新時(shí)期做好高校檔案管理工作的策略探討

王 越

（山東石油化工學(xué)院，山東 東營(yíng) 257000）

在高校的發(fā)展當(dāng)中，檔案管理工作是非常重要的，其記錄著高校發(fā)展變化的全部?jī)?nèi)容，對(duì)于教職人員與學(xué)生都有著關(guān)鍵意義。在新時(shí)期，提高高校檔案管理工作水平，讓檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，是高校檔案管理人員需要深入研究的重要問題。

一、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的重要意義

作為現(xiàn)階段管理當(dāng)中的重要組成部分，檔案管理在高校管理工作當(dāng)中有著不可或缺的作用。通過檔案管理能夠?qū)Ω咝０l(fā)展過程中的各方面活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，因此，檔案就是呈現(xiàn)高校發(fā)展情況的資料。通過檔案記錄能夠?qū)Ω咝０l(fā)展過程中的各方面問題與優(yōu)勢(shì)進(jìn)行明確，為將來的進(jìn)一步發(fā)展打下基礎(chǔ)，同時(shí)還可以為未來的改革提供數(shù)據(jù)支持。借助對(duì)檔案的分析，能夠不斷進(jìn)行改革，以此來進(jìn)一步提高管理水平。[1]因此在高校的發(fā)展過程中一定要在檔案當(dāng)中不斷發(fā)現(xiàn)問題，同時(shí)結(jié)合檔案當(dāng)中的一些重要信息來進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)而提高管理工作的效率與質(zhì)量，同時(shí)推動(dòng)高校的進(jìn)一步發(fā)展。

二、高校檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）高校檔案的來源變得更為廣泛

現(xiàn)階段，高校檔案資料當(dāng)中不僅有教育教學(xué)的相關(guān)工作內(nèi)容，還涉及了對(duì)學(xué)生的管理、科研、行政管理、人事管理等不同內(nèi)容的資料。這就使得高校檔案管理工作變得愈發(fā)困難。同時(shí)，高校檔案在每年都有積累的現(xiàn)象，這也會(huì)讓檔案的數(shù)量與內(nèi)容變得越來越多。

（二）管理業(yè)務(wù)復(fù)雜

不管是教師檔案、職工檔案還是學(xué)生檔案，在高校檔案當(dāng)中的管理業(yè)務(wù)都是相當(dāng)復(fù)雜的。因?yàn)榻處熢谖覈?guó)屬于比較特殊的人力資源，所以，教師在學(xué)校與單獨(dú)的行政教育部門都擁有個(gè)人信息文件。如果出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)，檔案管理工作人員一定要及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門進(jìn)行修改并對(duì)檔案進(jìn)行刪除。[2]而對(duì)于學(xué)生檔案來說，一旦學(xué)生在畢業(yè)以后一定要及時(shí)遵循一系列程序來對(duì)檔案進(jìn)行刪除。雖然現(xiàn)階段對(duì)于學(xué)生檔案的管理已經(jīng)向著信息化方向發(fā)展，但是在實(shí)用性、安全性及可靠性方面，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式的應(yīng)用依舊較為普遍。

（三）高校院系檔案更具有互動(dòng)性

隨著我國(guó)科技水平的不斷提升，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展取得了很大進(jìn)步。在高校檔案管理當(dāng)中對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，能夠使各項(xiàng)工作的聯(lián)系更加緊密，各個(gè)平臺(tái)之間的交流也能夠越來越頻繁。這樣既能夠強(qiáng)化師生之間的交流，還能夠使高校檔案管理工作的互動(dòng)性得到進(jìn)一步提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。[3]

（四）種類繁多，管理繁瑣

高校檔案有著種類多、管理復(fù)雜的特點(diǎn)。對(duì)于檔案類型來說，高校檔案當(dāng)中涵蓋了學(xué)校行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、科學(xué)研究檔案、基礎(chǔ)設(shè)施檔案、學(xué)生信息檔案以及職員檔案。這些檔案的類型不同，其特性也有很大的差異，因此無法進(jìn)行統(tǒng)一管理。在這些檔案中，學(xué)校行政與教師檔案的穩(wěn)定性低、申請(qǐng)率也很低。對(duì)于學(xué)生檔案的記錄來說一定要每年進(jìn)行更新，同時(shí)學(xué)生記錄也難免會(huì)被移動(dòng)。[4]因此檔案管理工作人員一定要在學(xué)生記錄工作上投入更多的時(shí)間與精力，以此來保證各學(xué)生記錄的準(zhǔn)確性?？蒲袡n案一定要結(jié)合科研成果不斷進(jìn)行更新，要求管理工作要迅速、完整。

三、新時(shí)期高校檔案管理工作當(dāng)中存在的問題

（一）重視程度不夠

現(xiàn)階段，一些高校對(duì)于檔案管理工作還不夠重視，這就造成了檔案管理工作始終比較薄弱。另一方面，由于高校的檔案管理工作通常都比較復(fù)雜、工作量大，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式管理效率普遍較低，進(jìn)而導(dǎo)致工作人員的工作熱情不高。再加上硬件設(shè)施與軟件設(shè)施相對(duì)落后，對(duì)于高校檔案管理工作的質(zhì)量與效率造成了很大程度的影響，并且管理人員自身的專業(yè)能力并沒有隨著管理技術(shù)的發(fā)展而更新，使得管理水平不高，高校檔案管理工作的問題也在不斷發(fā)生。

（二）高校檔案管理制度不健全

可以說，目前我國(guó)大部分的高校檔案管理制度還不完善，相應(yīng)的管理體制落后，嚴(yán)重阻礙了高校的正常發(fā)展。而通過相應(yīng)的調(diào)查，我們能夠發(fā)現(xiàn)造成這一問題的主要原因是相關(guān)的高校檔案部門對(duì)人事人才檔案管理沒有進(jìn)行專門的規(guī)定，從而就造成了對(duì)高校檔案的管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，另外，在高校發(fā)展中難免會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的問題，大部分的高校對(duì)于檔案管理人員卻沒有相應(yīng)的處罰，使得高校檔案管理人員對(duì)檔案管理的規(guī)定不能嚴(yán)格執(zhí)行，從而對(duì)高校檔案管理規(guī)定的落實(shí)工作產(chǎn)生了不利的影響。

（三）檔案管理信息化水平有待提升

目前大部分的高校仍然通過紙質(zhì)手工的保管方式，這種方式的保管環(huán)境不佳，同時(shí)編制缺乏科學(xué)性，這就使得在查找檔案的過程中非常麻煩，在很大程度上降低了檔案的使用效率。[5]同時(shí)，當(dāng)前的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施也應(yīng)該引起相應(yīng)的重視。在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，對(duì)于服務(wù)器與存儲(chǔ)器的需求量是非常大的，并且還需要通過專業(yè)的軟件來進(jìn)行檔案的錄入與管理工作，平常的維護(hù)管理工作也是必不可少的。因此，對(duì)于檔案管理工作的資金投入不僅要考慮硬件設(shè)施，還要考慮到日常的維護(hù)。目前，高校對(duì)于全面維護(hù)的資金投入還相對(duì)較少，使得檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備比較落后。

（四）人員素質(zhì)問題

現(xiàn)階段，高校檔案管理部門在人員方面還存在著許多問題，其中最主要的就是管理人員短缺，整體的管理水平較低。尤其是專業(yè)的信息化人才，既具備信息化專業(yè)水平，又掌握檔案管理的人才是十分缺乏的，這就導(dǎo)致了高校配置的信息化設(shè)備發(fā)揮不出相應(yīng)的作用及價(jià)值。[6]比如對(duì)于電子文件和檔案信息的采集、儲(chǔ)存和維護(hù)工作，如果檔案管理人員不夠了解信息技術(shù)，對(duì)于龐大的檔案資源信息就沒有辦法進(jìn)行充分利用，導(dǎo)致工作效率受到影響。

四、新時(shí)期做好高校檔案管理工作的策略

（一）提高高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視

在高校當(dāng)中，檔案作為第一手歷史發(fā)展資料，是高校發(fā)展過程中必不可少的重要部分，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要予以重視，在檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)配置專業(yè)的工作人員，因此高校對(duì)于檔案管理人員的編制制度要加以優(yōu)化，并增大投入力度，進(jìn)而讓整個(gè)社會(huì)都能夠?qū)n案管理工作的重要性有所了解。所以，一定要?jiǎng)?chuàng)建健全的管理制度，引起高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員與配套設(shè)備，同時(shí)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，科學(xué)規(guī)范化地收集、整理、匯編、存檔和利用檔案，發(fā)揮檔案在高校建設(shè)發(fā)展中應(yīng)有的功能和效率。

（二）規(guī)范管理制度

高校想要切實(shí)的提升檔案管理水平，第一步就是要根據(jù)高校的實(shí)際情況建立健全的檔案管理制度并予以落實(shí)。在這個(gè)過程中需要高校的管理方式與管理水平能夠跟上時(shí)代進(jìn)步的步伐，建立信息化的檔案管理體系。[7]檔案管理工作一定要將相關(guān)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，同時(shí)將管理水平與員工績(jī)效進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以此來提高檔案管理水平。另一方面，高校檔案管理工作還需要嚴(yán)格遵循國(guó)家法律，同時(shí)根據(jù)高校的發(fā)展需求來制定出有本校特色的管理體系，并且需要各個(gè)檔案管理人員能夠嚴(yán)格遵守高校管理制度，將重要檔案的保密工作做到位，以此來提高高校檔案管理工作的價(jià)值。最后，還應(yīng)該提高檔案管理人員的責(zé)任心，進(jìn)而確保檔案管理工作的作用。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理方法

隨著我國(guó)科技水平的不斷提升，信息化時(shí)代已經(jīng)到來，信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。所以，高校檔案管理工作也需要進(jìn)行信息化建設(shè)，以此來提高檔案管理水平與管理效率，并且還可以使管理成本得到進(jìn)一步降低。信息化技術(shù)在當(dāng)前的高效管理當(dāng)中一般應(yīng)用在高校檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，借助該系統(tǒng)能夠讓高校管理工作更加科學(xué)化、合理化，使高校對(duì)學(xué)生與教師的信息有一個(gè)充分的了解與掌握，并且能夠使高校教職員工對(duì)高校的發(fā)展與時(shí)代發(fā)展有一個(gè)更加清晰的認(rèn)識(shí)，做到胸懷大局，眼光長(zhǎng)遠(yuǎn)，為科學(xué)決策奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)和能力對(duì)高校檔案管理工作有非常直接的影響。所以，為了有效地提高高校檔案管理工作的質(zhì)量和水平，保證高校檔案管理工作的健康發(fā)展，必須要努力提升檔案管理人員的素養(yǎng)。可以定期地舉行一些檔案管理知識(shí)方面的培訓(xùn)，使管理人員能夠?qū)π碌闹R(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)得到了解和掌握，從而不斷地提高他們的管理技能和水平，能夠?qū)h和政府制定的有關(guān)檔案管理工作方面的政策和法律法規(guī)有充分的了解，對(duì)自身的專業(yè)理論知識(shí)方面的技能不斷地強(qiáng)化，用專業(yè)的檔案管理知識(shí)和理論來指導(dǎo)管理工作，不斷地適應(yīng)當(dāng)代高校檔案管理的新要求。[8]同時(shí)要對(duì)高校檔案管理人員進(jìn)行充分的思想素質(zhì)教育，使他們能夠以身作則，對(duì)待工作嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任感，為管理工作盡自己最大的貢獻(xiàn)和努力。除此之外，高校也要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的關(guān)心，使他們?cè)诠芾砉ぷ髦畜w會(huì)到溫暖，提高他們的工作積極性，以至推動(dòng)整個(gè)高校檔案管理工作的發(fā)展。

綜上所述，提高新時(shí)期檔案管理工作的水平是非常關(guān)鍵的。但是，對(duì)于現(xiàn)階段的高校檔案管理工作來說，與新時(shí)期的要求依舊有著很大的差距。因此，高校必須明確新時(shí)期檔案管理發(fā)展當(dāng)中相關(guān)工作的變化，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，通過對(duì)檔案管理工作效率的不斷提升，進(jìn)一步適應(yīng)高校發(fā)展的要求。