淺談現(xiàn)代企業(yè)會議管理

文/馬樹元 周麗欣 朱春成 李旭然（國網(wǎng)通用航空有限公司）

在現(xiàn)代企業(yè)中，會議成為管理者提升管理效率的重要手段之一。對于企業(yè)來說，會議是信息溝通的渠道，更是利益相關(guān)方相互協(xié)調(diào)的場所。因此，多數(shù)企業(yè)都逐步形成“無會不成企，無企不開會”的傳統(tǒng)。然而，現(xiàn)實生活中，關(guān)于會議管理的抱怨也較為繁雜，諸如部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)整天應(yīng)付于各種會議，部分職能部門淹沒在企業(yè)的文山會海之中，等等。因此，本文認(rèn)為，有必要從管理者的角度深入探究現(xiàn)代企業(yè)中會議管理的具體功能、適用情景和顯現(xiàn)效果，同時指出提高會議管理成效的相應(yīng)對策。

一、會議管理的具體功能

一般而言，會議是指企業(yè)管理者為解決某些問題或為達成一致性的目的而在企業(yè)內(nèi)部開展的探討活動。對于管理者而言，通過企業(yè)會議可以快速地實現(xiàn)歸攏團隊、了解實際、整合方向和動態(tài)調(diào)整等目的，進而提升企業(yè)的管理效率和管理質(zhì)量，最終實現(xiàn)企業(yè)的既定目標(biāo)。從管理者的角度來看，企業(yè)會議主要包括以下四個方面的功能。

第一，歸攏團隊。企業(yè)管理者，尤其是中大型企業(yè)的高層管理者，無法全面地了解到企業(yè)員工的所有情況，包括員工的基本信息、工作情況以及困難挫折等。在互聯(lián)網(wǎng)時代，尤其是移動互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)視頻會議突破了地域和場所的限制，讓管理者能夠盡可能地與企業(yè)的所有員工產(chǎn)生有益的聯(lián)系，拉近員工對管理者和企業(yè)組織的情感關(guān)系，增強員工對組織的認(rèn)可度和依賴感。同時，視頻會議也讓管理者快速地了解到員工們的具體情況，進而實現(xiàn)歸攏團隊的功效。

第二，了解實際。對于生產(chǎn)經(jīng)營較為分散的企業(yè)而言，其管理者很難全面地了解到企業(yè)不同生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域的具體工作，特別是對于第一線的生產(chǎn)運作流程無法做到及時的跟蹤和監(jiān)督。在信息不對稱的情況下，企業(yè)管理者有時候在經(jīng)營決策的過程中無法作出準(zhǔn)確的判斷和制定合理的政策。更為嚴(yán)重的是，信息不對稱很容易給企業(yè)的決策帶來偏差，影響企業(yè)的長遠發(fā)展。企業(yè)會議能夠通過基層員工的情況匯報，可以使管理者第一時間了解到生產(chǎn)一線的實際工作情況和相應(yīng)的生產(chǎn)需求。

第三，整合方向。隨著技術(shù)發(fā)展和行業(yè)商情的快速變動，管理者和基層員工分別掌握著不同的一手信息。為保證企業(yè)的經(jīng)濟利益，管理者和基層員工很有可能按照各自的理解去管理和運作。這種方向上的偏差很有可能給企業(yè)帶來內(nèi)部的資源耗損和利益損失。企業(yè)會議可以為管理者和基層員工提供有益的溝通橋梁，實現(xiàn)雙方信息的互聯(lián)互通?；陔p方掌握的一手信息，企業(yè)內(nèi)部形成統(tǒng)一的政策方案和執(zhí)行方向，避免出現(xiàn)內(nèi)部的管理偏差和資源內(nèi)耗。

第四，動態(tài)調(diào)整。企業(yè)的競爭力很大程度上取決于企業(yè)組織的快速反應(yīng)能力。企業(yè)的既定方針、政策和生產(chǎn)計劃并不會一成不變，而是隨著外界情況的變化而不斷演變的。企業(yè)高層管理者制定或調(diào)整的政策如何快速地傳遞到基層，同時企業(yè)又如何從基層搜集相應(yīng)的信息來調(diào)整企業(yè)的政策，這將成為企業(yè)管理者需要考慮的問題。企業(yè)會議恰好是管理者實現(xiàn)政策快速傳遞和動態(tài)調(diào)整的重要平臺。企業(yè)會議可以將制定的政策快速傳遞到基層，同時也可以快速獲取基層的實際情況，實現(xiàn)政策的動態(tài)調(diào)整。

二、企業(yè)會議的適用情景

盡管前文闡述了會議管理對企業(yè)管理者的重要意義，但是并不是意味著企業(yè)管理者要毫無約束地開展企業(yè)會議。在現(xiàn)實生活中，有的企業(yè)管理者過度地使用會議管理，導(dǎo)致其管理效力無法顯現(xiàn)，同時基層員工也更加厭煩企業(yè)會議。因此，作為管理手段，企業(yè)會議的應(yīng)用需要具備一定的條件，或者說，企業(yè)會議需要找到合適的應(yīng)用場景。

對于管理者而言，企業(yè)會議是有效的管理手段，但并不是包治百病的靈丹妙藥。管理者在何時、何地以及采取何種方式開展企業(yè)會議應(yīng)當(dāng)是其要掌握的一項管理技能。企業(yè)會議的適用情景應(yīng)該由管理者根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)、工作內(nèi)容以及時間要求來靈活把控。

更為具體地說，第一，依據(jù)企業(yè)的性質(zhì)而言，會議尤其是視頻會議更適合被生產(chǎn)運作地點較為分散的企業(yè)所采納，比如負(fù)責(zé)電網(wǎng)巡線業(yè)務(wù)的公司，就需要管理者通過視頻會議的方式來及時了解到當(dāng)前生產(chǎn)作業(yè)的基本情況、面臨的業(yè)務(wù)問題和形成的有效經(jīng)驗，方便管理層進一步科學(xué)地管理企業(yè)。第二，根據(jù)企業(yè)的工作內(nèi)容來看，會議比較適合應(yīng)用在臨時性的具體業(yè)務(wù)需要由多部門共同來完成的企業(yè)，比如某公司的組塔吊裝業(yè)務(wù)，就需要多部門協(xié)調(diào)完成，高層管理者可以通過會議實現(xiàn)方向統(tǒng)一、高效協(xié)調(diào)的目的，加快公司業(yè)務(wù)的進展速度，保質(zhì)保量完成既定目標(biāo)。第三，從業(yè)務(wù)的時間要求來考慮，會議更加適合于業(yè)務(wù)緊急的企業(yè)。比如，某公司承擔(dān)著電網(wǎng)緊急救援的重任，面對突如其來的雷暴天氣等自然災(zāi)害，管理者需要盡快通過會議來組織相關(guān)力量以及制定具體的應(yīng)對策略?？偠灾?，會議尤其是視頻會議更加適合于地域分散、共同協(xié)作和業(yè)務(wù)緊急的相關(guān)企業(yè)。

需要指出的是，前文的論述并不是表明，其他類型的企業(yè)不需要開展會議，而是其他類型的企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡可能地根據(jù)工作的實際情況而減少會議的頻次和壓縮會議的時長，讓業(yè)務(wù)工作者有更多的時間去開展相關(guān)業(yè)務(wù)。比如說，保險、證券等涉及產(chǎn)品銷售的企業(yè)應(yīng)當(dāng)適時地減少會議頻次和時長，讓業(yè)務(wù)人員有更多的時間去開拓市場和接觸客戶，以此來增加企業(yè)的核心優(yōu)勢。

此外，企業(yè)也應(yīng)該根據(jù)部門的不同而有選擇性地采取會議的管理手段。比如說，企業(yè)的職能部門相對來說業(yè)務(wù)較為規(guī)范統(tǒng)一，早已成文的規(guī)章制度能夠很好地起到管理的效果，無需再使用會議的管理手段。一般而言，會議通常是被用來解決應(yīng)急的問題，而非標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的管理實務(wù)。因此，企業(yè)管理者應(yīng)該根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)的需求和管理的需要來選擇性采取會議手段。

三、企業(yè)會議的顯現(xiàn)效果

已有文獻表明，企業(yè)會議可以提高管理的效率和質(zhì)量，進而實現(xiàn)企業(yè)的既定目標(biāo)。從管理者的視角來看，會議管理的顯現(xiàn)效果最為直接的體現(xiàn)就是基層員工和企業(yè)組織的正向變化。因此，本文認(rèn)為，對于基層員工而言，會議管理可以實現(xiàn)其意識增強和技能提升的顯現(xiàn)效果；對于企業(yè)組織而言，會議管理則可實現(xiàn)管理規(guī)范和運作科學(xué)的顯著成效。

第一，意識增強?；鶎訂T工是企業(yè)組織生產(chǎn)發(fā)展的重要資源和絕對基礎(chǔ)。基層員工對企業(yè)的認(rèn)可和信賴是保證基層員工長期堅守崗位并持續(xù)付出奉獻的重要條件。企業(yè)會議可以實現(xiàn)企業(yè)管理者對上層精神的傳達和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷的傳遞，讓基層員工感受到組織的溫暖，提升其組織歸屬感和企業(yè)忠誠度。此外，扭轉(zhuǎn)并改變基層員工的錯誤觀念和危險做法也是確保企業(yè)安全生產(chǎn)的重要舉措。企業(yè)會議還可以將其他企業(yè)的錯誤事件進行反思學(xué)習(xí)以及內(nèi)部企業(yè)的犯錯行為進行內(nèi)部通報，以此來增強基層員工安全生產(chǎn)的意識。

第二，技能提升。技能共享是提升組織生產(chǎn)運作水平的便利方法。一般而言，企業(yè)的技能共享通常采取業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能知識載體化等形式。對于簡單實用的技能，企業(yè)視頻會議可以實現(xiàn)更好地共享，尤其是可以突破地域范圍的限制來快速傳播良好的工作經(jīng)驗。同時，企業(yè)會議可以形成不同專業(yè)人才的聚集池，對于難以克服的技術(shù)問題，通過企業(yè)會議，不同專家可能會提出各種各樣的解決方案，有助于企業(yè)更加快捷地解決實際問題，同時提升參會人員的技能水平。

第三，管理規(guī)范。企業(yè)的管理成效主要體現(xiàn)在企業(yè)政策的落實情況和相關(guān)獎懲的實施情況。企業(yè)的政策落實情況需要深入基層員工的內(nèi)心，并且需要長時間、不間斷地宣貫，讓其形成潛意識的守則能力。從政策的宣貫和落實來看，視頻會議不僅可以向下宣貫企業(yè)的方針、政策及發(fā)展計劃，同時也可以通過基層的匯報來快速檢查企業(yè)的政策落實情況，從而實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化管理。此外，從獎懲的實施情況來看，視頻會議可以憑借通報批評錯誤典型來規(guī)范企業(yè)的正常管理，從而形成團結(jié)守則的組織團體。

第四，運作科學(xué)。企業(yè)的生產(chǎn)運作并不是人、材和物的簡單組合，而是需要一整套合適的運作管理計劃。任何企業(yè)的生產(chǎn)都不是最優(yōu)的，都有可以提高的空間，最終實現(xiàn)精益生產(chǎn)。如何能夠摸索出一套科學(xué)的運作方案和實現(xiàn)不斷地精益調(diào)整，是任何企業(yè)追求競爭力的必要途徑。傳統(tǒng)意義上的生產(chǎn)運作都是不同部門間的分工合作，這會在很大程度上限制精益調(diào)整的可能性。企業(yè)視頻會議可以將不同部門的人員集合在一起，可以拓寬其交流的渠道和增加其交往的機會，在會議的探討中不斷形成更加精益化生產(chǎn)運作的計劃，實現(xiàn)運作管理的科學(xué)性。

四、會議效果的提升對策

前文已闡述會議管理的顯現(xiàn)效果，但是要想實現(xiàn)高質(zhì)量高效率的會議管理，還需要管理者進一步加強對會議管理的理解和應(yīng)用。為此，本文基于前文的討論提出如下的對策建議。

第一，從會議原則的角度來說，會議管理要實現(xiàn)常態(tài)化、規(guī)范化和科學(xué)化。具體而言，會議管理要常態(tài)化運作，特別是根據(jù)以往的經(jīng)驗選擇合適的節(jié)點來常態(tài)化開展會議，以此來保證業(yè)務(wù)工作的高效進行；同時，會議管理要規(guī)范化運作，尤其是會議管理需要制定出成熟的流程和具體的規(guī)范，以此來減少會議過程中不必要的討論和無意義的交流；此外，會議管理更要科學(xué)化運作，特別是會議過程中形成的決議、經(jīng)驗和教訓(xùn)都要存檔管理，以此來形成系列化的技能儲備、知識產(chǎn)權(quán)和核心能力等。

第二，從會議內(nèi)容的角度來看，會議管理要按需實施、區(qū)別對待和靈活把控。其中，按需實施是指企業(yè)會議應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)的需求而提出，需求的節(jié)點大致出現(xiàn)在業(yè)務(wù)的啟動期、結(jié)束期和問題應(yīng)對期。業(yè)務(wù)啟動期主要用于統(tǒng)一思想、把控方向和制定方案，結(jié)束期主要用于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)和實施相關(guān)獎懲，問題應(yīng)對期主要用來匯聚力量共克難題。區(qū)別對待是指企業(yè)會議應(yīng)該根據(jù)需要而有選擇性地舉行，特別是對于參會人員的把控、會議的具體形式等更是如此。不同的會議需要不同的人員參加，也需要采取不同的會議形式，這樣方便節(jié)省時間和具體管理。靈活把控是指企業(yè)會議采取“抓大放小”的方式來管理。對于不重要的會議內(nèi)容，管理者可以采用內(nèi)部文件、微信管理等手段來實現(xiàn)，而非必須舉行會議。

第三，從會議形式的角度來說，會議管理要松緊適度、嚴(yán)肅活潑和形式多樣。松緊適度主要是指企業(yè)會議應(yīng)該區(qū)分日常會議和臨時會議，日常會議要做到時間上緊而內(nèi)容上松，臨時會議要做到時間上松而內(nèi)容上緊，松緊適度的會議管理讓業(yè)務(wù)運作更加便利。嚴(yán)肅活潑是指會議的整體效果要讓企業(yè)的基層員工既感受到會議的正規(guī)性，也要讓參會人員勇于發(fā)言，敢于講話，做到嚴(yán)肅活潑相結(jié)合。形式多樣是指管理層可以走出會議室的開會方式、走向一線工作場地開會，轉(zhuǎn)向移動互聯(lián)網(wǎng)的會議形式，進而增加會議的實施效果和員工良好反響。

五、結(jié)語

企業(yè)會議是管理者必備的管理技能，但并不是解決任何問題的靈丹妙藥。管理者不能毫無節(jié)制地過度使用會議來增加管理者的權(quán)威和提升企業(yè)的業(yè)務(wù)能力。對于企業(yè)而言，首選的管理手段應(yīng)當(dāng)是制定出科學(xué)有效的規(guī)章制度并嚴(yán)格地遵守執(zhí)行，而企業(yè)會議只不過是管理者用來處理預(yù)測之外緊急事件的高效手段。因此，管理者既要明白會議管理的功能，也要熟悉會議管理的適用范圍，更要明確會議管理的顯現(xiàn)效果。當(dāng)然，最重要的是，管理者應(yīng)當(dāng)形成一套常態(tài)化、規(guī)范化、科學(xué)化的會議管理模式，同時也要從會議內(nèi)容方面做到按需實施、區(qū)別對待和靈活把控，進而在會議的形式上實現(xiàn)松緊適度、嚴(yán)肅活潑和形式多樣，以此來提升會議管理的質(zhì)量和效率。