RPA技術(shù)在審計(jì)函證程序中的應(yīng)用探索

宋迎春 陳蕾

（湖北工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院湖北武漢430000）

一、引言

我國國家發(fā)展改革委、工信部等17部門聯(lián)合發(fā)起“數(shù)字化轉(zhuǎn)型伙伴行動”，加快各行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，引領(lǐng)創(chuàng)造價(jià)值新需求，培育壯大經(jīng)濟(jì)新動能。審計(jì)工作是一種相對傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)，數(shù)據(jù)大且程序繁瑣，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，審計(jì)行業(yè)也需要走出傳統(tǒng)審計(jì)的局限。在審計(jì)行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中，主要有兩大目標(biāo)，一是落實(shí)“以數(shù)據(jù)驅(qū)動審計(jì)”，通過大量數(shù)據(jù)的應(yīng)用，更好、更精確地發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并管理風(fēng)險(xiǎn)。二是借助軟件和技術(shù)進(jìn)一步改善審計(jì)方法，提高審計(jì)工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)降本增效。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、智能化技術(shù)的快速普及應(yīng)用，使得審計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型有了更多的落地手段，尤其是以RPA技術(shù)為代表的智能化工具的應(yīng)用，能很大程度上提高審計(jì)工作的質(zhì)量和效率。

函證程序所獲取的證據(jù)可靠性較高，所以在審計(jì)業(yè)務(wù)中很受審計(jì)人員的重視，并被經(jīng)常使用，但一直以來審計(jì)中函證程序的實(shí)施效果并不盡如人意，一些審計(jì)失敗案例中也存在函證程序不到位的情況。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，函證流程耗時(shí)費(fèi)力、成本高是目前審計(jì)實(shí)務(wù)中的常見問題，特別是函證中對發(fā)函地址和回函地址逐一核實(shí)的工作是難點(diǎn)也是痛點(diǎn)。因此，審計(jì)人員有必要進(jìn)一步思考如何借助RPA技術(shù)提高發(fā)函地址核對工作的效率，同時(shí)節(jié)省出更多的時(shí)間和精力去做需要更多職業(yè)判斷的工作，進(jìn)而整體上提升審計(jì)工作的效率和質(zhì)量。

二、RPA介紹

RPA（Robotic Process Automation），即“機(jī)器人流程自動化”，是一種依據(jù)預(yù)先設(shè)定的業(yè)務(wù)處理規(guī)則和操作行為，能夠模擬并增強(qiáng)用戶與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)交互過程，自動化去完成一些重復(fù)性強(qiáng)、基于規(guī)則的任務(wù)的機(jī)器人軟件。根據(jù)操作的自動化程度，RPA有兩種操作模式：一是用戶參與模式。在業(yè)務(wù)處理過程中，RPA實(shí)時(shí)響應(yīng)系統(tǒng)事件或用戶事件，實(shí)現(xiàn)與用戶的協(xié)同從而來完成流程，即需要用戶與系統(tǒng)交互來完成全部流程，只是部分實(shí)現(xiàn)流程自動化，這種RPA被稱為用戶參與RPA，也被稱為RDA（Robotic Desktop Automation）。通常這類操作在用戶電腦安裝表層程序，實(shí)現(xiàn)友好交互。二是非參與模式。在業(yè)務(wù)處理過程中，所有流程操作都由RPA自動完成，流程全部自動化，而不需要與用戶互動，流程是通過事件或者預(yù)定時(shí)間定時(shí)觸發(fā)，用戶只是監(jiān)控流程處理過程。由于不需要與用戶交互，所以被稱為非用戶參與RPA，通常部署在云端或服務(wù)器端自動運(yùn)行，用戶只是監(jiān)督運(yùn)行狀態(tài)。本文主要研究用戶參與模式下的RPA應(yīng)用，需要在用戶計(jì)算機(jī)桌面安裝RPA軟件，表1展示了目前市場上主要RPA軟件，本文采用的是Uipath軟件。

表1 常見RPA軟件介紹

三、RPA在函證程序中應(yīng)用的前提

（一）RPA的適用條件

并非所有審計(jì)業(yè)務(wù)流程細(xì)分下的獨(dú)立審計(jì)任務(wù)都適合運(yùn)用RPA。具體而言，函證程序可以細(xì)分為許多獨(dú)立的審計(jì)任務(wù)，如發(fā)函地址核對、詢證函生成、簽字確認(rèn)、發(fā)函等等，不是所有的任務(wù)都可運(yùn)用RPA來完成，需要考慮其是否符合運(yùn)用RPA技術(shù)的一些標(biāo)準(zhǔn)，即適用條件，包括是否重復(fù)性高、是否簡明、是否基于明確的規(guī)則、是否只需要低度判斷甚至不需要判斷、流程中涉及的數(shù)據(jù)兼容性如何等等。

第一，能成為目標(biāo)任務(wù)，其必定具有重復(fù)性較高的特點(diǎn)，這樣才能最大限度地利用RPA，也就是讓RPA“有必要應(yīng)用”。例如，工作人員需要去查看幾十份郵件并下載其附件，他們至少需要進(jìn)行“打開郵件”和“下載附件”這兩個(gè)操作，然后重復(fù)幾十次，這就屬于重復(fù)性高的工作任務(wù)。換言之，如果正常情況下只需下載一兩份附件，人工可以輕松完成，這時(shí)就無法凸顯出運(yùn)用RPA技術(shù)的價(jià)值。

第二，目標(biāo)任務(wù)選取時(shí)需確定其對應(yīng)的工作流程是否簡明，特別是在探索RPA的應(yīng)用初期，因?yàn)閯傞_始對RPA還不太熟悉?？梢赃x取一些工作流程簡明的任務(wù)作為試點(diǎn)項(xiàng)目，積累了更多相關(guān)知識和經(jīng)驗(yàn)后，審計(jì)人員可以把RPA應(yīng)用到更復(fù)雜的流程中去。

第三，目標(biāo)任務(wù)是否基于明確的規(guī)則、是否屬于低度判斷。如果不是將會增大自動化實(shí)現(xiàn)難度和運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)，也就是讓RPA“有可能應(yīng)用”，這是因?yàn)槟壳癛PA技術(shù)發(fā)展還不足夠智能，它只能完成一些基于明確規(guī)則的工作，無法像人工一樣去做復(fù)雜的判斷。

第四，目標(biāo)任務(wù)中涉及的數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化還是非結(jié)構(gòu)化。單一任務(wù)的結(jié)構(gòu)化程度越高，就越適合進(jìn)行RPA技術(shù)處理。像Uipath軟件含有OCR識別功能，可以從非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)來源（如圖像、PDF等）中提取數(shù)據(jù)，但是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)更不容易出錯，更容易與RPA軟件兼容。

（二）RPA在發(fā)函地址核對任務(wù)中的適用性分析

基于RPA的適用性條件，在這里需要考慮函證程序中哪些工作滿足上述條件，這是RPA在函證程序中應(yīng)用的前提。首先，在各個(gè)審計(jì)項(xiàng)目中，需要函證的對象較多，據(jù)了解，一次審計(jì)項(xiàng)目中涉及上百份函證，依次從網(wǎng)站上查詢工商地址后再與被審計(jì)單位提供的發(fā)函地址核對，這項(xiàng)查詢和核對工作也就會被重復(fù)操作很多次。其次，針對發(fā)函地址核對，其任務(wù)流程就是根據(jù)被詢證單位名稱進(jìn)入“天眼查”網(wǎng)址查詢工商注冊地址，然后與被審計(jì)單位提供的地址進(jìn)行初步核對，如不一致需人工進(jìn)一步審查，其任務(wù)流程是簡明的。再次，審計(jì)工作大概可以分為兩類：一類是重復(fù)性高、幾乎不需要太多職業(yè)判斷的工作，另一類是需要一些或者很多職業(yè)判斷的工作，它正是發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位舞弊的利器。函證中發(fā)函地址核對屬于前者，查詢地址不涉及重大判斷，兩個(gè)來源的地址核對可以根據(jù)計(jì)算機(jī)既定的規(guī)則實(shí)現(xiàn)，屬于低度判斷任務(wù)。最后，函證地址核對中主要涉及數(shù)據(jù)包括被詢證單位名單和網(wǎng)站上抓取的工商地址信息。被詢證單位名單通過Excel存儲，屬于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；網(wǎng)站上需要爬取的數(shù)據(jù)可能是非結(jié)構(gòu)化的，但是也可以利用Uipath的OCR文本提取功能解決，數(shù)據(jù)兼容性可以達(dá)到要求。綜上，發(fā)函地址核對任務(wù)基本符合RPA技術(shù)實(shí)現(xiàn)的前提，本文以發(fā)函地址核對任務(wù)為例，進(jìn)行RPA應(yīng)用實(shí)踐。

四、RPA在函證程序中的具體運(yùn)用

（一）基本流程

如圖1所示，業(yè)務(wù)流程自動化包括以下三個(gè)階段：前期工作（根據(jù)自動化需要修改原有流程、整理需要的數(shù)據(jù)）、中期工作（設(shè)計(jì)RPA流程圖、調(diào)試修改）、后期工作（運(yùn)行、評估運(yùn)行結(jié)果和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)）。

圖1 RPA應(yīng)用基本流程

1.前期工作。選中目標(biāo)任務(wù)后，需要考慮其對應(yīng)的流程是否需要修改，以更好地與RPA軟件配合。還要準(zhǔn)備流程自動化時(shí)所需要運(yùn)用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的意義在于為機(jī)器人指定執(zhí)行的范圍，明確操作的具體對象。

2.中期工作。像Uipath軟件，其具有用戶友好的界面，簡化了代碼過程，不需要審計(jì)人員具有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景，可以通過相關(guān)學(xué)習(xí)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)。中期工作需要正式進(jìn)行流程圖的設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)完后需要進(jìn)行調(diào)試和修改。

3.后期工作。正式運(yùn)行后，需要進(jìn)行后期的評估工作。首先，需要對RPA實(shí)用性進(jìn)行評估。這里可以運(yùn)用一些RPA性能指標(biāo)，如準(zhǔn)確性、中斷性等，采用業(yè)務(wù)流程自動化很有說服力，也是必要的，這些指標(biāo)可以幫助我們客觀地評估工作流程中RPA部署的效果，也就是比較機(jī)器人流程自動化前后的情況。RPA實(shí)用性評估指標(biāo)具體如下：第一，準(zhǔn)確性。自動化可以消除由于乏味、疲勞、注意力不集中等情況而導(dǎo)致的人工操作中不可避免的錯誤。第二，中斷性。導(dǎo)致機(jī)器人提高生產(chǎn)率的另一個(gè)功能是其連續(xù)工作的能力，并且很少出現(xiàn)升級中斷的情況。因此，可以通過比較審計(jì)人員完成流程所需的停機(jī)時(shí)間與機(jī)器人的停機(jī)時(shí)間來測量RPA。第三，審計(jì)的數(shù)字化。通過將繁瑣的審核任務(wù)（例如內(nèi)部控制測試、細(xì)節(jié)測試、對賬等）傳遞給RPA，員工可以更熟練地處理復(fù)雜的審計(jì)任務(wù)，如調(diào)查異?；蚬烙?jì)公允價(jià)值投資等，可以通過將數(shù)字化審計(jì)的比例與仍然采用手工審計(jì)的比例進(jìn)行對比來評估進(jìn)度，評估應(yīng)針對每個(gè)流程并按特定的時(shí)間范圍進(jìn)行。第四，循環(huán)時(shí)間。由于機(jī)器人不會感覺厭倦，也不需要休息，因此RPA可以顯著縮短工作周期時(shí)間?？梢酝ㄟ^比較審計(jì)人員執(zhí)行給定流程所花費(fèi)的時(shí)間與機(jī)器人所花費(fèi)的時(shí)間來對比，由于周期時(shí)間取決于可變的總工作量，因此最好將此估計(jì)值錨定在相似期間。第五，員工保留率。RPA可以通過接管那些具有高度重復(fù)性任務(wù)來支持保留率，使員工免于單調(diào)乏味的工作負(fù)擔(dān)，并可以專注于對業(yè)務(wù)也很重要的高價(jià)值任務(wù)，從而使員工更充實(shí)、更滿意，從而降低離職可能性。在實(shí)施RPA之前和之后保留率的差異是自動化驅(qū)動收益的一個(gè)相關(guān)指標(biāo)。但是，這是一個(gè)較長期的指標(biāo)，因?yàn)閱T工的職業(yè)反應(yīng)需要時(shí)間來證明。第六，員工滿意度。這是短期內(nèi)員工敬業(yè)度的定性度量。要將其用作RPA盈利能力的指標(biāo)，需要做的就是要求員工填寫有關(guān)自動化前后其角色和工作量滿意度的調(diào)查，應(yīng)該在受自動化影響最大的部門中啟動調(diào)查。員工期待必須執(zhí)行的手動重復(fù)性工作越少，工作滿意度就會越高。一個(gè)必要的先決條件是，必須對員工進(jìn)行充分的培訓(xùn)，使他們了解自動化可以做什么和不能做什么。這樣一來，他們就不會抱有“機(jī)器人會竊取我們工作”的態(tài)度，這有助于RPA的推廣和應(yīng)用。其次，評估審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)（檢查風(fēng)險(xiǎn)、固有風(fēng)險(xiǎn)、重大錯報(bào)風(fēng)險(xiǎn)）。在審計(jì)流程自動化中主要考慮的是檢查風(fēng)險(xiǎn)，即審計(jì)程序不會發(fā)現(xiàn)錯報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)，至少保證檢查風(fēng)險(xiǎn)不會增加。具體來說，包括考慮前期工作中審計(jì)工作流程修改和最后的運(yùn)行結(jié)果會不會產(chǎn)生檢查風(fēng)險(xiǎn)。

（二）RPA在發(fā)函地址核對中的運(yùn)用

1.修改原有流程和整理數(shù)據(jù)。首先，細(xì)分發(fā)函地址核對任務(wù)步驟。審計(jì)人員負(fù)責(zé)步驟包括：（1）準(zhǔn)備需要的數(shù)據(jù)，如被詢證單位名單；（2）點(diǎn)擊運(yùn)行；（3）RPA軟件運(yùn)行完成后，整理地址不匹配的單位名單，分析原因并實(shí)施進(jìn)一步審計(jì)工作。RPA負(fù)責(zé)的步驟為：（1）進(jìn)入查詢網(wǎng)址；（2）輸入客戶名稱；（3）點(diǎn)擊搜索；（4）查看工商地址，復(fù)制粘貼到文檔中并保存；（5）比對地址，做出初步判斷。這些步驟同時(shí)展示了審計(jì)人員與RPA軟件交互的一個(gè)過程。其次，為了RPA能更好訪問信息，整理的“被詢證單位名單”存儲在Excel文件里，因?yàn)閁ipath軟件中有【讀取excel單元格】組件。在表格中需要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)包括“被函證單位名稱”“被審計(jì)單位提供的地址”。另外，不同于數(shù)字比對，文本信息比對更困難，比如“江西省南昌市”和“江西南昌”實(shí)際上是一樣的，但是運(yùn)用函數(shù)等規(guī)則很容易判斷其不一致，所以為了RPA軟件機(jī)器人更好比對，清單中的“被審計(jì)單位提供的地址”進(jìn)一步規(guī)則化成“*省*市*區(qū)*街道*號***”。

2.設(shè)計(jì)RPA流程圖、調(diào)試和修改。這一階段的主要任務(wù)是把RPA軟件負(fù)責(zé)的步驟投影到RPA流程圖中。流程圖設(shè)計(jì)主要步驟如下：第一步，通過設(shè)置【獲取列】組件，實(shí)現(xiàn)機(jī)器人自動獲取“被詢證單位名稱”。第二步，利用【遍歷循環(huán)】組件實(shí)現(xiàn)對后面流程的循環(huán)。第三步，在【遍歷循環(huán)】中利用網(wǎng)頁錄制功能實(shí)現(xiàn)機(jī)器人進(jìn)入天眼查的查詢網(wǎng)址。第四步，利用屏幕抓取功能實(shí)現(xiàn)抓取目標(biāo)信息。第五步，設(shè)置比對規(guī)則。機(jī)器人最后將從網(wǎng)頁上爬取的“工商注冊地址”信息和“地址比對結(jié)果”對應(yīng)地寫入到設(shè)定好的表格中。在前面的操作中還包括變量的創(chuàng)建、變量類型設(shè)置等關(guān)鍵步驟。需要注意調(diào)試后，可能需要針對變量類型設(shè)置等報(bào)錯進(jìn)行修正，如運(yùn)行結(jié)果與預(yù)想不一致，則需重新思考流程的配置邏輯，不斷進(jìn)行調(diào)試和優(yōu)化，直到流程圖按預(yù)期那樣成功運(yùn)行。

（三）RPA實(shí)用性評估和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)評估

在傳統(tǒng)人工核對情況下，審計(jì)人員需要完成除“點(diǎn)擊運(yùn)行”之外的所有步驟。在運(yùn)用RPA技術(shù)流程自動化后，很多操作步驟完全可由RPA軟件機(jī)器人代替，審計(jì)人員只需完成整理數(shù)據(jù)、點(diǎn)擊運(yùn)行、差異分析等小部分工作。從直觀上看，審計(jì)人員在流程自動化后可以節(jié)省很多時(shí)間。

關(guān)于中斷性。在運(yùn)行的過程中，存在兩個(gè)例外的情況：一是個(gè)別公司并沒有登記工商信息，這會導(dǎo)致流程循環(huán)的中止。二是流程圖中的屏幕抓取環(huán)節(jié)，其抓取的網(wǎng)頁主題格式設(shè)置為“**公司_工商信息_風(fēng)險(xiǎn)信息-天眼查”，但是清單中有些公司爬取網(wǎng)頁主題格式為“**公司_電話_工商信息_風(fēng)險(xiǎn)信息-天眼查”，導(dǎo)致機(jī)器人無法識別網(wǎng)頁，繼而無法抓取，同樣會導(dǎo)致循環(huán)的中止。

關(guān)于準(zhǔn)確性和循環(huán)時(shí)間。為了更直觀地驗(yàn)證機(jī)器人工作的效果，我們同時(shí)把相同任務(wù)分配給人工完成。這次的實(shí)踐中，剔除上述例外情況后，機(jī)器人完成查詢及核對任務(wù)僅花費(fèi)了5分鐘左右。相應(yīng)地，設(shè)置人工操作相同任務(wù)作為實(shí)驗(yàn)參照，結(jié)果為人工完成整個(gè)任務(wù)平均要花費(fèi)十幾分鐘。另外，軟件機(jī)器人完成任務(wù)的準(zhǔn)確率較高，基本沒有錯誤，只要在中期工作中調(diào)試好所有流程，那么軟件機(jī)器人就不會出錯。因此，實(shí)踐結(jié)果也證明了RPA技術(shù)確實(shí)可以在一定程度上縮短任務(wù)完成周期，進(jìn)而提高審計(jì)工作效率。

關(guān)于員工保留率和審計(jì)數(shù)字化。發(fā)函地址核對流程自動化后，還是需要審計(jì)人員進(jìn)行檢查，并且后續(xù)針對異常情況的處理工作更需要人工進(jìn)行，上述的RPA應(yīng)用屬于用戶參與模式，也就是說整個(gè)任務(wù)中是離不開人工的，這類工作的自動化是有利于審計(jì)數(shù)字化發(fā)展的，也會使員工脫離繁瑣的工作，讓其在工作中發(fā)揮更大的價(jià)值，員工也會對RPA技術(shù)保持友善態(tài)度。

關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)評估。前期工作階段的流程修改環(huán)節(jié)中僅對地址格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，對整個(gè)核對過程沒有實(shí)質(zhì)性的改變，運(yùn)行結(jié)果是完全依照設(shè)定好的流程得出來的，可靠性高，而且運(yùn)行后寫入表單中的核對結(jié)果只是一個(gè)參照性的資料，后續(xù)的重要判斷還需要審計(jì)人員來執(zhí)行。所以，此發(fā)函地址核對任務(wù)自動化流程不會產(chǎn)生額外的檢查風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)語

本文運(yùn)用RPA技術(shù)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了函證程序中發(fā)函地址核對工作的自動化，初步證明了RPA技術(shù)有助于提高審計(jì)工作效率。目前，在用戶參與模式前提下還無法對審計(jì)中函證程序進(jìn)行整體自動化，因?yàn)楹C中還涉及到如郵寄等非計(jì)算機(jī)界面操作的環(huán)節(jié)，所以本文只是對審計(jì)業(yè)務(wù)流程細(xì)分下的一個(gè)審計(jì)獨(dú)立任務(wù)進(jìn)行自動化。不足之處是，如果樣本量更大，兩類例外情況的發(fā)生頻率會更高，一一剔除會影響自動化效果，今后還要針對這些例外情況做進(jìn)一步優(yōu)化方案，比如考慮是否可以在爬取環(huán)節(jié)設(shè)置兩種主題格式等。