探究檔案管理信息化建設(shè)

劉婷婷

（張家口市陽原縣審計局，河北 張家口 075800）

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公室套裝軟件比較技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為未來檔案信息化建設(shè)的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)要求應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，這是各級檔案部門多環(huán)節(jié)協(xié)同合作的復(fù)雜系統(tǒng)工程。可以說，檔案現(xiàn)代化是工作目標(biāo)，檔案數(shù)字化是基礎(chǔ)，檔案信息化是目標(biāo)，搞好檔案信息化建設(shè)，必須統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)組織，加強管理，多管齊下，加快檔案信息化建設(shè)。

一、檔案管理信息化建設(shè)的含義

（一）檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)

隨著人類社會全面進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理已成為提高檔案管理質(zhì)量的重要手段，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用和數(shù)字化平臺的發(fā)展也成為檔案管理的新趨勢。檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)新時期檔案信息資源整合、共享和個性化管理的需要，既保證了檔案信息資源的有效利用，又滿足了新時期檔案管理的需要。檔案管理信息化建設(shè)主要包括兩個方面：一是有效保護傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻資源，采取有效的保護方法，盡可能延長實體資源的使用壽命。二是利用信息技術(shù)充分利用檔案信息資源，通過信息網(wǎng)絡(luò)建立共享網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，即檔案信息資料的快速共享，使檔案館能夠有效地為社會服務(wù)。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案管理信息化建設(shè)的進程并非一帆風(fēng)順。在檔案管理方面，檔案管理工作面臨著機遇與挑戰(zhàn)。檔案管理信息化建設(shè)不僅是信息時代發(fā)展的要求，也是推進我國檔案管理數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型的重要途徑。目前，科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)和計算機技術(shù)已成為衡量國家文化軟實力、全面推進檔案管理信息化、有效整合檔案管理和信息化建設(shè)的重要指標(biāo)，從而使科技與文化內(nèi)涵的全面融合，提高我國文化軟實力?？梢哉f，檔案管理信息化建設(shè)是推動檔案管理轉(zhuǎn)型的重要途徑，對提高我國檔案信息化建設(shè)水平具有重要意義。檔案管理信息化建設(shè)的進程并非一帆風(fēng)順。對于檔案管理本身而言，檔案管理既面臨機遇，也面臨挑戰(zhàn)。如何充分利用信息技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量需要技術(shù)專家的不斷研究，檔案管理信息化建設(shè)過程中存在許多問題，如信息保存、信息管理、信息安全保護等，需要檔案管理人員在長期的工作實踐中加以解決。

二、信息化建設(shè)是今后檔案工作發(fā)展的必然趨勢

進入數(shù)字化時代，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)以其快捷、高效、準(zhǔn)確、方便的服務(wù)優(yōu)勢，深刻地影響著檔案工作。目前，檔案館前身檔案和數(shù)據(jù)的流通已經(jīng)從過去的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)的處理和流通，檔案管理工作也將隨之發(fā)生變化，檔案信息化建設(shè)是實施電子政務(wù)、發(fā)展數(shù)字網(wǎng)絡(luò)、開發(fā)利用檔案價值、發(fā)展檔案自身的需要。

當(dāng)前，信息時代的理念正在逐漸興起，其強大的優(yōu)勢使其在全球范圍內(nèi)掀起了新一輪的信息浪潮?；跀?shù)字化理念的城市建設(shè)正在逐步改變?nèi)藗兊乃季S方式。“電子文檔”的出現(xiàn)，為傳統(tǒng)的檔案管理方式完全鋪平了道路，在此基礎(chǔ)上，人們可以更加方便、快捷，也許還需要更多的內(nèi)容，大大提高了工作效率，同時改變了檔案管理的運作模式。此外，近年來，國家提倡發(fā)展電子商務(wù)模式，將傳統(tǒng)的檔案學(xué)與信息系統(tǒng)領(lǐng)域相結(jié)合，提出了雙重理論，為實際工作提供了新的內(nèi)容和方向。

三、檔案信息化建設(shè)當(dāng)前存在的問題

（一）我國檔案信息化建設(shè)與檔案現(xiàn)代化發(fā)展之間存在較大差距。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案安排仍然是我國檔案工作的重點，我國日常工作中產(chǎn)生的大量電子文件的歸檔基本上是空白，難以在縣鄉(xiāng)兩級推廣，在很大程度上阻礙了檔案信息化的發(fā)展。

（二）檔案管理軟硬件的不統(tǒng)一，相互不能通用，缺乏信息化管理功能。

各縣市使用檔案管理軟件不統(tǒng)一，給檔案信息化建設(shè)帶來了很大的障礙。檔案管理軟件有用新科的，有用泰坦的，有用新源的，還有用夏爾的，地稅局、法院、檢察院及農(nóng)發(fā)行等垂直單位都使用上級單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)自帶的檔案管理軟件，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)通用的檔案管理軟件。

（三）傳統(tǒng)的檔案館向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變難度大。

因為以前檔案館接收的都是紙質(zhì)檔案，而且數(shù)量大，檢索工具也是紙質(zhì)的。檔案館要從傳統(tǒng)的檔案館向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，僅僅靠檔案館現(xiàn)有人員從目錄輸入、掃描、掛接，完成這項信息化最基礎(chǔ)的工作，可能需要幾年的時間，甚至更長的時間，各地方檔案部門經(jīng)費本來就緊張，經(jīng)費的不足，成為檔案館數(shù)字化發(fā)展的又一大障礙。

四、加快檔案信息化建設(shè)的對策

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)和提高認(rèn)識。

要加快檔案信息化建設(shè)，一是要加強領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，配備高素質(zhì)的專業(yè)管理人才。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是加強檔案管理的基礎(chǔ)。檔案人員思想道德水平高，業(yè)務(wù)知識豐富，信息操作能力強，能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求。二是投入足夠的資金，配置硬件設(shè)備，保證檔案、檔案的日常保管工作所需。引進計算機管理軟件，建立檔案信息存儲與檢索系統(tǒng)。三是對檔案進行集中統(tǒng)一管理，保護檔案的完整性和安全性，便于今后查找和其他工作使用。四是建立檔案部門工作目標(biāo)評價與檔案管理業(yè)務(wù)評價相結(jié)合的評價體系，使檔案管理綜合評價的有效性與檔案管理者的業(yè)務(wù)水平相結(jié)合。五是加強對外援助檔案企業(yè)的指導(dǎo)工作。利用會議指導(dǎo)和現(xiàn)場作業(yè)指導(dǎo)，讓檔案專家指導(dǎo)工作，便于分析研究存在的問題，更好地找到解決辦法，確保檔案管理工作更加有效。

（二）增加投入，開發(fā)適應(yīng)檔案管理的硬件和軟件設(shè)施。

要加快檔案信息化建設(shè)，最重要的是要有財力、人力和物力的支持，集中力量開發(fā)現(xiàn)代檔案管理軟件，能夠滿足檔案現(xiàn)代化和信息化開發(fā)利用的需要，并具有多功能的一體化，而且容量大、操作簡單，讓檔案利用者可以方便、方便地查詢自己需要的信息。

（三）加快檔案信息化、普及化、規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化和標(biāo)準(zhǔn)化主要包括管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。加強檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，首先，上級業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一使用。其次，各單位應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案管理軟件和硬件，打破軟件分開使用的現(xiàn)狀，以便更快捷、方便地開發(fā)和利用檔案信息資源，共享信息資源，為社會發(fā)展和廣大人民群眾充分利用檔案資源提供便利條件。

（四）基于資訊科技的信息檢索系統(tǒng)

檔案信息檢索是檔案信息資源有效利用的前提和基礎(chǔ)。在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，必須注重全面建設(shè)檔案信息檢索系統(tǒng)，運用各種工具和技術(shù)，建立科學(xué)合理的用戶檔案檢索系統(tǒng)。一方面，在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)延長紙質(zhì)文獻和實體資源的使用壽命，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為紙質(zhì)文獻和實體資源提供專業(yè)化的存儲空間。另一方面，紙質(zhì)文件和資源應(yīng)該數(shù)字化，各種保存價值高的紙質(zhì)文件應(yīng)該存儲在相關(guān)的數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)該建立一個科學(xué)合理的信息檢索系統(tǒng)，以滿足用戶準(zhǔn)確查詢的需要，確保信息資源的有效利用。

（五）確定檔案信息資源的檢索目標(biāo)

在檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)中，為了保證檔案信息資源的有效利用，應(yīng)全面關(guān)注檔案信息檢索系統(tǒng)的建設(shè)，根據(jù)用戶需求和檔案管理目標(biāo)，從檔案信息資源利用的角度合理規(guī)劃檔案信息資源的利用過程?？茖W(xué)檢索通過圖像檢索、文本檢索和電子文獻檢索等方法，充分利用高價值的檔案資源，充分利用檔案信息資源，使檔案信息的利用模式更加符合用戶的期望，提高檔案信息檢索的效率，為檔案信息資源的高效利用和高速流通創(chuàng)造良好的條件。

（六）利用計算機技術(shù)建立先進的文獻資源查詢系統(tǒng)

檔案信息資源查詢系統(tǒng)是保證檔案信息資源有效利用的前提，也是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。為了有效利用檔案信息資源，檔案管理部門應(yīng)積極引進先進的信息管理方法，利用計算機技術(shù)有效地收集、整理、分類和歸檔各類檔案信息，以保證各類檔案信息的有效存儲，使各類檔案信息有效地存儲在相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，并結(jié)合用戶的使用需求，建立一個方便、科學(xué)、合理的查詢系統(tǒng)，使用戶能夠及時、便捷地查詢檔案信息。

五、結(jié)語

總之，加快檔案信息化建設(shè)，要加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識；認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，爭取支持，加大投入，配備人才；要抓住機遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為服務(wù)民生的一項重要工作來抓，加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的信息化管理水平邁上一個新臺階，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。