人事檔案管理信息化建設(shè)中存在問題分析與對策

王永福

摘要：當(dāng)前，我國社會科技不斷發(fā)展，各行各業(yè)也體現(xiàn)出信息化的發(fā)展趨勢，而對于企業(yè)中的人事管理問題進(jìn)行信息化建設(shè)，對于保障相關(guān)企業(yè)的經(jīng)營效益具有重要意義。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，能夠有效提高企業(yè)辦公效率，促使企業(yè)管理環(huán)境，現(xiàn)代化程度不斷提高。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);人事檔案管理;對策

引言：

人事檔案管理作為企業(yè)管理中的重要組成部分，是否能夠有效解決其中問題對于保障信息化建設(shè)為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮重要作用具有重要意義。本篇文章將圍繞人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的重要性認(rèn)識不足、資源投入缺乏以及建設(shè)制度尚未完善三個(gè)方面的內(nèi)容展開相關(guān)討論。

1人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1相關(guān)企業(yè)對于人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足

各個(gè)大型機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行必不可缺的管理工作之一是人事檔案管理。而當(dāng)前在我國的企業(yè)、機(jī)構(gòu)中，尤其以大型機(jī)構(gòu)為典型例子，其運(yùn)作往往主要關(guān)注企業(yè)事業(yè)、企業(yè)水平以及企業(yè)發(fā)展，以上述三個(gè)方面的內(nèi)容作為核心則造成了當(dāng)前部分企業(yè)管理人員對于人事檔案管理相關(guān)工作重要性意識的缺乏。因此，人事檔案管理的信息化建設(shè)受到嚴(yán)重影響。在企業(yè)運(yùn)行中，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理雖然作為企業(yè)工作的核心內(nèi)容，但其能夠在企業(yè)運(yùn)作過程中發(fā)揮良好的輔助作用，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康的運(yùn)行方式并有效提高運(yùn)行效率，有利于企業(yè)向可持續(xù)發(fā)展的運(yùn)行狀態(tài)轉(zhuǎn)變[1]。

1.2關(guān)于人事檔案管理的信息化建設(shè)的資源投入缺乏

在各大企業(yè)的資源分配中，往往呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：大部分資源用于生產(chǎn)方面，其中也包含技術(shù)研究、生產(chǎn)設(shè)備升級等。而在大型企業(yè)或機(jī)構(gòu)中，為用戶提供良好服務(wù)，使其利益得到保障，則在很大程度上依賴于良好服務(wù)環(huán)境。因此關(guān)注環(huán)境建設(shè)中人力資源管理問題則是解決上述問題的重要內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效的人事檔案管理有利于不斷優(yōu)化內(nèi)部人事環(huán)境。但大多數(shù)企業(yè)存在對這一重要管理方面疏忽，缺乏應(yīng)用于其中的金錢、設(shè)備資源，不重視聘請人力資源管理以及檔案建設(shè)的專業(yè)人員以完善人事管理系統(tǒng)，或者存在企業(yè)中優(yōu)秀的人力資源管理人員，在整體發(fā)展中的地位較低，且未受到應(yīng)有的待遇或福利[2]。

1.3企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理信息化建設(shè)制度尚未完善全面

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化各項(xiàng)制度，一方面要求企業(yè)對于人事檔案管理方面提高重視并投入資源，另一方面則要求企業(yè)建立完善的人事檔案管理信息化建設(shè)制度，以此作為建設(shè)基礎(chǔ)，在制度的引導(dǎo)與規(guī)范下，企業(yè)職工對于相關(guān)信息進(jìn)一步完善，?也有利于不斷提高人事檔案管理工作的受重視程度。但目前普遍存在的問題是大多企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)制度不夠全面，進(jìn)而易導(dǎo)致在信息化建設(shè)的進(jìn)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，信息化建設(shè)上的管理改革未能良好的解決信息處理效率低下以及管理形式單一等問題。

2人事檔案管理信息化建設(shè)的分析與對策

2.1提高重視，強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)工作

眾所周知，企業(yè)工作只有在具有較高關(guān)注程度時(shí)才能獲得更多的投入精力。因此，從注重企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對于人事工作觀念的改革，才能夠有效提升企業(yè)內(nèi)部人員對于人事檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，為人事檔案管理信息化建設(shè)工作打開了“方便之門”，進(jìn)而有效提高各項(xiàng)建設(shè)改革、優(yōu)化工作的效率。而管理者對于人事檔案管理工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變，則在很大程度上影響企業(yè)職工。樹立關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)建設(shè)的重要部分的正確認(rèn)識。

與此同時(shí)，人力資源部的職員也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對自身工作的職業(yè)認(rèn)同感，認(rèn)識自身工作對于企業(yè)建設(shè)的重要性，并在信息化建設(shè)過程中主動學(xué)習(xí)專業(yè)技能，提高自身技術(shù)水平，并加強(qiáng)專業(yè)技能學(xué)習(xí)，以適應(yīng)社會不斷發(fā)展對于人才的需求，并且提升工作熱情，將信息化建設(shè)作為工作中的重要部分[3]。

2.2優(yōu)化資源，加強(qiáng)人事檔案管理方面的硬件、軟件升級

若企業(yè)內(nèi)部未能實(shí)現(xiàn)資源均分，而導(dǎo)致了原歸屬于人力資源管理的人力、物力、財(cái)力等發(fā)展資源向其他工作傾斜，則會使人事檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生諸多限制。因此，針對這一問題則應(yīng)當(dāng)基于不斷提高企業(yè)管理層人員對于人事檔案管理工作及其建設(shè)發(fā)展的重要性認(rèn)知，優(yōu)化企業(yè)對于人事檔案管理信息化建設(shè)工作的資源投入問題。一方面，給予人事科室職工外出培訓(xùn)、積累人事檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以及學(xué)習(xí)最新操作知識的機(jī)會，保障相關(guān)專業(yè)技術(shù)水平不斷創(chuàng)新、提高。另一方面，企業(yè)也應(yīng)為人事部門進(jìn)行硬件、軟件設(shè)施的相應(yīng)升級，保障計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)等條件能夠在人事檔案管理工作中發(fā)揮良好作用。

除此之外，相關(guān)企業(yè)也應(yīng)開設(shè)專門檔案管理室，用以對于人事檔案信息進(jìn)行可靠儲存，為人事檔案資料整理提供場所?，F(xiàn)代化的人事管理形式應(yīng)當(dāng)區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案庫，檔案管理室應(yīng)當(dāng)具有信息化的響應(yīng)優(yōu)勢，為有效提升信息處理效率提供保障。但其在防火、防潮以及安全工作方面的重視程度應(yīng)當(dāng)與傳統(tǒng)檔案室相一致，以保證檔案室內(nèi)相關(guān)文件的安全。也可為人事檔案管理工作設(shè)立專門檔案閱讀室，保障相關(guān)管理人員查閱、瀏覽人事資料過程的便捷性與安全性，規(guī)避由于部分管理人員的失誤而導(dǎo)致的人事檔案信息損失問題[4]。

2.3完善企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)制度

參照我國相關(guān)條例對于人事檔案管理信息化建設(shè)制度進(jìn)行完善是解決人事工作問題的重要前提，并且能夠有效保障信息化建設(shè)制度符合合理化與科學(xué)化的要求。與此同時(shí)，在建設(shè)中對于相關(guān)問題、數(shù)據(jù)、職員反饋的有效記錄對于不斷完善該項(xiàng)制度具有重要意義，促進(jìn)其與企業(yè)內(nèi)部建設(shè)以及外部發(fā)展相適應(yīng)。

除此之外，采用標(biāo)準(zhǔn)化語言為人事檔案制度的建設(shè)規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，有利于保障人事檔案管理信息化建設(shè)制度的規(guī)范性，使其在后續(xù)落實(shí)中得到有力保障。新的制度建設(shè)中應(yīng)該展開定期的內(nèi)部考核，將考核結(jié)果錄入檔案系統(tǒng)作為后續(xù)薪資調(diào)整、獎金與福利發(fā)放的部分參照指標(biāo)。

結(jié)束語：

綜上所述，對于企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的各類問題展開具有針對性的分析以及策略探討，才能夠使制度不健全、投入資金不足以及缺乏重要性認(rèn)識等問題得到有效解決。從而保證相關(guān)企業(yè)以健康的發(fā)展?fàn)顟B(tài)在激烈的市場競爭中獲得優(yōu)勢，對于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊金明. 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及提升策略[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：150+152.

[2]劉璟尉. 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020（11）：3-4.

[3]賀露露. 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020（17）：16-18.

[4]王靜茹. 探究“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代人事檔案管理信息化建設(shè)[J]. 中國管理信息化，2020，23（16）：184-185.