試論行政事業(yè)單位企業(yè)優(yōu)化檔案管理的方法

秦芳

（廣饒縣行政審批服務(wù)局，山東 廣饒 257300）

隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展，行政事業(yè)中的檔案管理是非常復(fù)雜的工作，如果管理手段不佳那么則會(huì)阻礙行政事業(yè)單位的發(fā)展，目前我國(guó)各行各業(yè)都越來(lái)越重視事業(yè)單位檔案管理的重要性，充分將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，要構(gòu)建完善的管理機(jī)制和管理手段，通過(guò)更加先進(jìn)、科學(xué)的手段來(lái)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用，為事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題分析

（一）管理制度不夠完善

行政事業(yè)單位的整體發(fā)展過(guò)程中，要結(jié)合相關(guān)專業(yè)采取更加科學(xué)的管理，在發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案信息管理的建設(shè)不能給予高度重視，專業(yè)人員在檔案管理上缺乏完善的管理手段[1]，同時(shí)也缺乏完善管理機(jī)制，很多違規(guī)操作的出現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量無(wú)法保證。

（二）檔案管理設(shè)施較落后

在行政事業(yè)單位中要根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，購(gòu)置完善的管理設(shè)備。傳統(tǒng)的、落后的設(shè)備會(huì)導(dǎo)致檔案管理非常的凌亂和復(fù)雜，后期完善問題也無(wú)法保證，很多的那位甚至都沒有在辦公環(huán)境將給予資金支持，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法獨(dú)立辦公，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。

（三）管理人員綜合素質(zhì)較差

行政事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，組織檔案管理人員參與專業(yè)和綜合素質(zhì)培訓(xùn)。不過(guò)對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，工作人員流動(dòng)性非常強(qiáng)，工作調(diào)整的過(guò)程中缺乏交流，因此導(dǎo)致工作團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)較差，從而影響檔案管理的整體水平。

（四）缺乏信息化

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，很多工作的開展都積極融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，從而提高工作的效率和質(zhì)量。不過(guò)分析當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀，信息化應(yīng)用程度不高，主要就是由于檔案信息化滲透能力較差，很多部門都缺乏對(duì)這種工作模式的了解，檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源整合，從而出現(xiàn)了信息與記錄不匹配的情況。一些部門對(duì)檔案管理未能給予合理重視度，從而投入的人力、物力和財(cái)力的力量不足，阻礙了檔案管理的效率提升。

二、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）創(chuàng)新管理思路，針對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)

第一，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，就必須順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步，從管理理念到管理手段都要給予完善，從而才能真正符合現(xiàn)代化管理的需求，制定完善的管理對(duì)策，制定系統(tǒng)化、有效的管理手段。第二，采用現(xiàn)代化信息管理手段來(lái)促進(jìn)創(chuàng)新管理。檔案管理的過(guò)程是非常復(fù)雜、細(xì)致的，行政事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中，需要通過(guò)信息管理來(lái)提高管理效率和質(zhì)量，減少工作中存在的問題，在事業(yè)單位內(nèi)部管理中，需要構(gòu)建現(xiàn)代化管理理念，制定完善的管理制度，構(gòu)建更加完善的平臺(tái)，從而預(yù)后利于促進(jìn)信息化進(jìn)程發(fā)展[2]。

（二）促進(jìn)人才管理的創(chuàng)新，有利于促進(jìn)檔案管理專業(yè)水平

第一，堅(jiān)持以人為本的管理理念。要優(yōu)化傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，充分將管理人才的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，避免長(zhǎng)期枯燥的工作環(huán)境導(dǎo)致管理人員失去創(chuàng)新的信心和能力，要鼓勵(lì)老員工也要不斷突破自我，完善自身專業(yè)技術(shù)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提高信息化管理能力，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平。第二，要重視對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)。信息時(shí)代發(fā)展的當(dāng)下，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出更高的要求，還要完善管理人員的計(jì)算機(jī)和信息應(yīng)用技術(shù)，不斷完善自身專業(yè)知識(shí)體系，工作積極的人員要給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，重視人才的培訓(xùn)，提高管理的基本技能，提高管理檔案水平。

（三）構(gòu)建創(chuàng)新制度，提高檔案管理的規(guī)范化

當(dāng)前行政單位在檔案管理上存在的主要問題，就是管理模式過(guò)于單一、整體水平較差等，因此需要構(gòu)建完善的管理機(jī)制，不斷創(chuàng)新新型的管理手段。同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員必須給予檔案管理的高度重視，優(yōu)化資源配置，選擇科學(xué)、合理的管理手段，提高檔案的利用率和應(yīng)用價(jià)值。要保證管理制度權(quán)威性，將制度作為檔案管理發(fā)展的方向，將檔案的真實(shí)性和全面性優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。

（四）構(gòu)建檔案信息共享，提高檔案的應(yīng)用價(jià)值

在檔案管理過(guò)程中，需要非常完善的資料作為支持，利用資料管理科提高行政單位的綜合水平，通過(guò)科學(xué)、專業(yè)的數(shù)據(jù)資料來(lái)提高檔案的全面性。通過(guò)信息化術(shù)開展管理，能夠?qū)崿F(xiàn)管理資料信息的共享，通過(guò)信息共享促進(jìn)行政事業(yè)單位的全面溝通交流，從而促進(jìn)事業(yè)單位對(duì)檔案資料有更加充足的了解，提高事業(yè)單位自身的工作效率，事業(yè)單位在有效時(shí)間內(nèi)真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

（五）構(gòu)建完善、科學(xué)的工作機(jī)制

隨著時(shí)代的發(fā)展，行政事業(yè)單位在開展檔案管理過(guò)程中，要積極開展創(chuàng)新，并且應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，可有效提高檔案管理的效率。行政事業(yè)單位需要制定和落實(shí)工作機(jī)制，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，構(gòu)建信息化檔案管理體系，推動(dòng)事業(yè)的順利開展。

三、小結(jié)

因此針對(duì)管理模式的改變，事業(yè)單位及管理人員也要轉(zhuǎn)變管理思維，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完善檔案管理的設(shè)備、設(shè)施等，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展應(yīng)用。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，要構(gòu)建完善的管理機(jī)制和管理手段，通過(guò)更加先進(jìn)、科學(xué)的手段來(lái)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用，為事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。