汽車4S店內(nèi)部控制存在的問題與對策探討

么鑫

（唐山中進捷旺汽車銷售服務有限公司，河北 唐山 063300）

當下人們購買汽車成為常態(tài)，大多數(shù)人喜歡去4S店享受服務，4S店也為許多汽車愛好者提供各項專門服務。但是很多店存在著大大小小的問題，這些問題阻礙了其發(fā)展，解決的關(guān)鍵在于加強內(nèi)部控制管理。本文對汽車4S店存在的內(nèi)控問題進行了探討，能夠為4S店的健康持續(xù)發(fā)展提供幫助。

一、汽車4S店內(nèi)控管理特點及問題研究的必要性

（一）汽車4S店內(nèi)控管理的特點

內(nèi)控管理既有優(yōu)點也有對應的缺點，它是一種自律行為，是企業(yè)為了實現(xiàn)經(jīng)濟目標、防范風險，對內(nèi)部機構(gòu)職能部門及其工作人員從事的經(jīng)營活動及業(yè)務行為進行的規(guī)范，但是不足的是實施不好的話會導致部門間關(guān)系惡化，員工凝聚力下降。

（二）汽車4S店內(nèi)控管理的必要性

經(jīng)濟的飛速發(fā)展使得汽車4S店如雨后春筍般呈現(xiàn)，為了4S店能夠持續(xù)健康發(fā)展，就需要對其管理方式和服務水平中的不足進行完善。所以有效的內(nèi)控管理是管理層思考的第一步，其有助于企業(yè)內(nèi)部各個部門之間對于利益有所爭議的時候進行平衡；有助于店內(nèi)管理者遇到風險的時候快速查找原因進而提供相應能夠風險的途徑，有助于內(nèi)部風險防范。

二、汽車4S店內(nèi)控管理的常見問題分析

（一）業(yè)務管控力度不足

汽車4S店的收益主要是在整車銷售、售后服務等業(yè)務項目中，在這些項目的某些環(huán)節(jié)中會出現(xiàn)管控力度不足的情況，例如：店內(nèi)車輛的價格可能因為店長的想法而有所波動，而一旦某一商品的銷售定價不能統(tǒng)一，那么隨之而來的就可能是整體銷售價格混亂，公司既損失了利益還損傷了名聲；銷售人員對于客戶的跟進不到位，導致客戶流失，這也是店內(nèi)銷售業(yè)績不好的原因之一；客戶購買車輛之后的售后處理中審批維修折扣規(guī)范化處理等；在事故車處理方面的環(huán)節(jié)中，理賠專員的擅自解決等。

（二）財務管控薄弱

4S店的財務工作最為需要加以規(guī)范的就是財務基礎(chǔ)工作。就財務管控來講能夠遇到常見問題做了如下總結(jié)：當4S店有整車售出時，開具發(fā)票時的不當操作，會計并未對其進行糾正、未定期進行往來賬款的核對，均會導致返利預估錯誤；財務部門的監(jiān)督作用沒有發(fā)揮出來；沒有按照實際經(jīng)營情況進行有效預算；不規(guī)范的費用審批流程以及不按照流程進行費用處理等，這些都會都到財務管控薄弱。

（三）風險管控缺失

4S店的風險管控意識淡薄，尚未建立起完善的風險管控體系，導致其在經(jīng)營過程中潛在著諸多風險因素。就其常見問題做了如下總結(jié)：物盡其用的風險管控不應只在主要業(yè)務方面，對于類似于信用管理或投資管理這樣的環(huán)節(jié)進行風險管控，不只可以幫助完善管理漏洞，還能夠幫助完善整體流程；在內(nèi)控評估的時候，因為其實際操作過于困難，所以人們將這一過程大多是形式化，這會造成風險管控體系的不完善；不只是未識別出來的風險能夠造成損失，有的已識別出來的風險因管理者或其他人對于其的不重視，并沒有進行整改防范，這完全是人為忽視了風險評估的作用。

（四）內(nèi)部審計監(jiān)督弱化

正常來講，4S店一般是在公司總部的審計部門監(jiān)督管理之下，但是這雖然有一定的好處，但是也造成了不少的問題。因為店內(nèi)不設專門的內(nèi)部審計部門，所以其只專注于業(yè)務開展，不重視自身的監(jiān)督管理，而且由于自上而下的不重視，導致就算是審計工作的方法落后了、審計人員專業(yè)素質(zhì)不能滿足需要，也不能及時得到修正，而最為嚴重的就是內(nèi)部控制建設與執(zhí)行進行監(jiān)督評價都因為這一點而不能有效提高。

三、強化汽車4S店內(nèi)控管理的對策

（一）強化關(guān)鍵業(yè)務管控

1．加強銷售環(huán)節(jié)管控，緊防漏洞與舞弊行為。

4S店要規(guī)范整車銷售流程，最好將相應流程制度整理確認分發(fā)到每個人手中。銷售總有淡季旺季之分，所以按照市場變化情況圈定價范圍以備不同店內(nèi)靈活使用，在嚴格管理的情況下防止任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)舞弊行為。銷售過程需要銷售人員的靈活反應，但是這一靈活不應體現(xiàn)在填寫銷售合同明確車價、贈送精品及相關(guān)衍生業(yè)務的金額等方面上，相關(guān)事情應在銷售經(jīng)理簽字認可的前提下，而且在得到客戶簽字確認的和同之后交回經(jīng)理確認。類似于精品銷售、精品加裝、金融按揭、保險繳費、二手車置換等項目中均應該如上操作以避免操作出現(xiàn)不規(guī)范情況。

2．強化售后服務環(huán)節(jié)管控，規(guī)范售后整體流程。

小病大修的情況不只是客戶最為討厭的行為，也是4S店一直以來想要避免的。而這一情況的出現(xiàn)和客戶到店后表明售后服務的要求之后接待流程的不完善有關(guān)，尤其是在車輛進廠檢查之后，應該和客戶一起按照出現(xiàn)問題所需要的維修項目進而核對派工單然后獲得客戶簽字認可的。而在事故車方面可能出現(xiàn)的紕漏則是來自于零件采購上，常會出現(xiàn)廠家采購以外的備件。那么在這一問題上，應該按照每年度由售后部及銷售部對零部件供應商在價格、品質(zhì)等方面進行性價比的綜合評價，以及對于相應供應商在多方面的評估報告進行決定。而且不只是按報告行事，更需要在使用的整一年度中配件主管、用品主管等做出復核性評價，將報告放置財務部以作備案，這些均是以后是否將這一供應商作為采購配件的來源的依據(jù)。

（二）加強財務內(nèi)控管理

1．強化財務審批管理。

財務監(jiān)督是4S店生存的重要保障，所有有關(guān)的資金流動不只是需要財務部的知曉簽字，更需要其在之后整理資料進行復核，最后在經(jīng)由管理層審批之后確認某一資金的流出。一個項目需要的資金大小決定了其需要得到審批權(quán)限的高低，一般來講，需要支付的金額越高所需的審批層級也就越高。在審批之后，還需要清晰記錄每筆支出的資金是什么性質(zhì)的、其用于什么項目、金額大小等都是需要寫明的點。最后的保障則是雙簽制度，其需要在一個業(yè)務經(jīng)辦人員做好方案之后，將項目所需的用款申請按照流程要求提交到上級進行確認然后經(jīng)過一級級的審批，而且在確認審批之后還需要不同審核人員對于這一項目進行復核以確保不會出現(xiàn)舞弊行為。通過建立雙簽制度，各層審批，每一筆資金有明確的去處，內(nèi)部控制管理各個部門協(xié)調(diào)配合，使得4S店營業(yè)人員更加積極努力的工作，極大地提高了工作的積極性。

2．跟蹤管理大額資金的收付

不論是小額資金還是大額資金，均需要相關(guān)人員及時與付款方或者是收款方進行對賬，這是保證店內(nèi)財務工作不會出現(xiàn)紕漏以及幫助管理者掌握店內(nèi)整體資金動向的關(guān)鍵。如何保證應收賬款能夠即時到賬，這就需要有一個完善的管理機制，通過追查付款方式來了解付款人的信譽情況，與其他部門尤其是業(yè)務部門打好配合，可以很好地做到賬款的催收工作，極大的降低4S店的經(jīng)濟損失。

3．強化預算控制，整體把控資金

財務部門不只需要保證每一筆財務的清晰，還需要做好年度預算，保證資金運營。需要對各種資金支出做好審批與復核工作，嚴格把控各種支出。雖然在實際情況中使用情況與預算過程有一定偏差，但是在保證其認真嚴格的執(zhí)行預期過程并且嚴格控制實際支出以期與預期想法一致，還需要財務人員定期整理實際與預期之間的偏差，進而找出費用預算執(zhí)行偏差。

（三）強化風險管控

1．明確風險管控重點

風險管控在4S店也會展現(xiàn)出特有的一面，完善的風險管控機制需要專人負責，一般來講，風險管理工作一般由總經(jīng)理牽頭，相關(guān)人員除了需要有一定的察覺風險的意識之外，還需要對4S店運營的各個環(huán)節(jié)都有著一定程度的了解。不同的工作使用不同評估等級，一般根據(jù)業(yè)務的重要等級還有其涉及的資金大小有關(guān)，再加上對其銷售、采購、投資、財務以及信用等方面評估進而確定風險管理重點。每一位風險管控人員應熟知風險管理范圍，以避免出現(xiàn)管控漏洞。對4S店內(nèi)各個管理部門都要進行風險管控與排查，找到重點，盡最大可能減少資金的損失。

2．開展動態(tài)風險評估

4S店都會有內(nèi)控操作手冊，應根據(jù)手冊建立起風險數(shù)據(jù)庫，搭配企業(yè)的歷史資料，旨在完善風險評估，使其能夠動態(tài)評估，以最大限度規(guī)避風險。當?shù)玫阶詈玫脑u估結(jié)果后，對于應對措施的落實程度進行提高，是最大程度避免不利影響產(chǎn)生的有效方法。通過比對歷史資料，整理出每個部門的風險值，實行規(guī)避風險的有效措施，做好的資金損失。

（四）強化內(nèi)部監(jiān)督管理

1．內(nèi)部審計加大深度廣度

4S店管理層不重視內(nèi)部審計，一般來講是一年一審，而且大多是表面工作，只注重形式，這很大程度上影響了現(xiàn)有工作按規(guī)定行事。所以應改變管理層對于內(nèi)部審計的重視程度，進而擴大審計內(nèi)容的深度與廣度，使其有新意、重內(nèi)涵，自上而下的重視內(nèi)部審計。

2．規(guī)范監(jiān)督管理工作，建立健全相關(guān)機制。

4S店在各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督管理時，應有一個規(guī)范化的流程制度，既避免被監(jiān)督人員在某一環(huán)節(jié)進行舞弊，也避免監(jiān)督人員自己的舞弊行為。

四、結(jié)論

市場經(jīng)濟快速發(fā)展，在愈加激烈的市場競爭中，只有不斷完善內(nèi)部控制管理體系，用制度規(guī)范約束企業(yè)，4S店才能夠好的規(guī)避風險，增加收益。本文從汽車4S店內(nèi)控管理現(xiàn)狀入手，通過常見問題進行闡述，從強化關(guān)鍵業(yè)務管控、加強財務內(nèi)控管理、強化風險管控、強化內(nèi)部監(jiān)督管理四方面提出了相應的解決策略。完善內(nèi)控管理可以讓企業(yè)管理有序進行，讓相關(guān)業(yè)務能夠規(guī)范化進行，在降低經(jīng)營風險的同時能夠帶來更多的效益，企業(yè)健康長遠發(fā)展。