如何推進單位檔案的規(guī)范化管理

鄭瑋

（黑河市口岸服務(wù)中心，黑龍江 黑河 164399）

檔案規(guī)范化管理有利于提高檔案管理的公共服務(wù)性，保障了檔案管理的安全性與有序性，為推進的檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作，單位還需要通過檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)查分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題，并通過制定具體策略措施解決檔案管理問題，為檔案規(guī)范化管理工作的順利開展，提供強大的支持，進而更好地服務(wù)于國家機關(guān)和社會群眾。本文對此簡要闡述如下。

一、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作被忽視

單位檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的工作流程的制定，單位也在檔案管理制度的約束下，有條不紊地進行著檔案管理工作，但是受單位的發(fā)展限制，檔案管理的實施力度還不夠強，直接影響了對檔案規(guī)范化管理工作的推進，例如：編制短缺人員稀少、專業(yè)素質(zhì)要求高匹配人才不足、檔案管理設(shè)備軟件更新不及時等，使檔案規(guī)范化管理工作處于遲步不前地狀態(tài)。

（二）檔案規(guī)范化管理制度缺失

雖然已經(jīng)設(shè)立了標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作制度，但是在檔案規(guī)范化管理的實施過程中，還是存在著較多方面檔案規(guī)范化管理制度的缺失，例如：檔案管理工作的管理人員考核制度、管理人員考核標(biāo)準(zhǔn)等，沒有深化各項檔案管理工作流程的詳細(xì)內(nèi)容，使檔案管理工作外表光鮮，實則內(nèi)部空如蟻噬，檔案規(guī)范化管理制度的缺失，直接導(dǎo)致了檔案管理工作人員的工作態(tài)度散漫，工作質(zhì)量粗陋，嚴(yán)重阻礙了檔案規(guī)范化管理工作的有效開展。

（三）檔案規(guī)范化管理缺乏專業(yè)人才

由于單位編制限制的特殊性，對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)要求比較高，使得檔案管理人員的專業(yè)知識，不止受限于檔案管理專業(yè)技術(shù)，還受限于工作環(huán)境、多部門聯(lián)合工作能力、政治覺悟等多方面因素，導(dǎo)致了檔案管理專業(yè)人員配備不齊，檔案管理崗位人員身兼多職等現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案規(guī)范化管理工作的推進工作，與此同時單位檔案管理工作的職位調(diào)動現(xiàn)象也時有發(fā)生，造成了新的管理人員在與管理工作職位對接時，因檔案管理工作經(jīng)驗不足，工作流程生疏，檔案管理制度不熟悉等情況，造成檔案管理工作失誤或工作缺陷，為檔案管理工作埋下了安全隱患，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作規(guī)范化進程的推進。

（四）檔案管理的設(shè)施落后

由于單位領(lǐng)導(dǎo)對資金分配的自顧不暇，往往會忽視一些自認(rèn)為相對不夠重要的工作，從而使得檔案管理信息化建設(shè)投入的資金過少，檔案管理設(shè)備配備不齊全的情況發(fā)生，導(dǎo)致檔案管理工作人員工作量加大，工作壓力增強，例如：面對信息量龐大的檔案數(shù)據(jù)，無法通過數(shù)據(jù)庫進行采集與分類，只能通過傳統(tǒng)的人工查找進行整理與分類；安全防護技術(shù)落后，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)破損或丟失等。檔案管理設(shè)施的落后，直接導(dǎo)致了信息化建設(shè)的不完善，給檔案規(guī)范化管理工作的順利開展帶來了負(fù)面阻礙。

（五）檔案規(guī)范化管理法律意識的缺失

檔案管理內(nèi)容不僅包含檔案資源，還包含檔案管理法律法規(guī)，部分單位缺乏對管理人員進行法律知識普及，造成管理人員不能充分掌握檔案管理的法律規(guī)范，管理人員缺乏法律思想和法律意識，沒有充分保障檔案資源的安全性，管理人員檔案規(guī)范化管理法律意識的缺失，極易間接導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理的工作效率下降的情況發(fā)生。

二、建設(shè)單位檔案管理規(guī)范化的有效措施

（一）提高單位對檔案規(guī)范化管理工作的重視

單位對檔案規(guī)范化管理工作提供著人力、物力、資金等方面的支持，是檔案規(guī)范化管理工作的動力來源，只有單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案規(guī)范化管理予以重視，才能使信息化建設(shè)工作在檔案管理工作中順利開展，從而將檔案管理工作完成得更加規(guī)范化，在加強檔案管理的規(guī)范化工作過程中，單位對檔案管理重視的提高，有利于檔案管理工作前進方向的積極倡導(dǎo)，，使檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案規(guī)范化管理工作的未來發(fā)展趨勢，以積極的工作熱情和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳡顟B(tài)投入到檔案管理的規(guī)范化建設(shè)中，在單位領(lǐng)導(dǎo)人員的鞭策下，恪守檔案管理規(guī)章制度，以專業(yè)的檔案管理技術(shù)水準(zhǔn)，勝任檔案規(guī)范化管理工作，從而推進檔案管理工作規(guī)范化工作流程。

（二）提升檔案規(guī)范化管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員參與全程單位檔案管理工作，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到單位檔案管理工作進度與工作效率，進而影響單位檔案管理的工作質(zhì)量，檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括：信息化建設(shè)的專業(yè)工作技能、人員調(diào)配后的盡職盡責(zé)工作認(rèn)知、管理檔案軟件的維護技能、檔案管理安全性法律意識等，單位在管理專業(yè)技能方面，要積極開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，不斷提高信息化軟件等設(shè)施操作技能，提高檔案管理專業(yè)知識儲備，汲取檔案管理工作經(jīng)驗，與此同時注重對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，普及檔案管理法律法規(guī)等，維護好檔案材料的保密工作，確保檔案規(guī)范化管理的安全性與穩(wěn)定性。

（三）健全檔案規(guī)范化管理制度

單位內(nèi)部管理工作中需要根據(jù)檔案資料信息、社會群體類別、各相關(guān)單位關(guān)聯(lián)等環(huán)境因素的實際情況，健全單位檔案規(guī)范化管理制度，單位只有將檔案管理進行系統(tǒng)化的統(tǒng)籌管理，才能構(gòu)建更加規(guī)范化的單位檔案管理體系，實現(xiàn)單位檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，進而充分利用單位檔案管理軟件進行檔案資源的收集以及檔案信息的完善，例如：互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，單位檔案管理工作人員，通過計算機軟件統(tǒng)一篩選檔案管理信息，整合檔案管理資源，通過科學(xué)規(guī)范化的統(tǒng)籌管理檔案信息資料，實現(xiàn)人工轉(zhuǎn)變成智能的動態(tài)化管理體系。檔案規(guī)范化管理制度的健全，將檔案管理工作從傳統(tǒng)的人工模式，過度到了系統(tǒng)化管理模式，嚴(yán)格的檔案管理考核制度，有利于檔案管理人員恪盡職守，提高了檔案管理工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量以及工作效率。

（四）重視調(diào)動檔案管理工作的主動性

單位應(yīng)貫徹“科技以人為本”的理念，在檔案規(guī)范化管理工作的過程中，營造積極主動的檔案管理工作熱情，促進單位內(nèi)控體系的建設(shè)良性發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備敏銳的觀察能力，發(fā)掘檔案管理工作人員在檔案管理制度的制約下，職位上的匹配程度、專業(yè)技能的操作進度以及工作上的不良情緒等，單位領(lǐng)導(dǎo)通過及時的溝通問題，進而采取有效的解決辦法，做到從基層上引導(dǎo)檔案管理工作人員主動開展檔案管理工作，以此來推進檔案規(guī)范化管理的工作進度。

（五）全面落實檔案宣傳工作和檔案整合管理工作

單位對檔案管理的宣傳教育工作是一項長久的工作，對推動以及維護檔案管理的規(guī)范化進程起到鞭策的作用，對檔案管理工作人員安全保密工作起到警醒的作用，通過單位對檔案宣傳工作的落實，逐漸形成了良好的檔案管理工作氛圍，檔案管理工作人員嚴(yán)于律己，檔案管理工作積極主動性提高，當(dāng)檔案管理工作中出現(xiàn)問題的時候能夠自糾自查，為解決問題提供了良好的認(rèn)知基礎(chǔ)。在檔案宣傳工作進行基礎(chǔ)教育的鞭策下，檔案規(guī)范化的整合管理也是解決單位檔案管理工作問題的重要舉措，例如：檔案資料重新組卷，通過發(fā)掘檔案資料的關(guān)聯(lián)，將檔案資料缺失頁碼和目錄重新編制；檔案資料分類整理，按照檔案資料的重要性、檔案資料的類型、檔案資料的歸檔年限等。通過檔案整合管理工作進行更為規(guī)范化的檔案管理，進而提高單位檔案管理工作的工作效率，為提升后期檔案資料的利用率打下了堅實的信息基礎(chǔ)。

結(jié)語：檔案管理工作在任何單位中都占據(jù)著無可取代的重要地位，檔案規(guī)范化管理工作的推進，不僅為單位提供著優(yōu)良的檔案資料參考，也為單位內(nèi)控制度的實施提供了雄厚的質(zhì)量根基，帶動了單位的經(jīng)濟發(fā)展，就目前單位檔案管理的現(xiàn)狀而言，檔案管理體系還有待完善，為推進規(guī)范化的檔案管理工作，單位與時俱進的腳步還不能停歇，各界單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)保持重視，使檔案規(guī)范化管理工作能夠長期有效的順利開展。