管理中的溝通與團隊協(xié)作障礙

摘要：高效率的管理活動依賴于組織團隊中人與人之間、人與組織之間、組織與組織之間的有效溝通。從某種意義上說，管理活動就是連續(xù)的相互溝通過程。只有通過溝通，管理活動才能正常進行，管理的目標才能達到。本文首先給出了溝通的要素，按照信息的傳播方向劃分了不同類型的溝通方式，對上行溝通、下行溝通、平行溝通、斜向溝通四種不同類型的溝通方式做了總結分析。其次分析了團隊內(nèi)部在協(xié)作過程中可能出現(xiàn)的障礙。

關鍵詞：管理學、溝通、團隊協(xié)作、障礙

一、溝通的要素

人機溝通是由相互聯(lián)系、必不可少的諸多要素構成的完整過程，是信息發(fā)送主體將信息通過選定的渠道傳遞給信息接受客體的過程，這個過程包括主體與客體、編碼與解碼、信息、傳送器與接收器、渠道、反饋、背景、系統(tǒng)噪音八個要素[1]。正確認識溝通的各要素，是有效溝通的前提。

人與人之間的信息傳遞需要有兩個或兩個以上的人參與。由于個體之間的信息交流活動往往包含著人們相互間一系列交換、互動、溝通、交流，因此通常把一個人定義為發(fā)送者，而另一個人定義為接收者，即主體與客體。

2、解碼與編碼

編碼是指信息的發(fā)送者根據(jù)一定的語言語義規(guī)則，把自己的思想、觀點、情感等轉換成可以傳送的信號的過程。而解碼則是把所接收的信號轉換為原本的含義，從而獲取主體發(fā)送的信息的過程。編碼與解碼的過程是溝通中的關鍵環(huán)節(jié)。

3、渠道

隨著溝通工具的發(fā)展，信息傳遞的方式越來越多。最初主要通過語言進行口頭的信息傳遞，之后借助文字的書面溝通，現(xiàn)在借助于電子郵件、網(wǎng)絡實時通訊軟件、電子郵件等來發(fā)送和接收信息。網(wǎng)絡已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯闹匾獪贤ㄇ馈Ｇ赖亩鄻踊拱l(fā)送者需考慮選擇合適的方式傳遞信息，不同情況下采取的溝通方式應該有所不同。通常，口頭溝通主要用于及時性的互動性溝通。書面溝通則更加正式、嚴謹，二者均為組織溝通中的重要方式。

4，系統(tǒng)噪音

系統(tǒng)噪聲的主要來源是：第一，情緒狀態(tài)和環(huán)境場景造成的障礙，以正確發(fā)送或接收信息;第二，雙方的性格特征，如氣質(zhì)，性格，能力等，都會影響到溝通的順利進行;第三，價值標準和認知水平差異導致無法理解對方的真實含義;第四是地位水平造成的心理差距和溝通距離。簡而言之，作為干擾源的噪聲，無論是有意還是無意地生成通信的哪個級別和哪個部分，本身都是一種信息，但是這種信息通常會影響到信息的編碼和解碼過程。噪聲本身所具有的不確定性，可能會導致信號在被傳輸和接收期間的模糊和失真，并進一步干擾雙方之間的信息通信。

二、溝通的類型

根據(jù)溝通中信息的傳播方向可以將溝通分為下行溝通、上行溝通、平行溝通以及斜向溝通[2]。

1、下行溝通是指由組織中的較高層次流向較低層次，是行政組織中通過行政層級體系將信息向下級傳遞的過程，即從管理者到基層的溝通過程[3]。

2、上行溝通是一種自上而下的溝通形式，是職工向上級領導反映情況、匯報工作、提出建議的正常渠道 [4]。

3、平行溝通是指在一定環(huán)境或場合下，人與人之間人格或精神上的相互平行、尊重、理解而進行的親切、友好交流的溝通方式[5]。平行溝通的主體在層級、權力等方面更平等和相似，可以避免由于認知水平等差距造成的信息嚴重失真或偏差。

4、斜向溝通是指發(fā)生在不同職能部門或組織層次的員工之間的溝通。

總體來說，組織的下行溝通較多，且較為正式。平行溝通是最普遍也是最受大家歡迎并習以為常的。這是因為，在組織中，每個人都需要有歸屬感并且得到認同，在這種心理需要的作用下，同級之間的溝通不僅是一種工作上的需要，更是各自情感的需要。對組織來說，平行溝通的暢通無阻也是凝聚力形成保持的重要因素。但是在絕大多數(shù)組織中，由于上級對下級的重視不夠、員工的工作傳統(tǒng)以及規(guī)章制度的不完善、良好溝通氛圍的缺乏等原因，上行溝通較為薄弱，影響了溝通的整體效果。

三、團隊協(xié)作的障礙

學生組織由于其性質(zhì)的特殊性，所以通常的管理模式更像是團隊協(xié)作，基于此，需格外注意團隊協(xié)作的障礙。

1.缺乏信任。

相互之間缺乏信任的團隊成員往往會有如下的表現(xiàn)：

一、刻意隱藏自己的錯誤和短板;

二、可以很容易地在沒有仔細考慮的情況下得出關于其他人的意圖和意見的結論;

三、不想在自己的職責范圍之外提供幫助;

四、畏懼、逃避開會，并為此尋找借口，試圖減少與其他同學的相處時間。為了鼓勵團隊成員相互建立信任，團隊經(jīng)理需要采取的第一個行動是帶頭承認自己的不足。在這種情況下，團隊的其他成員才愿意展示他們的真實自我，并且團隊的信任將得到加強。

2.害怕沖突。

穩(wěn)定且持久的合作需要積極的沖突和爭論才能向前發(fā)展，而通過積極的沖突和討論能夠做到在較短的時間內(nèi)找到問題的最佳解決方案，從而徹底，迅速地討論和解決問題。

3.缺乏投入。

投入有兩個十分關鍵的環(huán)節(jié)：闡述問題、達成共識。一個優(yōu)秀的團隊可以在較短的時間里關于某個問題達成共識，并根據(jù)結果來決定最終工作的分配。缺乏投入的兩個最重要的原因是追求絕對的一致和絕對的掌握。

4.逃避責任。

逃避責任主要是因為不愿意指出別人的不當行為后引起人際關系緊張，或者他們傾向于故意避免不愉快的談話。讓團隊更容易對彼此負責，需要發(fā)布工作目標和標準，模糊的目標和職責是責任的敵人。并且定期審查結果，采取必要的監(jiān)督制度，督促團隊的反饋，定期使用口頭或書面方式相互溝通。

參考文獻：

[1]文大強.管理學：原理與實務[C].北京：北京理工大學出版社.2018（08）

[2]陳傳明，周小虎.管理學[M].北京：機械工業(yè)出版社.2007

[3]王君. 基層領導在下行溝通中行政語言的表達研究[C].河南大學.2014

[4]劉霜.淺談企業(yè)內(nèi)部上行溝通問題[J].人力資源部.2012

[5]鄭芝芝.平行式溝通在高校輔導員工作中的實踐和探索[J].當代教育實踐和教學研.2015

作者簡介：劉鑫（2000.02—），女，山東省臨沂人，大連市旅順口區(qū)大連外國語大學，俄語專業(yè)，本科生。