檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵措施

王秦

（新疆阿勒泰市委辦公室，新疆 阿勒泰 836500）

在單位的日常檔案管理工作中，檔案管理人員需要對有效數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，并把整理好的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，再及時(shí)錄入相關(guān)信息系統(tǒng)，以便在今后的數(shù)據(jù)調(diào)用中，高效快捷地找到相關(guān)數(shù)據(jù)，提高整體工作的效率和質(zhì)量。在單位的日常檔案管理工作中充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，不但可以提高相關(guān)數(shù)據(jù)的處理效率，減輕檔案管理工作人員的工作壓力，還能有效降低數(shù)據(jù)處理錯(cuò)誤率，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案管理工作的積極作用，更好的為單位提供服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)整個(gè)社會的穩(wěn)步發(fā)展。

一、單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)化檔案管理較為普遍

目前來看，單位檔案管理工作主要是以紙張為載體，進(jìn)而對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確記錄、合理保存、有效提取和及時(shí)調(diào)用。這種紙質(zhì)化檔案管理模式，在給檔案管理工作人員帶來較大工作量的同時(shí)，也難以將檔案數(shù)據(jù)處理的正確率穩(wěn)定在較低水平，很大程度地提高了檔案管理工作的難度。[1]同時(shí)紙質(zhì)檔案文件還占用了基層事業(yè)單位大量空間，還需要做好相應(yīng)的紙質(zhì)文件維護(hù)工作，例如日常要注意檔案文件的防潮、防火、防蟲，在一定程度上不好保證檔案的完整存續(xù)。

（二）已存檔案資料沒有得到有效利用

目前來看，大部分單位的檔案資料的利用率較低。檔案管理人員在耗費(fèi)大量時(shí)間、精力對檔案進(jìn)行整理保存后，在后期工作中，并沒有對這些檔案資料進(jìn)行合理有效的利用，沒有充分發(fā)揮檔案資料的作用與價(jià)值。在眾多不利因素的共同作用下，基層事業(yè)單位檔案資料使用率較低較為普遍，這大大降低了工作人員的工作效率，還造成了社會資源的極大浪費(fèi)。產(chǎn)生這個(gè)現(xiàn)象的主要原因是單位檔案管理人員普遍對檔案價(jià)值的認(rèn)識較為不足，同時(shí)基層單位的紙質(zhì)化檔案管理模式，使文件資料檢索工作進(jìn)行地極為緩慢，檔案管理人員無法快速在大量紙質(zhì)文件中找到需要的文件，難以及時(shí)解決實(shí)際工作問題，不利于單位總體工作的進(jìn)行。

高效完成單位的檔案管理工作對基層事業(yè)單位的正常運(yùn)營具有重要意義。由于單位工作內(nèi)容繁多，工資收入較低，使得很多檔案管理專業(yè)人才從事基層事業(yè)單位的檔案管理工作的意愿不是很強(qiáng)烈，從事單位檔案管理工作的專業(yè)人員較少。在這種情況下，單位雇傭的檔案管理人員的專業(yè)知識和技能大多達(dá)不到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不能有效解決日常檔案管理工作中的難題，進(jìn)而產(chǎn)生得過且過的心理。因此單位必須采取有效措施，通過提高與工作掛鉤的獎(jiǎng)金績效等方式，激發(fā)檔案管理人員主觀能動性，提高工作效率。單位通過吸引檔案管理專業(yè)人才，可以完善單位人才隊(duì)伍的建設(shè)，事半功倍的完成單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

二、檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵措施

促進(jìn)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，可以有效規(guī)范單位日常檔案工作，對單位正常運(yùn)營發(fā)揮巨大作用。

（一）加強(qiáng)工作人員對檔案管理工作的重視程度

只有相關(guān)單位提高對檔案管理現(xiàn)代化的重視程度，才能更好地促進(jìn)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職工需要對檔案管理工作的重要性進(jìn)行充分了解，同時(shí)需要就加大檔案管理工作人力、物力的資金投入，更大程度上保證檔案管理相關(guān)措施的有效落實(shí)，并通過對檔案管理工作落實(shí)情況進(jìn)行事后監(jiān)督，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的進(jìn)行。

（二）提高檔案工作人員檔案管理工作能力

檔案是歷史記錄，是重要原始憑證，具有重要的參考價(jià)值。檔案管理工作人員要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)真對待檔案管理工作，確保按期完成工作任務(wù)。同時(shí)單位要提升基層事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，相關(guān)科室人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案整理辦法，全面掌握檔案整理工作各個(gè)流程、規(guī)范要求及操作步驟，提升業(yè)務(wù)水平，從而確保檔案收集、整理、歸檔工作的有序開展。通過正確劃分職責(zé)，有序推進(jìn)單位檔案管理工作進(jìn)行。在檔案的收集過程中，需要對各類資料進(jìn)行全面梳理和整合，在整理資料工作完成后，把所有應(yīng)歸檔文件科學(xué)合理地分類、排列、編號，保證單位檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。特別要重視重大決策的相關(guān)檔案的建立，有效維護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益，通過把具有法律效力的工程建設(shè)、物資采購等重點(diǎn)檔案進(jìn)行歸檔，保證單位的合法權(quán)益。與此同時(shí)，逐件仔細(xì)核對需要移交的檔案資料，查漏補(bǔ)缺，完善檔案資料。做到該收的檔案盡收，該歸的檔案盡歸，確保歸檔資料的完整性[2]。

（三）堅(jiān)持不懈的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)需要堅(jiān)持不懈的努力，才能逐步顯露效果。通過改變原來較差的管理方式、觀念，并結(jié)合單位實(shí)際情況，找到檔案信息化建設(shè)的有效方法。單位檔案管理相關(guān)人員要把檔案管理的信息化建設(shè)作為工作主要目標(biāo)和方向。通過對原有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷創(chuàng)新，對設(shè)備與軟件進(jìn)行合理搭配，找到正確的工作方法完成工作任務(wù)，從而達(dá)到良好的工作效果。同時(shí)檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行也需要快速提升檔案管理工作人員對檔案管理內(nèi)涵的理解，促進(jìn)檔案工作人員在軟件操作過程中，充分掌握單位檔案信息化的建設(shè)進(jìn)度，從而合理提高檔案管理的水平與效率。

（四）建設(shè)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍

為了更好地提高檔案管理工作的效率，就需要單位加大檔案管理專業(yè)人才的資金投入力度，通過提高單位檔案工作人員的工作待遇，進(jìn)而建立起專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，通過專業(yè)隊(duì)伍來對檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)工作技能培訓(xùn)，更好更快的提高業(yè)余工作人員的工作水平，極大地提高了整個(gè)單位人員的專業(yè)水準(zhǔn)。同時(shí)這支專業(yè)團(tuán)隊(duì)通過周期性的進(jìn)行管理方法、計(jì)劃的小組討論，積極創(chuàng)新管理方式，更好地提高檔案工作人員管理技術(shù)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（五）健全完善檔案管理的制度

在單位檔案的現(xiàn)代化建設(shè)過程中，不僅要對整體管理體系上進(jìn)行健全完善，在相關(guān)細(xì)節(jié)方面也必須加大重視，比如檔案管理制度進(jìn)行合理調(diào)整，就對單位檔案的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮著重要意義。健全完善檔案管理的制度需要針對各個(gè)崗位、職責(zé)進(jìn)行細(xì)分梳理，在保證檔案管理相互獨(dú)立的狀態(tài)下加強(qiáng)各個(gè)工作之間的合作，通過把各項(xiàng)工作進(jìn)行整合管理，按照統(tǒng)一的高標(biāo)準(zhǔn)來對相關(guān)工作進(jìn)行要求，有利于在較短的時(shí)間取得較好的成績，從而提高管理質(zhì)量，有效提升工作效率。通過健全完善檔案管理的制度，可以一定程度上推動檔案管理信息化建設(shè)。

（六）對檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化

檔案管理信息化建設(shè)過程中充分可以利用電腦軟件快捷、方便的優(yōu)勢，進(jìn)而對傳統(tǒng)的檔案信息采集、保存、處理等工作方式進(jìn)行改善，極大的保證檔案管理流程更加順暢，進(jìn)而提高檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性。通過對檔案管理流程進(jìn)行合理簡化，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而加快檔案管理工作的信息化的建設(shè)進(jìn)度。

（七）對檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行完善

檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，充分應(yīng)用檔案檢索系統(tǒng)發(fā)揮著重要意義。在檢索體系的電子化得到實(shí)現(xiàn)后，檔案管理現(xiàn)代化模式的獨(dú)特優(yōu)勢才能發(fā)揮出來，進(jìn)而為檔案價(jià)值的體現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。近些年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，專業(yè)的分類軟件研發(fā)出來，單位可以運(yùn)用相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件，通過關(guān)鍵字、主題等重要信息的輸入，進(jìn)行快速準(zhǔn)確的信息檢索工作。[3]這就要求檔案管理相關(guān)工作人員將計(jì)算機(jī)檢索軟件與檔案管理更好地結(jié)合起來，充分利用相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)檔案的快速匯總和檢索，在快速檔案管理的工作效率時(shí)，更好地促進(jìn)檔案檢索系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設(shè)。

三、結(jié)語

檔案管理信息化是時(shí)代的大趨勢，相關(guān)單位通過加強(qiáng)對檔案管理工作的重視、促進(jìn)檔案工作人員檔案管理工作能力的提高、檔案信息化建設(shè)的堅(jiān)持努力、促進(jìn)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案管理制度的充分完善、優(yōu)化檔案管理方法、對檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行完善等一系列相關(guān)措施的合理運(yùn)用，能夠在一定程度上幫助單位逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)而極大地提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，有效規(guī)范單位日常檔案工作，對單位正常運(yùn)營發(fā)揮巨大作用的同時(shí)，更好地為社會進(jìn)步發(fā)展提供助力，進(jìn)而促進(jìn)國家各方面的快速發(fā)展進(jìn)步。