探究公路工程項(xiàng)目檔案的整理與歸檔工作

楊素琳

摘 要：由于近些年來我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度迅猛，各行各業(yè)都加快自身改革的步伐，在這樣的時(shí)代背景之下，社會(huì)各界對(duì)于交通運(yùn)輸行業(yè)的要求與日俱增，交通運(yùn)輸行業(yè)不僅僅承擔(dān)著我國(guó)公民日常出行的重要責(zé)任，還肩負(fù)著輸送各種能源，保障社會(huì)各行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的使命。因此公路交通行業(yè)的發(fā)展備受社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，而在公路項(xiàng)目實(shí)施施工的過程之中，存在著諸多的問題，需要進(jìn)一步的解決。

關(guān)鍵詞：公路工程項(xiàng)目;檔案管理;歸檔流程優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G271;F276.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0 引言

檔案管理工作是保障工程項(xiàng)目穩(wěn)定，推進(jìn)解決施工問題的信息基礎(chǔ)，因此必須嚴(yán)格把控工程項(xiàng)目檔案的整理歸檔工作質(zhì)量。本文針對(duì)項(xiàng)目檔案整理與歸檔存在的問題提出相關(guān)的應(yīng)用措施，希望能夠優(yōu)化檔案整理體系探討更加科學(xué)的檔案，整理歸檔流程，為公路工程項(xiàng)目的穩(wěn)定推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 工程項(xiàng)目檔案管理的重要性

工程項(xiàng)目檔案管理主要指的是從工程項(xiàng)目立項(xiàng)承接那一刻，一直到工程項(xiàng)目完工交付使用為止，對(duì)這一系列生產(chǎn)過程進(jìn)行檔案整理收集的工作，由于我國(guó)公路工程項(xiàng)目施工的過程中存在的影響公路工程施工質(zhì)量的諸多因素，一旦公路工程的施工質(zhì)量不過關(guān)，極易導(dǎo)致公眾日常出行受到影響，情況嚴(yán)重時(shí)還可能帶來大量的生命財(cái)產(chǎn)損失。因此必須保證公路工程施工質(zhì)量滿足使用的實(shí)際需求。而工程檔案管理就是為公路穩(wěn)定施工以及后期養(yǎng)護(hù)提供信息支持的重要方法與工具。它能夠作為重要的憑證，為后續(xù)相關(guān)的施工工作提供參考作用，貫穿整個(gè)公路施工的全過程。相應(yīng)的，公路工程施工檔案管理所覆蓋的內(nèi)容較多、科目繁瑣、整體的管理歸檔工作質(zhì)量堪憂。一般情況下，工程項(xiàng)目部會(huì)聘請(qǐng)專業(yè)的資料管理員，對(duì)項(xiàng)目施工過程中所生產(chǎn)記錄的所有文字圖表，影像資料等等進(jìn)行系統(tǒng)性的收集以此來反映整個(gè)施工過程，但是由于歸檔體系構(gòu)建并不是十分完善，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足，導(dǎo)致工程項(xiàng)目檔案收集歸檔工作與實(shí)際生產(chǎn)存在著些許脫軌的現(xiàn)象，這也就導(dǎo)致工程檔案無法應(yīng)歸盡歸，無法有效發(fā)揮自身的實(shí)際作用，因此必須高度重視檔案工作且展開研究，提出相應(yīng)的優(yōu)化管理措施，以此來提高工程檔案收集管理的質(zhì)量。

2 領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案收集歸檔工作的基礎(chǔ)

近些年來，我國(guó)公路工程項(xiàng)目建設(shè)的數(shù)量不斷增加，城市間交通道路網(wǎng)線的覆蓋范圍也在不斷的擴(kuò)大之中，這為我國(guó)城市化建設(shè)以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，雖然我國(guó)公路工程建設(shè)領(lǐng)域取得了許多舉世矚目的成就，但是就我國(guó)目前的公路工程項(xiàng)目管理體系和人員存在著諸多的問題，項(xiàng)目檔案收集與歸檔工作就是存在問題較多的工作環(huán)節(jié)之一。因?yàn)轫?xiàng)目檔案發(fā)展的時(shí)間相對(duì)較為短暫，部門和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層沒有高度的認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案收集歸檔工作的重要性，沒有根據(jù)公路工程項(xiàng)目施工的實(shí)際情況構(gòu)建一個(gè)切實(shí)可行，具有科學(xué)性的歸檔收納體系。大部分的資料歸檔收集管理工作僅僅是在工程項(xiàng)目相關(guān)工序完成之后進(jìn)行資料的留存，并且上報(bào)監(jiān)理部門，形成一個(gè)資料的閉合就相當(dāng)于完成檔案收集歸檔工作。但是就檔案收集歸檔工作的實(shí)際意義來看，工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有完成。這樣出現(xiàn)的問題，一是相關(guān)資料有欠缺形成期已過無法及時(shí)補(bǔ)齊;二是工程項(xiàng)目本就流動(dòng)性強(qiáng)，資料還未收集完整，檔案人員已經(jīng)到下一個(gè)項(xiàng)目開展前期工作，人員無法跟進(jìn)也就造成了檔案資料的無法找補(bǔ)。該項(xiàng)工作應(yīng)該在項(xiàng)目建設(shè)的初期就明確檔案管理的總負(fù)責(zé)人，并且以此為起點(diǎn)進(jìn)行檔案的跟蹤，絕對(duì)不能丟掉任何一個(gè)環(huán)節(jié)。

3 建立收集管理系統(tǒng)，提高管理質(zhì)量

檔案收集與歸檔工作并不是資料部門的單獨(dú)工作，檔案工作質(zhì)量涉及到各個(gè)施工環(huán)節(jié)，也直接影響到后續(xù)工程施工的施工質(zhì)量。因?yàn)樵摬块T的工作質(zhì)量涉及到各個(gè)施工環(huán)節(jié)，也直接影響到后續(xù)工程施工的施工質(zhì)量。因此各部門之間要加強(qiáng)溝通與協(xié)作，共同為該項(xiàng)工作貢獻(xiàn)力量，所以項(xiàng)目管理層應(yīng)該根據(jù)自身公路工程施工的實(shí)際情況建立一套符合實(shí)際情況并且具有可行性的檔案收集管理系統(tǒng)，該項(xiàng)系統(tǒng)首先要做的任務(wù)就是明確分級(jí)管理制度，確定總負(fù)責(zé)人，工作聯(lián)系人，各級(jí)管理人員。待這些責(zé)任劃分明確，并且責(zé)任到人之后才能夠保障后續(xù)工作穩(wěn)定開展，各盡其職，才不會(huì)出現(xiàn)相互推卸的情況，各級(jí)管理人員要及時(shí)的掌握工程項(xiàng)目的實(shí)際施工進(jìn)度，并且上報(bào)工程聯(lián)系人，工程聯(lián)系人要落實(shí)工程項(xiàng)目施工中各項(xiàng)檔案管理工作的各項(xiàng)要求。一旦出現(xiàn)問題，第一時(shí)間上報(bào)總負(fù)責(zé)人，將問題解決。公路工程由于自身具有著施工跨度較大，生命周期較長(zhǎng)，而且施工人員流動(dòng)性較強(qiáng)的工程特點(diǎn)，整體的檔案管理框架構(gòu)建起來較為困難，所以要將這些責(zé)任劃分為不同的區(qū)域，并且將這些區(qū)域有效的搭接在一起，形成一個(gè)完整的整體，才能夠保障檔案收集歸檔工作順利進(jìn)行，根據(jù)工程的實(shí)際特點(diǎn)劃分專業(yè)人員，明確專業(yè)人員責(zé)任，這樣構(gòu)成一張覆蓋整個(gè)施工全過程，全范圍的框架網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，一旦管理體系構(gòu)建完成，哪怕檔案管理人員發(fā)生人員流動(dòng)，也不會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作受到較大的影響。

4 公路工程項(xiàng)目檔案的歸納整理

項(xiàng)目檔案的歸納整理主要分為以下步驟：（1）項(xiàng)目檔案材料的登記工作。對(duì)分期分批收集的項(xiàng)目數(shù)據(jù)資料及時(shí)進(jìn)行登記，檢閱數(shù)據(jù)資料的完整性，真實(shí)可靠性，并且大概的分類，建立相應(yīng)類別檔案盒，后期分類填充，以免數(shù)據(jù)資料堆積散亂，增加以后項(xiàng)目檔案整理歸檔工作難度。（2）項(xiàng)目檔案材料的篩選。對(duì)于項(xiàng)目檔案材料篩選時(shí)重復(fù)的數(shù)據(jù)資料、來歷不清的數(shù)據(jù)資料、不完整的數(shù)據(jù)資料，不能使用。如果重要的必須歸檔的不完整的數(shù)據(jù)資料，要讓專業(yè)技術(shù)人員形成完整的數(shù)據(jù)材料。才可以立卷歸檔。（3）項(xiàng)目檔案材料的分類工作項(xiàng)目檔案材料種類多，內(nèi)容豐富。涉及階段環(huán)節(jié)多，專業(yè)性強(qiáng)，材料之間又有內(nèi)在特定的聯(lián)系、不能人為的分開等特點(diǎn)。因此項(xiàng)目檔案材料的分類工作難度大，耗費(fèi)精力也大，是一項(xiàng)繁雜的工作。在項(xiàng)目檔案材料收集時(shí)的簡(jiǎn)單分類基礎(chǔ)上進(jìn)行再次細(xì)化分類。（4）檔案材料的整理歸檔工作在以上三項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上對(duì)編碼的項(xiàng)目檔案材料針對(duì)形成時(shí)間前后順序進(jìn)行排序編號(hào)，整理裝訂和封裝。數(shù)字化加工對(duì)照片及電子文檔圖紙等珍貴資料進(jìn)行妥善保管，以免丟失。所有編碼的項(xiàng)目檔案材料必須建檔歸檔，方便查閱使用，嚴(yán)防資料散失。

5 明確管理制度，明確人員責(zé)任

在開展相關(guān)檔案管理工作的過程中，必須嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)部門頒布的法律法規(guī)，以檔案法和檔案法實(shí)施方法等法律條文為框架，構(gòu)建完善的規(guī)章管理制度，這樣檔案管理人員在進(jìn)行檔案收集和歸檔工作的時(shí)候才能有法可依，保證每一項(xiàng)工作都按照規(guī)章制度進(jìn)而杜絕其他問題的出現(xiàn)，也不會(huì)因?yàn)橥饨缫蛩氐挠绊?，?dǎo)致自身檔案歸檔工作的質(zhì)量下降，根據(jù)完善的規(guī)章管理制度，劃分工作責(zé)任由技術(shù)總負(fù)責(zé)人和檔案管理人員構(gòu)成，體制框架，每一位文案管理人員要對(duì)自身所負(fù)責(zé)的工程項(xiàng)目的內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行收集和整理，為后續(xù)企業(yè)制定發(fā)展計(jì)劃和管理計(jì)劃打下堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。除此以外還要建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制和獎(jiǎng)懲措施，每到一定期限就要對(duì)檔案管理和歸檔工作進(jìn)行核查確定及工作情況。對(duì)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案歸檔和整理的工作人員提出加強(qiáng)開放崗位晉升渠道給予薪資獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)較差沒有按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的工作人員提出批評(píng)，情況嚴(yán)重時(shí)予以開除處理。

6 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)

檔案收集與歸檔工作的工作質(zhì)量，與工作人員自身的技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)有著直接的關(guān)系，所以項(xiàng)目管理層要從這方面入手提高檔案項(xiàng)目管理人員的個(gè)人能力。首先施工單位要加強(qiáng)資料員的業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)，要求資料員必須持證上崗，只有具備崗位資格證才能夠走上工作崗位上網(wǎng)之前要進(jìn)行崗位培訓(xùn)，確保資料員對(duì)項(xiàng)目的所需整理的資料有著詳細(xì)的了解，不會(huì)出現(xiàn)缺項(xiàng)漏項(xiàng)的情況，還要加強(qiáng)對(duì)資料員的思想教育，保證其工作的穩(wěn)定性。另一方面加強(qiáng)人員培養(yǎng)，保證資料員人才儲(chǔ)備充足，哪怕資料員因?yàn)閭€(gè)人原因或者是其他原因，離開工作崗位，也能夠迅速的指派人手保障檔案管理人員，時(shí)刻處于滿員的狀態(tài)。即便是資料員需要離職，也要在工作全部移交完成之后，才能夠離開工作崗位，避免檔案收集歸檔工作的斷檔，最后就是要拓寬項(xiàng)目檔案資料收集的渠道，檔案資料員要通過相關(guān)的培訓(xùn)，認(rèn)識(shí)到檔案管理和檔案資料收集的重要性，清楚的認(rèn)知自己需要從哪些途徑和渠道收集相關(guān)的工程信息和資料相關(guān)的工作資料要達(dá)到哪些水準(zhǔn)，項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人要下發(fā)工作指令，要求各部門配合資料人員的工作。資料人員還需要實(shí)際的走入施工現(xiàn)場(chǎng)，全方位跟蹤施工進(jìn)度，尤其是施工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要節(jié)點(diǎn)的搭接，絕對(duì)不能錯(cuò)過保障資料的有效性和真實(shí)性。

7 竣工時(shí)期檔案補(bǔ)充工作

工程項(xiàng)目建設(shè)完成后，需要進(jìn)行竣工驗(yàn)收，才能夠交付使用，竣工驗(yàn)收不僅僅要保證工程質(zhì)量符合相關(guān)建設(shè)的要求。還需要保證檔案的收集齊全，管理規(guī)范才能夠進(jìn)行交付驗(yàn)收資料。只有整理完全才能夠直觀的反映整個(gè)施工的全過程，因此管理部門會(huì)先對(duì)竣工驗(yàn)收階段的檔案管理進(jìn)行驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收合格方可進(jìn)行工程項(xiàng)目驗(yàn)收，為達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，必須重點(diǎn)審核自身的工作質(zhì)量，首先確保檔案原件的真實(shí)性具體性，能否直觀的反映項(xiàng)目的整體情況，另一方面要確?？⒐D的質(zhì)量，竣工圖必須是原件，條理清晰不能夠是復(fù)印件。第三，施工單位還需要審核竣工圖的手續(xù)是否齊全，是否將檔案移交管理部門，是否存在資料缺失，是否進(jìn)行資料補(bǔ)充機(jī)制的構(gòu)建等等。只有滿足竣工驗(yàn)收時(shí)期，檔案收集管理工作的需求才能夠平穩(wěn)度過相關(guān)管理部門對(duì)工程檔案的驗(yàn)收階段。

8 結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于我國(guó)公路項(xiàng)目的施工來說，工程項(xiàng)目檔案管理與歸檔工作至關(guān)重要。它能夠直觀的反映工程實(shí)際施工的全過程為后續(xù)工程，交付使用以及后期維修提供具體的信息支持，而且完善的檔案整理與歸檔工作，能夠保障工程的實(shí)際施工質(zhì)量一直處于可控的范圍，不會(huì)出現(xiàn)重大問題，能夠?yàn)槲覈?guó)公路工程項(xiàng)目的穩(wěn)定實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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