高校教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新思路

楊 婷

(內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué) 金融學(xué)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070)

高校的教學(xué)檔案全面完整地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程、教育教學(xué)改革、全體教職工的工作及各屆學(xué)生的學(xué)習(xí)生活情況。教學(xué)檔案管理工作在高校的管理體系中占據(jù)著非常重要的位置。通過信息化的快速發(fā)展，高校建設(shè)水平不斷提升，促進(jìn)了教育體系和信息化的結(jié)合，教學(xué)檔案管理工作也在進(jìn)一步的優(yōu)化和完善，但仍有不足之處需要引起重視。文章結(jié)合國(guó)內(nèi)高等學(xué)校的發(fā)展實(shí)際，進(jìn)行深入的探究并提出對(duì)策建議，希望為高校未來的教學(xué)檔案管理工作提供更科學(xué)、更有利的參考。

一、高校教學(xué)檔案管理的意義

高校教學(xué)檔案是在長(zhǎng)期教學(xué)實(shí)踐和不斷改進(jìn)的基礎(chǔ)上形成的，積累了學(xué)校多年來的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，是一項(xiàng)重要參考資料。教學(xué)檔案質(zhì)量的好壞是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，也是教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，做好教學(xué)檔案工作不僅可以促進(jìn)學(xué)校良好發(fā)展，而且對(duì)學(xué)校順利開展教育教學(xué)能起到很好的作用[1]。

第一，教學(xué)檔案對(duì)學(xué)校的發(fā)展歷史進(jìn)行了客觀詳細(xì)的記錄，體現(xiàn)了學(xué)校特色的教育教學(xué)方式和育人理念。它如實(shí)反映了學(xué)校教育改革情況和發(fā)展歷程，展示了全校教職工勤奮工作的狀態(tài)和各屆學(xué)生全面發(fā)展的過程。所以，高校教學(xué)檔案發(fā)揮著服務(wù)全校教職工和各屆學(xué)生的重要作用，是一項(xiàng)真實(shí)、詳細(xì)的資料。

第二，教學(xué)檔案記載著學(xué)校在教學(xué)方式、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)特色、課程設(shè)置、培養(yǎng)方案和培養(yǎng)對(duì)象等方面實(shí)施教學(xué)的全部過程。因此，只有深度研究教學(xué)檔案、挖掘檔案里的相關(guān)信息資源、總結(jié)并借鑒檔案里的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，才能為做好檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)[2]。

第三，教學(xué)檔案能夠全面掌握學(xué)校專職教師和外聘教師的教學(xué)工作情況，如對(duì)教師的教學(xué)工作量、科研過程及成果、教職工分階段考核和職稱評(píng)定等進(jìn)行系統(tǒng)的記錄。通過教學(xué)檔案可以全面了解學(xué)校教師的教學(xué)能力、科研水平和工作經(jīng)歷等，從而對(duì)學(xué)校教師聘任制度的完善和師資隊(duì)伍的加強(qiáng)起到重要的推動(dòng)作用。

第四，教學(xué)檔案是一份記錄完整且具有系統(tǒng)性、真實(shí)性的信息資料。可以全面檢驗(yàn)各屆學(xué)生的學(xué)習(xí)、綜測(cè)、體能、獎(jiǎng)懲等情況，并考察畢業(yè)生的綜合能力與素養(yǎng)，為招聘單位提供有效信息。另外，學(xué)校還可以根據(jù)對(duì)教學(xué)檔案的研究，通過學(xué)校教學(xué)評(píng)估提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量，進(jìn)一步完善學(xué)校教育教學(xué)制度。

二、高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)及分類

(一) 高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

知識(shí)性強(qiáng)是高校教學(xué)檔案的第一大特點(diǎn)[3]。高校的教學(xué)領(lǐng)域包含很多學(xué)科，而且各個(gè)學(xué)科之間也存在著交叉，教學(xué)檔案覆蓋學(xué)校的全部學(xué)科內(nèi)容，不同的學(xué)科目標(biāo)定位及專業(yè)課程設(shè)置不同，需要有專業(yè)性強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)來制定方案。高校教學(xué)檔案的第二個(gè)特點(diǎn)就是其形成多樣具有周期性。一所高校有?？?、本科、研究生及成人教育，每個(gè)學(xué)習(xí)階段都有相應(yīng)的培養(yǎng)目標(biāo)和學(xué)習(xí)方案，其學(xué)習(xí)形式多樣化，高校的教學(xué)活動(dòng)有計(jì)劃、有周期性，一個(gè)周期中包含著不同的階段，記錄了每個(gè)階段的教學(xué)管理活動(dòng)。第三個(gè)特點(diǎn)就是內(nèi)容涵蓋廣。通過高校教學(xué)檔案的建立，有效記錄了學(xué)校的辦學(xué)理念和特色，以及教學(xué)管理人員的管理制度和工作流程，同時(shí)也詳細(xì)記載了學(xué)校教師的教學(xué)、科研成果，使教學(xué)檔案的內(nèi)容非常豐富廣泛[4]。

(二)高校教學(xué)檔案的分類

就目前情況來看，高校檔案大致分為兩類，第一類是教務(wù)檔案，第二類是學(xué)籍檔案。其中教務(wù)檔案包括教學(xué)管理部門的培養(yǎng)目標(biāo)、課程設(shè)置、教學(xué)方案、教學(xué)計(jì)劃，教務(wù)管理中各屆學(xué)生的學(xué)年論文、調(diào)查報(bào)告、畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)，教師在教學(xué)過程中形成的教案、大綱、教學(xué)日歷、聽課記錄、教學(xué)工作量和科研成果，教學(xué)運(yùn)行中的期中報(bào)表、教師評(píng)價(jià)、作業(yè)試卷、成績(jī)單和成績(jī)分析等。學(xué)生的學(xué)籍檔案包括招生錄取名單、新生報(bào)到登記表、學(xué)生點(diǎn)名冊(cè)、實(shí)習(xí)考核表、學(xué)生卡片及學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、學(xué)籍預(yù)警，學(xué)生個(gè)人的基本信息表、獎(jiǎng)懲情況、各類比賽情況及獎(jiǎng)學(xué)金獲獎(jiǎng)情況等。

三、高校教學(xué)檔案管理中的現(xiàn)狀及存在的問題

(一) 對(duì)檔案管理的歸檔意識(shí)淡薄

現(xiàn)如今，教學(xué)檔案并沒有被高校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員重視，同樣，他們的檔案管理工作意識(shí)也比較淡薄[5]。檔案管理的工作煩瑣又復(fù)雜，各種相關(guān)資料都需要有條理的分類、收集、整合、歸檔和儲(chǔ)存，工作量大、任務(wù)重，少量的管理人員根本不可能高質(zhì)量地完成這些工作。加之專業(yè)的檔案管理人員匱乏，有些二級(jí)學(xué)院只有一位專職檔案管理工作者，要面對(duì)學(xué)校管理層各個(gè)部門的工作，若同時(shí)下發(fā)任務(wù)通知且上交時(shí)間又比較急的時(shí)候，就會(huì)有歸檔存儲(chǔ)不認(rèn)真、不檢查、糊弄的現(xiàn)象，這種不端正的態(tài)度、責(zé)任意識(shí)弱的行為，制約了教學(xué)檔案的未來可持續(xù)發(fā)展。

(二) 教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)能力有待提高

目前，高校教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)性能力都不高，這也是其管理進(jìn)程中存在的一個(gè)重要的問題。首先，大多數(shù)檔案管理人員不精通檔案管理的專業(yè)知識(shí)，又很少主動(dòng)學(xué)習(xí)或參加培訓(xùn)，致使與新形式、新政策脫軌。其次，很大一部分教學(xué)檔案管理人員都是新進(jìn)教師坐班制、轉(zhuǎn)崗來的教職工、沒有編制人員或者是校內(nèi)勤工助學(xué)學(xué)生兼職的。他們沒有專業(yè)的知識(shí)背景，沒有從事過與檔案相關(guān)的工作。所以，在發(fā)現(xiàn)問題的時(shí)候不能及時(shí)解決，認(rèn)為不是自己的專職工作，得過且過，隨便糊弄完成就行，對(duì)檔案管理工作過于輕視。正因?yàn)樗麄兊膶I(yè)能力欠缺、業(yè)務(wù)水平低，使得他們很難在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)高效率的教學(xué)檔案管理工作。

(三)教學(xué)檔案管理制度不夠完善

雖然高校針對(duì)教學(xué)檔案管理制定了工作職責(zé)和規(guī)章制度，但在實(shí)際工作中，很多管理人員只對(duì)歸檔內(nèi)容做了簡(jiǎn)單規(guī)定，而其他重要的部分沒有明確說明，對(duì)教學(xué)檔案資料的收集和分類也不嚴(yán)謹(jǐn)。緊張繁忙的時(shí)候，檔案隨意堆疊，存放混亂，另外電子歸檔不清晰，給檔案后期的查閱和評(píng)估加大了難度[6]。此外，教學(xué)檔案在借閱和歸還方面有不合理的設(shè)置，很多檔案在借閱出去后不能按時(shí)收回，經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。這些管理制度上的漏洞對(duì)教學(xué)檔案管理工作產(chǎn)生諸多不利影響，嚴(yán)重阻礙了教學(xué)檔案價(jià)值的發(fā)揮。

(四)教學(xué)檔案管理方法陳舊，利用率低

高校教學(xué)檔案是完整的信息庫，它涵蓋了學(xué)校不同階段的工作及生活情況，可以為師生提供強(qiáng)有力的科學(xué)研究。目前，高校對(duì)教學(xué)檔案的推廣、宣傳做的很少，沒有讓廣大師生認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的重大價(jià)值，其服務(wù)意識(shí)也是被動(dòng)的。甚至有些師生并不知道教學(xué)檔案可以幫助他們解決科研或者學(xué)習(xí)過程中的難題，從而少走彎路[7]。隨著高校招生規(guī)模擴(kuò)大、引進(jìn)教師數(shù)量增多，新學(xué)科專業(yè)增加、檔案門類細(xì)化，使教學(xué)檔案工作量也隨之加大，而大多高校的檔案管理系統(tǒng)還比較過時(shí)，不能把信息化技術(shù)和檔案管理相結(jié)合。筆者以內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)二級(jí)學(xué)院為例，調(diào)研近幾年師生查閱檔案的情況，隨著師生數(shù)量不斷增多、相對(duì)應(yīng)的檔案資料隨之加大，但檔案管理隊(duì)伍沒有增強(qiáng)，使之工作壓力大、效率低。師生查詢資料內(nèi)容多且不統(tǒng)一。每一位老師或?qū)W生的查詢時(shí)間大概在3—10分鐘，而每天平均有數(shù)十位師生查詢資料，且人工查閱資料比較浪費(fèi)時(shí)間，使檔案管理人員不能專心做其他工作。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅陳舊、落后，跟不上信息時(shí)代的步伐，也不能滿足信息化發(fā)展的需求，更無法提供高質(zhì)量的服務(wù)。

四、高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

(一)提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門都應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，教學(xué)檔案在教學(xué)活動(dòng)、科學(xué)研究等方面有著重大的參考價(jià)值，要重視高校教學(xué)檔案管理，使其工作穩(wěn)步開展[8]。須加大對(duì)教學(xué)檔案管理的審查力度，定期進(jìn)行工作業(yè)績(jī)檢查和評(píng)比，讓相關(guān)管理人員意識(shí)到教學(xué)檔案的重要性，把工作做到更好更細(xì)致[9]。其次，加強(qiáng)對(duì)管理人員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，定期學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》等工作條例，從思想上重視起來。高校以開展專題講座、研討會(huì)等方式，讓檔案管理人員相互交流，總結(jié)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從中學(xué)到更多專業(yè)知識(shí)和操作技能；還應(yīng)多采取培訓(xùn)的方式，定期邀請(qǐng)校內(nèi)外專業(yè)老師講解其工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)和易忽略點(diǎn)；也可以舉辦知識(shí)競(jìng)賽，重點(diǎn)考察相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備和技能熟練度，使檔案工作能夠?yàn)閷W(xué)院的教學(xué)與管理提供更好的服務(wù)。

(二)培養(yǎng)高素質(zhì)的高校教學(xué)檔案人才隊(duì)伍

在信息化管理體系的大環(huán)境下，檔案工作需要能夠熟練掌握并科學(xué)運(yùn)用技術(shù)的多方面人才[10]。在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)程中，專業(yè)化是維持其健康可持續(xù)發(fā)展的主要因素，檔案管理工作也不例外。高校應(yīng)該摒棄兼職或者校內(nèi)轉(zhuǎn)崗人員來填補(bǔ)檔案管理的空缺職位，大力招聘專職檔案人員，加強(qiáng)培養(yǎng)高素質(zhì)、高技術(shù)、高能力的人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。高校檔案工作者應(yīng)具備業(yè)務(wù)突出、信息技術(shù)熟練和服務(wù)意識(shí)高的綜合能力，提升教學(xué)檔案管理水平，提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量和管理效率，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

(三)制定和完善高校教學(xué)檔案管理制度

完善的檔案管理制度在高校的管理體系中是必不可少的，不能只是模仿其他高校或者照搬照抄，應(yīng)結(jié)合自身檔案管理工作的實(shí)際情況，先確定目標(biāo)方向，再制定管理制度，明確各級(jí)各部門職權(quán)范圍，使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、統(tǒng)一化[11]。在教學(xué)檔案管理中，要認(rèn)真做好材料的形成、收集、整理等積累工作，根據(jù)檔案是否需要永久性保存進(jìn)行分類集中統(tǒng)一管理，將永久性保存的教學(xué)檔案移交給學(xué)校教務(wù)處或者檔案室，不屬于永久保存的材料由各教學(xué)單位、各系部、各辦公室管理，確保不出差錯(cuò)。教學(xué)檔案的分類、整理、存放等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有專業(yè)人員指導(dǎo)和監(jiān)督，定期安排領(lǐng)導(dǎo)小組走訪調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題和不足，及時(shí)溝通并有效解決。還應(yīng)建立相應(yīng)的教學(xué)檔案管理的評(píng)比制度和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，并作為年終考核依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案管理工作快速發(fā)展。

(四)提高教學(xué)檔案利用率

高校教學(xué)檔案為提高教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量評(píng)估提供了非常重要的事實(shí)依據(jù)。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)教學(xué)檔案管理建設(shè)，采取相應(yīng)措施提高其利用率。通過校級(jí)、院級(jí)舉辦各類大型活動(dòng)，對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行大力宣傳，對(duì)教學(xué)檔案的用處和用法進(jìn)行大力推廣，加大教學(xué)檔案的透明化進(jìn)程，鼓勵(lì)全體教職工和學(xué)生學(xué)會(huì)運(yùn)用并且善于利用教學(xué)檔案解決問題[12]。目前，各大高校都將信息化建設(shè)運(yùn)用到學(xué)校整體的發(fā)展規(guī)劃中，我校也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，將電子技術(shù)運(yùn)用到檔案管理系統(tǒng)中，更新基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)設(shè)備，建立一個(gè)新型的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，將高校的信息庫連通貫穿。并充分利用校園網(wǎng)、在線辦公、OA系統(tǒng)等線上資源實(shí)現(xiàn)檔案辦公自動(dòng)化。高校教學(xué)檔案是非常珍貴的信息資源，所以我們要采取傳統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化相結(jié)合的創(chuàng)新方式，并對(duì)其進(jìn)行有效利用，這才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案價(jià)值最的大化。這樣的管理方式不僅能改善傳統(tǒng)紙質(zhì)復(fù)雜、煩瑣的弊端，減少紙質(zhì)檔案，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存，而且降低了檔案管理的存放和查閱成本，提高了檔案的利用效率，從發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)性看，更能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的價(jià)值。

五、結(jié)束語

高校教學(xué)檔案真實(shí)且詳盡地記錄著學(xué)校歷史文化、教學(xué)改革和全體師生學(xué)習(xí)生活等各個(gè)方面的發(fā)展歷程，對(duì)高校未來發(fā)展有著十分重要的意義和價(jià)值。因此，做好教學(xué)檔案工作，是新時(shí)期教育改革和發(fā)展的需要，高校應(yīng)該重視教學(xué)檔案的管理，在結(jié)合自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，掌握教學(xué)檔案的特點(diǎn)，完善其管理制度，以彌補(bǔ)實(shí)際工作上的不足。同時(shí)，加大信息化建設(shè)投入，創(chuàng)新工作方式，共同推動(dòng)高校教學(xué)檔案工作快速化發(fā)展。