科技檔案管理的規(guī)范建設分析

王麗君

（山東省博興縣科學技術局，山東 博興 256500）

科技檔案屬于科技類的文件材料，是在科學生產(chǎn)活動中所形成的，其中包含生產(chǎn)活動中用到的圖紙何和文字信息，有時也會包含視頻、錄音等資料?？萍紮n案是經(jīng)過社會發(fā)展進程中科技資源不斷積累的成果，是保存科學理論研究的重要方式，在促進社會經(jīng)濟發(fā)展，加強科技信息流動方面發(fā)揮重要作用，規(guī)范化的科技檔案管理還能為歷史資料的使用和查找提供便捷條件。當前科技檔案管理工作還存在諸多需要改進之處，比如信息化文件安全性較低、管理手段單一、檔案開發(fā)力度不足的問題，需要通過有效解決這部分問題，才能提高科技單干的利用率和流通實效，促進單位的發(fā)展。

一、科技檔案管理的特點

（一）專業(yè)性

科技檔案本身的形成領域較為特殊，所以也就決定了科技檔案具有的專業(yè)性特點。與其他類型檔案相比較，科技檔案中詳細記錄科技生產(chǎn)和基礎建設活動的各個環(huán)節(jié)，屬于第一手原始資料信息?？萍紮n因為形成的領域不同，其內(nèi)容中的專業(yè)性質(zhì)也存在不同，在實際管理工作中對相關工作人員的素質(zhì)與能力也就提出更高要求，不僅要擁有充足的科技檔案管理相關的理論知識儲備，還要具備較高的工作素質(zhì)和專業(yè)能力。

（二）多樣性

科技檔案類型呈現(xiàn)多樣化特點，這也是因為科技生產(chǎn)中多元化的活動所決定的，科技檔案一共可以劃分為16 種類型?？萍紮n案相比于普通的文書檔案，內(nèi)容形式和組成結構也更為復雜，其中有文書、圖形、表格材料等?？萍紮n案的載體不同，因此在實際管理中需要采取的管理方式和整理方式也就不同。

（三）成套性

科技檔案主要通過成套的檔案內(nèi)容，來體現(xiàn)檔案中的具體內(nèi)容以及形成領域。在科技生產(chǎn)活動中，通常會將某個相對獨立的單元或者項目中用到的全部資料，進行重新的整理和歸納，最終形成內(nèi)部緊密聯(lián)系的有機整體，這種類型的科技檔案主要在科研領域、地形測繪領域等表現(xiàn)得較為突出。

（四）現(xiàn)實性

科技檔案本身具有較高的使用價值，大部分科技檔案在考察歷史中都具有重要的參考價值，即使長期保存在檔案管理部門，其檔案本身的使用價值并沒有發(fā)生改變?；诖艘惨髾n案管理部門要對這部分檔案信息實施動態(tài)化的管理，針對缺失部門及時做出補充和優(yōu)化，將碎片化的檔案進行重新整理，并編輯好相關信息，有效提高科技檔案的可參考性和準確性。

二、科技檔案管理存在的問題

（一）保密性文件存在安全問題

當前互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展越來越快，各個行業(yè)都在積極利用互聯(lián)網(wǎng)和先進的技術手段來開展各項工作，但是隨之而來就是信息保密問題，這也是行業(yè)發(fā)展和企業(yè)發(fā)展首先要解決的問題。在科技檔案管理工作中，也要高度重視檔案資料的保密性，因為電子形式的文檔沒有具體的形式要求，即使出現(xiàn)丟失情況，也難以通過指紋和字跡等方式對其進行追蹤。所以說電子文檔的形式特別容易受到人為因素的影響，如果認為對其進行修改，也難以發(fā)覺，所以保密程度較低?？萍紮n案中設計到各個單位、企業(yè)的技術信息和科研資料，如果發(fā)生丟失或者泄露都會造成嚴重影響，同時對于企業(yè)和社會發(fā)展也會產(chǎn)生消極作用。

（二）管理手段單一

相關單位在開展科技檔案管理工作時，沒有將信息化、智能化技術引入到實際管理中，導致管理手段較為單一，并且在科技檔案管理中，對個各項技術手段的應用依舊處于初始階段。部分科技檔案管理單位雖然一直在應用計算機和網(wǎng)絡技術實施管理，但是計算機在其中僅發(fā)揮出輔助作用，技術本身的智能化和數(shù)字化的優(yōu)勢并沒有得到充分發(fā)揮。

（三）檔案開發(fā)力度不足

科技檔案中包含重要的科研數(shù)據(jù)和技術信息，如果能夠對其進行科學合理的應用，必然可以創(chuàng)造出更多生產(chǎn)力。當前，部分科技檔案管理單位針對現(xiàn)有的檔案資源沒有進行向深度開發(fā)，導致檔案資料的利用率較低，已經(jīng)存儲的檔案資料因為缺少系統(tǒng)行的編研，應用者在實際查找時就會存在一定難度，不能在短時間內(nèi)準確找到所需檔案資料，讓檔案資源的使用效率大幅度降低。

三、科技檔案的規(guī)范化管理策略

（一）采取創(chuàng)新的管理方式

在社會快速發(fā)展的進程中，檔案管理領域沿用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以滿足社會發(fā)展的多樣化需求，隨之而來的問題也逐漸突出，只有綜合考慮現(xiàn)行管理方式中缺陷和優(yōu)勢，對管理方式加以有效創(chuàng)新，才能提升檔案管理工作的實效性。結合現(xiàn)階段大部分科技檔案管理單位的工作現(xiàn)狀，需要從事檔案管理的相關人員需要積極補充檔案資料，讓檔案館內(nèi)部的檔案信息更加豐富，增加檔案資源的數(shù)量，不僅如此還要根據(jù)社會各類型群體的個性化需求，有針對性地進行資料收集，但也要確保所收集的資料具有使用價值和參考價值。

科技局也要不斷優(yōu)化管理工作的方式，讓檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化管理，且具有組織性，這樣可以讓使用者在查找檔案更加快捷準確，同時也讓日常檔案管理工作高效有序地進行。當前處于信息化時代，多種先進的信息技術受到不斷滲入到人們的日常生活中，同時在各個行業(yè)領域也受到廣泛應用，檔案管理單位也要積極引進信息技術，將信息化手段應用到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)當中，讓檔案管工作實效性得到大幅度提升。在以往形式的檔案管理中，大部分檔案資料都屬于紙質(zhì)形式，依靠人工力量進行日常管理，但是將電子信息系統(tǒng)引入實際工作中，既是符合時代發(fā)展的需求，同時也減少了人力成本的投入，降低工作人員的工作強度，而且電子形式的科技檔案可以收錄聲音和影像資料，其形式更加豐富，讓使用者的實際需求得到最大程度的滿足，有利于檔案單位服務質(zhì)量的提升。

（二）加強檔案信息的安全管理

采用信息化的檔案管理形式，需要提高檔案信息的網(wǎng)絡安全管理。在檔案管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)中，包括儲存器、硬件設備和軟件設備，在實際使用中具有較高的安全性能，同時具有智能化查找的優(yōu)勢。但是也會存在潛在的泄露隱患，所以科技局在管理檔案時，針對于網(wǎng)絡管理中的各個環(huán)節(jié)都要加以保護，確保科技檔案信息的安全性，避免信息被篡改和丟失?；诖丝萍季忠e極優(yōu)化自動化辦公系統(tǒng)，加強單位內(nèi)部網(wǎng)絡的使用監(jiān)管，同時嚴格規(guī)范工作人員的操作流程，讓工作人員謹遵規(guī)章制度規(guī)范化使用網(wǎng)絡，按照工作步驟規(guī)范辦公，提升科技檔案的安全性。

（三）加快對科技檔案的開發(fā)與利用

針對檔案開發(fā)力度不足的問題，首先科技局要依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺，建立起屬于自己的內(nèi)部檔案管理平臺，讓自動化辦公能夠與檔案管理工作相結合，同時利用好網(wǎng)絡在信息傳輸方面的優(yōu)勢，讓科技檔案信息可以在單位內(nèi)部實現(xiàn)實時的流通與分享，打造自動化的科技檔案管理模式。另外通過多樣化的渠道收集檔案資料，通過安全管理，讓科技局的科技檔案的利用價值充分發(fā)揮出來，讓科技檔案的管理工作逐漸向信息化的管理方向邁進，提升科技檔案的可開發(fā)性和開發(fā)價值。最后科技局還要積極建立科技檔案的數(shù)據(jù)資源庫，將各個類型的科技檔案全部轉化數(shù)字化形式，并收錄到數(shù)據(jù)庫中，同時編輯好檔案日期、創(chuàng)建者、檔案類型等一系列信息，這樣在使用者在實際使用時，就可以通過搜索關鍵詞檢索到想要的檔案資料，節(jié)省下大量查找時。同時數(shù)字化形式的檔案也更便于管理，進一步加快科技檔案管理的規(guī)范建設進程。

（四）樹立創(chuàng)新的管理理念

人的行為主要受到意識的指導，所以科技局在開展檔案管理工作時，要樹立起科學創(chuàng)新的管理理念，以此用思想的力量推動行為的轉變。在科技檔案管理的規(guī)范建設中，首先就是要創(chuàng)新管理理念，深入認識科技檔案對科技局發(fā)展的重要作用，在實踐工作中積累經(jīng)驗，進而迸發(fā)出全新的思想，以此讓科技檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展【8】。在時代快速發(fā)展的背景下，科技檔案既要安全的儲存于館內(nèi)，還要將使用價值發(fā)揮出來，根據(jù)使用人群的多樣化需求，對現(xiàn)有管理方式進行創(chuàng)新性的優(yōu)化與改進，實現(xiàn)信息化的管理，賦予科技檔案知識化特征。以服務化作為科技檔案管理工作的關鍵，同時要改變“重視收藏忽視使用”舊的管理理念，只有以創(chuàng)新正確的管理理念作為一切工作的指導思想，才能讓科技檔案的管理發(fā)揮出最大化的效能，讓科技局在高效檔案管理的促進作用下，實現(xiàn)更好的發(fā)展，這樣也能最大程度地滿足社會發(fā)展的需求，賦予科技檔案更高的價值。

（五）提升管理人員素質(zhì)

科技局的檔案管理工作的規(guī)范化建設，從某種角度來說也是圍繞管理人員而展開的工作模式創(chuàng)新，因為科技局內(nèi)部的管理工作人員在科技檔案管理中發(fā)揮重要作用，所以管理人員自身的素質(zhì)與專業(yè)能力也直接影響到實際工作的效果?；诖藱n案管理人員首先要正確認識這項工作，了解工作的具體性質(zhì)、工作意義以及工作目標。檔案管理屬于社會性質(zhì)的服務工作，所以在實際工作中要做到盡忠職守，做好自己的本職工作，積極建立起服務意識。

科技局也要組織管理人員定期參加工作培訓，讓工作人員的整體素質(zhì)得到提升。同時也要增設信息技術、網(wǎng)絡安全等課程，讓每一位管理人員都能夠熟練掌握基本的信息操作能力，都能夠靈活采用信息化的電子形式開展工作。檔案人員自身的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)可以有效提升檔案管理工作的效果，因此科技局要以常態(tài)化形式對管理人員開展培訓工作，讓其擁有豐富的專業(yè)知識以及較高的職業(yè)道德。

（六）實行標準化管理

科技局要想有效提升科技檔案管理工作的效率，需要建立起標準化的管理模式，這樣也能間接讓檔案管理工作加快實現(xiàn)現(xiàn)代化?？萍挤桨腹芾碇兴泄ぷ鳝h(huán)節(jié)和工作內(nèi)容都包含一定的聯(lián)系，因此管理人員需要將各個環(huán)節(jié)的工作聯(lián)系起來，尋找到其中的切入點，進而實現(xiàn)標準化的工作管理模式，讓各個環(huán)節(jié)的工作緊密銜接在一起，發(fā)揮相互促進作用，使其有序高效地完成管理工作?？萍紮n案的標準化管理，也是科技局實現(xiàn)規(guī)范化建設和科學管理重要基礎。基于此管理人員需要深入探究檔案管理工作的規(guī)律和發(fā)展特點、檔案自然形成規(guī)律，在掌握這部分內(nèi)容后，選擇科學的管理方式實施創(chuàng)新的檔案管理。與此同時，科技局的相關部門還要結合具體管理情況以及實際工作需求，建立起一套科學完善的科技檔案管理制度以及具體工作標準，讓管理人員在實際工作中有制度可依，讓其工作更加規(guī)范化，從而使各個管理環(huán)節(jié)都能有條理的順利進行。管理人員按照標準化的工作要求管理科技檔案，可以讓工作實效性得到提升，同時這一方式也可以將科技局內(nèi)部的人力和物力相結合，便于實施統(tǒng)一化的管理，對管理人員工作行為實施有效約束，降低實際工作中發(fā)生失誤的概率。

四、結語

綜上所述，立足于檔案管理領域來說，科技檔案的管理工作占據(jù)主體地位?？萍季忠Y合單位檔案管理的具體情況，在綜合考量檔案管理工作的具體特點和現(xiàn)存問題之后，積極旬尋找行之有效的解決策略，建立起系統(tǒng)化的工作管理體系，充分利用好現(xiàn)代化信息技術的優(yōu)勢嗎，進一步滿足使用者的個性化需求。同時科技局還要努力提升管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，從而全神貫注地投入到崗位工作中。如此就能加快科技檔案管理工作的規(guī)范化建設進程，從整體角度提升檔案資源的利用效率，讓管理工作高效有效地進行。