建筑工程檔案工作之我見

劉堅

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣信誠工程建設監(jiān)理有限公司，河北 承德 068450）

一、優(yōu)化建筑工程檔案資料管理的重要意義

對建筑工程檔案資料管理進行優(yōu)化，能夠有效彌補以往粗放管理中存在的不足，使檔案管理工作得以有序開展，保證資料的準確性、有效性和可延續(xù)性，為建筑工程及時提供所需的檔案資料，使各項施工工序以及所花費的成本都有章可循，為后續(xù)工程提供相關參考依據(jù)?？梢?，建筑工程檔案資料管理是保障性的基礎工作，優(yōu)化建筑工程檔案資料管理工作不僅對于這項工作本身，對于工程項目整體和企業(yè)利益都具有積極意義。

二、建筑工程檔案資料管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識薄弱。由于很多建筑企業(yè)、施工單位的管理人員認為檔案管理是一個不重要的環(huán)節(jié)，無法創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟利潤，所以投入的物力、人力較少，甚至還有許多管理人員覺得沒有規(guī)范化的檔案管理機制，不會對整個建筑工程建設質量產(chǎn)生影響，導致相關人員工作不積極，檔案的日常收集、整理、保管工作比較混亂，出現(xiàn)問題時相互推諉，嚴重影響檔案資料的管理質量。

（二）檔案資料管理質量有待提升。在施工各個環(huán)節(jié)中形成的資料文件，都屬于工程檔案的管理范圍，內(nèi)容繁多，需要有效地分類收集整理，許多建筑施工企業(yè)常常注重檔案數(shù)量的收集，缺少專業(yè)的甄別鑒定，導致出現(xiàn)許多實用性、安全性較低的材料，長期下去，會對相關部門的檔案保管工作產(chǎn)生較大的影響。另外，對于許多重要的簽字資料與文件的保管，相關管理人員比較隨意，容易發(fā)生檔案資料缺少、丟失等問題，直接影響整個工程檔案資料的保存質量和意義，影響后續(xù)的施工建設活動，導致整體管理效率不高，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益。

（三）缺少完善的監(jiān)督管理機制。建筑工程檔案管理質量無法保障，根本原因在于建筑單位常常沒有行之有效的監(jiān)督管理機制，相關人員的行為得不到約束，責任心不強，工作效率不高，導致工作質量低下，歸檔工作走形式。只有深刻認識到這方面的問題，加快監(jiān)督管理機制的建設，配合獎懲機制，制定詳盡的考核條例和內(nèi)容，才是解決問題的有效辦法。但從實際情況來看，很多建筑單位在這方面都有待加強。

三、建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化路徑

（一）強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制。想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達到優(yōu)化的目的。項目開建之初，要根據(jù)地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標準、內(nèi)容和范圍，對設計、監(jiān)理、總包、施工單位進行資料交底，提出并要求實現(xiàn)資料規(guī)范化、標準化和系統(tǒng)化的管理目標，將檔案資料納入考核目標進行獎罰，以保證檔案管理的效率和質量。在建設過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環(huán)節(jié)。

（二）強化檔案資料管理人員的職業(yè)意識，規(guī)范日常工作行為。檔案資料的收集、整理和編制是由人完成的，提高檔案管理人員的素質至關重要。在加強宣傳的基礎上，對檔案管理人員應經(jīng)常開展職業(yè)教育培訓，組織內(nèi)外部的參觀、交流與學習，保證相關人員都能建立良好的檔案資料管理意識和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提升其自身綜合能力與管理素質。編制崗位職責，使各級管理人員，明確自身的基本工作程序與目標，以規(guī)范其日常工作內(nèi)容與行為。要求在施工建設活動開工之前，做好統(tǒng)一表格、標準等準備工作，做好施工過程中進度計劃制訂與調(diào)整工作，并在開工后的施工管理過程中，監(jiān)督檢查檔案資料記錄與整理情況。在此基礎上，現(xiàn)場的管理人員要實現(xiàn)工程建設檔案資料的登記工作，定期檢查相關部門工作完成情況，做好施工管理登記工作，對施工單位的建設資料完成情況進行檢查。

（三）注重工程技術資料編寫的質量管控。第一，統(tǒng)一建筑工程技術資料的表格形式。在項目籌備建設的過程中，結合工程的具體特點，根據(jù)當?shù)匦姓芾聿块T與檔案管理部門的要求，編制可行性強的工程資料表格，并為參建單位整理與編輯資料盡可能提供方便，避免出現(xiàn)表格形式不規(guī)范的問題發(fā)生。第二，做好施工物資的資料收集工作。由于在建筑工程施工過程中，使用的物資會受到許多因素的影響，如水泥、鋼材等，經(jīng)常出現(xiàn)材料檢驗報告沒有與原材料一起到達施工現(xiàn)場的情況。如果資料收集人員沒有將復試結果收集到位，就可能會出現(xiàn)沒有檢驗報告的材料進入到施工現(xiàn)場被使用的情況，可能會對工程的質量和整體進度產(chǎn)生影響。因此，需要安排專門的負責人員，對資料的整理與收集進行動態(tài)化跟蹤，并且分批對到達現(xiàn)場的原材料進行檢查，還需要檢查和整理原材料的試驗報告與合格證。第三，為了做好竣工結算的編制工作，確?？⒐そY算工作的順利進行，要更加廣泛地收集與結算相關的資料，包括工程施工合同、工程招標文件、工程竣工圖、設計變更通知、簽證資料等，收集和取證時必須注意有效性，還要盡可能減少因為結算導致的矛盾問題的發(fā)生。所以，施工單位需要更加注重資料的收集，收集與建筑工程項目施工相關的記錄資料，如現(xiàn)場進度照片等；要結合定額標準與費用支出情況，加強信息資料的管理。第四，保證建筑工程技術材料的完善性。建筑工程檔案資料的管理工作，主要就是結合施工過程中采用的技術以及信息進行記錄，為以后的工程提供參考。

總之，工程檔案是工程建設最真實的反映，是檢驗工程質量的重要依據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養(yǎng)體系和獎懲制度，不斷總結經(jīng)驗和教訓，提高整體檔案管理水平，對企業(yè)借鑒成果、提高質量、增收效益有著重要意義。我們應該積極借鑒國內(nèi)外先進管理經(jīng)驗，揚長避短，不斷優(yōu)化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續(xù)適應新形勢的發(fā)展要求，更好地為企業(yè)發(fā)展和國家經(jīng)濟建設服務。