高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑研究

張智嵩

（濟(jì)南外國語學(xué)校，山東 濟(jì)南 250108）

檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范條例對高校的檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理非常重要，尤其是檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)層，必須通過適當(dāng)?shù)姆椒ㄌ嵘鶎庸芾砣藛T對檔案信息管理的重視程度，以及建設(shè)意識。如此，才能保證高校檔案管理朝著規(guī)范化、精細(xì)化方向發(fā)展，獲得更好的管理效果。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）建設(shè)與管理意識有待提升

如果高校的領(lǐng)導(dǎo)層沒有對檔案信息傾注足夠的重視，并對其重要性進(jìn)行正確的認(rèn)識，就可能會在工作開展過程中起到不良的帶頭示范作用，導(dǎo)致檔案管理工作人員也不能對自身職責(zé)進(jìn)行正確認(rèn)識，在管理工作落實(shí)過程中，工作浮于形式與表面，并沒有發(fā)揮出真正的信息管理實(shí)效。甚至部分檔案管理工作人員認(rèn)為，高校檔案管理工作主要職責(zé)是對高校教育工作落實(shí)過程中產(chǎn)生的信息與材料進(jìn)行保管，并不具備較高的研究價(jià)值，甚至認(rèn)為此項(xiàng)工作根本不需要專門的管理人員組織開展。

（二）缺乏與時(shí)俱進(jìn)規(guī)章制度的指導(dǎo)

規(guī)章制度更新速度慢，無法滿足管理工作開展的實(shí)際需要，也是高校檔案信息管理工作中的一大問題。加上管理工作人員的檔案信息管理意識淡薄，導(dǎo)致很多高校的檔案管理工作實(shí)際開展過程中由于缺乏完善的規(guī)章制度可以參考，在檔案信息的產(chǎn)生過程中，高校內(nèi)部工作人員較容易出現(xiàn)管理混亂、權(quán)責(zé)交叉的情況，不利于提升高校的檔案管理工作落實(shí)水平。與此同時(shí)，還可能阻礙高校教育與管理工作的落實(shí)質(zhì)量。

（三）管理水平提升空間還較大

從當(dāng)前的高校檔案管理工作落實(shí)水平上看，問題是管理水平提升空間還較大，尤其作為高校管理中的重要組成部分，檔案管理工作會影響高校各項(xiàng)工作的開展效率。因此，為了讓這些價(jià)值較高的檔案信息得到有效管理，必須設(shè)置專門的檔案儲備室，同時(shí)，加大信息化管理力度，保證檔案信息的價(jià)值能夠有效發(fā)揮。與此同時(shí)，管理工作落實(shí)過程中還存在較為嚴(yán)重的疏漏，高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理負(fù)責(zé)人必須對此問題進(jìn)行重視，并配合適宜的解決措施。

二、高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）全面提升檔案管理人員的管理意識

落實(shí)管理職責(zé)的過程中，基層管理人員還要對檔案管理宣傳工作進(jìn)行重視，加大宣傳力度，擴(kuò)寬宣傳途徑，保證宣傳理念更為與時(shí)俱進(jìn)。與此同時(shí)，檔案管理工作還要與高校的績效考核掛鉤，以此保證檔案管理人員與負(fù)責(zé)人的檔案信息管理意識能夠與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行更新。同時(shí)，豐富多彩的檔案管理活動能夠讓相關(guān)檔案信息管理人員重視自身職責(zé)，并認(rèn)識到其崗位職責(zé)的重要性。與此同時(shí)，學(xué)校也要注重從校外聘請更多的專業(yè)人士以及學(xué)者，到校園中以講座開展的方式給檔案管理工作人員工作職責(zé)落實(shí)過程中遇到的問題進(jìn)行科學(xué)解答，并在信息交流的過程中分享體會，保證檔案管理工作人員可以參照專業(yè)的各項(xiàng)舉措，促進(jìn)檔案管理工作落實(shí)獲得更多的成效。

（二）編撰與完善高校檔案管理規(guī)章制度

高效落實(shí)管理職責(zé)的過程中，如果配合擬定的檔案管理規(guī)章制度不夠健全，就可能影響管理工作的開展水平。所以，各高校必須加緊檔案管理規(guī)章制度的編纂與完善，同時(shí)，為保證管理規(guī)章制度更為科學(xué)、適宜，還必須成立專業(yè)的編纂小組，保證此項(xiàng)工作組織落實(shí)的規(guī)范性與專業(yè)性。與此同時(shí)，還要配合使用信息化檔案管理機(jī)制，明確檔案管理工作人員的工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人，如此才能保證辦案管理制度更加規(guī)范，作用更強(qiáng)。還需要注意的一點(diǎn)是，獎懲制度同樣需要得到完善。同時(shí)，還必須在制度中得以體現(xiàn)。如此，在管理工作出現(xiàn)突發(fā)狀況或是其他問題時(shí)，能夠有制度依照，保證相關(guān)責(zé)任人員受到的獎勵(lì)與懲罰都有理有據(jù)、公平公正。

（三）積極落實(shí)信息化檔案管理，提高管理水平

讓高校的檔案信息管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，是保證檔案管理工作更為規(guī)范的技術(shù)基礎(chǔ)。尤其是部分高校信息化檔案管理工作由于落實(shí)得不夠徹底，同時(shí)設(shè)備不夠完善，致使一些檔案管理細(xì)節(jié)無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。因此，無論是相關(guān)管理部門還是高校自身，都應(yīng)重視檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，加大資金與設(shè)備的投入力度，保證信息化檔案管理工作可以全面落實(shí)。與此同時(shí)，監(jiān)督部門還要及時(shí)對高校檔案信息以及資料的計(jì)算機(jī)錄入情況進(jìn)行審查，定期開展抽查工作，保證信息錄入的質(zhì)量。同時(shí)，注意信息的完整性，不可出現(xiàn)殘缺或丟失問題。其次，還必須對檔案管理平臺與系統(tǒng)的安全工作進(jìn)行重視，防止出現(xiàn)檔案信息被篡改或是丟失的情況，加強(qiáng)信息防護(hù)力度，在此基礎(chǔ)上的平臺建設(shè)工作同樣需要受到專業(yè)人員的重視，保證產(chǎn)生檔案信息的各部門能夠采用統(tǒng)一的格式進(jìn)行信息交流與分享，提升檔案信息的共享水平，并保證檔案信息背后的價(jià)值能夠得到深度挖掘。

結(jié)語：國家為獲得更好的教育事業(yè)發(fā)展成果，無論是資金還是人力資源都做了大量的投入。與此同時(shí)，信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)給人們的生活也帶來了較大轉(zhuǎn)變，因此，高校的檔案管理工作需要及時(shí)迎合時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)管理信息化的轉(zhuǎn)變力度，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、精細(xì)化發(fā)展。在落實(shí)此項(xiàng)工作過程中，必須注意轉(zhuǎn)變管理意識，加大信息技術(shù)與設(shè)備的投入力度。與此同時(shí)，引進(jìn)更多的專業(yè)人才，讓此項(xiàng)工作可以為高校長遠(yuǎn)發(fā)展提供助力。