文書檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護(hù)策略探究

蘇燕璇

（潮州市公共資源交易中心，廣東 潮州 521000）

前言

現(xiàn)代社會中，很多單位在管理和發(fā)展過程中產(chǎn)生了很多的檔案資料，檔案資料數(shù)量逐漸增多，因此造成了對于檔案資料的管理工作內(nèi)容也在增加，管理難度在加大，工作壓力也在增加。因此，為了提升工作效率和質(zhì)量，降低工作難度和壓力，那么需要積極提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。文書檔案是單位檔案的重要組成部分，主要記錄了單位的建立、單位的發(fā)展方面的資料，因此是單位發(fā)展重要的歷史資料和參考依據(jù)。針對單位文書檔案管理工作需要確保文書檔案資料的安全性和保密性，這是單位正常有序發(fā)展的前提條件也是必要基礎(chǔ)，為單位的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的保障條件。

一、關(guān)于紙質(zhì)文書檔案和電子檔案

一般文書檔案管理以紙質(zhì)檔案為儲存資料載體進(jìn)行管理工作，主要用于保存公文、單位資料、會議資料等。紙質(zhì)檔案有利于閱讀和儲存，文字內(nèi)容和圖像內(nèi)容等比較直觀可見，而且紙質(zhì)檔案內(nèi)容不能更改，也無法改變與其他資料存在的關(guān)聯(lián)性。紙質(zhì)檔案主要有以下方面的特點：

①安全性。在保存紙質(zhì)檔案資料過程中，同時也儲存了紙質(zhì)檔案中文字資料和圖片資料，因此較為安全；

②穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案主要是紙質(zhì)材料作為載體，由于紙質(zhì)材料比較穩(wěn)定，而且字跡也不會出現(xiàn)變化，因此使用壽命比較長。

但是紙質(zhì)檔案容易受到辦公場所空間、環(huán)境等方面的影響，這樣就造成存儲是占用空間較大，查詢難度大，在搬遷過程中可能會造成檔案資料的遺失、缺失或者損害等，并且容易受到溫度、濕度等方面因素的影響，因此紙質(zhì)檔案存在一定的缺點和弊端。

電子檔案是信息技術(shù)快速發(fā)展的必然產(chǎn)物，對于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生了重要的作用，同時電子載體被積極地應(yīng)用到了行業(yè)的管理發(fā)展工作中去。而電子檔案的特征表現(xiàn)在以下方面：

①存儲能力強(qiáng)。電子載體雖然體積小，但是可以存儲的數(shù)據(jù)資料是很大的，比如電腦硬盤、移動硬盤等。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子檔案資料，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，并且縮減了人力物力財力等成本開支；

②電子檔案存儲方式多種多樣。當(dāng)下時代檔案資料的存儲可以以文字、圖片、聲音、視頻等方式進(jìn)行保存，并且可以存儲在同一載體內(nèi)，這突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體存儲的限制，進(jìn)而擴(kuò)展了存儲方式。

二、提升文書檔案信息化的利用率

（一）文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.降低工作強(qiáng)度和壓力

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作由于歸檔難度大、管理效率低、管理效果差等問題，使得文書檔案管理工作并不能產(chǎn)生良好的作用和優(yōu)勢。文書檔案信息化不但可以降低歸檔工作難度，提高管理效率，增強(qiáng)管理效果，而且使得管理工作更加便利，并且也擴(kuò)展了信息技術(shù)的應(yīng)用渠道，這樣就可以避免出現(xiàn)歸檔、檢索等工作方面的問題，減輕了管理工作強(qiáng)度和壓力，提高了管理工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)而更好地實施歸檔和檢索工作。

2.有助于查缺補(bǔ)漏

傳統(tǒng)的檔案管理工作中如果出現(xiàn)了檔案資料不全或者檔案遺失等問題，那么需要根據(jù)具體情況查缺補(bǔ)漏，而這需要將文書檔案進(jìn)行拆卷，這樣檔案文件就會出現(xiàn)秩序錯亂的問題，之后還需要重新歸類并編排順序，因此增加了工作內(nèi)容，加大了工作難度，而針對文書檔案實施細(xì)化管理工作模式以后，有助于對于殘缺資料或者遺失檔案查缺補(bǔ)漏工作的進(jìn)行，并且可以提高工作效率和質(zhì)量。

3.有助于節(jié)約儲存空間

由于一些單位工作環(huán)境和工作空間的限制，造成了一些紙質(zhì)文書檔案資料儲存時會占用很大的空間，如果儲存空間難以滿足儲存需要，那么就會影響文書檔案的查詢。但是在文書檔案管理實現(xiàn)信息化以后，有效地節(jié)約了儲存空間，而且也提高了查詢文書檔案資料的便利性，提升了查詢資料的效率和質(zhì)量，節(jié)約了不必要的開支，減輕了勞動壓力，減少了勞動工作量。

例如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在存儲時會占用辦公空間，這會影響正常的辦公工作，在實現(xiàn)了文書檔案信息化以后，就可以將文書檔案資料存儲在U 盤、移動硬盤、電腦硬盤等介質(zhì)中，這樣不但節(jié)約了辦公空間，而且也提高了存儲的質(zhì)量。

4.有助于加強(qiáng)文書檔案的安全性

查詢紙質(zhì)文書檔案資料往往是全部提供，而查詢者很多時候并不需要全部的資料只是需要其中一部分，這造成了查詢者觀看到了全部的檔案資料，這顯然沒有達(dá)到文書檔案管理工作的保密性要求。在文書檔案管理工作應(yīng)用信息化技術(shù)以后，加強(qiáng)了文書檔案的安全性，這樣就可以根據(jù)查詢者的需求提供所需檔案資料，達(dá)到了文書檔案管理的保密性要求[1]。

5.有助于檔案跨區(qū)域保存

在一些地區(qū)，如果出現(xiàn)了消防或者震災(zāi)等突發(fā)事故以后，那么為了更好地規(guī)避突發(fā)事故對于文書檔案管理工作的影響，提高文書檔案的安全性，那么一般情況下會根據(jù)需要進(jìn)行跨區(qū)域保存?zhèn)浞莨ぷ?，而文書檔案管理加強(qiáng)了信息化建設(shè)以后，可以為查詢工作、保管工作、跨區(qū)域保存工作提供有利條件，極大地滿足了管理工作的需要。

（二）建立文書檔案信息化機(jī)制

1.一體化機(jī)制

我國檔案管理部門對于電子檔案和紙質(zhì)載體檔案同樣關(guān)注和重視，并且認(rèn)可了這兩種檔案載體的作用和價值，而檔案管理工作所產(chǎn)生的意義是相同的。對于一些不需要永久保存的電子檔案資料或者不能轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案或者膠片檔案電子檔案資料是可以統(tǒng)一應(yīng)用電子形式進(jìn)行存檔的。所謂一體化機(jī)制，將檔案信息化與辦公自動化有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而可以將信息化的檔案資料應(yīng)用到自動化辦公中。

2.統(tǒng)一歸檔機(jī)制

紙質(zhì)文書檔案資料和電子文書檔案資料統(tǒng)一歸檔是文書檔案管理信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，也是重要的工作內(nèi)容。在具體工作落實過程中，需要確保紙質(zhì)文書檔案資料更加有效地轉(zhuǎn)換為電子文書檔案資料，這樣就可以防范電子文書檔案資料安全性受到影響，進(jìn)行了統(tǒng)一歸檔以后提高了檔案資料的安全性，而且也能夠建立良好的關(guān)系，這樣就可以共同發(fā)揮自身作用和優(yōu)勢，從而有助于檔案管理工作的落實[2]。

3.規(guī)范性機(jī)制

文書檔案管理信息化建設(shè)需要滿足文書檔案資料的真實、精確、準(zhǔn)確的需求，在信息化建設(shè)過程中對于初始數(shù)據(jù)需要確保完整，對于檔案資料的原始特征需要融入到電子檔案管理系統(tǒng)中去，這樣有利于管理，同時還要加強(qiáng)落實紙質(zhì)文書檔案拷貝文件的辨識，將既有的圖像信息轉(zhuǎn)化為文本信息，有利于查詢、檢索以及有效應(yīng)用，這就需要根據(jù)檔案信息化工作的具體情況以及國家相關(guān)部門的管理標(biāo)準(zhǔn)要求，制定電子文書檔案資料管理具體制度，明確工作內(nèi)容和工作職責(zé)，以此更好地落實電子文書檔案資料的歸檔工作，確保電子檔案的加工、保存、應(yīng)用等工作的實施。

4.實用性機(jī)制

在文書檔案管理實現(xiàn)信息化以后，需要依據(jù)具體的工作需要以及工作情況全面考慮檔案信息化的進(jìn)程以及應(yīng)用范圍，要認(rèn)識到文書檔案管理實現(xiàn)信息化所產(chǎn)生的重要作用和意義，積極提升文書檔案管理信息化建設(shè)的利用率，以此全面考慮優(yōu)化信息化建設(shè)工作。對于一些利用率不高、實用價值較低的文書檔案可以暫且不需要實施電子化轉(zhuǎn)換工作，這樣可以提升工作的效率和質(zhì)量。

三、關(guān)于文書檔案信息化管理的安全保護(hù)

（一）積極建設(shè)文書檔案信息化安全文化

檔案安全文化是檔案文化的重要組成部分，同時也是一種重要體現(xiàn)，主要包括安全思想、安全管理模式、安全管理制度以及安全體系規(guī)范等，這是在文書檔案管理工作中所必須具備的工作文化，同時也是根據(jù)檔案安全而形成的一種文化。檔案安全文化是在具體工作中逐漸形成的，可以抵御工作風(fēng)險，因此是一種重要的工作內(nèi)容，同時也是檔案文化發(fā)展的保障條件，因此需要積極建設(shè)文書檔案信息化安全文化[3]。

（二）提升信息化管理人員的管理認(rèn)識和能力

檔案管理部門需要認(rèn)識到文書檔案信息化管理工作的重要性，明確文書檔案信息化管理的未來前景，在這種認(rèn)識下能夠更好地明確自身的工作內(nèi)容、工作職責(zé)以及工作任務(wù)，依據(jù)檔案管理具體制度積極地開展管理工作。從思想認(rèn)識上將文書檔案安全認(rèn)識融入到具體工作中，提升信息化管理人員的管理認(rèn)識和能力，還需要掌握所需要的管理技術(shù)。

文書檔案信息化安全文化的建立需要管理人員給予積極的關(guān)注和指導(dǎo)，因此需要共同協(xié)作才可以實現(xiàn)最終的工作目標(biāo)，需要管理人員與其他工作人員充分掌握當(dāng)下檔案管理工作具體情況，要明確工作發(fā)展方向，明確自身職能作用和工作職責(zé)，將檔案安全工作作為重要的工作內(nèi)容，加強(qiáng)防震防災(zāi)演練，積極開展安全文化宣傳活動，提高相關(guān)工作人員的安全認(rèn)識，將檔案安全管理工作作為日常工作開展和實施，以此確保文書檔案的安全性。

（三）積極開展檔案管理人員工作認(rèn)識、工作能力的培訓(xùn)

文書檔案信息化管理工作是企事業(yè)單位工作中重要的組成部分，能夠產(chǎn)生積極的作用和價值，需要檔案管理相關(guān)人員不但要有較高的工作認(rèn)識，而且還需要管理人員具備良好的管理能力，掌握有效的管理方式方法，有較強(qiáng)的服務(wù)工作觀念。檔案管理人員需要積極搜索檔案資料，及時入檔，定期整理并盤點，科學(xué)合理地實施篩查工作，確保檔案管理工作正常有序地進(jìn)行。另外，還要積極開展檔案管理人員工作認(rèn)識、工作能力的培訓(xùn)，使得管理人員能夠?qū)W習(xí)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗和管理方法技巧，共享工作經(jīng)驗和工作感受，有利于文書檔案信息化管理工作高質(zhì)高效地實施和發(fā)展[4]。

（四）強(qiáng)化文書檔案信息化管理的安全認(rèn)識

1.組建內(nèi)網(wǎng)

根據(jù)文書檔案管理信息化建設(shè)工作的需要，那么可以組建內(nèi)網(wǎng)，確保內(nèi)網(wǎng)得到科學(xué)合理地管控，并且提高內(nèi)網(wǎng)的應(yīng)用效率和質(zhì)量。此外，還要加強(qiáng)與外網(wǎng)之間的協(xié)同工作和數(shù)據(jù)共享，因此需要健全并完善數(shù)據(jù)傳輸路徑。在個人應(yīng)用的計算機(jī)中存在的一些重要文書檔案信息需要科學(xué)有效地管理，以確保文書檔案信息的安全性，并且還要在單位的內(nèi)網(wǎng)中加強(qiáng)落實監(jiān)管控制措施，進(jìn)而可以加大安全保護(hù)力度。

2.備份資料

所謂備份資料，就是在文書檔案信息化管理工作中出現(xiàn)了一些事故以后可以使用一些方式恢復(fù)文書檔案資料，以此可以確保檔案資料的完整性，并且可以保障管理系統(tǒng)正常有序地運行。

四、結(jié)語

在當(dāng)下安全觀念的影響下，文書檔案信息化管理工作的重要作用和意義逐漸顯現(xiàn)。安全觀念在不斷地滲透到了不同的領(lǐng)域中，對于文書檔案管理工作產(chǎn)生了重要的影響，這種安全觀念被積極地融入到了文書檔案管理工作中去。所以對于這方面的問題需要制定科學(xué)完善可行的文書檔案信息化管理體系，而文書檔案管理信息化的實現(xiàn)滿足了社會發(fā)展以及國家安全管理部門檔案管理信息化建設(shè)工作的需求，為文書檔案的安全性提供了有力的保障條件和安全保護(hù)措施。對于文書檔案信息化管理工作效率和質(zhì)量的提高，需要加強(qiáng)管理工作的科學(xué)化、合理化、實用化以及規(guī)范化，并且需要提高現(xiàn)代文書檔案管理的認(rèn)識，以此才能提升文書檔案信息化管理的安全認(rèn)識。