新時(shí)代檔案管理工作質(zhì)量提升與管理

柳玉青

【摘 ?要】新中國成立以來，我國市場整體經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)生較大轉(zhuǎn)型，各行各業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中都需要順應(yīng)時(shí)代的腳步進(jìn)行相應(yīng)改革。檔案管理工作是新時(shí)代下促進(jìn)市場以及社會各界和諧發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，因此，相關(guān)工作人員需要結(jié)合實(shí)際情況綜合考慮新時(shí)代對于檔案管理的新要求并對其進(jìn)行創(chuàng)新。論文結(jié)合實(shí)際情況全面分析檔案管理工作在我國社會發(fā)展過程當(dāng)中的重要作用，同時(shí)結(jié)合新時(shí)代對檔案管理工作提出的新要求，提出相應(yīng)的解決方式，以提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

【Abstract】Since the founding of new China， the overall economic situation of China's market has undergone great transformation. All walks of life need to comply with the pace of the times and carry out corresponding reforms in the actual development process. Archives management work is an important link to promote the harmonious development of the market and all sectors of society in the new era. Therefore， relevant staff need to comprehensively consider the new requirements for archives management in the new era and innovate it in combination with the actual situation. Combined with the actual situation， this paper comprehensively analyzes the important role of archives management work in the process of China's social development. At the same time， combined with the new requirements for archives management work in the new era， this paper puts forward corresponding solutions to improve the overall quality of archives management work.

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代;檔案管理工作;質(zhì)量

【Keywords】new era; archives management work; quality

【中圖分類號】G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）12-0037-03

1 引言

檔案管理工作并不局限于某一領(lǐng)域，社會各界相關(guān)單位在實(shí)際運(yùn)行過程當(dāng)中都會涉及檔案管理工作，因此，檔案管理工作是促進(jìn)我國市場良性循環(huán)的重要環(huán)節(jié)。各單位在實(shí)際運(yùn)行過程當(dāng)中想要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，保證其在當(dāng)今市場環(huán)境下的可持續(xù)發(fā)展，就必須結(jié)合實(shí)際情況不斷對傳統(tǒng)的管理方式以及運(yùn)行模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，因此，相關(guān)工作人員應(yīng)該充分重視檔案管理工作并充分發(fā)揮出檔案管理工作在單位發(fā)展過程當(dāng)中加強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展以及促進(jìn)其全面管理的作用。新時(shí)代下，除了各單位在實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中需要對管理模式和運(yùn)行模式進(jìn)行改革，檔案管理這一領(lǐng)域本身也需要結(jié)合實(shí)際情況對其管理方式和模式進(jìn)行創(chuàng)新與改革，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高其在單位運(yùn)行中的利用率。

2 檔案管理創(chuàng)新的意義

第一，創(chuàng)新推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展。社會本身處于不斷的變化與發(fā)展過程當(dāng)中，因此，檔案管理工作想要在社會實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中充分發(fā)揮出其作用，就必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展不斷進(jìn)行創(chuàng)新與改革。創(chuàng)新是事物發(fā)展的根本動(dòng)力，單位內(nèi)部相關(guān)的檔案發(fā)生了改變和轉(zhuǎn)型，那么相應(yīng)的檔案管理的模式和手段也需要改革，因此，想要保證檔案管理工作的良性發(fā)展就需要不斷對其進(jìn)行創(chuàng)新，充分引入信息化技術(shù)，發(fā)揮出我國現(xiàn)代化的優(yōu)勢，構(gòu)建數(shù)字化管理環(huán)境，以提高檔案管理工作的整體效率。

第二，創(chuàng)新提高了檔案管理工作效率。一個(gè)機(jī)關(guān)單位，其在實(shí)際的運(yùn)轉(zhuǎn)過程當(dāng)中所涉及的部門、環(huán)節(jié)以及工作內(nèi)容相對復(fù)雜，因此，其所能產(chǎn)生的檔案信息的類型和數(shù)量都較為廣泛，檔案管理工作本身存在一定的復(fù)雜性和高工作量，隨著時(shí)代的發(fā)展，單位在發(fā)展過程當(dāng)中存在傳統(tǒng)檔案與新檔案，傳統(tǒng)檔案管理方式與新檔案的沖突再次提高了檔案管理工作的難度，而創(chuàng)新是檔案管理工作在新時(shí)代以及單位新形勢下提高效率并發(fā)揮作用的重要方式。

第三，創(chuàng)新優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。傳統(tǒng)的檔案管理方式以及檔案管理理念完全無法適應(yīng)新時(shí)代下單位所產(chǎn)生的檔案，而通過引入大量電子計(jì)算設(shè)備并應(yīng)用信息技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新可以使檔案管理工作更加人性化、現(xiàn)代化與科學(xué)化，不論是檔案管理工作中的搜集、記錄，還是整理、分析，創(chuàng)新后的檔案管理方式都能夠更高效地完成相應(yīng)階段的工作，同時(shí)能夠改善并優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，在降低相關(guān)工作人員工作壓力的基礎(chǔ)之上提高了檔案管理工作的整體效率。

3 新時(shí)代下檔案管理質(zhì)量提升面臨的挑戰(zhàn)

與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，新時(shí)代對于檔案管理工作提出的要求主要包括以下幾方面：一是檔案管理工作所涉及的管理內(nèi)容更加豐富，隨著近年來我國整體經(jīng)濟(jì)水平的增長，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，自進(jìn)入新時(shí)代以來，各行各業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中，不但會將傳統(tǒng)的管理模式和管理理念進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新和改革，機(jī)關(guān)單位在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)過程或者工程在實(shí)際施工過程當(dāng)中都會將相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代以提高相應(yīng)的工作效率，因此，檔案管理工作也并不例外。新時(shí)代下檔案管理工作需要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行更新?lián)Q代，提高相應(yīng)管理技術(shù)的先進(jìn)性，用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人為檔案管理，以提高檔案管理工作的效率和相關(guān)信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。二是新時(shí)代下檔案管理工作的管理技術(shù)需要更先進(jìn)，時(shí)代的進(jìn)步使得各單位在實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中的業(yè)務(wù)更為廣泛，其所涉及的相關(guān)設(shè)備種類也越來越多，因此，所產(chǎn)生的檔案信息的種類和數(shù)量也會越來越多，只有通過更為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和檔案管理理念才能夠完成對于新時(shí)代下種類繁多的檔案信息的整理和分析。三是與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，新時(shí)代對檔案工作提出了更高的專業(yè)性要求。由于我國傳統(tǒng)企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中所產(chǎn)生的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)并不多，因此，管理階層對檔案管理工作的重視程度不足，而現(xiàn)階段隨著各企業(yè)以及單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理工作已經(jīng)成為獨(dú)立完善的行業(yè)，因此，需要相關(guān)工作人員具有更強(qiáng)的專業(yè)性。

4 新時(shí)代下檔案管理工作面臨的問題

4.1 工作人員交替導(dǎo)致管理工作存在的問題

近年來，我國市場整體經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)生轉(zhuǎn)變，各行業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中都對相應(yīng)的管理技術(shù)進(jìn)行了創(chuàng)新與改革，引入了更為先進(jìn)的信息技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備。隨著單位在發(fā)展過程當(dāng)中所涉及的相關(guān)檔案信息越來越多，單位管理階層逐漸認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性，但是多數(shù)單位內(nèi)部的檔案管理工作人員年齡較大，雖然在實(shí)際工作過程當(dāng)中其擁有較豐富的工作經(jīng)驗(yàn)以及管理經(jīng)驗(yàn)，但是也存在較明顯的缺陷，那就是其傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)固化，無法更靈活地對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)對于新事物的接受能力也相對較差，而具有較強(qiáng)的信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的80后或90后的專業(yè)人員，一方面其更趨向于階層更高的管理崗位，另一方面其沒有足夠的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，因此，多數(shù)單位的檔案管理工作人員仍然采用較為傳統(tǒng)的管理方式對檔案進(jìn)行管理，從而發(fā)生了檔案管理工作與社會發(fā)展脫節(jié)的情況。由于老工作人員的檔案管理理念固化，而新工作人員沒有足夠的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，因此，單位在實(shí)際運(yùn)行過程當(dāng)中缺乏專業(yè)的檔案管理人才。除此之外，由于現(xiàn)階段各單位在發(fā)展過程當(dāng)中各環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，檔案管理工作對相關(guān)的工作人員提出了更高的要求，只具備傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)的人員是無法滿足現(xiàn)階段單位對于檔案管理工作的需求。新時(shí)代下檔案管理工作人員不但需要具有專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識和管理能力，還需要對檔案管理的信息化有充分的認(rèn)知，具備豐富的信息化技術(shù)專業(yè)理論知識、較強(qiáng)的網(wǎng)站維護(hù)維修的能力以及局域網(wǎng)操作的能力等。除了專業(yè)知識和專業(yè)能力之外，一個(gè)合格的檔案管理工作人員還需要有較高的職業(yè)素養(yǎng)，在日常工作當(dāng)中做好檔案采集、檔案維護(hù)以及檔案更新等工作，同時(shí)需要保證檔案信息的安全性和科學(xué)性。

4.2 檔案信息化規(guī)劃落后

現(xiàn)階段，我國多數(shù)機(jī)關(guān)單位管理階層已經(jīng)意識到了在單位實(shí)際運(yùn)行過程當(dāng)中引入信息化技術(shù)的重要性，但是由于其仍然將單位的最終效益為重點(diǎn)而對檔案信息的重視程度不足，因此，多數(shù)單位內(nèi)部對于檔案管理工作未引進(jìn)相應(yīng)的信息化技術(shù)以及信息化設(shè)備，其檔案信息化規(guī)劃嚴(yán)重落后。

4.3 經(jīng)費(fèi)緊張，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落伍

在部分對于檔案管理工作并不重視的單位內(nèi)甚至沒有專門的檔案室，同時(shí)由于單位內(nèi)部經(jīng)費(fèi)有限而管理階層對于檔案管理工作的不重視使得檔案管理工作劃分到的經(jīng)費(fèi)比例較小，因此，檔案管理工作環(huán)境以及工作設(shè)備都嚴(yán)重落后，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)無法達(dá)到檔案管理工作的實(shí)際需求，相關(guān)工作人員也就無法通過防火設(shè)備以及防盜設(shè)備等對檔案信息做好保護(hù)。

4.4 檔案資料收集不全面

檔案管理工作本身具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和瑣碎性，相關(guān)工作人員想要做好檔案管理首先需要做好檔案資料的收集。從現(xiàn)階段我國各單位的實(shí)際發(fā)展情況來看，大中型規(guī)模的單位在運(yùn)行過程當(dāng)中都會產(chǎn)生較多瑣碎的檔案信息，而由于相關(guān)工作人員的專業(yè)性不足或者是管理階層對其重視程度不足導(dǎo)致單位的檔案收集工作效率低下，這主要表現(xiàn)在一些仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)的單位內(nèi)，本身單位所涉及的檔案資料數(shù)量較大，種類較多，如果仍然采用傳統(tǒng)的人為采集的方式，很難保證檔案的全面性和精確性。

4.5 檔案安全存在隱患

傳統(tǒng)檔案管理方式在對檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，可能由于時(shí)間以及外在環(huán)境因素導(dǎo)致檔案信息缺失或損壞，數(shù)字化的檔案工作有效避免了這些問題，但是也會存在其他方面的隱患。數(shù)字化的檔案信息會由于網(wǎng)絡(luò)問題而出現(xiàn)安全隱患，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊或者計(jì)算機(jī)病毒等。企業(yè)內(nèi)部檔案信息對于其實(shí)際發(fā)展起到的作用是至關(guān)重要的，一旦發(fā)生泄露，會為企業(yè)的發(fā)展帶來嚴(yán)重影響甚至是不可彌補(bǔ)的損失，因此，需要相關(guān)工作人員充分重視這一問題，通過制定相應(yīng)防控措施，避免檔案信息泄露導(dǎo)致企業(yè)受損。

我國的數(shù)字化檔案管理模式相對來說起步較晚，近年來才發(fā)現(xiàn)這一管理模式下檔案可能會存在安全隱患，因此，仍有大部分檔案管理人員存在傳統(tǒng)理念，沒有較強(qiáng)的檔案安全管理意識，這使得檔案管理工作實(shí)際進(jìn)行當(dāng)中極易出現(xiàn)信息泄露等問題。需要企業(yè)加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)以及專業(yè)水平培訓(xùn)，通過相應(yīng)措施加強(qiáng)相關(guān)工作人員對于檔案安全管理的重視程度并提升其安全意識，保證各項(xiàng)措施能夠?qū)嶋H落實(shí)在各個(gè)崗位以及各項(xiàng)工作當(dāng)中。

5 新時(shí)代下檔案管理質(zhì)量提升的對策

5.1 健全體制管理

檔案管理工作在單位發(fā)展的新形勢下已經(jīng)成為其運(yùn)行過程當(dāng)中的重要部分，能夠直接影響到單位相關(guān)戰(zhàn)略決策及其后續(xù)發(fā)展，因此，需要管理階層充分重視檔案管理工作，結(jié)合單位實(shí)際運(yùn)行情況健全相關(guān)的體制，使相關(guān)工作人員在實(shí)際檔案管理過程當(dāng)中有法可循。在對相關(guān)體制進(jìn)行建立的過程當(dāng)中，需要對各崗位的職責(zé)以及責(zé)任義務(wù)劃分進(jìn)行明確，保證專人專事，避免當(dāng)發(fā)生意外情況時(shí)，不同部門與不同崗位之間互相推諉責(zé)任，通過完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制和獎(jiǎng)懲措施帶動(dòng)檔案管理工作人員自主加強(qiáng)檔案管理能力的積極性，約束相關(guān)工作人員的不合規(guī)行為。

5.2 加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

在保證單位內(nèi)部檔案管理工作已成規(guī)模的前提下，加強(qiáng)對檔案管理工作人員相關(guān)能力的重視程度，提高對檔案管理領(lǐng)域的經(jīng)費(fèi)劃分比例，可以由管理階層定期組織交流會的方式加強(qiáng)各部門之間的溝通，通過對內(nèi)引進(jìn)與對外學(xué)習(xí)雙管齊下的方式，提升相關(guān)工作人員的專業(yè)能力和實(shí)際操作水平，擴(kuò)大檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍并提升管理人員整體能力，將檔案管理人員的工作能力與其績效進(jìn)行掛鉤，通過相應(yīng)措施連接個(gè)人利益與單位利益，帶動(dòng)檔案管理工作人員的自主學(xué)習(xí)意識和管理創(chuàng)新意識。在對檔案管理工作人員綜合實(shí)力的提升上，需要管理階層結(jié)合實(shí)際情況針對單位內(nèi)部各崗位的特點(diǎn)，制定有針對性的培訓(xùn)方案，充分發(fā)揮出培訓(xùn)的作用。

5.3 營造競爭意識

多數(shù)單位內(nèi)部檔案管理工作效率較低，主要是由于相關(guān)工作人員缺乏競爭意識，對這一問題進(jìn)行改善可以從以下2個(gè)方面進(jìn)行：首先需要管理階層加強(qiáng)對于檔案管理部門的重視程度，通過相應(yīng)措施和手段帶動(dòng)檔案管理部門的積極性，營造單位內(nèi)部良好的競爭氛圍;其次是檔案管理部門內(nèi)部需要管理人員制定相應(yīng)措施，帶動(dòng)各崗位之間的競爭，可以通過相應(yīng)獎(jiǎng)懲措施以及激勵(lì)措施激發(fā)工作人員活力和積極性。

5.4 完善檔案管理體系，建立考核制度

現(xiàn)階段，多數(shù)單位內(nèi)部檔案管理部門的相關(guān)工作人員數(shù)量較少，因此也沒有完整獨(dú)立的管理體系和考核制度，隨著近年來單位規(guī)模不斷壯大以及運(yùn)行模式的不斷轉(zhuǎn)型，檔案管理工作越發(fā)重要，因此，管理階層需要結(jié)合實(shí)際情況，對檔案管理體系進(jìn)行完善并通過建立相應(yīng)考核制度的方式，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的責(zé)任意識。注意在對檔案管理體系以及相應(yīng)考核制度進(jìn)行建立的過程當(dāng)中，需要管理階層結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)以及單位實(shí)際運(yùn)行情況，保證管理體系的精細(xì)化、規(guī)范化和人性化。

5.5 加大資金投入力度

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，因此，檔案管理工作如果想要提升實(shí)際效率，充分發(fā)揮出在單位運(yùn)行過程當(dāng)中的作用，就需要管理階層加大對于檔案管理工作的資金投入，主要可以將資金從以下2個(gè)方面進(jìn)行分配：一方面，隨著我國整體科學(xué)技術(shù)水平的提升，檔案管理工作在實(shí)際運(yùn)行過程當(dāng)中可以通過引進(jìn)信息化技術(shù)的方式提升整體工作質(zhì)量，不論是軟件技術(shù)還是硬件設(shè)備都需要足夠先進(jìn)以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，因此，管理階層需要加大檔案管理工作信息化建設(shè)的資金投入;另一方面，現(xiàn)階段我國部分單位內(nèi)部的管理工作人員在實(shí)際工作過程當(dāng)中的責(zé)任意識以及相關(guān)能力不足，主要是由于其薪酬相對較低，無法帶動(dòng)工作人員的積極性，因此需要提升檔案管理人員的薪酬，同時(shí)調(diào)配部分資金用于管理人員專業(yè)能力培訓(xùn)。

5.6 建設(shè)完善的信息化管理平臺

檔案管理工作所涉及的環(huán)節(jié)相對復(fù)雜，具體包括信息收集、信息分類、信息整理以及信息分析等不同環(huán)節(jié)，想要提升檔案管理工作整體效率，需要對各環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，因此需要完善的信息化管理平臺保證各部門以及各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息共享。信息收集過程當(dāng)中涉及單位不同部門，因此需要通過完善的信息化管理平臺，保證收集的數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和精確性。配備專門人員做好信息化管理平臺的維護(hù)和更新，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的創(chuàng)新意識。

5.7 強(qiáng)化安全管理

檔案管理內(nèi)容涉及單位的運(yùn)行過程當(dāng)中的各方面信息，因此，其能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展戰(zhàn)略提供相應(yīng)的信息支持，但是一旦檔案信息發(fā)生泄露，給單位帶來的損失也是難以估量的，因此需要相關(guān)工作人員充分重視檔案管理的安全工作，首先加強(qiáng)相關(guān)工作人員的安全意識，其次對不同類型的檔案信息做好分類，最后完善相關(guān)設(shè)備設(shè)施的維護(hù)措施。

6 結(jié)語

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時(shí)代下單位對于檔案管理工作的要求，因此，相關(guān)工作人員需要結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)對于檔案管理工作的重視程度，同時(shí)引入信息化手段提高檔案管理工作的整體效率，充分發(fā)揮出其在單位實(shí)際運(yùn)行過程當(dāng)中的作用，帶動(dòng)機(jī)關(guān)單位的良好發(fā)展。

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