2011—2020年醫(yī)院人事檔案管理研究綜述

文/桂林醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院（臨桂臨床醫(yī)學(xué)院） 敬曉娟

人事檔案是“各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料”。提高醫(yī)院檔案管理工作水平，有助于醫(yī)院管理和培養(yǎng)人才，促進醫(yī)院各項工作的有序開展。本文對2011—2020年間發(fā)表的相關(guān)期刊進行分析、研究，以供相關(guān)人員參考和借鑒。

一、研究文獻的獲取途徑及統(tǒng)計分析

筆者以“主題=醫(yī)院人事檔案”，分組瀏覽中的“主題=醫(yī)院人事檔案管理（精確匹配）”為檢索條件，對發(fā)表在中國期刊全文數(shù)據(jù)庫(CNKI)中的文獻進行檢索，共檢索到相關(guān)論文693篇，其中發(fā)表于2011年—2020年的論文有595篇。去除一稿多投的文章，來源數(shù)據(jù)庫為精品文化、精品文藝、精品科普的文章，以及來源是論壇及研討會的論文集、資料匯編的文章，有效論文有551篇。

根據(jù)上述檢索途徑，以這551篇論文為樣本數(shù)據(jù)，筆者對2011—2020年醫(yī)院人事檔案管理研究論文的發(fā)表數(shù)量與年度分布、來源期刊分布、文章作者分布等進行了統(tǒng)計分析。

（一）論文發(fā)表數(shù)量與年度分布。筆者對論文發(fā)表數(shù)量隨時間的變化進行統(tǒng)計分析，以期用數(shù)據(jù)呈現(xiàn)該領(lǐng)域研究發(fā)展的進度。

從表1可以看出，關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理研究的期刊共有134種，其中入選《中文核心期刊要目總覽（2020年版）》的期刊有3種，約占總篇目的2.2%；發(fā)文量為551篇，其中中文核心期刊的發(fā)文量為9篇，約占總發(fā)文量的1.6%。由此可以看出，我國對醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)研究較多，有一定的學(xué)術(shù)價值。

表1 論文篇目和篇數(shù)統(tǒng)計

從表2可以看出，2011至2020年間，發(fā)文量最少的年份是2011年，僅27篇；發(fā)文量最多的年份是2019年，達83篇；年平均發(fā)稿量為55.1篇；每年的發(fā)稿量整體上處于上升趨勢，但發(fā)表數(shù)量有起伏，呈現(xiàn)波浪趨勢。

表2 發(fā)文數(shù)量及年度分布情況統(tǒng)計

（二）來源期刊分布。筆者對論文的來源期刊分布情況進行歸納整理，確定相關(guān)期刊的篇目及篇數(shù)，以期為相關(guān)論文的搜集、整理提供方向。根據(jù)表3、4可知，本次整理的入選《中文核心期刊要目總覽（2020年版）》的期刊有3種，共9篇；論文數(shù)在10篇及以上的期刊有11種，共286篇，其中《辦公室業(yè)務(wù)》的發(fā)文數(shù)量最多，達143篇。這兩類期刊有14種，共計295篇。

表3 中文核心期刊的篇目及篇數(shù)統(tǒng)計表

（三）文章作者分布。筆者對551篇論文的作者進行整理，共有554名不同的作者。首先，筆者對這些作者的發(fā)文量進行統(tǒng)計，發(fā)文量在1篇以上的作者有70人，其中發(fā)文6篇的有1人，5篇的有0人，4篇的有1人，3篇的有7人，2篇的有61人。僅發(fā)文1篇的作者有484人，約占總?cè)藬?shù)的87.8%。這表明，有近九成的作者對醫(yī)院人事檔案管理的研究是一次性的，對相關(guān)領(lǐng)域缺乏持續(xù)、深入的關(guān)注和研究。

本文還對作者的合著情況進行了整理，共有65篇論文為合著文章，有486篇論文為獨立創(chuàng)作的文章，合著率約為11.8%。這65篇合著文章中，有49篇為2人合著，12篇為3人合著，2篇為4人合著，2篇為5人合著。有12篇合著論文的作者分屬不同的工作單位，不過工作單位均在同一個省區(qū)。這表明約88.2%的研究者選擇了獨立研究，并且沒有出現(xiàn)跨省區(qū)合作研究的情況。

本文對作者的工作單位進行了統(tǒng)計，作者的工作單位包括醫(yī)院、急救中心、疾控中心、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、衛(wèi)生院等醫(yī)療機構(gòu)，以及衛(wèi)生計劃委員會、衛(wèi)生人才服務(wù)中心、醫(yī)學(xué)研究院、醫(yī)學(xué)院校、醫(yī)學(xué)科技公司等與醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)的工作單位，僅4名作者的工作單位與醫(yī)療衛(wèi)生沒有直接關(guān)系。由此可見，絕大多數(shù)作者是在自己的工作領(lǐng)域內(nèi)開展研究，研究的針對性和專業(yè)性較強。

二、研究文獻的內(nèi)容概述

筆者檢索551篇論文的標題和內(nèi)文，有304篇論文中提到了“現(xiàn)狀”，504篇論文中提到了“問題”，248篇論文中提到了“不足”，310篇論文中提到了“措施”，314篇論文中提到了“對策”。筆者對論文中提到的醫(yī)院人事檔案管理的“現(xiàn)狀”，存在的“問題”和“不足”，相應(yīng)的“措施”和“對策”進行了歸納整理。

（一）有429篇論文中提出醫(yī)院對人事檔案管理工作不夠重視的問題。從醫(yī)院層面來看，主要表現(xiàn)在：部分醫(yī)院在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面沒有投入足夠的人力、財力以及物力，檔案管理系統(tǒng)設(shè)備不夠先進，管理手段不夠科學(xué)，在一定程度上制約了檔案管理工作的開展。而相應(yīng)的解決措施是：加大對人事檔案硬件條件的投入支持力度，不斷完善人事檔案管理規(guī)章制度和管理流程，配備專職工作人員，加強人事檔案信息化建設(shè)，建立人事檔案動態(tài)管理機制等。

（二）有221篇論文中提到人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施較差的問題。對于紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境而言，需考量醫(yī)院有沒有設(shè)置專門獨立的檔案管理室，檔案存儲的環(huán)境是否達標，是否配備專業(yè)的防潮、防火、防毒設(shè)施等。此外，由于紙質(zhì)檔案不容易檢索和利用，不利于系統(tǒng)化管理，所以電子檔案存儲的硬件條件也是基礎(chǔ)設(shè)施中的重要考量指標，包括“打印機、計算機、網(wǎng)絡(luò)都應(yīng)備齊，檔案管理軟件也應(yīng)該處于最優(yōu)狀態(tài)，保障信息化資料錄入及搜索的便捷性”等。

（三）有434篇論文針對醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的問題進行論述。從醫(yī)院的層面來看，部分醫(yī)院的人事檔案管理工作人員數(shù)量不足，且年齡偏大，許多人不具備專業(yè)的檔案管理知識，更多的是憑借經(jīng)驗進行管理工作，醫(yī)院也沒有實行相應(yīng)的人才培養(yǎng)機制，對相關(guān)人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案管理人員崗位調(diào)動頻繁，對相關(guān)業(yè)務(wù)不熟悉，工作缺乏持續(xù)性和專業(yè)性。從個人的層面來看，部分人事檔案管理人員對自己的要求不夠嚴格，對檔案的管理流于形式?；谏厦娲嬖诘膯栴}，論文中提到，醫(yī)院應(yīng)配備專職、固定的檔案管理人員，并且加強針對檔案人員專業(yè)技術(shù)以及理論知識的培訓(xùn)，不斷拓寬醫(yī)院人事檔案管理者的知識面。另外，部分論文中專門提到檔案管理人員要樹立保密和安全意識的問題，指出要讓檔案管理人員意識到醫(yī)院人事檔案信息保密和安全的重要性，對泄露醫(yī)院人事檔案信息的人員給予處罰。

（四）有470篇論文談到了人事檔案管理制度的相關(guān)內(nèi)容。從社會的層面看，我國在人事檔案開放利用的立法保護上還有很大的不足，檔案信息向本人適度開放、維護公民知情權(quán)等相關(guān)法律制度不健全。從醫(yī)院的層面看，部分醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全，并且沒有嚴格參照相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案管理制度來開展工作，相關(guān)規(guī)章制度沒有落實好。針對這些問題，論文中提出，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身情況，不斷完善各項規(guī)章制度，主要保留人事檔案轉(zhuǎn)遞制度、人事檔案查閱制度、人事檔案材料收集補充制度、人事檔案材料送交歸檔制度等，保證人事檔案材料可以規(guī)范鑒別、收集和歸檔，為醫(yī)院人事檔案管理工作的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)，并且加強執(zhí)行力，保障各項規(guī)章制度能夠落到實處。醫(yī)院還應(yīng)該將人事檔案管理制度納入醫(yī)院的目標管理當中，定期進行檢查，有效量化考核指標。

（五）有129篇論文關(guān)注人事檔案利用率的問題。人事檔案的利用率不高是多方面因素造成的。一方面，部分醫(yī)院資料收集不全，完整性不足，檔案數(shù)據(jù)更新不及時，書寫內(nèi)容不規(guī)范，考核評語千篇一律等，同時也缺少對于職工綜合素質(zhì)考評和描述的全面性；另一方面，部分醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度不高，缺乏專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，已建成的數(shù)據(jù)庫沒有得到很好的更新和維護，人事檔案管理工作僅處于記錄和保管的階段，制約了人事檔案的有效利用。

要想提高人事檔案的利用率，一方面，要促進人事檔案的開發(fā)與利用。檔案管理人員應(yīng)積極開展多種編研活動，對人才信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息，并且加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)院各項工作的需求；另一方面，要提升人事檔案信息化管理水平，保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院的各項管理工作提供有用的服務(wù)。

三、對相關(guān)文獻研究的總結(jié)

筆者通過對551篇論文進行綜合分析，總結(jié)出以下特點。

（一）信息化管理是研究的重點和趨勢。對551篇論文的標題和內(nèi)文進行檢索，有527篇論文中提到了“信息化”或“信息系統(tǒng)”；325篇論文中提到了“網(wǎng)絡(luò)”；77篇論文中提到了“互聯(lián)網(wǎng)”；86篇論文中提到了“大數(shù)據(jù)”。由此可見，大部分論文都研究了信息化管理的相關(guān)內(nèi)容。同時，筆者發(fā)現(xiàn)，發(fā)文時間越新，有關(guān)信息化管理的內(nèi)容就越多。可以預(yù)見，醫(yī)院未來人事檔案管理研究中，信息化管理將是研究趨勢。進行信息化管理的相關(guān)研究，對推動醫(yī)院改進檔案管理模式，起到很好的指導(dǎo)作用。

（二）介紹科學(xué)的檔案管理方法是研究的亮點。部分文獻基于特定的檔案管理方法進行分析論證，這是研究中的一個亮點。比較典型的兩類檔案管理方法是Snell模型和SWOT分析法。Snell模型，也被稱為人力資本框架模型，“基于人才的獨特性和價值性維度，將人力資源細分為核心型人才、特質(zhì)型人才、通用型人才和輔助型人才四大類”。SWOT分析法，也被稱為態(tài)勢分析法，“其中S、W、O、T分別表示內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)部劣勢、外部機會、外部威脅”。

（三）法律法規(guī)、文章綜述等方面的研究涉及較少。文獻中對檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)的解讀過少，制度建設(shè)方面的措施和方法介紹不夠詳細，針對性不強。同時，對如何保護員工的檔案隱私，如何保障檔案的保密性，出現(xiàn)檔案管理侵權(quán)行為時應(yīng)如何維權(quán)等方面，相應(yīng)的研究內(nèi)容很少，研究的深度不夠。此外，對于醫(yī)院人事檔案管理方面的研究，均為專題性研究，缺乏綜述類的文章。筆者認為，研究者可以多從相關(guān)法律法規(guī)、文章綜述方面入手，填補這一塊的空缺，增加文獻的創(chuàng)新性。

（四）合著的篇目不多，研究者之間的合作程度不深。大部分研究者選擇獨自創(chuàng)作，合著的篇目不多，且缺少廣泛而深入的跨單位、跨省區(qū)的合作。筆者認為，有條件的醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)該以更加開放的姿態(tài)與其他醫(yī)療機構(gòu)之間進行合作研究，增加研究的廣度、深度與持續(xù)性，共同推動醫(yī)院人事檔案管理研究的發(fā)展。

（五）研究的廣度和深度不夠，內(nèi)容重復(fù)較多。本次檢索的期刊數(shù)量比較大，涉及作者較多，分布的期刊種類比較多，但大部分期刊的研究方向并不集中，缺少對醫(yī)院人事檔案的持續(xù)、深入研究。相關(guān)文獻的研究重點大多集中于醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題及相應(yīng)策略，內(nèi)容重復(fù)性較多，部分研究浮于表面，創(chuàng)新性不強。

四、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，在醫(yī)院的建設(shè)、發(fā)展方面發(fā)揮了重要的作用。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的速度不斷加快，醫(yī)院人事檔案管理工作也應(yīng)在管理觀念、管理人才、管理方法等方面緊跟時代的步伐。因此，在理論和實踐層面，都需要對該領(lǐng)域進行深入研究。