分析當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐研究

何銳

（哈爾濱市呼蘭區(qū)裕田街道公共事務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150025）

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)生產(chǎn)和生活中，推動(dòng)了企業(yè)辦公自動(dòng)化和智能化建設(shè)。當(dāng)前部分企業(yè)已經(jīng)大范圍利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，出現(xiàn)了大量的電子文件，這對(duì)檔案管理提出了較高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)字化檔案館建設(shè)成為企業(yè)改善經(jīng)營(yíng)管理工作中的重要舉措。

一、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)

檔案館是企業(yè)數(shù)字檔案資源管理的空間載體，能夠?yàn)閿?shù)字檔案資源提供統(tǒng)一和安全的存儲(chǔ)空間。企業(yè)數(shù)字檔案館集合了企業(yè)的多項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，能將企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不同格式的電子記錄轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的數(shù)字檔案格式，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化和統(tǒng)一化組織、存儲(chǔ)和管理，同時(shí)制定科學(xué)的訪問(wèn)機(jī)制。企業(yè)數(shù)字檔案館本質(zhì)上是一個(gè)集成化的檔案業(yè)務(wù)運(yùn)行及服務(wù)平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)為檔案工作者提供綜合性業(yè)務(wù)操作和服務(wù)。數(shù)字檔案館是檔案工作服務(wù)企業(yè)的信息門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，為相關(guān)機(jī)構(gòu)和個(gè)人提供了檔案查詢(xún)、檢索、瀏覽和利用等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息集成化共享和系統(tǒng)化展示。企業(yè)數(shù)字檔案館負(fù)責(zé)弘揚(yáng)企業(yè)歷史、文化，是組織開(kāi)展宣傳教育工作的重要平臺(tái)，可成為檔案工作人員的素材庫(kù)，能夠?qū)⒕幾氤晒故窘o企業(yè)，以供企業(yè)利用。

二、企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容

（一）企業(yè)數(shù)字檔案館的總體規(guī)劃

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期、復(fù)雜的過(guò)程，企業(yè)在規(guī)劃數(shù)字檔案館時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行整體性、長(zhǎng)期性規(guī)劃。一方面，數(shù)字檔案館各個(gè)管理平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)當(dāng)按步驟有序推進(jìn)，在建設(shè)初期應(yīng)當(dāng)將規(guī)劃重點(diǎn)放到基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上，為檔案利用與共享奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面，在建設(shè)中期、后期，應(yīng)當(dāng)逐步完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施、信息數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享，完成數(shù)字檔案館建設(shè)。

（二）企業(yè)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施主要包括以下兩個(gè)方面。一是中心機(jī)房。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建設(shè)一個(gè)具備實(shí)用性、可擴(kuò)展性、先進(jìn)性等特性的中心機(jī)房，滿(mǎn)足系統(tǒng)運(yùn)作需求。中心機(jī)房可以分為操作區(qū)、設(shè)備區(qū)、其他區(qū)域，操作區(qū)主要用于檔案館工作人員辦公；設(shè)備區(qū)主要用于存放服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)等。其他區(qū)域主要用于放置配電柜、電源、動(dòng)力監(jiān)控等。二是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。企業(yè)數(shù)字檔案館的用戶(hù)是數(shù)字檔案館的管理者及企業(yè)內(nèi)部人員，因此網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以局域網(wǎng)為主，同時(shí)也具備與互聯(lián)網(wǎng)相連接的功能。局域網(wǎng)是所有數(shù)據(jù)匯集和交換的總池，其中運(yùn)行著企業(yè)各類(lèi)檔案信息和數(shù)字檔案館的各個(gè)系統(tǒng)。

（三）企業(yè)數(shù)字檔案館子系統(tǒng)建設(shè)

1.檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的使用主體為檔案館管理人員，是數(shù)字檔案館的管理主系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)文書(shū)、聲像、實(shí)體等各類(lèi)檔案的管理，覆蓋檔案信息資源收集、篩選、整理、保存和利用的全過(guò)程，由此建立檔案信息綜合服務(wù)平臺(tái)，可提升檔案信息管理的智能化水平，滿(mǎn)足檔案資源管理者和使用者的需求。從功能上來(lái)說(shuō)，檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)覆蓋了檔案的全生命周期，包括檔案征集、寄存管理、數(shù)據(jù)接收、原件處理、電子目錄、檔案鑒定、整編入庫(kù)、借閱管理、統(tǒng)計(jì)編目、信息發(fā)布等模塊，可滿(mǎn)足檔案管理中的各種需求。

2.電子檔案長(zhǎng)期儲(chǔ)存系統(tǒng)，電子檔案長(zhǎng)期儲(chǔ)存系統(tǒng)的目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)電子檔案的長(zhǎng)期、安全保存。當(dāng)一份檔案被轉(zhuǎn)移到數(shù)字檔案館后，如果其符合永久保存條件，則將該檔案導(dǎo)入到電子檔案長(zhǎng)期儲(chǔ)存系統(tǒng)內(nèi)，系統(tǒng)利用電子簽名、電子水印、權(quán)限管理、可追溯跟蹤、訪問(wèn)控制等措施對(duì)檔案進(jìn)行安全管理。

3.電子閱覽室系統(tǒng)，電子閱覽室系統(tǒng)即綜合查詢(xún)系統(tǒng)，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、觸摸屏技術(shù)的支持，可以為用戶(hù)提供現(xiàn)代化閱讀場(chǎng)所并提供信息服務(wù)，主要用于滿(mǎn)足檔案使用者的信息咨詢(xún)需求。用戶(hù)在使用電子閱覽室系統(tǒng)時(shí)，可以通過(guò)系統(tǒng)自主查詢(xún)所需檔案，省去了檔案管理人員接待和幫助查閱的工作量，也減少了對(duì)實(shí)體檔案的磨損。該系統(tǒng)主要包括接待服務(wù)、查詢(xún)服務(wù)、調(diào)用服務(wù)、閱覽服務(wù)、自助還檔功能。

4.電子檔案移交及接收系統(tǒng)，電子檔案移交及接收系統(tǒng)是企業(yè)與數(shù)字檔案館之間的橋梁，能實(shí)現(xiàn)檔案從企業(yè)檔案室向數(shù)字化檔案館的在線(xiàn)移交，并借助信息技術(shù)檢測(cè)系統(tǒng)確保電子檔案的完整性、真實(shí)性。電子檔案移交及接收系統(tǒng)主要提供兩個(gè)方面的服務(wù)。一是數(shù)據(jù)采集。二是為數(shù)字檔案館提供在線(xiàn)接收功能。同時(shí)，電子檔案移交及接收系統(tǒng)可通過(guò)多種安全手段確保歸檔的檔案資源的真實(shí)性。

結(jié)語(yǔ)：企業(yè)管理者以及檔案人員要增強(qiáng)使命感、榮譽(yù)感，在企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，勇挑重?fù)?dān)，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索解決問(wèn)題的辦法，使檔案真正發(fā)揮“智庫(kù)”“外腦”的作用，為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興、全面構(gòu)建和諧社會(huì)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。