試論國有企業(yè)采購內(nèi)控管理存在的問題及對策

孫艷

（寧波軌道交通集團有限公司運營分公司，浙江 寧波 315000）

一、國有企業(yè)物資采購管理概述

（一）國有企業(yè)物資采購管理的基本含義

國有企業(yè)的規(guī)模是較大的，而且業(yè)務(wù)范圍較廣，在展開物資采購時，采購產(chǎn)品內(nèi)容樣式是非常多的，而且體量顯得巨大。若想使物資采購管理的效果達到預(yù)期，必須對采購過程予以有效管控，選擇可行的措施來保證成本投入控制在合理范圍內(nèi)，所需物資能夠得到切實滿足。

（二）提升物資采購管理水平的重要意義

國有企業(yè)若想保證生產(chǎn)經(jīng)營順利展開，所需物資必須得到滿足。展開物資采購工作時，采購水平對生產(chǎn)成本產(chǎn)生的影響是非常大的，經(jīng)營利潤也就難以保證，因此，要通過有效途徑來保證物資采購管理的成效更為理想，這樣方可大幅提高經(jīng)營收益。從國有企業(yè)進行物資采購的現(xiàn)狀來看，出現(xiàn)的問題是較多的，尤其是采購水平較為低下，生產(chǎn)成本偏高，帶來的經(jīng)濟效益也就達不到預(yù)期。

二、目前國有企業(yè)采購內(nèi)控管理存在的問題分析

（一）采購計劃制定不科學(xué)

現(xiàn)代國有企業(yè)大部分是采取以需定量，根據(jù)自身的需求情況去安排下年的采購計劃。每年年末，采購需求部門在編制下一年度的采購需求計劃時，如果未考慮本年度實際物資消耗量及結(jié)存量，單單按下一年需求訂單編制原材料需求計劃，就會無形中重復(fù)采購，導(dǎo)致庫存儲備量偏大，占用了企業(yè)的流動資金，加大了企業(yè)的資金壓力，導(dǎo)致存貨周轉(zhuǎn)率下降。同時，采購計劃制定不夠科學(xué)，原材料采購周期進行科學(xué)的分析和編制，這種情況下編制出的采購計劃去安排采購業(yè)務(wù)，可能出現(xiàn)兩極化，要么庫存短缺導(dǎo)致生產(chǎn)中斷，要么庫存積壓導(dǎo)致存貨貶值，嚴重影響企業(yè)生產(chǎn)計劃實施、政策落實、影響企業(yè)資金使用效益。另外，即使編制了年度采購計劃，很多企業(yè)都是按季度根據(jù)實際需求情況，調(diào)整下一季度的生產(chǎn)計劃，所以生產(chǎn)計劃是一個不斷變動的過程。在這種情況下，生產(chǎn)部與計劃部、采購部與物流部之間如果沒有建立好聯(lián)動關(guān)系，就無法在公司層面編制科學(xué)合理的采購計劃，就不能確保采購剛好能夠滿足生產(chǎn)需求又不會占用大量庫存儲備，也無法及時根據(jù)市場中供求關(guān)系對價格變動的影響，控制好采購節(jié)奏，無法為企業(yè)節(jié)約采購成本。

（二）供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入機制不完善

國有企業(yè)應(yīng)建立的供應(yīng)商考核和準(zhǔn)入制度，只是進行形式上的評審，并未將供應(yīng)商評價執(zhí)行到位，沒有仔細核查供應(yīng)商經(jīng)營資質(zhì)，也沒有深入了解供應(yīng)商的服務(wù)能力、研發(fā)能力和生產(chǎn)能力，導(dǎo)致原材料價格、供貨周期、產(chǎn)品質(zhì)量等缺乏有效保障；對正在合作的供應(yīng)商沒有進行跟蹤了解和定期評價，無法及時掌握供應(yīng)商的動態(tài)信息，無法及時剔除不合格供應(yīng)商，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營利益受損。

（三）采購管理環(huán)節(jié)缺失

從國有企業(yè)的物資采購情況予以分析可知，采購計劃并不是十分科學(xué)，而且計劃管理也未能做到位，尤其是規(guī)章制度中存在缺陷，這就使采購行為無法得到有效約束。國有企業(yè)雖然制定出了管理制度，然而采購管理并未落實到位，尤其是采購、管理的相關(guān)措施顯得較為落后，這就導(dǎo)致物資采購難度明顯增加。國有企業(yè)雖然針對采購管理制定了計劃，然而相關(guān)的制度并不是十分完善，采用的采購手段顯得較為隨意，創(chuàng)新性也明顯不足。有些企業(yè)對物資采購規(guī)劃并不重視，只要有部門提出申請就會直接購買，這就使采購不夠科學(xué)，進而導(dǎo)致采購計劃更為混亂，采購目標(biāo)也就難以真正達成。

（四）采購付款審批控制不到位

采購業(yè)務(wù)提交付款的單據(jù)審核不夠嚴謹細致，入庫單、過磅單、結(jié)算發(fā)票與簽訂的采購合同內(nèi)容不相符。未完善企業(yè)采購付款審批流程，未明確付款審核人的職責(zé)和權(quán)限，實際付款的頻率、時點和對應(yīng)比例未按照合同約定執(zhí)行。企業(yè)往往只重視與客戶進行對賬，并未重視和主動與供應(yīng)商進行對賬，無法及時發(fā)現(xiàn)支付錯誤或賬務(wù)處理錯誤，導(dǎo)致企業(yè)信譽受損。

（五）驗收環(huán)節(jié)把關(guān)不到位

產(chǎn)品交付、項目建設(shè)完成并不是采購工作的終點，后續(xù)的驗收入賬也是整個采購流程中的重要一環(huán)。驗收環(huán)節(jié)把關(guān)不到位在采購實踐中極大影響了項目采購的綜合效果。采購人受專業(yè)技能所限，不懂技術(shù)指標(biāo)及驗收標(biāo)準(zhǔn)。在儀器設(shè)備的驗收中，僅核對品牌規(guī)格型號，未做系統(tǒng)的功能性測試，給供應(yīng)商替換內(nèi)部零配件、私自降低配置留下了可乘之機。甚至有些采購人為了一己私利，與供應(yīng)商私下串通低價中標(biāo)，驗收環(huán)節(jié)走過場，致使劣質(zhì)產(chǎn)品流入企業(yè)。

三、加強國有企業(yè)采購內(nèi)控的對策建議

（一）科學(xué)有效編制采購計劃

采購計劃必須以企業(yè)需求預(yù)算為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)計劃、庫存管理以及原材料市場價格變動趨勢，考慮供應(yīng)商供貨周期、供貨進度、訂貨經(jīng)濟批量等因素，利用科學(xué)的方法計算出最佳采購周期和最優(yōu)訂貨批量，進行統(tǒng)籌安排，編制出科學(xué)合理的采購需求計劃，并按月滾動更新，保證生產(chǎn)正常進行的同時防止采購過于頻繁、造成庫存積壓，防止采購過多而對企業(yè)流動資金的占用，促進采購工作的科學(xué)合理。企業(yè)應(yīng)該深入對采購計劃監(jiān)督審核工作，審核采購計劃的必要性、合理性和科學(xué)性，重點審核采購計劃中的采購依據(jù)是否合理、采購數(shù)量是否科學(xué)、并跟蹤采購計劃的執(zhí)行情況，防止采購部門和采購業(yè)務(wù)員濫用職權(quán)，給企業(yè)帶來損失。

（二）建立健全供應(yīng)商評價體系

采購需求部門應(yīng)提出物資采購需求，通過公開詢價、公開比選、公開招標(biāo)等等方式獲取預(yù)選供應(yīng)商，采購部牽頭組織會同采購需求部門、倉庫驗收部、財務(wù)部、生產(chǎn)部、質(zhì)控部、環(huán)保部等職能部門對供應(yīng)商進行評價，通過對供應(yīng)商的商業(yè)信譽、供貨資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模、市場占有率、生產(chǎn)周期、技術(shù)優(yōu)勢、原料價格、物流配送、售后保障等進行全方位評估，確定合格供應(yīng)商名錄。公司對供應(yīng)商應(yīng)實行年度評價，每年第一季度，由采購部會同采購需求部門、倉庫驗收部、財務(wù)部、生產(chǎn)部、質(zhì)控部、環(huán)保部等職能部門，對上一年度內(nèi)供應(yīng)商開展年度評價，并對評價不合格的供應(yīng)商做出退庫處理。從而推動供需雙方共同進步、實現(xiàn)雙贏。采購部應(yīng)加強對合格供應(yīng)商的日常動態(tài)管理，在合作過程中如果出現(xiàn)合同違約、違反安全和環(huán)保規(guī)定的、出現(xiàn)服務(wù)不符合要求等情況時，應(yīng)立即重新評價該供應(yīng)商在供應(yīng)商名錄中的評價分，如該評價分未達到設(shè)定限額時，應(yīng)立即將其從合格供應(yīng)商名錄中剔除。公司監(jiān)管部統(tǒng)籌供應(yīng)商管理工作，負責(zé)對采購部供應(yīng)商資質(zhì)審查和評價過程進行復(fù)核和抽查，防范采購部門或需求部門與不合格供應(yīng)商串通合作、故意隱瞞供應(yīng)商資料、惡意引入資信狀況較差的供應(yīng)商，損害公司利益，給公司經(jīng)營造成損失。

（三）健全物資采購管理體系

對于國有企業(yè)而言，若想保證物資采購管理更具實效性，必須以內(nèi)控要求為管理目標(biāo)，依據(jù)自身的實際情況構(gòu)建起更為完善的管理體系，將相關(guān)人員所要承擔(dān)的職責(zé)予以明確。在對物資采購展開管理的過程中，嚴格遵循采購管理相關(guān)要求，堅持規(guī)則在前、實施在后、操作規(guī)范、全程留痕、問題追溯。國有企業(yè)應(yīng)該組建起三級管理機構(gòu)，并要建成二級采購平臺，三級機構(gòu)切實做好成本管理工作，二級機構(gòu)則要針對盈利能力展開管理，而一級結(jié)構(gòu)將關(guān)注重點放在戰(zhàn)略管理上，如此可以使整個體系更加健全。國有企業(yè)展開物資采購管理時，在財務(wù)、技術(shù)等各部門的支持下，有效借力相關(guān)部門，形成緊密的協(xié)作關(guān)系。

（四）加強采購付款流程管理

采購部要根據(jù)合同約定的付款方式和付款周期，制定采購付款計劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交財務(wù)部。財務(wù)部在收到采購部付款申請時，要核實是否在付款計劃內(nèi)的款項支付，并依據(jù)合同約定的付款方式安排支付貨款。財務(wù)部應(yīng)定期編制對賬單，發(fā)函與供應(yīng)商進行對賬，及時發(fā)現(xiàn)雙方賬務(wù)處理錯誤并及時進行更正，確保應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的準(zhǔn)確性。對長期掛賬的應(yīng)付賬款，需要分析產(chǎn)生原因，結(jié)合合同約定條款申請辦理支付款項，避免不必要的法律糾紛。需要定期檢視預(yù)付賬款的金額和賬齡，及時提醒采購部督促供應(yīng)商按期供貨，防止企業(yè)資金長期被占用，避免出現(xiàn)壞賬的風(fēng)險。

（五）細化驗收規(guī)則，做到層層把關(guān)

建立履約驗收體系，執(zhí)行限時整改制度，制定驗收規(guī)則，細化驗收程序，分成初驗、試運行和終驗三個步驟，層層把關(guān)，采購人對供應(yīng)商交付的貨物依據(jù)采購文件上的技術(shù)規(guī)格要求和國家有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行初步驗收，外觀、說明書與采購文件技術(shù)要求相符的，初步驗收通過，不合格的不予簽收。項目建設(shè)完成，設(shè)置一定的試運行期，測試項目運行狀況，試運行期屆滿無技術(shù)故障可組織最終驗收。試運行期間發(fā)生故障的，要求供應(yīng)商限時整改，整改完畢重新試運行后未出現(xiàn)故障的，再次組織驗收。技術(shù)復(fù)雜的項目應(yīng)邀請未中標(biāo)供應(yīng)商和行業(yè)內(nèi)專家共同組成驗收小組。最終驗收的結(jié)果以驗收報告的形式呈現(xiàn)，僅靠感官無法判別質(zhì)量優(yōu)劣的項目還需請?zhí)囟ǖ膶I(yè)機構(gòu)出具質(zhì)量檢測報告作為驗收報告的一部分。履約驗收完成，資產(chǎn)管理部門及時登記入賬，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。嚴格款項支付的把關(guān)，務(wù)必以最終驗收合格作為貨款支付的前提。

結(jié)束語

綜上所述，國有企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理工作是保障企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的先決條件，是企業(yè)實現(xiàn)降本增效管控目標(biāo)最直接、最有效的途徑，也是保證企業(yè)盈利水平、優(yōu)化市場競爭條件的重要組成部分。企業(yè)應(yīng)審視現(xiàn)有采購業(yè)務(wù)內(nèi)控流程設(shè)計是否科學(xué)合理，能否有效地規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，在此基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化完善采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制，確保采購業(yè)務(wù)真正為企業(yè)經(jīng)營保駕護航，提高企業(yè)綜合競爭力，為企業(yè)的持續(xù)性健康發(fā)展提供基礎(chǔ)性的動力。