jù)時(shí)代會計(jì)檔案管理的意義

電子檔案管理是未來的重要發(fā)展方向，具有非常大的優(yōu)勢，它能夠解放較多的勞動(dòng)力，并且在工作地點(diǎn)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以極大提高效率，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）明確安全等級，避免信息泄露

在大數(shù)據(jù)背景下，可以明確查看人級別后授權(quán)，授權(quán)人可隨時(shí)調(diào)閱查看檔案，相關(guān)檔案可能在自己的權(quán)限內(nèi)看不到，但紙質(zhì)的界限不是很明顯，比較容易泄露更多信息。

（二）查詢有針對性，提高了工作效率

利用大數(shù)據(jù)手段查詢會計(jì)檔案，可以有針對性地對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，避免大海撈針，使查詢的信息非常有效，大大提升了工作效率。

（三）擺脫紙質(zhì)檔案束縛，有利于節(jié)約資源

大量電子檔案的使用，會極大地減少紙張使用，也省卻了大量打印環(huán)節(jié)費(fèi)用，比如打印機(jī)和紙張的消耗。實(shí)行電子檔案后，可以節(jié)約大量人力成本，工作人員數(shù)量也會相應(yīng)減少。

（四）大數(shù)據(jù)信息可實(shí)現(xiàn)高級別應(yīng)用分析

運(yùn)用云數(shù)據(jù)等可實(shí)現(xiàn)跨地域信息查詢，擺脫了檔案不適合運(yùn)輸?shù)睦_。利用大數(shù)據(jù)下高級別篩選的強(qiáng)大功能，可以對數(shù)年來的數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，達(dá)到高級別應(yīng)用分析的目的。

二、大數(shù)據(jù)背景下會計(jì)檔案管理存在的問題

財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》明確了會計(jì)檔案中電子數(shù)據(jù)的法律地位和效力。在信息化背景下，會計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)媒介向電子數(shù)據(jù)的跨越，電子數(shù)據(jù)檔案將是未來的發(fā)展趨勢，跟上時(shí)代發(fā)展是必然的選擇。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，給各單位帶來了新的挑戰(zhàn)，比如硬件設(shè)施升級改造、軟件系統(tǒng)采購和升級，人員培訓(xùn)等問題，都需要在現(xiàn)階段加以解決。

（一）思想認(rèn)識上不夠重視

財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)在不斷更新迭代，但人們?nèi)匀还虉?zhí)地將紙質(zhì)會計(jì)檔案作為重要工作來抓，而對電子檔案存在懷疑的態(tài)度。紙質(zhì)會計(jì)檔案包括原始憑證、記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)表輔助等。如果仍然以紙質(zhì)媒介進(jìn)行管理，這對于在異地實(shí)行遠(yuǎn)程信息共享的單位存在較大的困難。而電子會計(jì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)共享方式，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案采集存儲、分析應(yīng)用，能夠?yàn)椴樵儙矸浅４蟮谋憷Ｗ鳛閱挝回?fù)責(zé)人往往重視的是經(jīng)濟(jì)往來，而對于會計(jì)檔案則根本不了解也不夠重視。首先，會計(jì)檔案規(guī)范整理和收集是會計(jì)從業(yè)人員的必修課，一切規(guī)范的整理都是為將來打好基礎(chǔ)。但從業(yè)人員意識淡薄或通過傳幫帶養(yǎng)成的不規(guī)范的行為習(xí)慣，難以適應(yīng)當(dāng)前要求。會計(jì)檔案管理的基本要素還是在人才，各事業(yè)單位大小參差不齊，存在著在單位里從事檔案管理的工作人員大多是非專業(yè)人才。傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理工作是通過大部分人力來完成的，效率低下。在實(shí)行會計(jì)檔案電子化管理初期，也僅是存儲在電腦等設(shè)備中，這樣工作效率提高了不少，但這僅是發(fā)展初期的模型。此種情況下，一些小的單位還沒有設(shè)置檔案管理員，單位各部門的檔案仍是自行保管。最新修訂的相關(guān)辦法規(guī)定，財(cái)務(wù)部門僅對三年內(nèi)的會計(jì)檔案進(jìn)行臨時(shí)保管。

（二）制度程序不規(guī)范

筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位大多沒有制定會計(jì)檔案管理制度，有的制定了但比較簡單，導(dǎo)致檔案管理存在較大的不規(guī)范性，造成會計(jì)檔案形成和管理上監(jiān)督指導(dǎo)不到位，甚至出現(xiàn)缺失，給單位后續(xù)管理帶來了較大麻煩。在檔案調(diào)閱、查詢方面也存在信息化較為落后，查詢難度大，使得已有的會計(jì)檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有效能。另外，檔案的銷毀更是一塊硬骨頭，尤其長期檔案積壓在檔案室內(nèi)，無人出面進(jìn)行銷毀，主要是對檔案管理知識了解不夠，害怕承擔(dān)責(zé)任，制度也沒有清晰界定。

（三）電子檔案保存條件不具備

在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，單位財(cái)務(wù)信息化程度越來越高，從而可以用更為快捷方便的方式處理賬務(wù)。在此背景下，同樣需要采用方便快捷的方式保存會計(jì)信息。但大多數(shù)財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員，更加重視紙質(zhì)材料的歸檔，而對出現(xiàn)的電子文檔，還沒有高度重視起來。對檔案保管這項(xiàng)工作，紙質(zhì)會計(jì)憑證、會計(jì)賬目以及財(cái)務(wù)報(bào)表等，都是單位比較重視的檔案材料。但目前會計(jì)信息化不斷普及，使電子檔案保存提上了日程，大部分材料能夠較為完整地保存下來，但是仍然存在不全面、失真和不能在不同設(shè)備之間相互轉(zhuǎn)換的問題，導(dǎo)致目前電子信息化保管會計(jì)檔案還存在較大短板。一是硬件設(shè)施的擴(kuò)建和升級，現(xiàn)在單位辦公用房普遍緊張，再改造建立信息化設(shè)施存在困難；另一方面，復(fù)合型人才比較缺乏，現(xiàn)有管理人員普遍存在專業(yè)知識不足，急需加大這方面培訓(xùn)力度。

（四）缺少績效評價(jià)機(jī)制

在一般單位中，大多數(shù)人印象里檔案室是一個(gè)“養(yǎng)老”的部門，在檔案整理的初級階段就不能做得很好，更不要說問責(zé)和監(jiān)督了。很多檔案管理還存在著問題，特別是績效問責(zé)的問題。檔案是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不單是一個(gè)部門的事，需要多個(gè)部門配合，才能把這項(xiàng)工作干好。在績效評價(jià)上更是存在不好界定的難題，因此往往遇到事情就相互推諉，不了了之。

三、基于大數(shù)據(jù)下會計(jì)檔案管理問題的解決途徑

（一）提高政治站位，加強(qiáng)會計(jì)檔案收集、整理和存檔

首先，需要頂層設(shè)計(jì)。同內(nèi)部控制一樣，都需要領(lǐng)導(dǎo)足夠重視。檔案的形成、收集、整理和歸檔是“一條龍”的工作，牽涉眾多部門，單靠一個(gè)部門牽頭不容易完美實(shí)現(xiàn)其意圖；其次，需要由專業(yè)人員來干這個(gè)事情，一方面加強(qiáng)現(xiàn)有人員培訓(xùn)，另一方面也要引進(jìn)相應(yīng)人才，多管齊下提高整個(gè)檔案管理水平。

（二）制定規(guī)章制度，規(guī)范工作程序

針對單位存在著在會計(jì)檔案管理方面的薄弱環(huán)節(jié)，要進(jìn)行充分調(diào)研，制定合理可行的規(guī)章制度。制度先行，有利于解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的很多問題。在制度中把所有人的權(quán)責(zé)明確規(guī)定，使人員在制度約束下提高主觀能動(dòng)性，保守單位秘密。通過制度明確檔案保管年限要求、銷毀程序等，可以在制度規(guī)范保護(hù)下解決檔案銷毀這一頑疾。某市以市局為主體，召集全市20多個(gè)部門聯(lián)合制定了較為完備的制度，并開展了制度執(zhí)行大比武、大交流活動(dòng)，具有很好的借鑒作用；能夠讓本系統(tǒng)的單位在一個(gè)平臺上進(jìn)行交流和座談，相互學(xué)習(xí)對方的獨(dú)特之處，具有很好的帶動(dòng)作用。

（三）改造硬件及軟件設(shè)施，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

在各單位日常開展的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，會產(chǎn)生大量原始檔案資料，包括發(fā)票、收據(jù)、銀行回單等，單位根據(jù)經(jīng)濟(jì)往來形成原始會計(jì)憑證，需要對這些憑證及時(shí)進(jìn)行整理、審核、歸檔。軟硬件設(shè)施是提高工作效率的重要載體，完善和先進(jìn)的設(shè)備能跟上時(shí)代的步伐，好的軟件系統(tǒng)能介入信息化系統(tǒng)，確保會計(jì)信息及時(shí)性，保證移交會計(jì)檔案具有實(shí)效性。雖然會計(jì)檔案允許會計(jì)室在具備檔案臨時(shí)保管的場所下，可以短時(shí)間保存，但是大部分財(cái)務(wù)部門是不具備檔案保存條件的，還需要及時(shí)把檔案移交到檔案管理部門安全保管。保管部門需要能夠完整接收檔案，并且在信息化系統(tǒng)里規(guī)范整理，能夠查閱及時(shí)、快捷。一是需要軟硬件兼容，二是需要專業(yè)人才，為前來查詢的用戶提供全面準(zhǔn)確的信息。

（四）加強(qiáng)管理監(jiān)督，完善考核機(jī)制

加強(qiáng)會計(jì)檔案監(jiān)督管理工作是提高事業(yè)單位檔案管理水平的重要舉措，這樣有利于事業(yè)單位重視會計(jì)檔案的有效管理，并對其展開合理的監(jiān)督，通過有效的會計(jì)檔案監(jiān)督工作，對檔案涉及到的各部門有一個(gè)約束，達(dá)到協(xié)同配合作用，督促對各業(yè)務(wù)進(jìn)行重點(diǎn)審查，形成良好風(fēng)氣。還需要加強(qiáng)部門之間的相互監(jiān)督，通過設(shè)置意見欄和監(jiān)督電話等，獲得全面監(jiān)督的效果。

綜上所述，在信息化及云計(jì)算高速發(fā)展的當(dāng)下，對會計(jì)檔案管理工作要求越來越高，這有利于快速推動(dòng)電子會計(jì)檔案管理更加完善，相應(yīng)制度建設(shè)更加健全，對檔案管理的重視程度也會越來越強(qiáng)，必然會帶動(dòng)整個(gè)信息安全及檔案管理達(dá)到一個(gè)嶄新的高度。