新時(shí)期社保檔案數(shù)字化管理研究

祝金華

（唐崖鎮(zhèn)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心，湖北 咸豐 445606）

一、社會(huì)保障檔案及其管理特點(diǎn)

（一）社會(huì)保障檔案管理的特點(diǎn)

1.社會(huì)保障檔案的內(nèi)容是動(dòng)態(tài)的。我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)包括養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等，涉及人數(shù)眾多，涉及面廣。隨著工作時(shí)間的增加和工作崗位的變化，社會(huì)保障檔案的內(nèi)容也在發(fā)生變化。社保檔案的內(nèi)容不是一成不變的，而是會(huì)根據(jù)參保人的實(shí)際情況變化，動(dòng)態(tài)調(diào)整。2.社會(huì)保障管理的對(duì)象是社會(huì)。我國(guó)社會(huì)保障對(duì)象主要包括企事業(yè)單位職工、個(gè)體工商戶和個(gè)體工商戶。隨著國(guó)家綜合實(shí)力的提高和社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)保障的范圍會(huì)越來(lái)越廣，管理對(duì)象的社會(huì)性也會(huì)越來(lái)越突出。

（二）社會(huì)保障檔案管理的重要性

1.確保被保險(xiǎn)人信息真實(shí)。社保檔案管理關(guān)系到參保人員退休、受傷、就醫(yī)時(shí)能否享受既定待遇。它關(guān)系到參保人員的切身利益，甚至關(guān)系到和諧社會(huì)的建設(shè)與發(fā)展。做好社保檔案管理，就是要確保社保參保人員的各項(xiàng)社保信息真實(shí)、準(zhǔn)確，并能在需要時(shí)提供原始憑證作為參考。由此可見(jiàn)，社保檔案具有十分重要的使用和參考價(jià)值。2.為社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。為規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局聯(lián)合制定了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》國(guó)家高度重視社會(huì)保障。提高社會(huì)保障檔案管理質(zhì)量，對(duì)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

二、社保檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

（一）社保檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作薄弱

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是實(shí)現(xiàn)社保檔案數(shù)字化管理的前提和基礎(chǔ)。但從社保檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，主要表現(xiàn)為社保檔案數(shù)字信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范滯后，各種應(yīng)用軟件雜亂，缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的社保檔案管理軟件，影響了社保檔案數(shù)字信息的及時(shí)收集、整理、鑒定、著錄、保管、開(kāi)發(fā)利用等，不利于社保檔案的數(shù)字化掃描。

（二）社保檔案數(shù)字化缺少頂層規(guī)劃

社保檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要社保機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案管理部門、信息技術(shù)部門，以及社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門的協(xié)同配合、共同參與。但從現(xiàn)狀來(lái)看，由于缺少社保檔案數(shù)字化管理的頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，社保檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)的兼容性不強(qiáng)，整體工作水平不高。

（三）社保檔案數(shù)字化安全保障較弱

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，社保檔案數(shù)字化面臨著信息篡改、惡意訪問(wèn)、病毒攻擊等等非傳統(tǒng)因素威脅，尤其是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息安全已經(jīng)成為影響社保檔案數(shù)字化進(jìn)程的重要障礙性因素。

三、社保檔案數(shù)字化對(duì)策

（一）提升檔案規(guī)范化水平

社保檔案歸檔范圍廣泛，來(lái)源渠道多樣，數(shù)字化管理任務(wù)重。因此，要加強(qiáng)社保檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)工作，明確社保檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容、數(shù)字化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求、數(shù)字化業(yè)務(wù)部門職責(zé)等等，增強(qiáng)社保檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。為此，要成立專門的社保檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作調(diào)度等。結(jié)合社保專業(yè)檔案管理要求，制定具體的社保檔案數(shù)字化收集、歸檔、編目、查詢、利用等規(guī)章制度，為社保檔案數(shù)字化管理提供有力保障。

（二）加強(qiáng)檔案系統(tǒng)化融合

社會(huì)保障檔案數(shù)字化管理需要各部門密切配合和協(xié)調(diào)。因此，應(yīng)積極構(gòu)建社保檔案管理系統(tǒng)集成應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理與社保辦OA 自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等的對(duì)接，充分發(fā)揮系統(tǒng)平臺(tái)的整體效能，為社會(huì)保障事業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供參考為社保檔案數(shù)字化管理提供強(qiáng)有力的系統(tǒng)支持和保障。積極建設(shè)社會(huì)保障檔案專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)將社會(huì)保障檔案信息內(nèi)容上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障檔案的一體化管理。

（三）豐富檔案數(shù)字化內(nèi)容

社保檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵和核心是社保檔案的信息內(nèi)容。因此，要重視社會(huì)保障檔案的數(shù)字化信息采集，及時(shí)對(duì)紙質(zhì)資料、照片文件、錄音錄像等音視頻資料進(jìn)行數(shù)字化，不斷豐富社會(huì)保障檔案的內(nèi)容，為社會(huì)保障檔案數(shù)字化管理提供有力保障。必要時(shí)可委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)現(xiàn)有社保檔案進(jìn)行專業(yè)數(shù)字化掃描處理。同時(shí)，要求各專業(yè)部門按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好新增社保檔案數(shù)字化信息的收集整理和增量社保檔案數(shù)字化內(nèi)容的收集整理工作。

（四）提高檔案數(shù)字化質(zhì)量

配備專門的檔案管理人員，加強(qiáng)社保檔案數(shù)字化管理。要加強(qiáng)從業(yè)人員專業(yè)能力培訓(xùn)，重點(diǎn)開(kāi)展社保業(yè)務(wù)知識(shí)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)，不斷提高社保檔案從業(yè)人員的綜合業(yè)務(wù)能力。為檔案工作者提供更多的業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，選派業(yè)務(wù)骨干參加業(yè)務(wù)研討會(huì)、實(shí)地考察學(xué)習(xí)等，還可以邀請(qǐng)社會(huì)保障領(lǐng)域的專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)講座，提高檔案從業(yè)人員的數(shù)字化管理能力和水平。

結(jié)論：隨著社會(huì)保障體系的完善，特別是社會(huì)保障檔案的數(shù)字化管理，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展，規(guī)范社會(huì)保障行為，發(fā)揮著重要作用。因此，推進(jìn)社會(huì)保障檔案管理服務(wù)與信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深度融合，應(yīng)高度重視社會(huì)保障檔案數(shù)字化工作，加大對(duì)社會(huì)保障檔案數(shù)字化管理的人力財(cái)力投入，更新觀念，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高社保檔案數(shù)字化應(yīng)用的能力和水平，充分發(fā)揮社保機(jī)制的社會(huì)功能，促進(jìn)社會(huì)更加公平、和諧、穩(wěn)定，讓人民群眾有更多的獲得感和幸福感。