高校后勤檔案管理問題及對策分析

◆樊俊妹

0 前言

高校后勤檔案管理工作是后勤工作的重要組成部分，直接記錄了后勤部門在各個時期開展的各方面工作。檔案在平時工作中發(fā)揮著非常重要的作用，在后勤工作中就更為明顯，因為后勤工作涉及范圍廣，也比較煩瑣，前后的連續(xù)性比較強，檔案就發(fā)揮重要的參考和舉證作用。而在后勤工作過程中，由于工作本身的特性，高校后勤在檔案管理方面還存在許多問題需要解決。

1 后勤檔案的主要類別

資產(chǎn)檔案 高校后勤負責(zé)全校各種資產(chǎn)的采購和報廢，每一個固定資產(chǎn)都要做好標(biāo)簽，記錄好使用部門和地址，報廢時也要做好報廢手續(xù)和記錄。尤其是一些教育教學(xué)設(shè)備以及空調(diào)、打印機等常用設(shè)備，都要記錄好購買日期以備后期保修等事宜。其中還有一些需要單獨存檔的，比如特種設(shè)備，因為需要定期檢驗，要清楚每一臺設(shè)備的檢驗日期，避免過期使用造成安全問題等。每一種特種設(shè)備的操作人員還必須持有相對應(yīng)的證件，定期復(fù)檢，參加特種設(shè)備檢驗部門的培訓(xùn)。這就需要檔案人員及時提醒，避免證件過期。

基建檔案 基建檔案是后勤檔案非常重要的組成部分，保存著每一個新建、改造項目中立項、設(shè)計、預(yù)算、建設(shè)、竣工、決算等各個階段的文件，很多文件在后續(xù)的一些工作中都需要用到。這就需要能夠?qū)⒄踪Y料有序保存，并做好電子目錄甚至是電子檔案以便查詢。由于基建項目涉及的環(huán)節(jié)多，對接的部門也多，資料收集容易滯后，這也是后勤檔案管理中存在問題比較大的類別。

維修檔案 基建維修科在平時更多的是一些零碎的維修工作，每次維修都會記錄好實際的維修內(nèi)容，一方面在與第三方審計結(jié)賬時有據(jù)可查，另一方面有些有質(zhì)保期的項目在保質(zhì)期內(nèi)遇到再次維修的能夠避免重復(fù)計費，還有就是對更換的產(chǎn)品質(zhì)量等做到心中有數(shù)，可以從維修使用的材料、產(chǎn)品的維修率等來判斷該材料或者產(chǎn)品是否符合使用要求，對外包維修單位提出品牌或者質(zhì)量要求，減少無謂的支出。

文書檔案 比如與外單位簽訂的合同協(xié)議，這部分檔案是后勤與外包單位、工程建設(shè)方以及設(shè)備產(chǎn)品等購買方合作的依據(jù)，是財務(wù)付款的重要憑證。還有上級來文以及水電汽發(fā)票之類的資料，反映了一些日常工作，如環(huán)境宣傳日活動等，還有日常能耗多少，能做到心中有數(shù)，提前做好計劃。

餐飲檔案 食品安全大于天。學(xué)校教職員工眾多，就餐相對集中。食品安全管理是高校后勤管理的重中之重，食堂的日常臺賬資料、原材料索證索票等檔案就作為學(xué)校日常檢查的內(nèi)容及食品安全監(jiān)督部門監(jiān)管學(xué)校餐飲工作的主要依據(jù)。

2 后勤檔案管理的重要性

后勤工作是整個學(xué)校正常運作的基礎(chǔ)，而后勤工作包括資產(chǎn)管理、基建、維修、水電、綠化、餐飲等，內(nèi)容比較繁雜瑣碎。后勤檔案是后勤各項工作中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，也是后續(xù)工作的信息資料來源，其重要性主要體現(xiàn)為以下幾個方面。

后勤檔案是后勤發(fā)展的基礎(chǔ) 后勤檔案記錄了后勤各個時期的工作，見證了后勤發(fā)展的歷程。由于后勤工作的連續(xù)性特征，后勤檔案為各項工作順利開展、提高工作效率提供了重要保障。后勤檔案又具有針對性，就有利于后勤管理者更好地做計劃和決策，提高后勤管理的水平，是后勤各項工作正常開展的基礎(chǔ)保障。

后勤檔案是后勤規(guī)劃的依據(jù) 后勤工作尤其是基建維修方面的工作，如教學(xué)樓等加固改造、新建樓宇、供電擴容等，都涉及學(xué)校內(nèi)部水電等管線的分布，這就需要查詢圖紙以獲得準(zhǔn)確的水電路分布、土質(zhì)勘察等比較隱蔽的信息，這樣才能順利地進行基建改造工作。資產(chǎn)管理中會涉及設(shè)備的購買和報廢，只有檔案清晰，才能更清楚地了解哪些設(shè)備需要淘汰，哪些需要新添，在做年度預(yù)算的時候心中有數(shù)。

后勤檔案是高校評估的重要構(gòu)件 高校評估對高校來說意義重大，能夠直接反映出高校各方面的水平，直接影響學(xué)校的社會聲譽和招生工作，關(guān)系到學(xué)校未來的發(fā)展前途。比如學(xué)校的占地面積、教學(xué)條件、住宿環(huán)境、校園綠化等，都是影響評估的指標(biāo)，這些都與后勤檔案息息相關(guān)。

后勤檔案是學(xué)校歷史的重要見證 后勤檔案不僅記錄了后勤人對學(xué)校發(fā)展貢獻的力量和獲得的成績，也是學(xué)校不斷發(fā)展的見證。江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院從1977年到現(xiàn)在，經(jīng)歷了并校、多次易址、更名以及辦學(xué)性質(zhì)的不斷變更，才成長為如今集高等教育、繼續(xù)教育、社區(qū)教育為一體的高職院校，這些在后勤檔案中都有所體現(xiàn)。因此，利用后勤檔案對全校教職工和學(xué)生進行校史教育，讓大家保持優(yōu)良的傳統(tǒng)，增強大家愛校的思想，更有利于學(xué)院的發(fā)展。

3 后勤檔案管理中存在的問題

時代的發(fā)展和科技的進步，以及后勤工作的不斷深入改革，顯現(xiàn)出來后勤檔案管理工作中越來越多的問題。整個后勤涉及學(xué)校的資產(chǎn)管理、基建維修、綠化環(huán)境以及食堂管理等，而部分工作外包，涉及人員多，后勤檔案管理工作就面臨更大的壓力。而后勤檔案管理目前主要存在以下幾個方面的問題。

重視不夠，檔案意識不強 后勤檔案在整個學(xué)校的檔案中不是主流，占比比較小，而且學(xué)校一般會主抓教科研的檔案建設(shè)，對后勤檔案管理有所忽視。而本身后勤工作繁雜，事務(wù)較多，注重實事的辦理，就忽略了檔案管理的重要性，殊不知在后續(xù)的工作中，由于檔案缺失或者查找時花費過多的精力與人力，會影響后勤工作的開展，降低工作效率。

缺乏專業(yè)檔案管理員 雖然高校有專門的檔案室，但是管理后勤檔案的人員大多為兼職，基本沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對檔案業(yè)務(wù)也不熟悉，只能進行簡單的資料收集和匯總工作，在歸檔方面問題較大，致使后勤檔案管理工作效率比較低，無法優(yōu)質(zhì)地完成檔案管理工作，也有可能會影響后勤檔案的查找與使用。

缺乏健全的管理制度 很多高校檔案管理制度不健全，在后勤部門中，各科室保存各自的檔案資料，比較分散，沒有集中管理，無法形成系統(tǒng)，而本身后勤檔案的完整性和連續(xù)性并沒有完善的制度來約束，也沒有相關(guān)檢查標(biāo)準(zhǔn)和考核制度，使得后勤檔案管理很難形成規(guī)模，并處于一個無序的狀態(tài)，致使檔案查找困難甚至是缺失。

軟硬件條件缺乏 目前后勤檔案大多采用傳統(tǒng)的存檔方式，多為紙質(zhì)檔案，互聯(lián)網(wǎng)時代檔案本應(yīng)信息化管理，但目前不僅做不到，甚至連專門存放后勤檔案資料的場所都沒有，收集的資料相對分散，不能及時歸檔，甚至因此導(dǎo)致資料缺失，既影響后勤檔案的管理，又降低了后勤檔案的使用效率，還會給某些方面的工作帶來阻礙，增添不必要的麻煩。

4 對后勤檔案管理工作的建議

增強后勤檔案意識 后勤領(lǐng)導(dǎo)乃至校領(lǐng)導(dǎo)要重視后勤部門的檔案管理，加強宣傳，促使全體成員認識到后勤檔案管理的重要性，并加強對各類檔案資料的收集、分類和歸檔。要明白檔案的重要性在于它的歷史延續(xù)性和應(yīng)用性，對以后的工作具有很重要的參考作用，嚴肅認真地對待檔案管理工作。

加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)專職檔案員 檔案員要有專業(yè)的業(yè)務(wù)知識，并且需要不斷學(xué)習(xí)最新的檔案管理辦法，適應(yīng)社會的發(fā)展，才能更好地做好后勤檔案管理工作，使得檔案的作用得到更好的發(fā)揮。所以后勤檔案管理人員必須認識到自身的責(zé)任感，認真鉆研業(yè)務(wù)知識，積極參加檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn)，提高自身檔案素質(zhì)，總結(jié)出適合自己單位實際的檔案管理模式，并在具體實踐中不斷地改進和優(yōu)化。

建立健全的檔案管理制度 要根據(jù)自己學(xué)院后勤的實際情況，制定健全的后勤檔案管理規(guī)定，完善檔案規(guī)范，嚴格按照要求和標(biāo)準(zhǔn)來制定需要存檔的文件等的收集、整理和歸檔制度，明確歸檔范圍、日期、保存期限和責(zé)任人，并且及時地進行考核和驗收，做到資料完整、按時歸檔，從而達到查找方便、高效的目的，更好地為后勤工作的開展提供便利，提高后勤工作的效率，為后勤的發(fā)展奠定好的基礎(chǔ)。

增加軟硬件投入 后勤檔案類目多，而且很多資料有持續(xù)性，如基建檔案，從立項一直到財務(wù)決算，時間跨度比較長，資料也比較多，這就需要足夠的存儲空間。并且檔案資料需要專門保管，不能隨意外借，就需要有專門的場所放置。另外，基建有很多圖紙檔案，時間久了之后查閱可能已經(jīng)泛黃，所以要利用現(xiàn)在的信息化手段做好電子檔案，以便后期查閱。資產(chǎn)檔案最好也能有專門的軟件存檔，在資產(chǎn)調(diào)撥、報廢的時候能夠快速高效地在系統(tǒng)里有所反饋，從而減少設(shè)施設(shè)備所屬部門或個人無從查證甚至是丟失的情況，做到資產(chǎn)賬目分明。

5 結(jié)語

高校后勤檔案對學(xué)校建設(shè)等在現(xiàn)如今的重要性已經(jīng)非常明顯，不僅僅是要重視，更重要的是從各方面努力去做好后勤檔案管理工作，從校領(lǐng)導(dǎo)到每一個后勤人都應(yīng)該重視并做好后勤檔案的管理工作。不僅如此，當(dāng)今世界處于科技發(fā)展迅速的時代，檔案管理工作也面臨越來越多的挑戰(zhàn)，要與時俱進，不斷改進檔案管理的方法和技術(shù)手段，為后勤工作乃至學(xué)校建設(shè)貢獻自己應(yīng)有的力量。