教學(xué)質(zhì)量評(píng)估與高校教學(xué)檔案整合管理策略

文/許昌學(xué)院 張青 尚世宇

一、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估與高校教學(xué)檔案建設(shè)

為確保高等教育本科教學(xué)質(zhì)量的有效度，教育部頂層設(shè)計(jì)中國(guó)特色“五位一體”評(píng)估制度，建立“主體多元、形式多樣、內(nèi)外結(jié)合”的高等教育質(zhì)量監(jiān)測(cè)與評(píng)估機(jī)制，許多高校面臨著國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)認(rèn)證、國(guó)家級(jí)本科教學(xué)審核評(píng)估、高等教育質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)采集以及按照教育部要求各省教育廳開展的專業(yè)評(píng)估等形式教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測(cè)評(píng)估，同時(shí)，還包括校內(nèi)周期性的內(nèi)部教學(xué)水平和質(zhì)量專項(xiàng)評(píng)估。

高校教學(xué)檔案主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。具有來源的相對(duì)分散性、內(nèi)容豐富性與交叉性、形成過程的周期性、種類的多樣性及成套性、現(xiàn)實(shí)服務(wù)性等特征。高校教學(xué)檔案全面展現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)方針、教學(xué)特色、教學(xué)質(zhì)量和綜合水平，是教學(xué)評(píng)估各項(xiàng)觀測(cè)指標(biāo)的重要支撐。教學(xué)檔案的管理水平直接影響各種監(jiān)測(cè)評(píng)估的準(zhǔn)確性和客觀性。

二、適應(yīng)多樣教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的高校教學(xué)檔案建設(shè)要點(diǎn)

國(guó)內(nèi)大部分高校會(huì)在同一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)歷多種教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測(cè)評(píng)估，例如：某一專業(yè)在準(zhǔn)備工程教育專業(yè)認(rèn)證的同時(shí)，面臨省內(nèi)對(duì)本專業(yè)開展的專業(yè)評(píng)估，期間學(xué)校又處在國(guó)家教育教學(xué)審核評(píng)估階段，還有每年的10月常規(guī)性的高等教育質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)采集。每一類評(píng)估都要提供相應(yīng)的教學(xué)檔案資料做佐證，且佐證材料的結(jié)構(gòu)又不盡相同，面臨如此境況，如何高效率地提供有針對(duì)性的、準(zhǔn)確而真實(shí)的教學(xué)檔案佐證材料，成為首要考慮的問題?；趩栴}導(dǎo)向，提出以下高校教學(xué)檔案建設(shè)要點(diǎn)：

（一）完善教學(xué)檔案管理制度，落實(shí)三層分級(jí)，明確規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)執(zhí)行督導(dǎo)。目前，大部分高校教學(xué)管理實(shí)行教務(wù)處（校級(jí)）—教務(wù)辦公室或教學(xué)秘書（院級(jí)）—基層教學(xué)組織（系室級(jí)）的三級(jí)管理。為保障教學(xué)檔案建設(shè)的體系化，教學(xué)檔案管理也應(yīng)積極落實(shí)三級(jí)制度建設(shè)，以制度將具有分散性的教學(xué)檔案納入同一管理體系中。1.在國(guó)家層面，依據(jù)教育部2020年12月對(duì)“咨詢高校檔案管理工作規(guī)范”的反饋內(nèi)容，《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部令第27號(hào))已于2019年啟動(dòng)修訂工作，在《中華人民共和國(guó)檔案法》出臺(tái)后完成修訂并適時(shí)發(fā)布，為各高校教學(xué)檔案管理制度提供政策和法律依據(jù)。2.在學(xué)校層面，要適時(shí)適勢(shì)的修訂教學(xué)檔案管理制度，具體落實(shí)管理職責(zé)，并明確規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)的為二級(jí)學(xué)院制定教學(xué)檔案管理細(xì)則提供導(dǎo)向和依據(jù)。3.在院系層面，及時(shí)制定符合學(xué)校制度精神的管理細(xì)則或工作指南，在權(quán)力逐級(jí)下放的高校教學(xué)管理大背景下，打破檔案管理僅停留于院級(jí)層面的壁壘，強(qiáng)化系、室等基層教學(xué)組織的檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理方式和方法，積極落實(shí)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。同時(shí)，做好教學(xué)檔案建設(shè)的專項(xiàng)檢查和督導(dǎo)，加強(qiáng)制度執(zhí)行力。

（二）重視教學(xué)檔案形成階段的信息收集工作，始于載體選擇，終于數(shù)據(jù)審核。教學(xué)檔案的形成階段主要工作即是通過某一形式的載體完成教學(xué)活動(dòng)信息和數(shù)據(jù)的收集，這個(gè)載體的選擇和使用是該階段工作的要點(diǎn)，關(guān)系著教學(xué)檔案的源頭質(zhì)量?，F(xiàn)以畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）檔案管理為例，呈現(xiàn)載體的選擇和使用，如表1所示。

表1 土木工程學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）檔案形成階段載體選擇和使用

各類評(píng)估雖有側(cè)重，但也有共性，在“畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）選題登記表”和“畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）成績(jī)匯總表”中要覆蓋多維信息，才能使該表的利用價(jià)值提升。在檔案形成階段以電子表格收集信息較為便利，基于此特點(diǎn)，在信息化大背景下，利用畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）數(shù)據(jù)平臺(tái)，規(guī)范畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）指導(dǎo)過程的同時(shí)也可獲得信息采集、利用和統(tǒng)計(jì)。

教學(xué)檔案形成階段的另一工作要點(diǎn)，是通過多次多級(jí)的數(shù)據(jù)審核確保信息采集真實(shí)、準(zhǔn)確。以畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）信息統(tǒng)計(jì)為例，各位指導(dǎo)教師填報(bào)數(shù)據(jù)，要對(duì)填報(bào)的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，系、教研室要對(duì)本專業(yè)匯總的信息審核，院系確保提交到教務(wù)處的信息準(zhǔn)確?；谛畔⒒陌l(fā)展，很多高校以采用網(wǎng)上申報(bào)管理的方式來采集畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）信息，那么以上審核環(huán)節(jié)在各窗口角色中得以體現(xiàn)，其完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性就有了更大的保障。因此，充分利用高校教學(xué)檔案信息化是提高高校教學(xué)檔案管理效率的有效途徑，也是建設(shè)的主要方向。

（三）優(yōu)化教學(xué)檔案整理階段的分類管理工作，科學(xué)分類，統(tǒng)籌管理。在教學(xué)檔案的整理階段，按照歸檔范圍、建立合適的類目，做好分類工作，是高校教學(xué)檔案建設(shè)的重要內(nèi)容。要想在多樣教學(xué)質(zhì)量評(píng)估中高效率完成檔案支撐工作，首先，要分析各類評(píng)估的評(píng)估重點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、要求，熟悉各類評(píng)估支撐材料的分類和框架，分析異同、總結(jié)規(guī)律。其次，以學(xué)校要求的常規(guī)教學(xué)檔案歸檔范圍和類目為基礎(chǔ)，結(jié)合評(píng)估的特殊要求，建立較為系統(tǒng)的教學(xué)檔案類目。這里的系統(tǒng)體現(xiàn)在既能在日常滿足常規(guī)教學(xué)檔案建設(shè)的需要，又能在各類評(píng)估中，快速完成支撐材料的收集、編撰工作。同時(shí)，又符合高校教學(xué)檔案管理相關(guān)制度、文件的要求。

教學(xué)檔案整理階段的組織要貫徹高校教學(xué)管理的三級(jí)管理的體系，其中二級(jí)院系在管理體系中起中控作用。由于多數(shù)檔案原始記錄保存于院系，并提供數(shù)據(jù)給學(xué)校教務(wù)處，所以高校教學(xué)檔案的管理質(zhì)量很大程度上取決于院系層面的教學(xué)檔案管理質(zhì)量。因此，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理是適應(yīng)多樣教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的高校教學(xué)檔案建設(shè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（四）強(qiáng)化教學(xué)檔案應(yīng)用階段的調(diào)閱與數(shù)據(jù)分析工作，提高效率，體現(xiàn)價(jià)值?，F(xiàn)實(shí)服務(wù)性是高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)，教學(xué)質(zhì)量評(píng)估和監(jiān)測(cè)是服務(wù)對(duì)象之一。教學(xué)檔案形成、整理階段工作做得扎實(shí)，才能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)用階段的價(jià)值。在應(yīng)用階段有兩個(gè)關(guān)鍵詞——調(diào)閱和分析。首先，適應(yīng)多樣教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的高校教學(xué)檔案類目是以學(xué)校常規(guī)教學(xué)活動(dòng)為基礎(chǔ)制定的存檔范圍和類目，不以任何一種教學(xué)質(zhì)量評(píng)估支撐材料的框架為類目，只需在開展評(píng)估或監(jiān)測(cè)時(shí)根據(jù)需求從各個(gè)模塊中調(diào)閱相應(yīng)的資料，進(jìn)行整理分析，組卷編目即可。在這個(gè)過程中要想提高效率，重點(diǎn)在于編制一個(gè)能夠適應(yīng)多樣教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的教學(xué)檔案目錄，便于提取調(diào)閱。其次，要實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，一方面是對(duì)原始教學(xué)檔案的調(diào)閱，另一方面是能夠且便于進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)的分析，拓展便捷、準(zhǔn)確的分析工具和路徑，教學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)可提供支持。2021年河南省專業(yè)評(píng)估對(duì)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)進(jìn)行升級(jí)，實(shí)現(xiàn)了可視化分析，為各大高校提供更有價(jià)值的信息，就是教學(xué)檔案深入應(yīng)用的實(shí)例之一。

三、高校教學(xué)檔案整合管理策略

（一）“來源原則”與“事由原則”相結(jié)合。“來源原則”即按照文件的形成機(jī)構(gòu)劃分和管理檔案?！笆掠稍瓌t”即按文件內(nèi)容涉及的問題整理檔案。“事由原則”是在“來源原則”前提下的檔案整理原則。如：若二級(jí)學(xué)院為立檔單位，在歸檔范圍中“有關(guān)上一級(jí)教學(xué)工作的文件”進(jìn)行歸檔整理時(shí)，按照“來源原則”，該類目下要整理保存來自學(xué)校教務(wù)處或更高一級(jí)的教學(xué)發(fā)文文件；按照“事由原則”要對(duì)這些文件按照問題或內(nèi)容分類后按文件形成的先后順序排列整理。在正常的教學(xué)運(yùn)行中產(chǎn)生的檔案，大部分按照教務(wù)處內(nèi)部設(shè)置的職能機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行分類，執(zhí)行的即是“來源原則”，例如：轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案由學(xué)籍學(xué)位科管理，二級(jí)學(xué)院建檔類目可設(shè)為學(xué)籍學(xué)位類，下設(shè)最低一級(jí)類目中，即可按照“學(xué)年—學(xué)期—轉(zhuǎn)專業(yè)”進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)然學(xué)籍學(xué)位類目下，也會(huì)按照問題進(jìn)行分類“屆—畢業(yè)資格—學(xué)位授予”“學(xué)年—學(xué)期—延長(zhǎng)修業(yè)年限”等，執(zhí)行的即是“事由原則”。

若要使高校教學(xué)檔案能夠適應(yīng)多樣教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的需要，在建立教學(xué)檔案類目體系時(shí)，就要遵循“來源原則”與“事由原則”相結(jié)合的整合原則，基于“來源”可以在評(píng)估監(jiān)測(cè)活動(dòng)中調(diào)取檔案時(shí)快速圈定目標(biāo)范圍，基于“事由”可以快速了解某一問題的發(fā)展全貌。

（二）多維兼顧?！岸嗑S兼顧”既要兼顧常規(guī)教學(xué)管理維度，又要兼顧到多種類型評(píng)估監(jiān)測(cè)維度，不能顧此失彼，要多維度考慮，并兼顧主次。常規(guī)教學(xué)管理是常態(tài)化的，而教學(xué)質(zhì)量評(píng)估監(jiān)測(cè)是階段性的，日常教學(xué)檔案管理是對(duì)教學(xué)活動(dòng)痕跡的保留，而教學(xué)質(zhì)量評(píng)估監(jiān)測(cè)的檔案管理是對(duì)教學(xué)質(zhì)量水平的佐證。多維度考慮就是要求盡量擴(kuò)大教學(xué)檔案的覆蓋面，特別是各種類型的教學(xué)質(zhì)量評(píng)估監(jiān)測(cè)中涉及的問題，這些問題和內(nèi)容與教學(xué)質(zhì)量水平緊密相關(guān)。兼顧主次，就是要求不要因階段性的教學(xué)質(zhì)量評(píng)估監(jiān)測(cè)而打亂了常規(guī)教學(xué)檔案管理體系，體系要具有穩(wěn)定性、系統(tǒng)性，任何一種類型的教學(xué)質(zhì)量評(píng)估監(jiān)測(cè)所需要的檔案體系都無法代替整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的全過程。

（三）多元整合。“多元整合”即要整合高校教學(xué)檔案管理過程中多個(gè)關(guān)鍵元素或個(gè)體，建立聯(lián)系，找尋相互影響的關(guān)系，促進(jìn)整個(gè)管理系統(tǒng)的形成和有效運(yùn)行。這里的關(guān)鍵元素或個(gè)體整合包含：制度整合、人員整合、技術(shù)整合、資源整合。高校教學(xué)檔案管理相關(guān)制度要自上而下形成體系，上一級(jí)的制度為下一級(jí)的具體工作提供政策支持和導(dǎo)向，下一級(jí)的制度在符合上級(jí)制度的基礎(chǔ)上，要為上一級(jí)的制度提供補(bǔ)充和執(zhí)行細(xì)則，且標(biāo)準(zhǔn)一致，并行不悖。各層級(jí)教學(xué)檔案管理的人員職責(zé)明確，設(shè)專人負(fù)責(zé)，要想達(dá)到“1+1＞2”的管理效能，各層級(jí)的教學(xué)檔案管理人員在職責(zé)上要相互區(qū)分，在關(guān)系上要相互協(xié)作。技術(shù)整合即是在教學(xué)檔案管理中要根據(jù)學(xué)?；蛟合档默F(xiàn)實(shí)條件，盡量采用信息化、數(shù)字化等多技術(shù)手段來提高管理效率。高校教學(xué)活動(dòng)是在高校多個(gè)職能部門共同的協(xié)作下完成的，因此教學(xué)檔案還具備與其他檔案交叉的特點(diǎn)，如：師資檔案很多來源于人事處的管理，學(xué)生檔案又涉及學(xué)生處。資源信息的共享在這個(gè)時(shí)候就尤為重要，且要考慮到數(shù)據(jù)的來源的唯一性，多次多部門統(tǒng)計(jì)會(huì)造成數(shù)據(jù)多源而不唯一，影響教學(xué)檔案的準(zhǔn)確性。

（四）集成式管理。集成式管理，主要是通過多種方式對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行綜合運(yùn)用，以此來實(shí)現(xiàn)資源要素的整合及集成。集成式管理得益于信息化技術(shù)的快速發(fā)展，大多數(shù)高校使用的“OA辦公系統(tǒng)”“教學(xué)管理系統(tǒng)”就是集成化管理平臺(tái)。采用集成式管理平臺(tái)大大提高了部分教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度，但因?qū)ζ溟_發(fā)利用的還太少，不能徹底實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案集成式管理。因此，在高校教學(xué)檔案整合管理中，利用集成式的管理平臺(tái)是一種手段和工具，更重要的是樹立集成式管理觀念，滲透于教學(xué)檔案建設(shè)的各個(gè)階段和環(huán)節(jié)，強(qiáng)化教學(xué)檔案綜合運(yùn)用，以提高管理效率，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。

四、結(jié)語

總之，高等教育質(zhì)量的發(fā)展需要高校內(nèi)部提供高質(zhì)量的支持活動(dòng)，這些活動(dòng)重視質(zhì)量的維持，以質(zhì)量資源為中心開展，整合建立適應(yīng)多樣教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的高校教學(xué)檔案體系是優(yōu)化質(zhì)量信息資源的有效途徑。各高校的教學(xué)運(yùn)行及管理實(shí)踐不盡相同，需要根據(jù)國(guó)家最新的相關(guān)政策法規(guī)，因地制宜，做好高校教學(xué)檔案建設(shè)工作。