淺析煙草商業(yè)企業(yè)在采購領(lǐng)域如何提高規(guī)范管理問題整改水平

陳寧

摘要：通過采購管理數(shù)據(jù)分析體系的構(gòu)建，程序自動提取系統(tǒng)中的采購過程數(shù)據(jù)，自動進行數(shù)據(jù)分析展示，并搭建了一個可擴展試驗新功能的分析平臺，解決了企業(yè)采購管理及時性不足，監(jiān)督范圍不廣的問題，有效提升了企業(yè)采購管控和監(jiān)督能力，是煙草行業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+”采購的積極嘗試，也是業(yè)務(wù)與信息化融合的新實踐。本文對煙草商業(yè)企業(yè)在采購領(lǐng)域如何提高規(guī)范管理問題整改水平進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：煙草商業(yè)企業(yè);采購管理;措施

引言

當(dāng)前，信息化和數(shù)據(jù)科學(xué)的發(fā)展呈現(xiàn)高速發(fā)展的態(tài)勢。2017年國家煙草專賣局印發(fā)了煙草行業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，明確要構(gòu)建行業(yè)云平臺、大數(shù)據(jù)平臺，著力強化兩個技術(shù)平臺的支撐作用。A集團采購管理系統(tǒng)于2016年上線運行，并正在與國家煙草專賣局規(guī)范管理系統(tǒng)進行全面縱向?qū)?，通過“打基礎(chǔ)、搭平臺”，形成了采購過程數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的全面共享。根據(jù)近年來政府處理的“問題采購”案例態(tài)勢和來源顯示，“問題采購”的數(shù)量呈現(xiàn)逐年上漲的趨勢，“問題采購”來源占比最大的為采購人企業(yè)內(nèi)部管理和控制相關(guān)問題。為避免法律風(fēng)險，通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)在監(jiān)管治理的應(yīng)用，能夠提升監(jiān)管質(zhì)量和采購效率，迫切需要探索和構(gòu)建采購管理數(shù)據(jù)分析的新方式和新應(yīng)用。

1加強煙草商業(yè)企業(yè)采購管理的重要性

1.1節(jié)約經(jīng)營成本

煙草商業(yè)企業(yè)采購實行集中目錄采購及目錄外零星采購，主要分為與企業(yè)經(jīng)營有關(guān)的現(xiàn)代煙草農(nóng)用農(nóng)藥、地膜、化肥、包裝物、打包繩、篷布等煙用物資采購;與企業(yè)日常運行有關(guān)的設(shè)備及辦公用品等非煙用物資采購采購;與企業(yè)日常維護有關(guān)的安保、物業(yè)等勞務(wù)服務(wù)性采購。若采購存在問題，采購成本超出預(yù)期，將直接影響企業(yè)經(jīng)濟效益。根據(jù)采購管理要求，加強內(nèi)部控制，做好招標(biāo)監(jiān)督工作，選擇性價比最高的供應(yīng)商，便可節(jié)約成本，將采購成本控制在預(yù)算定額范圍內(nèi)。

1.2維護供應(yīng)關(guān)系

通過內(nèi)部控制，提升采購管理水平，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，便可保持良好的供應(yīng)關(guān)系。若供應(yīng)鏈不穩(wěn)定，不僅會導(dǎo)致采購成本的增長，還會帶來采購風(fēng)險。比如，關(guān)鍵性材料短缺，勢必會給生產(chǎn)帶來一定負(fù)面影響，非常不利于企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，例如：近年來，美國出口管制“實體名單”不斷更新，要求應(yīng)用美國技術(shù)的產(chǎn)品對華為禁售，華為失去芯片供應(yīng)商，手機業(yè)務(wù)嚴(yán)重受阻。

2煙草商業(yè)企業(yè)在采購領(lǐng)域規(guī)范管理措施

2.1明確部門職責(zé)，劃分規(guī)范管理問題整改責(zé)任

由于規(guī)范采購管理流程比較復(fù)雜，在煙草商業(yè)企業(yè)中涉及較多部門，進一步明確和梳理規(guī)范采購管理各部門的主體責(zé)任，強化對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督制約，避免“誰都負(fù)責(zé)，誰都不負(fù)責(zé)”的管理困境，創(chuàng)新形成合法合規(guī)、管用高效的規(guī)范采購制度體系至關(guān)重要。在煙草商業(yè)企業(yè)中，涉及規(guī)范采購問題整改的責(zé)任部門主要有以下三個。一是辦公室（法規(guī)科）。作為規(guī)范管理工作的主管部門，對公司規(guī)范管理工作承擔(dān)歸口管理的職能。在規(guī)范管理問題整改中需做好監(jiān)督、檢查及考核工作。二是綜合管理部門（采購辦）。作為采購管理工作的主管部門，需按照辦公室（法規(guī)科）提出的規(guī)范管理要求，對公司采購管理工作承擔(dān)歸口管理職能。在規(guī)范管理問題整改中需做好自查、整改工作。三是采購實施部門。按照行業(yè)內(nèi)規(guī)范管理要求及采購管理要求，對本部門的規(guī)范管理及采購管理工作承擔(dān)主要責(zé)任。在規(guī)范管理問題整改中若存在問題項需做好整改工作。

2.2整改（Correct）

嚴(yán)格督促問題整改，從查清問題、剖析原因、分清責(zé)任、全面整改、追責(zé)問責(zé)、完善制度等方面抓好整改落實，對問題突出、問題反復(fù)的部門進行通報、嚴(yán)肅約談。一是優(yōu)化程序流程。根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題制定《規(guī)范管理問題整改評估表》，明確責(zé)任部門，制定整改措施，由辦公室監(jiān)督整改完成。對于能及時糾正的即知即改，對于不能及時糾正的要明確整改完成時限，確保問題得到有效解決，并在下季度及時進行“回頭看”檢查。二是完善規(guī)章制度。根據(jù)查出的問題項目，甄別是否存在制度性問題。以問題為導(dǎo)向，開展各類配套標(biāo)準(zhǔn)更新完善。制度標(biāo)準(zhǔn)及文件要求是規(guī)范工作的基礎(chǔ)，更是準(zhǔn)繩。在推進管理標(biāo)準(zhǔn)更新完善的基礎(chǔ)上更要做好文件評審及培訓(xùn)工作，標(biāo)本兼治，強化制度建設(shè)和執(zhí)行。

2.3充分考慮采購成本

在采購管理內(nèi)部控制的過程中，不僅要制約采購行為，更要管控成本要素，充分考慮到采購成本和時間成本。首先，應(yīng)基于成本效益角度，完善采購目錄，科學(xué)統(tǒng)籌采購工作，監(jiān)督采購計劃的制定。采購目錄設(shè)定的初衷是將采購范圍具體化，為采購預(yù)算、采購定額、采購計劃編制提供依據(jù)，從而提高采購效益，節(jié)約采購成本。但采購目錄設(shè)置需要符合企業(yè)實際，明確適用范圍、采購方式、采購標(biāo)準(zhǔn)，避免采購目錄不符合要求，導(dǎo)致采購工作陷入僵局。其次，要做好招標(biāo)控制，更好地利用招標(biāo)方式，降低采購成本。應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法》等法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，制定明確的采購招標(biāo)控制辦法，控制招標(biāo)程序、招標(biāo)范圍，按采購文件中規(guī)定的評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)，檢驗投標(biāo)文件，編寫評標(biāo)報告，據(jù)實而定，避免招標(biāo)管理成本、時間成本超出預(yù)期。最后，在合理確定供應(yīng)商之后，企業(yè)要從成本角度，計算訂貨批量，從而使訂貨成本和保管成本所占總成本的比例最小。

2.4采購過程分析

過程預(yù)警應(yīng)用，該模塊通過排查采購各環(huán)節(jié)審批表單及信息，運用程序自動對比判斷的方式，對審批不及時、審批滯后、業(yè)務(wù)邏輯錯誤、表單填寫錯誤、遺漏、合同簽訂滯后等問題進行預(yù)警提示，方便監(jiān)督管理人員及時告知相關(guān)人員進行整改，做好事前預(yù)防，避免問題的發(fā)生。

結(jié)束語

規(guī)范管理正是通過對采購規(guī)則和操作流程的厘清與固化，塑造統(tǒng)一的工作機制，采購領(lǐng)域的規(guī)范管理問題整改需通過加強組織領(lǐng)導(dǎo)，明確部門職責(zé)及與時俱進的先進管理手段來實現(xiàn)，問題整改是一個不斷變化的過程，面對目前復(fù)雜的行業(yè)形勢和規(guī)范要求，我們更要不斷的總結(jié)經(jīng)驗，提煉成果，讓規(guī)范管理不斷促進企業(yè)更高質(zhì)量、更可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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