電子信息化管理模式在檔案管理中的作用分析

徐 璐

（海南科技職業(yè)大學(xué)檔案館，海南 ?？?571126）

與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子信息化管理模式更加便捷，只要擁有現(xiàn)代化電子設(shè)備都能進(jìn)行有效閱讀，可以實(shí)現(xiàn)跨越空間與時(shí)間進(jìn)行閱讀，做到了實(shí)時(shí)調(diào)查效果。傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料雖然可以直接閱讀，但受到一定的限制，并且不容易保存，很容易發(fā)生撕除、浸濕、丟失等情況，這些會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的影響，甚至是不可挽回的。電子信息化能夠很好地避免這些情況的發(fā)生，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)上傳、整理，從而加快公司企業(yè)的快速發(fā)展，也推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)效率的提升。

一、電子信息化管理模式

（一）電子信息化的作用

電子信息化管理是現(xiàn)代技術(shù)衍生的產(chǎn)物，也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然需求。電子信息化管理模式通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)上傳、儲(chǔ)存、整理、閱讀，有效地提高信息檔案的管理水平，是現(xiàn)代重要的儲(chǔ)備方法。企業(yè)可以通過(guò)錄入將需要的信息存儲(chǔ)到電腦或者U盤(pán)之中，再通過(guò)相關(guān)的軟件進(jìn)行整理分析，然后再進(jìn)行分類、匯總進(jìn)行有效轉(zhuǎn)化，最終變成企業(yè)的專業(yè)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)共享化，可以隨時(shí)調(diào)用共享的企業(yè)檔案，更加方便工作地有效進(jìn)行，也有效減少了大量的紙張浪費(fèi)的情況，降低了環(huán)境污染，為我國(guó)環(huán)保事業(yè)貢獻(xiàn)了一份力。電子信息化管理模式，不僅可以存儲(chǔ)相應(yīng)的檔案，還能儲(chǔ)存圖片、視頻、音頻等相關(guān)內(nèi)容，并實(shí)現(xiàn)智能分類，加強(qiáng)信息搜尋的準(zhǔn)確度，大大提升了檔案管理的工作效率［1］。

（二）電子信息化的特點(diǎn)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐漸成熟，并在人們的生活工作中得到了完美的普及，如教育行業(yè)、支付方式都得到了不同的改善，讓人們生活更加方便快捷。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的重要支撐點(diǎn)，有著不可替代的重要，關(guān)乎著企業(yè)的整體發(fā)展方向，也是企業(yè)經(jīng)濟(jì)、人員的砥柱。將電子信息技術(shù)融入企業(yè)之中，能夠更好地加快企業(yè)的發(fā)展，推動(dòng)著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)，讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息共享最快化，從而更好地掌握市場(chǎng)發(fā)展流程。將企業(yè)檔案電子化，能夠更好地進(jìn)行資料的收集、整理、研究、分析、探索等，可以有效提升企業(yè)工作效率。相關(guān)軟件的使用，能夠更好地將檔案進(jìn)行保持，確保嚴(yán)謹(jǐn)性以及周密性，能夠更好避免企業(yè)內(nèi)部信息外露的情況，避免人工帶來(lái)的不必要的損傷，也減少了相應(yīng)的失誤和風(fēng)險(xiǎn)，讓工作保質(zhì)保量有效完成。

二、電子信息化的實(shí)際應(yīng)用

在科技快速的發(fā)展過(guò)程中，電子信息化管理模式已經(jīng)成為檔案管理的重要運(yùn)營(yíng)模式，進(jìn)一步取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。在運(yùn)用過(guò)程中，電子信息化管理模式可以將視頻、圖片、文字報(bào)表等諸多內(nèi)容，轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)數(shù)字記錄的電子文件進(jìn)行儲(chǔ)存管理。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位以及企業(yè)單位，合理運(yùn)用電子信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)信息便捷化，使得電子信息文件傳遞更加快捷，提高了儲(chǔ)存的安全性，并同時(shí)做到了實(shí)時(shí)共享。電子信息化管理模式的有效發(fā)展，離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效支持，這也是電子信息化管理模式本質(zhì)所在，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)了智能化、自動(dòng)化、信息化以及現(xiàn)代化，并讓電子信息化管理模式呈現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的趨勢(shì)。

（一）提高了檔案管理規(guī)范性

傳統(tǒng)的檔案管理模式相對(duì)于電子信息化管理模式比較笨拙，效率低下，需要較大的人力資源才能有效完成，這給相關(guān)單位帶來(lái)不小的壓力，并且在整理過(guò)程中，很容易出現(xiàn)操作失誤而導(dǎo)致的檔案管理不當(dāng)，影響了檔案管理的質(zhì)量和水平，這些都是傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)的弊端。而電子信息化管理模式可以有效避免這類情況的發(fā)生，也能節(jié)約更多的人力資源，有效降低了檔案管理過(guò)程的復(fù)雜性以及相應(yīng)的失誤頻率，將錯(cuò)誤率降到最低。電子信息化管理模式為檔案管理創(chuàng)建出了一定的規(guī)范性，讓整個(gè)管理流程更加完善，更加有效；電子信息化管理模式也提升了信息資源共享效率，讓內(nèi)部工作人員調(diào)用檔案時(shí)，更加方便、快捷、準(zhǔn)確，從而有效地提高工作效率。這也使傳統(tǒng)的手工化管理制度轉(zhuǎn)變成自動(dòng)化管理模式，讓人為因素帶來(lái)的困擾降到了最低。并且電子信息化管理模式有自動(dòng)更新的功能，能夠?qū)⑿碌臄?shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)化整理、分析并及時(shí)保存，從而確保檔案信息資源的準(zhǔn)確性和相應(yīng)的質(zhì)量［2］。

（二）增加了檔案管理及時(shí)性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，其管理模式較為呆板單一化，需要大量時(shí)間以及相應(yīng)的人力精力等等，從而造成的偏差也就相對(duì)明顯，再加上工作人員的精力有限以及自身綜合素質(zhì)的影響，使得檔案管理工作效率并沒(méi)有預(yù)期那么高，從而影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及實(shí)際應(yīng)用能力，無(wú)法有效發(fā)揮出應(yīng)有的真實(shí)作用，甚至?xí)o相關(guān)單位帶來(lái)不同程度的損失。電子信息化管理模式具有及時(shí)性，能夠讓整理好的數(shù)據(jù)第一時(shí)間得到應(yīng)用，做到了及時(shí)共享，提高了檔案資料的有效性以及發(fā)揮出了它應(yīng)有的價(jià)值，使得工作效率進(jìn)一步得到提升，促進(jìn)相關(guān)單位的有效發(fā)展。

（三）保證了檔案管理準(zhǔn)確性

檔案資源管理對(duì)于各行各業(yè)都是不可替代的存在，也是一個(gè)企業(yè)單位的核心所在。在開(kāi)展檔案管理的工作內(nèi)容時(shí)，不僅要確保其中的準(zhǔn)確性，還要做好檔案資料的整合以及匯總工作，為企業(yè)的管理人員提供相關(guān)重要信息，讓他們對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)作出第一時(shí)間判斷，從而決斷出對(duì)單位最有利的信息，增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，這樣才能保障企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要進(jìn)行整理的檔案內(nèi)容較為豐富，涉及層面也比較廣泛，這就需要檔案工作人員能夠有效進(jìn)行分析、整合，對(duì)不同階段的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)劃，只有加強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性，才能為企業(yè)做到更有利于發(fā)展的幫助。電子信息化管理模式可以讓檔案信息更加具有安全性和完善性，這種電子機(jī)械化的設(shè)備比人工查找更加安全可靠，也讓工作人員運(yùn)用時(shí)更加方便快捷，進(jìn)一步提升了檔案管理效率。

（四）提升了檔案管理的工作效率

電子信息化管理模式相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式更加方便快捷，能夠更好地將檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，有效提升工作效率，避免了紙質(zhì)檔案管理難保存以及失誤性較大的因素。電子信息化管理通過(guò)硬盤(pán)設(shè)備直接進(jìn)行儲(chǔ)存，能夠?qū)⒏嗟男畔⑦M(jìn)行整合，并且儲(chǔ)存效率高，儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，不容易被破壞。這種數(shù)字化的檔案管理模式，不僅方便快捷，還節(jié)省了大力的人力、物力，將損耗大大降低，從而有效加強(qiáng)了企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展［3］。

（五）延長(zhǎng)了檔案管理的存儲(chǔ)時(shí)間

在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案具有一定的局限性，有著固定的存儲(chǔ)時(shí)間，這樣不僅為工作人員增加了難度，還難以提高相應(yīng)的工作效率，很難做到將檔案資料快速地進(jìn)行整理。而電子信息化管理模式有效避免了這種局限性，它可以長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存在電腦的硬盤(pán)當(dāng)中，并且安全、穩(wěn)定、可靠。在傳統(tǒng)的檔案管理中，很容易受到外界的影響，從而造成檔案資料丟失、缺損等諸多情況，這樣會(huì)間接造成企業(yè)的損失。并且其中檔案保持的環(huán)節(jié)眾多，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理起來(lái)比較復(fù)雜繁瑣，很容易造成檔案的失真甚至缺損的情況，再加上調(diào)閱起來(lái)更加麻煩，不夠靈活方便，這些都會(huì)為檔案工作人員帶來(lái)一系列的麻煩。電子信息化管理模式，將檔案工作人員更好地解脫出來(lái)，讓他們操作起來(lái)更加方便快捷，也避免了因外界因素而造成的資料文件丟失，提升了檔案管理的安全性，讓企業(yè)的核心內(nèi)容更加具有保障。

（六）共享資源

傳統(tǒng)的檔案管理很難做到資源共享，甚至工作人員調(diào)閱檔案都是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要將塑封好的檔案資料進(jìn)行拆除解封，不僅增加了人員的工作量，還很容易造成文件的損失。電子信息化管理模式能夠做到第一時(shí)間上傳，可以隨時(shí)查閱，極大地提升了工作效率［4］。

三、電子信息化檔案管理的主要內(nèi)容

（一）資料收集

檔案管理收集時(shí)，需要先對(duì)資料信息進(jìn)行收集整理，然后再通過(guò)信息技術(shù)輸入到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之中，并以電子數(shù)字的方式進(jìn)行儲(chǔ)存整理，從而保障檔案信息資料的質(zhì)量。

（二）資料整理

在整理過(guò)程之中，需要企業(yè)的工作人員對(duì)收集到的資料進(jìn)行規(guī)劃，按照相關(guān)的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)排列，再通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行合理化的分類別管理，讓資料更具可行性，方便公司其他人員調(diào)閱及應(yīng)用。在整理完成之后，工作人員要建立相關(guān)的目錄，這樣能夠?qū)⒉檎伊鞒踢M(jìn)行簡(jiǎn)化［5］。

（三）資料鑒定

在檔案鑒定過(guò)程中，工作人員要定期進(jìn)行查閱，對(duì)相關(guān)的電子檔案進(jìn)行及時(shí)更新整理，避免病毒、黑客等多種因素的入侵而造成的不可挽回的損失。工作人員要加大重視力度，將鑒定作為日常工作的重要環(huán)節(jié)之一，這樣才能保證檔案整理完整不受侵害。

（四）資料儲(chǔ)存

在進(jìn)行資料儲(chǔ)存時(shí)，工作人員要注意檔案資料的安全性，明確資料媒介的掌握，確定檔案資料的具體位置，這樣不僅方便工作人員的查找，還能提高安全性，讓企業(yè)檔案更加方便、安全地進(jìn)行使用。

（五）資料統(tǒng)計(jì)

在開(kāi)展統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，統(tǒng)計(jì)人員可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，精準(zhǔn)計(jì)算統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不僅能夠有效減少工作人員的壓力，還能增加數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，避免錯(cuò)誤發(fā)生。有效提高工作效率的同時(shí)，還增加了數(shù)據(jù)的完整性［6］。

（六）資料運(yùn)行

檔案資料運(yùn)行時(shí)，相關(guān)工作人員需要搭建合適的檢驗(yàn)方案和檢查制度，這樣才能保障資料信息調(diào)取的效率并確保安全性。

（七）資料編排

在電子信息化管理模式下，檔案資料編排是需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行的，這樣不僅能夠方便編排，還能讓企業(yè)之間有互動(dòng)交流，第一時(shí)間掌握信息，讓企業(yè)增加一定的競(jìng)爭(zhēng)能力，有效增加企業(yè)之間的合作機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)共贏共利的效果。

總而言之，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，電子信息化的應(yīng)用改變紙質(zhì)資料的轉(zhuǎn)化，讓檔案信息能夠更好地進(jìn)行儲(chǔ)存、閱讀、整理，實(shí)現(xiàn)資源共享最大化，有效解決了傳統(tǒng)檔案整理的弊端，改善了整個(gè)檔案管理的模式，讓企業(yè)得到合理的發(fā)展，從而讓企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益得到有效提升。