檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新研究

紀(jì)然

（中國(guó)鐵路文工團(tuán)有限公司，北京 100045）

在科技迅速發(fā)展的大環(huán)境下，我國(guó)各個(gè)行業(yè)得以革新發(fā)展，檔案管理工作也在其中獲得了進(jìn)步與啟發(fā)。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，極大地提升了工作效率，推動(dòng)了管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作，是以手工工作模式完成相關(guān)歸檔程序，檔案管理工作嚴(yán)重滯后，發(fā)生重大紕漏及損毀等現(xiàn)象嚴(yán)重，浪費(fèi)人力、物力及資源，還降低了工作效率，為單位平添了許多的安全隱患。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，根本沒(méi)有實(shí)效性可言，檔案資料收集走個(gè)過(guò)場(chǎng)，完成檔案管理流程，其結(jié)果往往導(dǎo)致單位辦公檔案資料采集及收集功能不完善，遺漏及丟失信息風(fēng)險(xiǎn)難以控制，致使單位檔案管理工作發(fā)展滯后，難以實(shí)現(xiàn)單位管理精準(zhǔn)化的發(fā)展趨勢(shì)及經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域建設(shè)發(fā)展目標(biāo)。

一、分析檔案信息化管理意義

（一）提高單位的管理效率

對(duì)于傳統(tǒng)人工檔案管理方式下，檔案信息使用者需要瀏覽檔案信息內(nèi)容，只能前往檔案室進(jìn)行信息的查詢，這也是讓某一些單位人員感覺(jué)到了不方便，甚至是會(huì)存在工作延誤等方面的問(wèn)題，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠有效解決該問(wèn)題，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以不受空間限制的查閱檔案。工作人員可以使用在線申請(qǐng)的方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)閱，通過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員的批示之后，數(shù)據(jù)信息庫(kù)可以把批示信息直接推送至相應(yīng)的檔案管理部門。工作人員是可以將檔案信息直接的發(fā)送到郵箱之中，之后便可以自有的進(jìn)行查閱或者是打印，極大程度上提高了自身的工作效率，因此可以看出，信息技術(shù)在檔案管理中的合理應(yīng)用，可以全面的提高工作的實(shí)效性，提升了檔案管理服務(wù)水平。

（二）滿足信息化發(fā)展的趨勢(shì)

在現(xiàn)如今信息化技術(shù)快速發(fā)展的過(guò)程中，提高檔案信息化管理是十分重要的，已經(jīng)成了現(xiàn)如今各個(gè)領(lǐng)域的主要發(fā)展趨勢(shì)，因此重視檔案信息化管理，可以與時(shí)代要求相符，保證檔案管理工作的高效進(jìn)行，促進(jìn)單位的整體健康發(fā)展，保證檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。

（三）有效避免資料出現(xiàn)丟失

在實(shí)際進(jìn)行檔案室搬遷的過(guò)程中，將會(huì)對(duì)檔案信息產(chǎn)生一定程度的影響，如果檔案信息并沒(méi)有根據(jù)之前的順序在檔案柜中進(jìn)行妥善的存儲(chǔ)，那么將會(huì)在后期查找的過(guò)程中帶來(lái)較多的不方便，甚至是會(huì)導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)流失等方面的問(wèn)題。檔案信息庫(kù)的建設(shè)，一方面能夠保證檔案信息實(shí)際錄入的精準(zhǔn)性，另一方面也可以防止檔案信息丟失。在此以外，值得重視的是，在檔案信息實(shí)際傳遞的時(shí)候，應(yīng)保障其可靠性與安全性。通過(guò)安裝防火墻，保證檔案信息庫(kù)的穩(wěn)定性、安全性，避免出現(xiàn)黑客的攻擊，保證檔案?jìng)浞莨ぷ鞯捻樌归_(kāi)。除此之外系統(tǒng)如果出現(xiàn)癱瘓的情況下，那么也是可以及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，進(jìn)而保障檔案信息的完整程度。

二、分析檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）由于信息化管理建設(shè)重視性存在不足

單位領(lǐng)導(dǎo)層重視信息化建設(shè)的認(rèn)知程度存在不足，信息化技術(shù)創(chuàng)新管理檔案是單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益發(fā)展的重要組成內(nèi)容，單位缺少信息技術(shù)檔案管理，直接導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益之間產(chǎn)生分歧及矛盾。由于老式檔案管理模式調(diào)整不足勢(shì)必影響單位在競(jìng)爭(zhēng)中的地位，因此，信息技術(shù)檔案管理建設(shè)替代陳舊單一模式?jīng)Q定單位發(fā)展方向及戰(zhàn)略成果的轉(zhuǎn)型。在此之外單位領(lǐng)導(dǎo)輕視檔案信息化建設(shè)，對(duì)于檔案工作不夠重視，直接導(dǎo)致單位檔案案例發(fā)展方向和建設(shè)管理能力存在滯后，對(duì)單位的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展有著較大的影響。

（二）由于信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)缺失

在實(shí)際進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，是需要加入一些創(chuàng)新性人才，保障其人才可以具有先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)和道德素質(zhì)水平，這樣可以更好地促進(jìn)單位的創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略方針可以更加的完善，不斷地去提高單位增長(zhǎng)的實(shí)力，有效的改善管理質(zhì)量控制系統(tǒng)及信息技術(shù)檔案應(yīng)用程序的全面順利的實(shí)施具有重要意義。目前許多單位管理檔案建設(shè)工作上存在嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象，單位領(lǐng)導(dǎo)層輕視檔案管理發(fā)展方向及缺乏自身理論意識(shí)，還有許多單位重視經(jīng)營(yíng)管理發(fā)展，輕視信息技術(shù)化檔案管理發(fā)展，無(wú)法有效的融入創(chuàng)新發(fā)展模式，領(lǐng)導(dǎo)層依然是采取微觀的角度去看待檔案管理的工作，沒(méi)有能夠重視現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)信息服務(wù)領(lǐng)域建設(shè)，直接影響單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)模受損及檔案管理發(fā)展嚴(yán)重滯后。

三、分析檔案信息化管理科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案進(jìn)行信息化建設(shè)管理的過(guò)程中，檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)是存在較為重要的作用，因此在相關(guān)單位之中，必須要提高對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，積極的指導(dǎo)工作人員可以掌握更多的專業(yè)技能。首先單位應(yīng)設(shè)置完善合理的部門，實(shí)現(xiàn)工作人員配置的全面合理優(yōu)化。對(duì)于單位而言，在檔案信息管理過(guò)程中，某些工作缺少專門人員，是其他部門人員兼職。與此同時(shí)，有些工作人員的年齡比較大，信息素養(yǎng)與總體素質(zhì)有待提高，導(dǎo)致檔案信息化管理工作難以順利進(jìn)行。因此，單位應(yīng)重視管理人員的實(shí)際配置，掌握更多的發(fā)展歷程，也要確定單位的實(shí)際發(fā)展前景，意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際作用。其次檔案管理工作人員需要對(duì)自身的理念進(jìn)行更新，不斷地去提高自身的服務(wù)認(rèn)知，并且還需要要求工作人員做到支撐上崗，對(duì)其綜合教育素質(zhì)進(jìn)行全面的提升，也需要不斷提高工作人員自身的職業(yè)素質(zhì)和道德認(rèn)知。在此之外單位應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有人員架構(gòu)的全面優(yōu)化，確定工作人員的實(shí)際工作職能與內(nèi)容。

（二）優(yōu)化檔案管理流程

在現(xiàn)如今檔案信息實(shí)際傳遞的過(guò)程中，主要是從上而下進(jìn)行開(kāi)展的這樣能夠有效地減少資料內(nèi)容出現(xiàn)丟失等方面的問(wèn)題，有效的防治歸檔的過(guò)程中出現(xiàn)遺漏方面的問(wèn)題，保證其檔案信息可以更加適應(yīng)單位對(duì)信息資源的實(shí)際利用情況，保證檔案信息的可靠性與精準(zhǔn)性。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)將信息化技術(shù)運(yùn)用其中，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)與定期等收集方式之間的良好結(jié)合，避免出現(xiàn)檔案資料流失的現(xiàn)象。由于檔案資料的范圍比較大，并且其來(lái)源比較廣泛，需要將重要資料有效收集起來(lái)，防止在實(shí)際歸檔的時(shí)候出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。在此之外對(duì)檔案信息之前的部分進(jìn)行保留，使其可以讓檔案信息的利用情況和實(shí)際需要相互滿足，保證其檔案管理可以為單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供出相應(yīng)的保障。

（三）提高檔案信息化認(rèn)識(shí)

在檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候，提高相關(guān)人員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知，是作為檔案管理工作落實(shí)的基礎(chǔ)條件，檔案信息化管理所存在的問(wèn)題，主要是由于相關(guān)人員的認(rèn)知存在不全面，導(dǎo)致其思路方面存在誤區(qū)，因此檔案管理人員需要意識(shí)到，提高自身工作信息化建設(shè)定要性，逐步提高該工作的信息化水平，保障檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行，逐步提升其可靠性與高效性。一方面，有關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守我國(guó)有關(guān)規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)的全面升級(jí)以及優(yōu)化，保證信息資源開(kāi)發(fā)作業(yè)的順利進(jìn)行，保證檔案信息共享的合理性。另外一方面相關(guān)工作人員要重視基礎(chǔ)工作的開(kāi)展，嚴(yán)格根據(jù)不一樣的檔案，明確實(shí)際需要，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好研究工作，重視對(duì)檔案信息化管理質(zhì)量的控制，對(duì)存在不合理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的修改，保證檔案信息化管理的高效性。除此之外，也要樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化認(rèn)知，落實(shí)具體的培訓(xùn)機(jī)制，逐步提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德認(rèn)知，指引他們掌握更多的信息技術(shù)操作技能，并將該機(jī)制的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，結(jié)合信息化技術(shù)逐漸地去提高工作人員實(shí)際工作質(zhì)量，更好的保障各項(xiàng)工作得到順利地開(kāi)展，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)水平的不斷提高，這樣才能促進(jìn)單位自身快速穩(wěn)定的發(fā)展。

（四）對(duì)健全當(dāng)前管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行積極完善

現(xiàn)階段檔案信息化在管理時(shí)，單位應(yīng)該積極健全與不斷完善檔案管理制度，對(duì)具體的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，對(duì)檔案信息管理工作過(guò)程中的范圍給予明確。一是單位應(yīng)該制定出切實(shí)可行的檔案管理執(zhí)行準(zhǔn)則，對(duì)該準(zhǔn)則的落實(shí)給予保證，促進(jìn)檔案信息管理流程的完善性。在健全制度的過(guò)程中，單位應(yīng)該結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)一些優(yōu)秀的單位經(jīng)驗(yàn)充分借鑒，高度重視檔案信息化管理。另外單位也要保證檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度。在信息化的大環(huán)境下，實(shí)際健全檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，單位應(yīng)該成立專門的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，利于日后查詢。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前的檔案信息，對(duì)檔案信息共享平臺(tái)進(jìn)行有效的完善，保證各個(gè)部門之間能夠在平臺(tái)中查閱檔案信息，在一定程度上將檔案信息價(jià)值以及優(yōu)勢(shì)等進(jìn)行充分體現(xiàn)。

結(jié)語(yǔ)：總而言之，當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)被運(yùn)用在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域中，尤其是單位的檔案管理工作過(guò)程中，并且其使用效率逐步提高。信息化管理在檔案管理中十分重要，經(jīng)過(guò)信息化管理，會(huì)對(duì)單位的發(fā)展產(chǎn)生重要影響，在單位檔案信息管理工作中，如若沒(méi)有采取合理方法，就難以保證檔案管理的可靠性，實(shí)行信息化技術(shù)檔案管理模式是標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，具備實(shí)時(shí)監(jiān)控功能及更新信息服務(wù)，使單位全面掌控辦公信息技術(shù)檔案管理系統(tǒng)及操縱軟件服務(wù)功能，能夠推進(jìn)檔案管理發(fā)展方向的重要組成標(biāo)志。所以要提升管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知水平，保證檔案管理順利進(jìn)行。在此情況下，檔案管理人員要逐步調(diào)節(jié)自身的管理方法與舉措，把先進(jìn)的信息化技術(shù)充分應(yīng)用在檔案信息管理過(guò)程中，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，逐步提高單位的管理質(zhì)量。