校企合作信息化檔案管理體系構建研究

王述剛 孫鶴陽

（1.濱州職業(yè)學院；2.山東省北鎮(zhèn)中學，山東 濱州 256600）

隨著現代技術不斷創(chuàng)新與發(fā)展，我國的經濟社會得到全面的發(fā)展，也有力地促進了信息技術不斷進步。我們已經進入了信息化時代，各行各業(yè)都引進了現代技術，有效促進了工作地發(fā)展。只有不斷創(chuàng)新技術形式，才能更好地提高工作效率，緊跟時代步伐，積極引進先進技術，通過技術創(chuàng)新與改良，提升檔案工作能力，才能更好地推動校企合作檔案管理工作發(fā)展，提升自身工作效率。高校承擔著教育教學的重任，為社會培養(yǎng)了大批人才，為了有效保證人才與社會的對接，高校與企業(yè)進行了合作，通過校企聯合辦學，使學生更加具備社會、職業(yè)性，為全社會培養(yǎng)出有用人才，學生能夠通過在企業(yè)的實習，提升專業(yè)應用能力。很多企業(yè)為了更好地選擇人才，直接與高校對接，與高校進行合作辦學，培養(yǎng)自己需要的人才。為了更好地管理校企合作模式下的檔案工作，則需要通過現代化手段科學管理，才能確保檔案管理質量，更好地服務學校與企業(yè)。通過良好的檔案管理，進一步促進學生就業(yè)，推動高校與企業(yè)互惠互利全面發(fā)展。

一、校企合作模式下檔案管理存在的問題

（一）合作模式下的創(chuàng)新意識不強，思想觀念落后時代

檔案管理工作是學校管理的重要部分，特別是在校企合作前提下的檔案管理，難度更大，需要管理的內容增加，但是，在很長一段時間里，部分高校領導并不重視這項工作，不論是傳統的教學工作中，還是當前的校企合作中，他們認為檔案管理就是收集、保存這樣的事情，沒必要進行大投入，在這樣錯誤的認識下，導致了很多的高校從上到下不重視檔案工作，更談不上為企業(yè)與學生服務了。檔案相關的管理人員也沒有自信心，認為自己的工作確實不重要，沒有經濟指標，沒有管理方向，一些檔案管理人員把自己的工作定位為保管、裝訂等，不與高校教學、科研、校企合作發(fā)生聯系，很多的學生檔案不全面，如果有人查詢資料，就是領導口頭答應一下，檔案室簽字就萬事大吉了，只要保證檔案不丟失，能夠應付上級領導檢查就是盡職盡責，沒有現代管理的理念，更別談創(chuàng)新內容了，對自身工作產生懷疑、輕視，何談校企業(yè)合作模式下進行積極主動創(chuàng)新，無法更好地服務校企合作。

（二）校企合作模式下檔案管理效率低，手段技術落后

當前，高校招生越來越多，校企合作更加廣泛，學生檔案內容增加了，學校的管理任務更加艱巨，要想全面管理好學生的各級檔案，確保詳細記載好學生入學、實習、畢業(yè)、就業(yè)等信息，則需要更加強大的現代化設備，才能適應新變化，服務校企合作。單純傳統人工檔案管理方式已不符合時代發(fā)展。當前，雖然各個高校都為檔案管理配備了一部分計算機，但是，在校企合作的新模式下，面對更加復雜的信息量，硬件并沒有發(fā)揮出作用，大部分管理人員只是利用電腦簡單做好學生在企業(yè)實習的數據錄入、打印等，而對于學生在實習過程中表現無法進行條目檢索應用，學校、教師、企業(yè)以及學生要想查詢實習期間的檔案，資料不全，工作的整體效率不高。

（三）檔案管理人員無法適應校企合作管理

高校自身并不重視檔案管理工作，再加上校企合作過程中產生的大量信息，需要專業(yè)人員來管理，但是，一些檔案人員還承擔其他工作，檔案管理只是各項工作的一部分，受到各方面因素的影響，一些檔案工作人員從招聘到入職并沒有經過良好的培訓，受傳統落后觀念影響大。有一些雖然是專業(yè)檔案畢業(yè)的管理人員，也會在這樣的環(huán)境影響下產生思想變化，認為自身工作的價值不大，這樣的工作狀態(tài)下，無法進行創(chuàng)新與改變，工作積極性制造，不利于人才的培養(yǎng)，不利于校企合作中的專業(yè)隊伍建設。大部分檔案管理人員自身學習能力不強，面對復雜豐富的學生實習檔案，沒能有效利用好計算機進行工作，計算機知識掌握不多，不能滿足校企合作條件下的信息化需求。

二、校企合作檔案管理信息體系建設需要遵循的原則

（一）校企業(yè)合作檔案管理“雙軌制”原則

校企合作的檔案管理必須要遵循雙軌制原則，這樣才能確保各類檔案的完整性，這項原則主要就是要求在檔案信息化實現過程中，不但要推進電子版本應用，更不要拋棄紙質檔案的收集，有一些學生實習等檔案一方面要求紙質版，另一方面還要有電子版，以此，全面保證檔案完整性，是校企合作中檔案管理的重點課題。一些信息化平臺與系統建設尚未成熟的高校，更需要以紙質檔案為主，更好地保存學生實習信息，方便電子查詢，保證了校企合作檔案管理真實性，提高實習檔案檢索應用能力，滿足企業(yè)、學校、學生對檔案的多樣需求。通過雙項原則的應用，全面保證校企辦學特色特點，有力的避免了學生實習檔案的丟失，為校企合作提供更多信息支撐，更好地推動學生與企業(yè)的良性對接。

（二）校企合作檔案管理全周期原則

校企合作檔案管理要全流程、全周期，形成一個良好的系統，才能有效保證校企合作的成效，保證檔案利用價值。校企合作檔案管理不但要做好日常和保存與管理，更需要進行長期跟蹤，有效做好檔案的存儲，只有這樣，才能在一定周期內更好地在校企合作中，為學生、學校、教師、企業(yè)提供充分的信息內容，保證學校與企業(yè)整體需要。從學校、企業(yè)、學生角度看，周期性是關鍵，因為在一定的周期內，檔案是有一定價值的，周期行為包括檔案產生、存儲、借閱及銷毀，這是一個全面的過程，只有在這個過程中，做好檔案的對接與使用，才能實現全周期管理，有效服務好校企合作，提升檔案管理質量。

三、校企合作檔案管理信息體系建設過程

（一）檔案信息化的管理體制設計

校企合作是當前的總趨勢，通過與校企的聯合辦學，不斷提高學生的整體素質與專業(yè)能力，而在校企合作模式時期，要想全面做好檔案管理工作，則需要根據自身的實際，做好檔案信息化管理設計，更好地服務學校與企業(yè)，用科學的運行體制滿足學校與企業(yè)的共同需要，在充分融入計算機技術與互聯網技術，通過工作與技術的有效結合，全面提高校企合作檔案管理領域效果。要充分認識到校企合作條件下的信息化重要性，在新時代背景下做好學生實習等檔案信息創(chuàng)新，與時俱進跟上時代，不斷形成以電子化為主的檔案管理體制，推動檔案管理自主化、信息化，方便對校企合作學生檔案的查詢與共享。

（二）校企合作檔案信息體系標準的制定

管理標準是一切管理工作的前提，面對校企合作新模式，一定要全面提升能力，才能適應新時期發(fā)展。為了保證校企合作中檔案管理效果，就要做好標準規(guī)范設計，全面保證學校與企業(yè)緊密聯系，提高各流程科學化、系統化、可視化的水平，全面為校企合作檔案信息化活動提供充分保障，標準能夠使管理活動有章可循，為管理指明方向。

（三）校企合作檔案信息化系統的開發(fā)

高校的管理模式大多數一致，但是，在校企合作中，則體現了個體差異化，一些高校根據教學特點，專業(yè)設置，往往會與企業(yè)聯合辦學，為企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)人才，而很多的企業(yè)也會與高校聯合辦學，為企業(yè)培養(yǎng)能夠畢業(yè)就上崗的人才，為了適應校企合作，就要不斷突出管理層次，最大程度發(fā)揮信息化效率的功能。高校與企業(yè)合作，會產生更多的信息，要想對學生全面管理，就需要開發(fā)和設計出以學校、企業(yè)、學生等用戶為中心的信息化平臺系統。

（四）校企合作模式下檔案信息體系人才的培養(yǎng)

校企合作模式下，高校面臨更多的管理內容，學生校外實習檔案至關重要，高校需要針對當前檔案信息化人才短缺的事實，全面做好專業(yè)化人才培養(yǎng)，通過系統的專業(yè)知識培訓，提高管理人員整體素質，才能更好地服務學校與企業(yè)。加大人才培養(yǎng)力度與效果，根據校企合作模式下的系統平臺應用，在實踐中培養(yǎng)專業(yè)性強的檔案管理人才。為了更好地服務學校與企業(yè)，則要管理人員熟知檔案管理專業(yè)知識，精通電腦操作系統，讓全部檔案管理人員都能掌握數據錄入、后臺維護、公眾號信息、企業(yè)信息收集等更新工作方法。

四、校企合作條件下如何進行檔案管理信息化建設

（一）建立符合校企合作的數字化平臺基礎

校企合作中的檔案管理是一項專業(yè)性強的工作，要全面保證軟件和硬件的兼容，才能有效提高管理效率與質量。當前，電子化信息化是趨勢。要科學選擇管理軟件，才能更好地服務學校與企業(yè)，不同軟件支持不同口令，為了保證高校在合作前提下的檔案管理效果，則要以高校檔案管理為基礎，做好校企合作條件下的程序設計，全面開發(fā)使用各種軟件。當前，軟件系統包括安全系統、操作主界面、數據庫、調度程序等都。檔案管理硬件系統包括計算機設備、打印機、掃描儀等，通過硬件系統維護，保證日常工作輸入與錄入、查詢與使用，服務好學校與企業(yè)。

（二）建立校企合作的檔案數字化渠道

檔案管理數字化是校企合作條件下現代技術應用的基礎，通過對校企合作中產生的圖紙、照片、錄音、錄像等內容的采集、錄入，更好地實現現代化信息渠道，有效保證校企信息精準處理，保證高校與企業(yè)合作過程中信息端口互聯互通，雙方面輸入與管理，方便各層次人員對信息查詢、統計、共享的需求。

（三）建立校企合作新型檔案管理服務中心

高校與企業(yè)聯合辦學越來越緊密，增加了檔案的管理難度，為了全面保證檔案管理科學化、系統化，更好地服務學校與學生，高校檔案信息要連接企業(yè)和高校，展示學校和企業(yè)形象，在校企聯合辦學中，能直接對接企業(yè)與學校，現代化檔案管理實現校企共贏。

結語：校企合作模式下，高校檔案信息化、數字化管理是未來的趨勢，要緊緊抓住大數據應用的時代背景，提升檔案管理工作質量，通過數字化平臺體制科學構建，形成檔案管理各項標準規(guī)范，推動學校與企業(yè)合作進程，更好地滿足校企合作條件下的檔案管理需求。