電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的實(shí)踐運(yùn)用

任國(guó)珍

【摘 ?要】隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。電子信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，潛移默化地改變著人們傳統(tǒng)的工作方式，無(wú)論是工作流程、工作策略，還是工作效率、工作模式，與之前相比都發(fā)生了顯著的變化。檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)是在電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的個(gè)性化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。論文以電力企業(yè)為例，對(duì)電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的價(jià)值、影響和問(wèn)題進(jìn)行了探討，并提出了具體的應(yīng)用對(duì)策，以供參考。

【Abstract】With the rapid development of China's society and economy， the internet information age has come. Electronic information technology has been widely used in various industries and fields. It has imperceptibly changed people's traditional working methods， whether working process， working strategy， working efficiency and working mode， which have changed significantly compared with before. The development trend of archives management is to realize the personalized and standardized management of archives on the basis of electronic information technology. Taking power enterprises as an example， this paper discusses the value， influence and problems of the application of electronic information technology in archives management， and puts forward specific application countermeasures， for reference.

【關(guān)鍵詞】電子信息技術(shù);電力企業(yè);檔案管理;實(shí)踐運(yùn)用

【Keywords】electronic information technology; power enterprises; archives management; practical application

【中圖分類(lèi)號(hào)】G270.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2021）12-0022-03

1 引言

檔案管理是指檔案管理部門(mén)對(duì)檔案或檔案信息進(jìn)行管理，為檔案使用者提供服務(wù)的一項(xiàng)工作。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電力企業(yè)檔案信息呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，電力企業(yè)中傳統(tǒng)的檔案管理很難有效提升工作質(zhì)量與工作效率。電力企業(yè)若想提升自身的社會(huì)影響力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，必須重視電子信息技術(shù)，借助更加先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段來(lái)提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，使得原本復(fù)雜煩瑣的工作流程逐漸簡(jiǎn)單化且井然有序。本文對(duì)此開(kāi)展了討論，以期進(jìn)一步發(fā)揮電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的作用，推動(dòng)檔案管理水平的提升。

2 電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的價(jià)值

2.1 降低管理成本

電子信息技術(shù)為社會(huì)生產(chǎn)和人民群眾日常生活的各個(gè)方面都帶來(lái)了極大的優(yōu)勢(shì)與便利。在信息高度集中的今天，隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷推進(jìn)，各行各業(yè)的檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)，檔案管理的工作量日趨龐大。如果電力企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)工作模式即整理歸檔紙質(zhì)檔案，令其完好保存所需的空間、紙張成本以及檔案管理人員的人力、物力、精力等消耗較高，在工作壓力和工作強(qiáng)度的雙重影響下工作人員的人因失誤難以避免，最終影響檔案的妥善保存和有效利用。

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電力企業(yè)可以利用電子信息技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，將紙質(zhì)、膠片等材料轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮楹?jiǎn)單直觀的電子信息化檔案，在以往設(shè)置檔案室存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上增加了移動(dòng)硬盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、光盤(pán)等多種移動(dòng)存儲(chǔ)方式，為電力企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作提供了極大的便利，有利于管理人員從龐大的檔案數(shù)據(jù)信息中快速完成信息查找與分類(lèi)，有效提取關(guān)鍵和有價(jià)值信息，為檔案利用率的提升提供保證。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，有利于減輕工作量和精簡(jiǎn)工作流程，在提高管理效率和工作準(zhǔn)確度的同時(shí)，有效降低了檔案儲(chǔ)存、管理和利用等各環(huán)節(jié)的成本。

2.2 提高檔案完整性

在傳統(tǒng)模式下，電力企業(yè)檔案的載體通常為紙質(zhì)、膠片等材料，在整理、保存和運(yùn)輸過(guò)程中，極易受到外界各類(lèi)不可控的環(huán)境因素的影響，或者由于其他意外情況出現(xiàn)而導(dǎo)致資料缺失甚至損毀。想要完整且高質(zhì)量地保存與利用全部的檔案資源難度極高，同時(shí)，對(duì)檔案室的環(huán)境與管理人員的素質(zhì)能力都提出了較高要求。為更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效管理，明確檔案資源的實(shí)際價(jià)值，電力企業(yè)管理人員需將紙質(zhì)、膠片等檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)楦臃奖憧旖莸碾娮訖n案，通過(guò)對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)采集、歸納與整理分類(lèi)，借助多樣化的電子信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)短時(shí)間內(nèi)高效率、高質(zhì)量的電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理分析。

借助電子信息技術(shù)，電力企業(yè)的檔案資源存儲(chǔ)與以往相比所占據(jù)的空間縮小，大大節(jié)省了檔案占用的空間，且無(wú)時(shí)間年限限制，避免了長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)紙質(zhì)、膠片等檔案資料出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等檔案的脆弱性問(wèn)題，杜絕電力企業(yè)檔案資源難以長(zhǎng)期保存的情況。電子檔案資料保存方式方便快捷且具有多樣化的特征，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)自行采集資料，既豐富了檔案管理工作中的信息收集方式，又保障了檔案管理工作的完整性與安全性，有效提高了電力企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3 電子信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

3.1 對(duì)工作理念的影響

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的信息與類(lèi)別也愈發(fā)多樣，部分檔案資料極易發(fā)生交叉性問(wèn)題，重復(fù)率較高且價(jià)值較低，為傳統(tǒng)模式下的電力企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了更大的復(fù)雜性與工作量。受傳統(tǒng)模式影響，電力企業(yè)的檔案管理工作人員存在工作理念滯后的問(wèn)題，無(wú)法保證電力企業(yè)檔案管理工作的效率與最終質(zhì)量，未能對(duì)電子信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用?，F(xiàn)階段，基于電子信息技術(shù)的檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的工作理念提出了新的要求，其需要利用電子信息技術(shù)對(duì)各類(lèi)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)分類(lèi)、整理與歸納，避免出現(xiàn)檔案資源的缺失與遺漏。

3.2 對(duì)人員能力的影響

現(xiàn)階段，數(shù)據(jù)信息的種類(lèi)愈發(fā)多樣，如何正確且有效快速地處理這些信息成為電力企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問(wèn)題。與以往傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子數(shù)據(jù)時(shí)代下的管理方式雖是以各種現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備為核心，但也時(shí)刻需要人員的配合操作，其管理人員必須具備熟練掌握多種信息技術(shù)手段的技能，具有較高的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)，只有這樣才可促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理工作效率的逐步提升。

4 電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的問(wèn)題

4.1 缺乏管理制度

完善電力企業(yè)的檔案管理制度對(duì)其自身進(jìn)一步發(fā)展具有深刻影響，是電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵工作。目前，部分電力企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作體系，缺乏科學(xué)合理的管理制度，無(wú)法跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，從而落后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。同時(shí)，部分電力企業(yè)的檔案管理工作甚至處于無(wú)工作人員、無(wú)管理制度、無(wú)管理設(shè)備的“三無(wú)狀態(tài)”，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理信息在電力企業(yè)內(nèi)部的及時(shí)共享，嚴(yán)重阻礙了電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

除此之外，電力企業(yè)的檔案管理工作還包括收集、整理、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等多種流程，因電力企業(yè)檔案管理工作缺乏科學(xué)有效的管理制度，相關(guān)管理人員在實(shí)際工作中，極易出現(xiàn)因管理工作的不到位所導(dǎo)致的管理問(wèn)題，如材料收集不完整、材料保管失誤等。這意味著電力企業(yè)管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間以及人力、物力資源來(lái)改善解決以上問(wèn)題，在無(wú)形中增加了工作量，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作效率低下。

4.2 人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，檔案管理工作在部分電力企業(yè)中受重視程度偏低，對(duì)其相關(guān)管理人員的要求不高，管理者錯(cuò)誤認(rèn)為檔案管理工作的重要性不足，電力企業(yè)的發(fā)展重點(diǎn)不在于此，從而導(dǎo)致電力企業(yè)檔案管理工作浮于表面、流于形式，相關(guān)管理人員也缺乏較高的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)。

此外，部分電力企業(yè)在檔案管理過(guò)程中存在一定的錯(cuò)誤管理觀念，過(guò)于追求經(jīng)濟(jì)利益，在人員選擇方面缺乏重視，導(dǎo)致管理人員欠缺個(gè)人能力，無(wú)法完成規(guī)定的任務(wù)量，并為檔案管理工作本身埋下隱患。電力企業(yè)檔案管理人員的個(gè)人專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素質(zhì)不合格，極易造成檔案資源、數(shù)據(jù)信息的缺失與遺漏，從而影響電力企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

5 電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的策略

5.1 完善管理制度

電力企業(yè)為促進(jìn)檔案管理模式的與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)制定適合的檔案管理目標(biāo)，同時(shí)，將先進(jìn)的電子信息技術(shù)手段有效融入檔案管理工作中，加強(qiáng)數(shù)字化管理。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，傳統(tǒng)工作模式中的檔案資料由紙質(zhì)、膠片等材料轉(zhuǎn)變?yōu)楦雍?jiǎn)單直觀的電子化檔案，在以往儲(chǔ)存方式的基礎(chǔ)上創(chuàng)新應(yīng)用了光盤(pán)技術(shù)、磁存儲(chǔ)技術(shù)以及縮微技術(shù)等多種技術(shù)手段，使電力企業(yè)的檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。鑒于此，電力企業(yè)應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際要求、發(fā)展方向?qū)χ贫润w系進(jìn)行完善與創(chuàng)新，優(yōu)化和調(diào)整電力企業(yè)檔案管理工作的流程框架與任務(wù)目標(biāo)，提高電力企業(yè)檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率，繼而提升電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的實(shí)際利用價(jià)值和綜合效益。

5.2 改變管理方式

現(xiàn)階段，電力企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新改變以往的檔案管理方式，健全傳統(tǒng)模式下的檔案管理體系。例如，建立歸檔電子信息的數(shù)據(jù)收集模塊，通過(guò)掃描儀掃描文件并將資料保存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，使收集文件的工作更加方便，同時(shí)，電子信息技術(shù)解決了紙質(zhì)文件的空間占用問(wèn)題，延長(zhǎng)了文件存儲(chǔ)時(shí)間。管理方式應(yīng)與時(shí)代契合，努力抓住現(xiàn)階段機(jī)遇，將更多先進(jìn)的電子信息技術(shù)手段應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)資源采集、管理、歸納與存儲(chǔ)中，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理的安全性與可靠性，同時(shí)，要在實(shí)踐應(yīng)用的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，從而有效調(diào)整管理方式，繼而真正提高電力企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

5.3 加大監(jiān)督力度

為使電子信息技術(shù)在電力企業(yè)中得到更好的應(yīng)用，需加大檔案管理工作中的監(jiān)督力度。電子信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合具有顯著優(yōu)勢(shì)，但其危害也較為明顯。一方面，電力企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案管理制度與監(jiān)督制度。存檔服務(wù)器容易受到病毒攻擊，并可能出現(xiàn)無(wú)法挽回的數(shù)據(jù)丟失問(wèn)題。為確保檔案管理工作有序開(kāi)展，使整個(gè)管理工作有章可循，電力企業(yè)的相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要建立嚴(yán)格的檔案管理監(jiān)督方式，對(duì)于故意損毀等不法行為要追究其責(zé)任，避免因檔案資源外泄對(duì)電力企業(yè)造成極大損失。另一方面，電力企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)監(jiān)督手段的實(shí)施，采取科學(xué)合理的監(jiān)督手段來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，如在檔案管理工作中增加“借閱記錄”，在適當(dāng)?shù)奈恢冒惭b監(jiān)控設(shè)備等方法，避免檔案管理工作中存在不規(guī)范、不合法行為，使用相關(guān)軟件定期掃描所有終端和服務(wù)器，檢查是否存在病毒，在上網(wǎng)終端安裝防火墻，降低病毒入侵概率，進(jìn)一步完善電力企業(yè)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督管理方式。

5.4 提升人員素質(zhì)

電力企業(yè)應(yīng)定期安排針對(duì)在職檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)，提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和電子設(shè)備操作水平。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的電子信息素養(yǎng)，掌握扎實(shí)的電子技術(shù)，更好地利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子信息技術(shù)的高效運(yùn)用。同時(shí)，電力企業(yè)要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)型、高質(zhì)量的管理人才，注重培養(yǎng)新老員工的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，讓二者互相交流、配合，達(dá)到更高的信息技術(shù)掌握水平，從而打造高質(zhì)量、高效率的專(zhuān)業(yè)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，以此保證電力企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展，優(yōu)化檔案管理工作理念和工作方法。

5.5 開(kāi)展檔案宣傳

檔案資料是電力企業(yè)各項(xiàng)工作、各崗位人員的重要參考。隨著電力企業(yè)的深入發(fā)展，檔案管理工作逐漸凸顯出其地位與重要性。為提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，應(yīng)從上至下全面宣傳檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理理念，利用電子信息技術(shù)動(dòng)態(tài)管理靜態(tài)檔案。相關(guān)管理部門(mén)需立足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，將宣傳檔案管理工作的重要性作為一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)堅(jiān)持開(kāi)展下去，充分利用現(xiàn)階段先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行宣傳，讓電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者與全體職工充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以及檔案管理工作對(duì)電力企業(yè)在未來(lái)社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的進(jìn)一步發(fā)展所發(fā)揮的重大作用。

電力企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案利用方面的宣傳，使員工充分依靠檔案資料中的數(shù)據(jù)信息來(lái)維護(hù)自身權(quán)益，處理各類(lèi)合同糾紛問(wèn)題，有效依靠檔案數(shù)據(jù)信息來(lái)進(jìn)行電力企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理工作，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電力企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化與完善，使全體員工真正意識(shí)到檔案管理工作的重要性與關(guān)鍵地位，重視檔案管理工作的順利開(kāi)展，從而改變以往傳統(tǒng)落后的檔案管理工作模式，繼而認(rèn)真做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，把握每個(gè)細(xì)節(jié)，為電力企業(yè)檔案管理工作的有效開(kāi)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

5.6 加強(qiáng)多元化管理

在實(shí)際的電力企業(yè)檔案管理工作過(guò)程中，相關(guān)管理人員需加強(qiáng)多元化管理，以便提高電子信息技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用水平。首先，管理人員可借助多媒體技術(shù)手段開(kāi)展檔案管理工作，完成檔案資源的數(shù)據(jù)信息檢索工作，同時(shí)，最大限度地發(fā)揮多媒體技術(shù)的作用與效益;其次，管理人員可以充分利用條碼技術(shù)，通過(guò)掃描器掃描與之相對(duì)應(yīng)的檔案條碼，完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的全面讀取;最后，電子信息技術(shù)支持下的電力企業(yè)檔案管理工作，在文件的審閱過(guò)程中可較以往充分簡(jiǎn)化工作流程，省去原本需要相關(guān)工作人員逐級(jí)審批以及重復(fù)蓋章審閱的環(huán)節(jié)，極大程度上節(jié)省了工作人員的時(shí)間以及減少了工作量?；陔娮有畔⒓夹g(shù)的檔案管理工作，只需通過(guò)郵件將相應(yīng)的檔案資源傳輸?shù)綄?duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人的郵箱當(dāng)中，就可代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式下復(fù)雜且煩瑣的文件審批蓋章環(huán)節(jié)，有效提升電力企業(yè)檔案管理工作的便捷。

6 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息時(shí)代電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)不言而喻。電子信息技術(shù)與電力企業(yè)的檔案管理工作融會(huì)貫通，簡(jiǎn)化了檔案管理流程，提高了檔案管理效率，是當(dāng)前時(shí)代的必然要求，也是電力企業(yè)獲取可持續(xù)發(fā)展的必要前提條件。與以往相比，電子信息技術(shù)的融入讓電力企業(yè)的檔案管理工作改變了原本單一固化的管理方式，同時(shí)，延長(zhǎng)了檔案資源的使用壽命與保存時(shí)間，能夠充分利用檔案資源背后的實(shí)際價(jià)值，從而真正提高了電力企業(yè)檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。在未來(lái)，電子信息技術(shù)將得到進(jìn)一步發(fā)展，并在檔案管理中發(fā)揮重要作用，促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。

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