醫(yī)院檔案精細(xì)化管理措施

賀捷

（陜西省榆林市佳縣人民醫(yī)院，陜西 榆林 719200）

檔案直接影響著醫(yī)院的正常運(yùn)行，屬于科研教學(xué)、醫(yī)療服務(wù)以及藥品管理工作順利運(yùn)行的基礎(chǔ)，為了實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)改變以往的管理理念，創(chuàng)新管理方法，引入先進(jìn)的信息技術(shù)，以全面提升醫(yī)院的管理水準(zhǔn)，保證穩(wěn)定快速發(fā)展。

一、精細(xì)化管理理念

精細(xì)化管理理念經(jīng)過了百年的發(fā)展歷程，其中泰勒的《科學(xué)管理原理》中指出的精細(xì)化管理思想屬于精細(xì)化管理工作的運(yùn)行基礎(chǔ)。多數(shù)企業(yè)在實(shí)踐中借鑒應(yīng)用，發(fā)展為適合自身的管理模式，在不斷地打磨中，精準(zhǔn)發(fā)揮了精細(xì)化管理的作用，保證了管理工作與戰(zhàn)略目標(biāo)的有效落實(shí)。同時(shí)，在精細(xì)化管理理念下，工作人員的能力與執(zhí)行力也得到了明顯提升，并在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮了重要的作用與價(jià)值。

二、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的意義與要求

（一）精細(xì)化管理意義

首先可以提高醫(yī)療服務(wù)水平，醫(yī)院檔案管理工作中引入精細(xì)化思想，可以保證工作更為精致，為科研與醫(yī)療工作的順利進(jìn)行提供更多參考標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)水平的提升。尤其將精細(xì)化管理理念應(yīng)用至病人臨床檔案管理中，可以為疾病的治療與各項(xiàng)醫(yī)療項(xiàng)目的開展提供依據(jù)，保證科研與醫(yī)療工作的高效進(jìn)行。其次可以緩解醫(yī)患矛盾，目前醫(yī)患矛盾的關(guān)鍵在于醫(yī)療能力較差，患者就醫(yī)檔案沒有得到妥善管理，為后期工作帶來較多問題。而引入精細(xì)化管理理念，可以保證檔案管理的科學(xué)性與詳細(xì)性，以及時(shí)更新患者信息與醫(yī)療數(shù)據(jù)，有效緩解醫(yī)患之間的矛盾問題，營造和諧健康的醫(yī)療環(huán)境。最后可以發(fā)揮檔案價(jià)值，隨著醫(yī)改政策的深入實(shí)施，人事信息不斷豐富，檔案管理難度加大。而人事檔案與醫(yī)院員工、患者存在較大聯(lián)系，虛假信息的混入必然會(huì)影響院內(nèi)人事調(diào)動(dòng)，無法體現(xiàn)公平公正原則。而在檔案管理中引入精細(xì)化思想，可以細(xì)化檔案管理環(huán)節(jié)，保證人事信息的精確化與全面化，為醫(yī)院人才管理與患者管理工作提供更多參考。

（二）精細(xì)化管理要求

首先，醫(yī)院檔案應(yīng)保證真實(shí)準(zhǔn)確，在醫(yī)療服務(wù)與醫(yī)院內(nèi)部管理活動(dòng)中，醫(yī)院檔案屬于十分關(guān)鍵的參考依據(jù)，尤其醫(yī)療檔案等資料詳細(xì)記錄了患者就診過程，也在醫(yī)保報(bào)銷中發(fā)揮重要作用，甚至可以作為司法鑒定的憑證，因此必須保證檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，以全面記錄真實(shí)醫(yī)療情況，提取價(jià)值信息，為此后醫(yī)療工作提供參考。其次，檔案內(nèi)容應(yīng)保證詳細(xì)全面，相較其他檔案資料，醫(yī)院檔案具備集成性，應(yīng)保證無差錯(cuò)、無遺漏，準(zhǔn)確完整。尤其對(duì)檔案資料的利用工作提出更高要求，以準(zhǔn)確可靠利用檔案資料。最后，醫(yī)院檔案必須保證專業(yè)專屬，在醫(yī)療、教學(xué)以及研究等方面，醫(yī)院檔案資料具備重要的研究價(jià)值，部分醫(yī)院檔案記錄詳細(xì)的醫(yī)療科研活動(dòng)與實(shí)驗(yàn)信息，包括記載各種病情的轉(zhuǎn)歸規(guī)律，因此應(yīng)保證醫(yī)院檔案資料的完整性與系統(tǒng)性，做到專業(yè)專屬，提高醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)水準(zhǔn)[1]。

三、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）專業(yè)化水平較低

醫(yī)院檔案管理工作對(duì)檔案內(nèi)容的專業(yè)性要求較高，以保證管理質(zhì)量，為醫(yī)院工作的順利進(jìn)行提供保障。而當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作缺乏專業(yè)性，管理內(nèi)容與范圍并不明確，忽視部分重要的在檔案資料，不利于后續(xù)管理工作的順利開展。同時(shí)，部分檔案沒有科學(xué)分類，檔案類型劃分時(shí)也沒有嚴(yán)格依據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，比如沒有根據(jù)診療科室或職能部門分類，資料分散，無法系統(tǒng)全面調(diào)取，增大了查閱難度，降低了管理水平。

（二）基礎(chǔ)環(huán)境較為薄弱

醫(yī)院檔案管理工作見效較慢，即便投入較多資金，也無法在短時(shí)間內(nèi)獲得明顯效益。為了保證醫(yī)院的競爭實(shí)力，管理人員將更多資金投入至其他基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)方面，雖然可以短期提高醫(yī)院的競爭實(shí)力與經(jīng)濟(jì)效益，但卻無法獲得長遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理工作被明顯忽視，沒有及時(shí)更新應(yīng)用設(shè)備，缺少寬敞的工作環(huán)境，影響了檔案整合的高效性，也降低了工作質(zhì)量。

（三）管理制度不完善

部分醫(yī)院沒有針對(duì)檔案管理工作制定可行的管理機(jī)制，無法提供制度保障，管理效率低下，極易發(fā)生檔案丟失與重復(fù)歸檔問題，嚴(yán)重影響了醫(yī)院日常工作的順利進(jìn)行，無法提升醫(yī)療水平，降低了醫(yī)院的競爭實(shí)力。同時(shí)，還會(huì)增加工作難度，無法快速調(diào)取工作資料，增大了工作負(fù)擔(dān)，不能為患者提供良好的醫(yī)療服務(wù)體驗(yàn)，極易誘發(fā)醫(yī)患矛盾。

（四）檔案收集效率低

以往醫(yī)院檔案管理方法較為粗糙，沒有關(guān)注細(xì)節(jié)管理，遺漏了重要的檔案信息，不利于醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。且部分管理人員也沒有重視檔案收集效率，歸檔難度較大，醫(yī)院缺乏統(tǒng)一的管理模式，工作人員更多借鑒以往經(jīng)驗(yàn)，缺乏科學(xué)性與合理性，限制了醫(yī)院健康發(fā)展。

（五）工作人員能力較差

醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵影響因素為工作人員，一般檔案管理人員由技術(shù)人員升遷而來，缺乏豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，無法提高管理效率，甚至影響了醫(yī)院檔案管理未來的發(fā)展方向。同時(shí)，部分操作人員綜合素質(zhì)與專業(yè)能力較差，無法為檔案管理工作提供更多助力，更不能良性貫徹精細(xì)化管理模式。

四、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理措施

（一）明確精細(xì)化管理目標(biāo)

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作致力于實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，相關(guān)工作人員應(yīng)制定可行的發(fā)展方案。首先，管理人員應(yīng)詳細(xì)了解醫(yī)院真實(shí)的發(fā)展情況，確定總體的發(fā)展方向，在此基礎(chǔ)上制定合理的檔案管理策略，明確短期發(fā)展目標(biāo)。其次，應(yīng)明確權(quán)責(zé)范圍，醫(yī)院檔案管理工作涉及較多部門，各部門之間應(yīng)強(qiáng)化溝通與交流，為各個(gè)分管部門劃分責(zé)任，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決。最后，應(yīng)適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)工作績效優(yōu)異的部門，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，提高管理效率。

（二）重視檔案硬件投入

醫(yī)院應(yīng)在檔案管理硬件方面給予更多的資金支持，購買更多先進(jìn)設(shè)備存儲(chǔ)文件，整理文件區(qū)并布局，且還應(yīng)建設(shè)先進(jìn)的存儲(chǔ)倉庫，設(shè)置防盜室，升級(jí)防蟲與防火措施，根據(jù)文字、圖像等電子數(shù)據(jù)分類。除此之外，根據(jù)工作實(shí)際需求，購買一定數(shù)量的掃描機(jī)、攝像機(jī)以及計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，升級(jí)維護(hù)原有設(shè)備，以維系高級(jí)檔案管理工作的順利進(jìn)行[2]。

（三）強(qiáng)化制度建設(shè)

一方面應(yīng)完善管理責(zé)任制度，明確各部門職責(zé)范圍，真正將檔案管理職責(zé)落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)，包括文書資料、人事檔案、醫(yī)療科技等方面，明確崗位與績效責(zé)任，保證檔案管理人員充分掌握自己工作相關(guān)情況，提高檔案管理效率。醫(yī)院應(yīng)專門指派副院長負(fù)責(zé)檔案管理工作，做好各方協(xié)調(diào)工作，保證檔案精細(xì)化管理程度。同時(shí)，還應(yīng)面向社會(huì)招聘專業(yè)管理人員，在工作中應(yīng)用專業(yè)知識(shí)與豐富經(jīng)驗(yàn)。所有醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)簽訂崗位職責(zé)承諾書，明確職責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)問題可以直接問責(zé)，保證各項(xiàng)管理工作的順利落實(shí)。另一方面應(yīng)制定精細(xì)管理制度，根據(jù)《檔案法》內(nèi)容，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，在檔案移交、安全保密、檔案統(tǒng)計(jì)以及檔案銷毀等方面制定機(jī)制。除此之外，還應(yīng)建立獎(jiǎng)懲制度，約束規(guī)范管理者行為，引導(dǎo)管理者形成正確的工作觀念，通過精細(xì)化管理方案彌補(bǔ)院內(nèi)檔案管理漏洞。

（四）加大信息化建設(shè)力度

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，部分檔案管理軟件應(yīng)運(yùn)而生，可以提高檔案收集效率，減輕工作人員負(fù)擔(dān)，節(jié)約人力成本。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)引入互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式，豐富檔案信息資源，完善醫(yī)院的館藏資源，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，采集獲取。分析處理以及整合歸檔檔案信息資源，利用互聯(lián)網(wǎng)連接收集、管理、利用、存儲(chǔ)以及監(jiān)督等環(huán)節(jié)。同時(shí)，還應(yīng)建設(shè)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，連接醫(yī)院各個(gè)職能科室，提高醫(yī)院檔案資料歸集前端控制水平。除此之外，還應(yīng)建立醫(yī)院檔案目錄、專題檔案目錄以及檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全面感知、雙模存儲(chǔ)，結(jié)合檔案資源體系與檔案館數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用云計(jì)算技術(shù)打造醫(yī)院檔案信息服務(wù)與平臺(tái)服務(wù)[3]。

（五）提高管理人員能力

醫(yī)院應(yīng)針對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，幫助其了解更多精細(xì)化管理知識(shí)，或安排人員外出參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，院內(nèi)還應(yīng)開展學(xué)術(shù)活動(dòng)，營造和諧的學(xué)習(xí)氛圍，督促檔案管理人員提高創(chuàng)新與專業(yè)能力。管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理理念，熟練掌握檔案科學(xué)管理方法，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，快速提升管理水平。

五、結(jié)束語

當(dāng)前我國醫(yī)藥行業(yè)發(fā)展嚴(yán)峻，為了提高自身的競爭實(shí)力，獲得健康發(fā)展，應(yīng)嚴(yán)格做好檔案管理工作，建設(shè)完善的制度體系，提升檔案管理的智能化與精細(xì)化程度，通過互聯(lián)網(wǎng)思維的運(yùn)用，加快檔案資料的開發(fā)速度，發(fā)掘檔案內(nèi)在價(jià)值，通過檔案的精細(xì)化管理，帶動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部的精細(xì)化管理。