OA辦公系統(tǒng)下高校檔案信息化管理建設(shè)

胡金鳳

（內(nèi)蒙古師范大學(xué)檔案館，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010022）

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是近幾年開(kāi)發(fā)出來(lái)的新的辦公軟件，隨著時(shí)間的推進(jìn)，其功能也越發(fā)完善和強(qiáng)大。早在2018年4月20日，習(xí)總書(shū)記在全國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，信息化為中華民族帶來(lái)了千載難逢的機(jī)遇，必須敏銳抓住信息化發(fā)展的歷史機(jī)遇。在大力建設(shè)數(shù)字中國(guó)的今天，推動(dòng)校園數(shù)字化發(fā)展，提升校園數(shù)字服務(wù)水平，檔案管理數(shù)字化是大勢(shì)所趨。那么，如何利用0A系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)更好地管理檔案和利用檔案，也成為檔案從業(yè)者思考的問(wèn)題。

一、什么是OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

所謂OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即office automation，簡(jiǎn)稱OA。就是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將辦公事務(wù)程序化、網(wǎng)絡(luò)化的過(guò)程。其優(yōu)點(diǎn)是能夠完成信息傳達(dá)迅速快捷、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)整合資源、人員異地辦公等工作。既節(jié)省了人力物力、又提高了辦公效率，更加適合高校信息化發(fā)展的大環(huán)境。在大力發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)+、共享信息資源和建設(shè)數(shù)字校園智慧校園的大背景下，檔案管理的現(xiàn)代化手段通過(guò)OA系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)，檔案的收集也將越來(lái)越便捷。

OA的主要界面之下根據(jù)需要設(shè)置校內(nèi)新聞、黨建平臺(tái)、行政管理、學(xué)院管理、后勤保障、考核管理、風(fēng)險(xiǎn)防控、個(gè)人辦公、檔案管理等模塊，各模塊之下設(shè)置相應(yīng)的管理界面。這樣，在OA管理系統(tǒng)內(nèi)，包含了檔案管理部門的大多數(shù)應(yīng)收集的檔案部門，各歸檔部門將產(chǎn)生的電子檔案，按檔案管理要求自動(dòng)歸入檔案管理模塊中，通過(guò)OA系統(tǒng)可以很好地完成全校電子檔案的移交、鑒定、收集等工作，檔案管理人員通過(guò)OA 系統(tǒng)，可以監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)的整個(gè)過(guò)程。鑒于OA系統(tǒng)強(qiáng)大的辦公功能，在很大程度上已經(jīng)成為新的校園局域網(wǎng)平臺(tái)。所以，但凡與檔案業(yè)務(wù)有關(guān)的事項(xiàng)，點(diǎn)擊OA系統(tǒng)的相應(yīng)管理部門的界面，就能直接與該部門接洽相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)。大力推廣數(shù)字化信息化辦公手段，能夠大大節(jié)約實(shí)體耗材，能夠較好地實(shí)現(xiàn)信息共享，縮短信息流轉(zhuǎn)的時(shí)間，提高了效率，避免了傳統(tǒng)的人工催交檔案過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種失誤。

二、館藏檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是檔案現(xiàn)代化信息化管理的首要條件。所謂檔案數(shù)字化，就是以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺(tái)，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目的，以檔案信息化人才隊(duì)伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是將館藏檔案通過(guò)數(shù)字技術(shù)手段轉(zhuǎn)換成電子檔案的形式。早在1996年，國(guó)家檔案局成立電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，并于1999年出臺(tái)了檔案管理領(lǐng)域的第一個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，并于2002年頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。2003年，國(guó)家檔案局辦法的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，明確規(guī)定了電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)的“雙套制”模式。此后，又陸續(xù)頒發(fā)了《電子文件管理暫行辦法》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》等等一系列關(guān)于電子文件的規(guī)章制度，甚至對(duì)電子文件的數(shù)字化的具體過(guò)程也制定相應(yīng)的辦法。所以，檔案數(shù)字化的過(guò)程，也是檔案重新整理的過(guò)程，在國(guó)家出臺(tái)一系列指導(dǎo)性文件的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的要求實(shí)施館藏檔案數(shù)字化，包括檔案實(shí)體的出庫(kù)（接收）、鑒定、掃描、歸檔、統(tǒng)計(jì)、掛接軟件、實(shí)體入庫(kù)等一系列的程序。傳統(tǒng)的館藏檔案，基本上是以紙質(zhì)為主，伴以少量的磁帶、光盤、軟盤等為輔數(shù)字檔案。只有把經(jīng)年積累的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，為今后的案卷檢索、全文檢索做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。所以，檔案數(shù)字化，既是對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)，也方便了檔案的管理和服務(wù)利用。

三、整合系統(tǒng)的必要性

館藏檔案數(shù)字化，這只是數(shù)字化檔案管理的剛剛開(kāi)始，后續(xù)增加的檔案必須要直接手機(jī)電子化檔案，即增量電子化。不管是館藏檔案數(shù)字化，還有增量檔案電子化，都符合了國(guó)家目前對(duì)檔案管理的要求，即國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織要推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。明確規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。這就要求學(xué)校各部門所要?dú)w檔的檔案要逐步過(guò)渡到電子化的形式移交檔案館。那么在大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，只有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)這一過(guò)程才能實(shí)現(xiàn)利益最大化。目前我校比較常用辦公軟件----OA系統(tǒng)，就已經(jīng)具備了自動(dòng)化歸檔的功能。如何才能有效地把檔案管理軟件與OA系統(tǒng)——這一智能平臺(tái)進(jìn)行銜接，讓檔案通過(guò)OA系統(tǒng)自動(dòng)歸檔、檔案管理軟件具有鑒別、獲取的功能，讓檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)找到各自的歸屬，讓檔案的管理方與利用方通過(guò)OA平臺(tái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、交互化、遠(yuǎn)程化、異地化方向發(fā)展。所以，只有把OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與檔案管理軟件很好的銜接，才能方便收集、才能讓館藏的電子檔案通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)價(jià)值。當(dāng)今社會(huì)數(shù)字技術(shù)突飛猛進(jìn)、管理手段日新月異的情況下，檔案利用者遠(yuǎn)程利用檔案的技術(shù)日臻完備，與紙張辦公絕緣、徹底告別紙質(zhì)化，讓檔案管理的一整套流程即收集、鑒定、整理、歸檔、銷毀等完全數(shù)字化、電子化。不僅節(jié)約了大量的人力物力，而且也達(dá)到檔案管理領(lǐng)域里的“綠色管理”、“高效管理”、“數(shù)字化管理”“共享管理”。

四、數(shù)字化途徑

（一）檔案數(shù)字化，這是最基本的前提條件，也是建設(shè)數(shù)字化、智慧化檔案館的起點(diǎn)。（1）館藏檔案數(shù)字化，有外包數(shù)字化公司或利用檔案館現(xiàn)有設(shè)備自己動(dòng)手掃描。在數(shù)字化問(wèn)題上，國(guó)家出臺(tái)各種具體的指導(dǎo)辦法，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案蟲(chóng)霉防治一般規(guī)則》《紙質(zhì)檔案真空密封包裝技術(shù)要求》等等一系列指導(dǎo)性規(guī)范，這些都非常適合高校檔案館數(shù)字化運(yùn)作。高校的檔案記載著學(xué)校的辦學(xué)歷程，積累下數(shù)量浩繁的各類檔案，在館藏檔案數(shù)字化的過(guò)程中，任務(wù)艱巨。只有嚴(yán)格按照程序，有條不紊地進(jìn)行，才能便于今后的科學(xué)管理和方便利用。（2）新進(jìn)館檔案的必須要以電子化的為主形式，即接收紙質(zhì)檔案和電子檔案同步進(jìn)行。為達(dá)到這一點(diǎn)，就要求各職能部門對(duì)所要?dú)w檔的檔案?jìng)浞莩黾堎|(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，電子檔案通過(guò)OA 系統(tǒng)傳輸歸檔。檔案電子化管理后，將會(huì)極大地節(jié)約人力物力，也會(huì)為利用者提供方便。

（二）館藏檔案數(shù)字化后，為今后與OA系統(tǒng)對(duì)接成為可能。OA系統(tǒng)強(qiáng)大的功能為檔案的數(shù)字化管理提供了端口，與OA 端口對(duì)接后，通過(guò)OA系統(tǒng)可以進(jìn)入檔案管理界面，反之亦然。再點(diǎn)擊相應(yīng)的標(biāo)題完成目標(biāo)任務(wù)。這將徹底改變傳統(tǒng)的檔案收集模式，只要標(biāo)記好各部門與檔案管理軟件對(duì)應(yīng)的檔號(hào)，各部門產(chǎn)生的檔案就會(huì)自動(dòng)歸入檔案館的類目中。所以，檔案館數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程，也是檔案管理自我提高、自我革新的過(guò)程。也只有這樣，才能更加符合高校檔案館的職責(zé)和身份，也才能體現(xiàn)高校檔案館應(yīng)有的地位和作用。

（三）安全防范措施同步跟進(jìn)?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展像一把雙刃劍，為檔案的現(xiàn)代化管理提供了極大的便利，但同時(shí)電子檔案也存在這極大的隱患。由于電子數(shù)據(jù)的可篡改性、可丟失性等特點(diǎn)，必須要加強(qiáng)安全防范，防范各種網(wǎng)絡(luò)攻擊和自身數(shù)據(jù)的失效、丟失。故網(wǎng)絡(luò)安全及其重要。所以，（1）根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，要定期升級(jí)檔案管理軟件，防止軟件因陳舊而啟動(dòng)失效或數(shù)據(jù)丟失。特別是增設(shè)防火墻、以及專用的殺毒軟件。（2）設(shè)置訪問(wèn)頁(yè)面的權(quán)限，校內(nèi)師生的工號(hào)、學(xué)號(hào)、身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)、人臉識(shí)別等相關(guān)驗(yàn)證，只有身份符合條件，才被允許進(jìn)一步登錄，并根據(jù)身份信息訪問(wèn)相應(yīng)的頁(yè)面和數(shù)據(jù)。（3）遠(yuǎn)程訪問(wèn)的人員身份驗(yàn)證號(hào)、手機(jī)號(hào)等實(shí)名身份驗(yàn)證。設(shè)置這一功能，是為廣大的離校畢業(yè)生而設(shè)置的，校友們離開(kāi)母校工作在各自的崗位上，為方便其查閱在校時(shí)的檔案信息，提供相應(yīng)的身份信息、驗(yàn)證通過(guò)，就可遠(yuǎn)程利用。這不僅為廣大的校友提供了方便查檔，同時(shí)也防止人為的惡意破壞。（4）訪問(wèn)信息的留痕、統(tǒng)計(jì)設(shè)置和信譽(yù)度設(shè)置，為在此查檔提供記憶支持，該用戶可在以后查檔時(shí)省略部分環(huán)節(jié)，提升為信息度高用戶或者VIP用戶。（5）檔案數(shù)據(jù)的異地備份。檔案的備份制度，早在先秦時(shí)期就有了副本制度,《周禮·秋官·司寇》載：“凡邦之大盟約，涖其盟書(shū)，而登之于天府。大史、內(nèi)史、司會(huì)及六官皆受其貳而藏之。”這種正本副本分開(kāi)存放有益于對(duì)檔案的保護(hù)，如遇意外檔案損毀，還有備份可查。過(guò)去檔案的材質(zhì)基本上是紙質(zhì)的，由于災(zāi)害或人為因素，檔案遭到丟失、失火等時(shí)有發(fā)生，所以檔案?jìng)浞荩n案的副本制度）應(yīng)運(yùn)而生。自從數(shù)字技術(shù)應(yīng)用以來(lái)，異地備份成為檔案管理的常識(shí)。數(shù)據(jù)檔案在某種意義上來(lái)說(shuō)，是虛擬檔案，很容易在各種不確定因素下，造成數(shù)據(jù)丟失。而且，由于數(shù)字檔案的特點(diǎn)，很容易被篡改、和刪除。所以，異地備份是檔案管理者們首先要做到的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，既要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)帶給我們的方便，也要時(shí)刻警惕惡意行為，提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。在過(guò)去，不管是國(guó)內(nèi)還是國(guó)外，各種信息遭到盜竊、篡改的事時(shí)有發(fā)生，例如著名的熊貓燒香病毒，曾經(jīng)造成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失的重大損失。此外我們檔案管理者也有可能造成誤操作等現(xiàn)象。所以，我們?cè)谶M(jìn)行數(shù)字檔案管理時(shí)，要時(shí)刻提高警惕，對(duì)惡意篡改、丟失、誤操作等都要建立一個(gè)緩沖區(qū)，而且對(duì)館藏?cái)?shù)字檔案要異地備份。為進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的安全防范和追責(zé)提供了保障。

（四）檔案人才的儲(chǔ)備，掌握現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的重要條件。在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要是手工管理為主，稱得上現(xiàn)代化的，只是單機(jī)版的電腦目錄級(jí)管理。達(dá)不到目錄檢索、更談不上全文檢索。而且知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、大多年齡老化。面對(duì)目前檔案人員新老接替和新時(shí)期檔案館數(shù)字化建設(shè)中，我們要積極采取應(yīng)對(duì)措施，相應(yīng)國(guó)家大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化的號(hào)召，（1）采取階梯化、漸進(jìn)方式解決人員新老交替的問(wèn)題。即，老人老辦法，從手工操作走過(guò)來(lái)的“老人”，他（她）沒(méi)有學(xué)習(xí)新知識(shí)技能的動(dòng)力，但是，他們有著多年從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，是檔案館的寶貴財(cái)富?？砂才潘麄儚氖铝λ芗暗倪吘壒ぷ鳎却诵?；（2）次級(jí)人員，通過(guò)繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)、自修成才等方式鼓勵(lì)、激勵(lì)他們盡快掌握管理數(shù)字檔案的技能。（3）新進(jìn)人員，立志從事檔案工作的，必須要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的專業(yè)人才，并能夠在短時(shí)間內(nèi)利用OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)以及基本的檔案管理知識(shí)。（4）提高檔案工作者的待遇，完善激勵(lì)機(jī)制。在職稱晉級(jí)、學(xué)習(xí)進(jìn)修、勞保待遇、工作環(huán)境、儀器設(shè)備、資金投入等方面多加重視，使人們認(rèn)識(shí)到檔案工作是高校管理的重要部分，是學(xué)校的窗口。只有這樣才能提高檔案工作者為校守史、為國(guó)治檔的自豪感。

所以，建設(shè)數(shù)字化檔案館是一個(gè)系統(tǒng)工程，是多種因素的有機(jī)整合。必須要有強(qiáng)大的信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，即大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、OA辦公軟件、檔案管理軟件和掌握現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的檔案管理人才的有機(jī)結(jié)合。