談如何提升辦會(huì)能力
——以國家開放大學(xué)教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)為例

文/國家開放大學(xué) 田園

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高校、企事業(yè)等單位的內(nèi)部交流和外部聯(lián)系更加密切，會(huì)務(wù)工作面臨著新的任務(wù)和挑戰(zhàn)。如何提供高質(zhì)量、低成本的會(huì)務(wù)服務(wù)，科學(xué)有效地開展會(huì)務(wù)工作，是會(huì)議的組織者和承辦者需要思考的問題。本文以國家開放大學(xué)教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)為例，針對會(huì)務(wù)工作的具體環(huán)節(jié)，對如何提升辦會(huì)能力提出一些思考和建議。

一、國家開放大學(xué)教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)的特點(diǎn)

會(huì)議是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)，是一種目的性強(qiáng)、組織有序、以口頭交流為主要方式的群體性多向溝通活動(dòng)。學(xué)校會(huì)議的類別，按照會(huì)議規(guī)?？梢苑譃榇笮蜁?huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議；按照會(huì)議內(nèi)容可分為：行政管理會(huì)議、黨代會(huì)、教代會(huì)以及教學(xué)相關(guān)會(huì)議，如學(xué)術(shù)研討會(huì)等。

（一）國家開放大學(xué)是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐、以“互聯(lián)網(wǎng)+”為特征，面向全國開展學(xué)歷、非學(xué)歷教育的新型高校。按照“兩級(jí)統(tǒng)籌、四級(jí)辦學(xué)”體制運(yùn)行，即按國家、?。▍^(qū)、市）、市(地、州、盟)、縣(區(qū)、市、旗)分級(jí)辦學(xué)。辦學(xué)體系立體覆蓋全國城鄉(xiāng)，由總部、45個(gè)省級(jí)分部、14個(gè)行業(yè)學(xué)院、4000多個(gè)學(xué)習(xí)中心共同組成，國家開放大學(xué)的教學(xué)業(yè)務(wù)不同于普通高校，主要依托辦學(xué)體系，因而其教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)有其特殊性。

（二）大學(xué)教學(xué)研討會(huì)特點(diǎn)。國家開放大學(xué)教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)是由總部教學(xué)科研部門主辦，各分部相關(guān)教學(xué)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)教師參加的會(huì)議，是總部教師與分部教師進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流與分享、教育教學(xué)改革研究、學(xué)術(shù)研討等的重要方式之一，共同為提升開放大學(xué)的教育教學(xué)質(zhì)量努力。因而，其教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)不同于普通高校的教學(xué)相關(guān)會(huì)議，具有參與者覆蓋地域廣，會(huì)議目的性強(qiáng)，與會(huì)者參與度高等特點(diǎn)。

舉辦一場會(huì)議，會(huì)務(wù)工作總體可分為會(huì)前籌備、會(huì)中執(zhí)行、會(huì)后整理三部曲，有相關(guān)規(guī)定可參考，但這些規(guī)定大多原則性較強(qiáng)，比較籠統(tǒng)，具體實(shí)踐中每個(gè)會(huì)議都各有特點(diǎn)，遇到的問題各異，往往需要具體問題具體分析。針對國家開放大學(xué)教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)的特點(diǎn)，在會(huì)務(wù)工作三部曲的實(shí)操中可以總結(jié)出一些共性方法來提升辦會(huì)能力，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量辦會(huì)。

二、會(huì)前籌備：未雨綢繆，有備無患

會(huì)前籌備是會(huì)務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提，其中核心是制定會(huì)議方案，它是整場會(huì)議的“劇本”，對會(huì)議主題、會(huì)議意義、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、注意事項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等做出明確規(guī)定。接下來是根據(jù)會(huì)議方案擬定會(huì)議通知，會(huì)議通知需要簡潔易懂，突出重點(diǎn)，即寫清楚4W：What——會(huì)議主題；Who——參會(huì)人員；Where——會(huì)議地點(diǎn)；When——會(huì)議時(shí)間。之后開始著手實(shí)施會(huì)前的準(zhǔn)備工作：發(fā)放會(huì)議通知、統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員情況與會(huì)場敲定會(huì)議細(xì)節(jié)等。會(huì)前籌備思考得周全一些，會(huì)議成功就有了保障，才能做到有備無患。

（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇要權(quán)衡。會(huì)議地點(diǎn)包括兩個(gè)方面——城市和酒店。國家開放大學(xué)教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)的參會(huì)人員覆蓋地域廣，城市的選擇首先要考慮的是便捷性，即在全國范圍內(nèi)交通方便的，最好是火車或飛機(jī)直達(dá)的；其次要考慮與會(huì)議主題是否貼合，例如，召開行政管理專業(yè)集中教研活動(dòng)，可以選擇行政管理專業(yè)招生量多的地方，比如廣東；召開“教師協(xié)同成長”項(xiàng)目研討活動(dòng)，可以選擇師資力量相對薄弱的地區(qū)。酒店的選擇要綜合考慮環(huán)境和設(shè)施，不能太偏也不能太吵，最好是能兼顧住宿和會(huì)議室需求，既有大會(huì)議室又含3～4個(gè)小會(huì)議室方便開展小組討論。酒店的選擇可以參考既往辦會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，建議不晚于開會(huì)前一個(gè)月確定，以留有充足的時(shí)間與酒店溝通。

（二）參會(huì)人員信息統(tǒng)計(jì)要細(xì)致。參會(huì)人員情況決定了會(huì)議規(guī)模，進(jìn)而關(guān)系到住宿、會(huì)議室選擇、餐飲等會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)。因此，參會(huì)人員信息的收集方式、報(bào)名截止時(shí)間的選擇都十分重要?，F(xiàn)在有很多信息化方式統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員報(bào)名信息，比如公眾號(hào)、官網(wǎng)報(bào)名、郵箱等。國家開放大學(xué)是體系辦學(xué)，雖然其教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)的參會(huì)教師覆蓋全國，但仍然是體系內(nèi)的會(huì)議，不對外開放，所以通常更傾向于采用傳統(tǒng)方式，即發(fā)放的會(huì)議通知里附上會(huì)議回執(zhí)，參會(huì)人員通過郵件的方式反饋會(huì)議回執(zhí)報(bào)名參加。報(bào)名截止時(shí)間建議不晚于會(huì)議日期前一周。

會(huì)議回執(zhí)的設(shè)計(jì)十分關(guān)鍵，它是會(huì)務(wù)人員統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員信息的重要依據(jù)。需要全而精，涵蓋必要信息，精煉內(nèi)容，至少包括：姓名、性別、單位（所屬分部）、民族、職稱/職務(wù)、聯(lián)系方式、負(fù)責(zé)課程、住宿要求（單間/標(biāo)間）。在統(tǒng)計(jì)時(shí)將這些信息作為表頭，通過Excel的篩選、排序功能，可以方便地將參會(huì)人員人數(shù)、住宿安排、分部參會(huì)情況、各專業(yè)參與情況統(tǒng)計(jì)出來，一目了然。

（三）出發(fā)前準(zhǔn)備要周密。出發(fā)前的準(zhǔn)備工作分為兩部分：會(huì)務(wù)方準(zhǔn)備，酒店方準(zhǔn)備；原則是酒店能提供的交給酒店準(zhǔn)備，酒店不能提供的由會(huì)務(wù)人員準(zhǔn)備，分工明確，高效辦會(huì)。國家開放大學(xué)教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)通常選擇非本地的城市舉辦，出發(fā)前需要帶什么，酒店可以提供什么，要規(guī)劃周全，與酒店進(jìn)行充分的溝通，切忌想當(dāng)然。雖然有經(jīng)驗(yàn)的酒店會(huì)提供基本的會(huì)議保障，但還是要跟酒店明確需求：1.會(huì)場布置：主席臺(tái)、桌簽、手持麥、座麥、會(huì)場后勤服務(wù)（飲用水、文具等）；2.報(bào)到大廳：簽到處、會(huì)標(biāo)電子屏、指引牌；3.其他需求：例如可否提供打印服務(wù)。會(huì)務(wù)方通常需要準(zhǔn)備：會(huì)議通知、簽到表、放映用筆記本電腦、翻頁筆、錄音筆，其他特殊需求，例如，破冰環(huán)節(jié)用的道具等。

三、會(huì)中執(zhí)行：務(wù)實(shí)有序，靈活精細(xì)

在辦會(huì)過程中要把握細(xì)節(jié)，做好加減法：會(huì)場布置要勤儉節(jié)約，避免鋪張浪費(fèi)，做好減法；會(huì)議安排要緊湊、高效、務(wù)實(shí)，做好加法。實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量辦會(huì)，會(huì)議安排要?jiǎng)?wù)實(shí)有序，會(huì)場服務(wù)要靈活精細(xì)。

（一）會(huì)議安排要?jiǎng)?wù)實(shí)有序。國家開放大學(xué)教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)會(huì)期為3天，包含報(bào)到日1天和正式會(huì)議2天。參會(huì)人員從全國各地于報(bào)到日當(dāng)天奔赴會(huì)場，養(yǎng)精蓄銳，為接下來的2天會(huì)議做好準(zhǔn)備；2天的會(huì)議期圍繞主題分3個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行：開場發(fā)言/主題發(fā)言—分組討論—總結(jié)發(fā)言。1.為了保證會(huì)議效果，會(huì)議安排上要緊湊、內(nèi)容要?jiǎng)?wù)實(shí)，嚴(yán)格控制每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間，例如，開場發(fā)言/主題發(fā)言環(huán)節(jié)，哪些人發(fā)言、發(fā)言時(shí)長、發(fā)言主題等需要提前溝通確定；2.分組討論環(huán)節(jié)，分幾組、每組多少人、各組討論的主題，可以參考報(bào)名情況提前規(guī)劃，并根據(jù)報(bào)到當(dāng)天到會(huì)情況及時(shí)調(diào)整，確保每位參會(huì)人員在討論時(shí)都有足夠的時(shí)間發(fā)言；3.總結(jié)發(fā)言環(huán)節(jié)，由各小組派代表發(fā)言即可。會(huì)議安排上各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人要落實(shí)，責(zé)任到人，各司其職，例如，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，主持人負(fù)責(zé)控場，專人各自負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、拍照等。后勤保障、應(yīng)急聯(lián)絡(luò)等。為方便管理，會(huì)務(wù)組可分為領(lǐng)導(dǎo)組、會(huì)場組、宣傳組、后勤組、聯(lián)絡(luò)組。

（二）會(huì)場服務(wù)要靈活精細(xì)。會(huì)議安排決定會(huì)議的完整度，會(huì)場服務(wù)影響會(huì)議的完成度。1.會(huì)場服務(wù)要靈活。會(huì)議期間要隨時(shí)關(guān)注會(huì)議進(jìn)度。對于常見的突發(fā)狀況，可以提前做好預(yù)案，例如，準(zhǔn)備備用話筒，以防話筒突然失聲壞掉；多準(zhǔn)備些筆紙，以備不時(shí)之需。對于不常見的突發(fā)狀況，要做好隨機(jī)應(yīng)變的準(zhǔn)備；2.會(huì)場服務(wù)要精細(xì)。天下大事，必作于細(xì)，要把握好會(huì)場的細(xì)節(jié)：（1）主席臺(tái)座次安排有講究。中國傳統(tǒng)禮儀是居中為尊，以左為尊，怎么理解呢，以左為尊是以當(dāng)事人的朝向，1號(hào)人物的左位高于右位。具體如圖1所示，當(dāng)主席臺(tái)上的人數(shù)是奇數(shù)時(shí)，1號(hào)位坐中央，其他人按先左后右、一左一右的順序依次排列；當(dāng)主席臺(tái)上的人數(shù)是偶數(shù)時(shí)，1號(hào)位坐中線右側(cè)，其他人按先左后右、一左一右的順序依次排列，這是以左為尊的特殊表現(xiàn)形式，避免了主席臺(tái)人數(shù)奇偶變化需要調(diào)換座椅帶來的混亂感覺。（2）觀眾席桌簽擺放有技巧，發(fā)言人放在前排方便進(jìn)出，同一小組的放在一起促進(jìn)認(rèn)識(shí)和熟悉；（3）會(huì)場空調(diào)溫度設(shè)定要注意，需本著有效、節(jié)能的原則，夏季空調(diào)溫度設(shè)定不低于26度，冬季空調(diào)溫度設(shè)立不高于20度；（4）其他細(xì)節(jié)：電腦斷網(wǎng)以避免出現(xiàn)廣告彈框、關(guān)閉電腦屏保設(shè)置以防止出現(xiàn)黑屏、保證錄音筆翻頁筆電量充足、提醒手機(jī)靜音、不要頻繁走動(dòng)進(jìn)出。

圖1 主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)人座次排列

四、會(huì)后整理：總結(jié)歸檔，復(fù)盤提升

會(huì)議結(jié)束后，要做好資料整理工作，將所有會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、會(huì)議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片影像等收集起來整理歸檔，這既是新聞報(bào)道的素材，也是會(huì)議歸檔的要求。會(huì)議的籌辦不會(huì)盡善盡美，結(jié)束后還需要及時(shí)復(fù)盤，分析存在的問題、認(rèn)真思考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出規(guī)律，用以指導(dǎo)今后的會(huì)務(wù)工作，提升辦會(huì)能力。

五、結(jié)語

會(huì)議三部曲看似簡單，會(huì)務(wù)工作一點(diǎn)也不輕松，需要具有統(tǒng)籌全局、協(xié)調(diào)應(yīng)變、細(xì)節(jié)管控、整理總結(jié)的能力。筆者希望通過國家開放大學(xué)教學(xué)業(yè)務(wù)研討會(huì)辦會(huì)實(shí)踐中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)和建議，為提升辦會(huì)能力提供一些參考借薦，共同為實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量辦會(huì)努力。