校企合作信息化檔案管理體系構(gòu)建研究

王述剛 孫鶴陽

（1.濱州職業(yè)學(xué)院；2.山東省北鎮(zhèn)中學(xué)，山東 濱州 256600）

隨著現(xiàn)代技術(shù)不斷創(chuàng)新與發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)社會得到全面的發(fā)展，也有力地促進(jìn)了信息技術(shù)不斷進(jìn)步。我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，各行各業(yè)都引進(jìn)了現(xiàn)代技術(shù)，有效促進(jìn)了工作地發(fā)展。只有不斷創(chuàng)新技術(shù)形式，才能更好地提高工作效率，緊跟時(shí)代步伐，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，通過技術(shù)創(chuàng)新與改良，提升檔案工作能力，才能更好地推動校企合作檔案管理工作發(fā)展，提升自身工作效率。高校承擔(dān)著教育教學(xué)的重任，為社會培養(yǎng)了大批人才，為了有效保證人才與社會的對接，高校與企業(yè)進(jìn)行了合作，通過校企聯(lián)合辦學(xué)，使學(xué)生更加具備社會、職業(yè)性，為全社會培養(yǎng)出有用人才，學(xué)生能夠通過在企業(yè)的實(shí)習(xí)，提升專業(yè)應(yīng)用能力。很多企業(yè)為了更好地選擇人才，直接與高校對接，與高校進(jìn)行合作辦學(xué)，培養(yǎng)自己需要的人才。為了更好地管理校企合作模式下的檔案工作，則需要通過現(xiàn)代化手段科學(xué)管理，才能確保檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)學(xué)校與企業(yè)。通過良好的檔案管理，進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，推動高校與企業(yè)互惠互利全面發(fā)展。

一、校企合作模式下檔案管理存在的問題

（一）合作模式下的創(chuàng)新意識不強(qiáng)，思想觀念落后時(shí)代

檔案管理工作是學(xué)校管理的重要部分，特別是在校企合作前提下的檔案管理，難度更大，需要管理的內(nèi)容增加，但是，在很長一段時(shí)間里，部分高校領(lǐng)導(dǎo)并不重視這項(xiàng)工作，不論是傳統(tǒng)的教學(xué)工作中，還是當(dāng)前的校企合作中，他們認(rèn)為檔案管理就是收集、保存這樣的事情，沒必要進(jìn)行大投入，在這樣錯誤的認(rèn)識下，導(dǎo)致了很多的高校從上到下不重視檔案工作，更談不上為企業(yè)與學(xué)生服務(wù)了。檔案相關(guān)的管理人員也沒有自信心，認(rèn)為自己的工作確實(shí)不重要，沒有經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，沒有管理方向，一些檔案管理人員把自己的工作定位為保管、裝訂等，不與高校教學(xué)、科研、校企合作發(fā)生聯(lián)系，很多的學(xué)生檔案不全面，如果有人查詢資料，就是領(lǐng)導(dǎo)口頭答應(yīng)一下，檔案室簽字就萬事大吉了，只要保證檔案不丟失，能夠應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)檢查就是盡職盡責(zé)，沒有現(xiàn)代管理的理念，更別談創(chuàng)新內(nèi)容了，對自身工作產(chǎn)生懷疑、輕視，何談校企業(yè)合作模式下進(jìn)行積極主動創(chuàng)新，無法更好地服務(wù)校企合作。

（二）校企合作模式下檔案管理效率低，手段技術(shù)落后

當(dāng)前，高校招生越來越多，校企合作更加廣泛，學(xué)生檔案內(nèi)容增加了，學(xué)校的管理任務(wù)更加艱巨，要想全面管理好學(xué)生的各級檔案，確保詳細(xì)記載好學(xué)生入學(xué)、實(shí)習(xí)、畢業(yè)、就業(yè)等信息，則需要更加強(qiáng)大的現(xiàn)代化設(shè)備，才能適應(yīng)新變化，服務(wù)校企合作。單純傳統(tǒng)人工檔案管理方式已不符合時(shí)代發(fā)展。當(dāng)前，雖然各個(gè)高校都為檔案管理配備了一部分計(jì)算機(jī)，但是，在校企合作的新模式下，面對更加復(fù)雜的信息量，硬件并沒有發(fā)揮出作用，大部分管理人員只是利用電腦簡單做好學(xué)生在企業(yè)實(shí)習(xí)的數(shù)據(jù)錄入、打印等，而對于學(xué)生在實(shí)習(xí)過程中表現(xiàn)無法進(jìn)行條目檢索應(yīng)用，學(xué)校、教師、企業(yè)以及學(xué)生要想查詢實(shí)習(xí)期間的檔案，資料不全，工作的整體效率不高。

（三）檔案管理人員無法適應(yīng)校企合作管理

高校自身并不重視檔案管理工作，再加上校企合作過程中產(chǎn)生的大量信息，需要專業(yè)人員來管理，但是，一些檔案人員還承擔(dān)其他工作，檔案管理只是各項(xiàng)工作的一部分，受到各方面因素的影響，一些檔案工作人員從招聘到入職并沒有經(jīng)過良好的培訓(xùn)，受傳統(tǒng)落后觀念影響大。有一些雖然是專業(yè)檔案畢業(yè)的管理人員，也會在這樣的環(huán)境影響下產(chǎn)生思想變化，認(rèn)為自身工作的價(jià)值不大，這樣的工作狀態(tài)下，無法進(jìn)行創(chuàng)新與改變，工作積極性制造，不利于人才的培養(yǎng)，不利于校企合作中的專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。大部分檔案管理人員自身學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，面對復(fù)雜豐富的學(xué)生實(shí)習(xí)檔案，沒能有效利用好計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，計(jì)算機(jī)知識掌握不多，不能滿足校企合作條件下的信息化需求。

二、校企合作檔案管理信息體系建設(shè)需要遵循的原則

（一）校企業(yè)合作檔案管理“雙軌制”原則

校企合作的檔案管理必須要遵循雙軌制原則，這樣才能確保各類檔案的完整性，這項(xiàng)原則主要就是要求在檔案信息化實(shí)現(xiàn)過程中，不但要推進(jìn)電子版本應(yīng)用，更不要拋棄紙質(zhì)檔案的收集，有一些學(xué)生實(shí)習(xí)等檔案一方面要求紙質(zhì)版，另一方面還要有電子版，以此，全面保證檔案完整性，是校企合作中檔案管理的重點(diǎn)課題。一些信息化平臺與系統(tǒng)建設(shè)尚未成熟的高校，更需要以紙質(zhì)檔案為主，更好地保存學(xué)生實(shí)習(xí)信息，方便電子查詢，保證了校企合作檔案管理真實(shí)性，提高實(shí)習(xí)檔案檢索應(yīng)用能力，滿足企業(yè)、學(xué)校、學(xué)生對檔案的多樣需求。通過雙項(xiàng)原則的應(yīng)用，全面保證校企辦學(xué)特色特點(diǎn)，有力的避免了學(xué)生實(shí)習(xí)檔案的丟失，為校企合作提供更多信息支撐，更好地推動學(xué)生與企業(yè)的良性對接。

（二）校企合作檔案管理全周期原則

校企合作檔案管理要全流程、全周期，形成一個(gè)良好的系統(tǒng)，才能有效保證校企合作的成效，保證檔案利用價(jià)值。校企合作檔案管理不但要做好日常和保存與管理，更需要進(jìn)行長期跟蹤，有效做好檔案的存儲，只有這樣，才能在一定周期內(nèi)更好地在校企合作中，為學(xué)生、學(xué)校、教師、企業(yè)提供充分的信息內(nèi)容，保證學(xué)校與企業(yè)整體需要。從學(xué)校、企業(yè)、學(xué)生角度看，周期性是關(guān)鍵，因?yàn)樵谝欢ǖ闹芷趦?nèi)，檔案是有一定價(jià)值的，周期行為包括檔案產(chǎn)生、存儲、借閱及銷毀，這是一個(gè)全面的過程，只有在這個(gè)過程中，做好檔案的對接與使用，才能實(shí)現(xiàn)全周期管理，有效服務(wù)好校企合作，提升檔案管理質(zhì)量。

三、校企合作檔案管理信息體系建設(shè)過程

（一）檔案信息化的管理體制設(shè)計(jì)

校企合作是當(dāng)前的總趨勢，通過與校企的聯(lián)合辦學(xué)，不斷提高學(xué)生的整體素質(zhì)與專業(yè)能力，而在校企合作模式時(shí)期，要想全面做好檔案管理工作，則需要根據(jù)自身的實(shí)際，做好檔案信息化管理設(shè)計(jì)，更好地服務(wù)學(xué)校與企業(yè)，用科學(xué)的運(yùn)行體制滿足學(xué)校與企業(yè)的共同需要，在充分融入計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過工作與技術(shù)的有效結(jié)合，全面提高校企合作檔案管理領(lǐng)域效果。要充分認(rèn)識到校企合作條件下的信息化重要性，在新時(shí)代背景下做好學(xué)生實(shí)習(xí)等檔案信息創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)跟上時(shí)代，不斷形成以電子化為主的檔案管理體制，推動檔案管理自主化、信息化，方便對校企合作學(xué)生檔案的查詢與共享。

（二）校企合作檔案信息體系標(biāo)準(zhǔn)的制定

管理標(biāo)準(zhǔn)是一切管理工作的前提，面對校企合作新模式，一定要全面提升能力，才能適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展。為了保證校企合作中檔案管理效果，就要做好標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)計(jì)，全面保證學(xué)校與企業(yè)緊密聯(lián)系，提高各流程科學(xué)化、系統(tǒng)化、可視化的水平，全面為校企合作檔案信息化活動提供充分保障，標(biāo)準(zhǔn)能夠使管理活動有章可循，為管理指明方向。

（三）校企合作檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)

高校的管理模式大多數(shù)一致，但是，在校企合作中，則體現(xiàn)了個(gè)體差異化，一些高校根據(jù)教學(xué)特點(diǎn)，專業(yè)設(shè)置，往往會與企業(yè)聯(lián)合辦學(xué)，為企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)人才，而很多的企業(yè)也會與高校聯(lián)合辦學(xué)，為企業(yè)培養(yǎng)能夠畢業(yè)就上崗的人才，為了適應(yīng)校企合作，就要不斷突出管理層次，最大程度發(fā)揮信息化效率的功能。高校與企業(yè)合作，會產(chǎn)生更多的信息，要想對學(xué)生全面管理，就需要開發(fā)和設(shè)計(jì)出以學(xué)校、企業(yè)、學(xué)生等用戶為中心的信息化平臺系統(tǒng)。

（四）校企合作模式下檔案信息體系人才的培養(yǎng)

校企合作模式下，高校面臨更多的管理內(nèi)容，學(xué)生校外實(shí)習(xí)檔案至關(guān)重要，高校需要針對當(dāng)前檔案信息化人才短缺的事實(shí)，全面做好專業(yè)化人才培養(yǎng)，通過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，提高管理人員整體素質(zhì)，才能更好地服務(wù)學(xué)校與企業(yè)。加大人才培養(yǎng)力度與效果，根據(jù)校企合作模式下的系統(tǒng)平臺應(yīng)用，在實(shí)踐中培養(yǎng)專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才。為了更好地服務(wù)學(xué)校與企業(yè)，則要管理人員熟知檔案管理專業(yè)知識，精通電腦操作系統(tǒng)，讓全部檔案管理人員都能掌握數(shù)據(jù)錄入、后臺維護(hù)、公眾號信息、企業(yè)信息收集等更新工作方法。

四、校企合作條件下如何進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)

（一）建立符合校企合作的數(shù)字化平臺基礎(chǔ)

校企合作中的檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，要全面保證軟件和硬件的兼容，才能有效提高管理效率與質(zhì)量。當(dāng)前，電子化信息化是趨勢。要科學(xué)選擇管理軟件，才能更好地服務(wù)學(xué)校與企業(yè)，不同軟件支持不同口令，為了保證高校在合作前提下的檔案管理效果，則要以高校檔案管理為基礎(chǔ)，做好校企合作條件下的程序設(shè)計(jì)，全面開發(fā)使用各種軟件。當(dāng)前，軟件系統(tǒng)包括安全系統(tǒng)、操作主界面、數(shù)據(jù)庫、調(diào)度程序等都。檔案管理硬件系統(tǒng)包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)、掃描儀等，通過硬件系統(tǒng)維護(hù)，保證日常工作輸入與錄入、查詢與使用，服務(wù)好學(xué)校與企業(yè)。

（二）建立校企合作的檔案數(shù)字化渠道

檔案管理數(shù)字化是校企合作條件下現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，通過對校企合作中產(chǎn)生的圖紙、照片、錄音、錄像等內(nèi)容的采集、錄入，更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息渠道，有效保證校企信息精準(zhǔn)處理，保證高校與企業(yè)合作過程中信息端口互聯(lián)互通，雙方面輸入與管理，方便各層次人員對信息查詢、統(tǒng)計(jì)、共享的需求。

（三）建立校企合作新型檔案管理服務(wù)中心

高校與企業(yè)聯(lián)合辦學(xué)越來越緊密，增加了檔案的管理難度，為了全面保證檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化，更好地服務(wù)學(xué)校與學(xué)生，高校檔案信息要連接企業(yè)和高校，展示學(xué)校和企業(yè)形象，在校企聯(lián)合辦學(xué)中，能直接對接企業(yè)與學(xué)校，現(xiàn)代化檔案管理實(shí)現(xiàn)校企共贏。

結(jié)語：校企合作模式下，高校檔案信息化、數(shù)字化管理是未來的趨勢，要緊緊抓住大數(shù)據(jù)應(yīng)用的時(shí)代背景，提升檔案管理工作質(zhì)量，通過數(shù)字化平臺體制科學(xué)構(gòu)建，形成檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，推動學(xué)校與企業(yè)合作進(jìn)程，更好地滿足校企合作條件下的檔案管理需求。