淺談檔案管理助推現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新路徑

楊亞

（國網(wǎng)江蘇省電力有限公司阜寧縣供電分公司，江蘇 鹽城 224499）

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)給人們帶來了便捷的生活，這不僅改變了生活方式，也改變了工作方式。隨著數(shù)字存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用，許多企業(yè)和公司已經(jīng)放棄了傳統(tǒng)檔案的建立，創(chuàng)造了數(shù)字檔案館，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式儲存，網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案庫，可以做到及時提供人們利用，實現(xiàn)資源共享化和便捷化。

一、信息技術(shù)在檔案管理中的重要性

（一）為數(shù)據(jù)共享提供有效的保障

隨著信息時代的深入，傳統(tǒng)的檔案管理逐漸被新的信息技術(shù)手段所取代。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用主要是通過網(wǎng)絡(luò)平臺來保證信息傳遞的便捷性、有效性和及時性，達(dá)到信息資源共享和流動有序的管理目的，在企業(yè)檔案管理的過程中起到了十分重要的作用。一是在信息技術(shù)為支撐的前提下，企業(yè)可以運用電子化處理方式來整合和歸納檔案信息，進(jìn)而達(dá)到信息的有效查詢、調(diào)用和流動共享;二是檔案管理的目的是為了將復(fù)雜無章的企業(yè)信息、資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、存檔和調(diào)用，信息技術(shù)在這一方面提供了不可取代的技術(shù)支撐，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的資源共享，節(jié)省不必要的資源和時間;三是在企業(yè)檔案管理中運用信息技術(shù)符合時代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的需求，檔案數(shù)據(jù)信息在企業(yè)中的價值隨著發(fā)展日益凸顯，只有將這些數(shù)據(jù)檔案的價值充分發(fā)揮出來，才能實現(xiàn)讀取共享。

（二）有效節(jié)約成本，提高管理效率

在企業(yè)檔案管理中，由于企業(yè)信息、資料和數(shù)據(jù)量巨大，處理后的企業(yè)信息、資料和數(shù)據(jù)具有多樣化的特點，所以檔案管理工作量較大且十分復(fù)雜，對待這些企業(yè)信息、資料、數(shù)據(jù)必須要進(jìn)行分類整合、歸納和儲存，便于日后的調(diào)取和查詢。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作一般都是由人工進(jìn)行完成，在企業(yè)信息、資料、數(shù)據(jù)的處理上效率很低且不能保證準(zhǔn)確率，造成了很多誤差，并不能很好地滿足信息快速整理、儲存及調(diào)用的要求，也不利于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，但是在企業(yè)的檔案管理工作中有效運用信息技術(shù)，利用信息技術(shù)的時效性、便捷性和準(zhǔn)確性能有效彌補傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中的不足和人工導(dǎo)致的誤差，不僅能夠提升檔案管理的效率和質(zhì)量，還能有效節(jié)省人力成本、資源和時間。

二、檔案管理助推現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新路徑

（一）樹立正確理念，提高對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識

現(xiàn)階段，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，要讓他們認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，必須從兩個方面入手：首先要對企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須充分了解企業(yè)信息化建設(shè)內(nèi)容，雖然不要求具備很高的專業(yè)性，但是應(yīng)該要有所了解，只有這樣，才能推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，才能夠?qū)T工進(jìn)行更好的管理。其次要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)緩慢對企業(yè)的危害性，讓其時刻保持較高的警惕性，督促檔案信息化建設(shè)工作的開展，進(jìn)而提高企業(yè)的檔案管理水平。

（二）在互聯(lián)網(wǎng)+時代，加強信息化手段

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保證工作順利開展的大前提。首先要將檔案存放在具備安全、溫濕度、防蟲、防霉等八項防范條件的倉庫中，確保檔案的完好性。

其次，需要將各項檔案進(jìn)行數(shù)字化，選擇功能強大的檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全有好的屏障，能有效地保管檔案信息資源的備份恢復(fù)和有效利用。隨著時代進(jìn)步，許多設(shè)備的性能和質(zhì)量不斷提高，管理的不斷精細(xì)化，人員的各項素質(zhì)也在不斷增強，繼而打造出安全的檔案環(huán)境。

最后，檔案利用評價是反映檔案價值的有效渠道，也是檢查、完善檔案服務(wù)工作質(zhì)量的依據(jù)。信息服務(wù)水平的不斷提高，會讓企業(yè)不斷提升信息服務(wù)的質(zhì)量，檔案管理工作也會不斷進(jìn)步，讓檔案信息資源更好地為企業(yè)生產(chǎn)運營服務(wù)，讓檔案利用在一定保密要求的基礎(chǔ)上越來越方便。

（三）運用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案工作

一是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案編研。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)呈現(xiàn)出很大的滯后性，難以滿足實際需求，而依托網(wǎng)絡(luò)平臺以及計算機技術(shù)開發(fā)的新型檔案編研出版物將會成為企業(yè)管理者的新寵，比如數(shù)字期刊、手機報紙、電子圖書等。因此企業(yè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)整理與保存，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供更多有用的信息。

第二，在檔案推送中運用大數(shù)據(jù)技術(shù)。檔案工作者要主動對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行運用，提取企業(yè)運行中的有用信息，并將其分類保存下來，同時還可以運用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析各位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的需求，精準(zhǔn)為他們推送檔案信息，比如可以采用郵件推送的方式、專題匯編推送的方式等，更好地發(fā)揮自身的職能。

（四）制定和完善企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理制度

要快速提升企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理水平，必須做到以下幾點：

一是改革企業(yè)規(guī)章制度，構(gòu)建統(tǒng)一的制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保企業(yè)各部門提供的檔案規(guī)范統(tǒng)一，符合檔案管理儲存標(biāo)準(zhǔn)，也可幫助信息利用者快速搜索相關(guān)檔案信息。所以企業(yè)管理工作者需要制定企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的信息管理制度和操作流程，能夠保證所有部門在信息錄入、存儲、查詢、搜索時能夠按照統(tǒng)一的規(guī)范來完善信息管理工作。保證檔案信息可隨時按照需求來進(jìn)行搜索與查找。

其次，加強企業(yè)檔案信息的收集歸檔工作，企業(yè)檔案信息是否科學(xué)有效，最主要的工作是檔案信息收集歸檔是否正確。在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中，由于對檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致部分檔案資料沒有獲得及時的歸檔和整理，檔案不全將會對檔案數(shù)字化建設(shè)造成巨大的影響。所以必須要加強檔案信息歸檔整理工作，將未及時歸檔的檔案進(jìn)行全面整理分析，隨后對所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化處理先后順序，需要根據(jù)檔案的重要性來進(jìn)行。

最后，選擇符合企業(yè)實際需求的企業(yè)檔案管理軟件，當(dāng)前市場中企業(yè)檔案管理軟件多元化，但并不是所有軟件都符合企業(yè)的實際需求，因此在選擇管理軟件時，需要檔案管理工作者進(jìn)行深入分析討論，在市場中尋找出符合國家相關(guān)法律規(guī)定，功能齊全，符合企業(yè)日常辦公需求的計算機軟件。在選擇軟件時，盡可能使用正版軟件，防止軟件質(zhì)量不良而造成企業(yè)信息泄露。

（五）提高檔案信息安全

第一，企業(yè)應(yīng)加強安全管理相關(guān)宣傳。要定期或不定期向企業(yè)各部門人員特別是檔案人員宣傳安全管理知識，使他們認(rèn)識到安全管理的重要性，積極參與檔案信息保密工作，并做好網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險防范。

第二，以動態(tài)密碼的形式設(shè)置文件收發(fā)密碼。如檔案工作者可以將電子文件上傳到企業(yè)公有文件存儲平臺中，而企業(yè)安排專人對平臺進(jìn)行管理，保存文件動態(tài)密碼，如果有人要用這些檔案文件，那么要向管理者申請動態(tài)密碼，在得到動態(tài)密碼之后才能夠打開文件。如此一方面能夠降低文件傳輸風(fēng)險，另一方面還能夠降低密碼外泄的概率，為檔案信息安全保駕護(hù)航。

第三，規(guī)定企業(yè)檔案工作者要對電子檔案信息進(jìn)行備份，所有信息都要至少雙份保存，避免因為信息丟失而對企業(yè)發(fā)展帶來不利影響，最大限度地降低安全風(fēng)險。

（六）加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)信息技術(shù)部門相的結(jié)合

實現(xiàn)數(shù)字檔案管理與信息技術(shù)管理相結(jié)合，提高企業(yè)內(nèi)部管理的有效性。

首先，企業(yè)信息化部門需要為企業(yè)檔案管理部門搭建數(shù)字化平臺，檔案管理工作者基本不擅長檔案信息數(shù)字化建設(shè)，所以信息部門需要幫助企業(yè)其他部門完成信息化建設(shè)。

其次，信息部門需要在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)完善的信息化技術(shù)硬件基礎(chǔ)設(shè)施，硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要由計算機、打印機、服務(wù)器、攝像機、防磁柜等組成。培訓(xùn)其他部門靈活利用硬件設(shè)備，并且定期維護(hù)好硬件設(shè)備。需要加強軟件配置和開發(fā)，每一個企業(yè)都有不同的經(jīng)營項目，所以每一個企業(yè)對于檔案信息管理的軟件需求有所不同。技術(shù)部門需要結(jié)合其他部門的實際需求，幫助調(diào)整軟件應(yīng)用功能，保證軟件的實際作用能夠符合企業(yè)的實際發(fā)展需求。

再次，調(diào)整好企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)上傳渠道，檔案信息數(shù)字化建設(shè)可有效降低檔案管理工作者的工作壓力，其主要原因是建立統(tǒng)一的上傳制度和上傳渠道。在各部門完成相關(guān)工作后，相應(yīng)的信息檔案可以直接以數(shù)字形式上傳至云端，這樣不僅能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部信息檔案統(tǒng)一化，還能夠增強檔案信息的協(xié)調(diào)性。以遼寧電力有限公司為例，在企業(yè)內(nèi)部檔案文件的生成傳閱歸檔，基本已全部采用計算機管理，從而實現(xiàn)了文檔管理一體化。

（七）完善的管理隊伍，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

隨著信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的廣泛應(yīng)用，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新的要求?；诖?，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要積極響信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用的要求，提升自身的工作水平和思維廣度，加強自身的紀(jì)律意識和規(guī)則意識，才能更好地掌握信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了企業(yè)信息化檔案管理的管理水平和效率，甚至關(guān)系到企業(yè)信息化檔案管理未來的發(fā)展走向。

想要有效提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，就要為檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于企業(yè)信息化檔案管理的思想交流會和專題座談會，有計劃地安排一些相關(guān)實踐活動和技術(shù)交流活動，聘請專家對檔案管理人員進(jìn)行工作講解和指導(dǎo)并傳遞先進(jìn)的管理理念和教育理念，增強檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性和自主性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)信息化檔案管理的良性發(fā)展。

（八）利用知識管理，把握檔案管理發(fā)展方向

滿足企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中對各類信息的需求是檔案管理的目標(biāo)。因此，檔案管理必須通過大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)對檔案信息進(jìn)行整合、分類和開發(fā)，使其持續(xù)地向企業(yè)提供有效服務(wù)。從知識管理方面入手，能夠有效地加強檔案管理工作人員的知識服務(wù)意識和價值創(chuàng)造意識，以及對知識信息的理解，從而加強對有效檔案的再挖掘工作。在日新月異的創(chuàng)新時代，企業(yè)檔案管理工作需要不斷地進(jìn)行深化改革，以企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作的深度融合作為風(fēng)向標(biāo)，讓檔案信息的管理工作延伸企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面。

所以，企業(yè)管理部門需要加大力度開展信息收集工作，并多渠道地進(jìn)行充分且有效率的信息收集，同時做好歸類整理和再挖掘，篩除無效零散的檔案信息，確保遴選出的檔案信息具有有效性和規(guī)律性。相關(guān)的檔案管理部門要通過科學(xué)有效的方法，對信息進(jìn)行多方面的整合、挖掘、再排列，以保持各類信息的有效性和有序性。同時，企業(yè)檔案管理工作者也需要確保信息的安全性與完整性，以免造成檔案的流失或泄露。此外，要提升自身的服務(wù)意識，熟悉檔案館藏中的各類信息，利用自身工作經(jīng)驗預(yù)判用戶的使用行為，站在用戶的角度思考，將封閉的各類信息轉(zhuǎn)化為開放便捷的有序信息，為企業(yè)提供迅速而有效的服務(wù)，最大限度地滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動對檔案管理的需求。

三、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展的環(huán)境下，企業(yè)信息化數(shù)字化建設(shè)是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)管理工作者必須要充分認(rèn)識到檔案信息數(shù)字化建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的重要性，采用更加科學(xué)合理的方案來完成企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，全面推動企業(yè)管理模式的改革，促使企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。