大數(shù)據(jù)視域下干部檔案管理的探析

李吉雄

（福建省三明市沙縣公安局政工室，福建 沙縣 365050）

引言

由于大數(shù)據(jù)在不斷地更新自己的理念，為干部檔案管理工作也帶來了一定程度上的影響。大數(shù)據(jù)可以把很多數(shù)據(jù)結(jié)合起來進(jìn)行分析，能夠幫助對干部檔案進(jìn)行管理。所以要想做好干部檔案管理工作，就要好好利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。而通過大數(shù)據(jù)對材料進(jìn)行自動(dòng)管理和及時(shí)更新，確保檔案材料的可靠性、真實(shí)性、全面性、實(shí)時(shí)性，保證干部檔案能與實(shí)際相符，既可以幫助檔案管理人員更加有效的管理，也滿足干部人員崗位變動(dòng)、調(diào)入調(diào)出、擬任提拔的需求。因而提高工作效率。

一、對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識

大數(shù)據(jù)是一種術(shù)語，他是指用一些軟件將能夠收集到的數(shù)據(jù)都集合起來，然后得出結(jié)論。至于具體能夠有多大的影響，那還是需要看實(shí)際情況以及所收集到的數(shù)據(jù)的多少和準(zhǔn)確性后進(jìn)行分析。大數(shù)據(jù)能夠以一定的速度收集到多種類型的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的來源也是非常廣的，而且可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。如今，大數(shù)據(jù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域，運(yùn)用也越來越普及，大數(shù)據(jù)的合理運(yùn)用將會(huì)使我們的生活工作愈加方便。

二、干部檔案管理存在的問題

（一）保存質(zhì)量不佳

一些干部檔案材料信息內(nèi)容是比較重要，需要保留較長的時(shí)間，以備后續(xù)查檔利用。目前，干部檔案材料多數(shù)是以手寫或打印的紙質(zhì)版形式存檔，時(shí)間存放太久會(huì)使紙張的質(zhì)量下降，字跡變淺，圖案模糊，紙質(zhì)殘缺等，不利于保存檔案，會(huì)使檔案的質(zhì)量下降[1]。

（二）可利用性不大

現(xiàn)在有很多干部檔案都是密封保存，生怕會(huì)使檔案丟失或者是泄漏了個(gè)人的信息，有些檔案更是不會(huì)讓人隨意翻看的，都要有一定的手續(xù)和高層的批準(zhǔn)才可以查閱、復(fù)印、利用。所以說如果有人想要通過查閱干部個(gè)人檔案來挖掘一些信息是比較困難的，也就是說干部檔案實(shí)際上在工作中可利用性不大，自然也就忽視了干部檔案存在社會(huì)利用價(jià)值，所以干部檔案也就發(fā)揮不出來其應(yīng)有的作用和影響，導(dǎo)致流失了一些人才。

（三）管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理人員對目前的數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)掌握不足?，F(xiàn)在基本上都是通過電腦進(jìn)行操作。無論是調(diào)動(dòng)還是錄入都是需要會(huì)使用電腦以及檔案管理系統(tǒng)，可能之前的管理人員并沒有對此系統(tǒng)進(jìn)行過多地了解，導(dǎo)致在使用的過程中比較陌生、生疏，管理起來也比較混亂[2]。還有一部分是比較缺少責(zé)任心的，不能對檔案的管理上心，導(dǎo)致檔案比較混亂，如果想要查找干部的檔案，是比較麻煩的，可能管理人員也不清楚在哪里。

（四）管理理念落后

在之前的管理理念大都是首先對干部檔案信息進(jìn)行收集，然后都收集之后在對信息進(jìn)行整理，然后存儲起來，也要留有備份，最后就是可以進(jìn)行查詢了。而在現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)是非常多的，如果想要用之前的方法來收集整理數(shù)據(jù)，那會(huì)大大增加了管理人員的工作量，會(huì)降低管理人員的工作效率，所以說要順應(yīng)時(shí)代的變化，更新管理理念。

（五）設(shè)施不完善

現(xiàn)在有很多人都忽略了對檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上沒有給予一定的支持，不能與其他人同步，共享信息。所以說如果是其他部門想要看干部檔案信息還是很麻煩的。有些系統(tǒng)已經(jīng)不適合當(dāng)前的大數(shù)據(jù)形式的需要，然后就是有關(guān)的設(shè)備因?yàn)闀r(shí)間久導(dǎo)致運(yùn)行的會(huì)比較緩慢或者出現(xiàn)卡頓，會(huì)影響到管理人員的工作進(jìn)度。部分單位領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人對檔案管理還停留在傳統(tǒng)理念上，對檔案管理不夠重視，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上沒有給予一定的支持，忽略了對檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè)，再加上檔案管理部門缺少資金的支持，使一些設(shè)施特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持的設(shè)施設(shè)備沒有更新。

三、解決干部檔案管理的措施

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施

現(xiàn)在已經(jīng)是大數(shù)據(jù)的時(shí)代了，所以要想將干部檔案管理好，就要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。也就是說要改善目前檔案管理部門的設(shè)備，例如電腦、管理系統(tǒng)等等，都需要建立一個(gè)能夠符合大數(shù)據(jù)時(shí)代需求的，而這就需要一定的資金來維持了。所以應(yīng)該加大對檔案管理加大資金的投入，購買一些運(yùn)行比較快、效率比較高的設(shè)備，來提高管理人員的工作效率，也是在完善對干部檔案的管理。

（二）提高管理人員的素質(zhì)

使用專業(yè)的平臺、對當(dāng)下大數(shù)據(jù)的分析與了解都需要有專業(yè)的人來完成，畢竟有些人對大數(shù)據(jù)里的理念是不清楚的，也就沒有辦法完成操作，繼續(xù)對干部檔案進(jìn)行管理。而且如果懂得這方面的專業(yè)知識，就可以在一定程度上有效的避免系統(tǒng)遭受破損或者是被入侵而導(dǎo)致大量檔案信息丟失。想要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，首先可以對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅是要培養(yǎng)他們對信息技術(shù)的掌握還要培養(yǎng)他們擁有一定的管理能力。

（三）信息共享

做到信息共享，可以有效地提高工作效率，能夠更加快速的查詢。就是說利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案共享，讓人們通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢就可以看到干部的檔案信息。這樣就在一定程度上解決了人檔分離的問題，避免在調(diào)用干部的時(shí)候，干部已經(jīng)就位，但是相關(guān)的檔案還沒有收到，影響了一些工作流程，降低了工作效率。但是值得注意的問題就是共享也是要在內(nèi)部共享，不能是整個(gè)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，這樣可能會(huì)泄漏個(gè)人信息或者是導(dǎo)致信息的丟失。

（四）完善管理制度，提高重視程度

提高對檔案管理的重視程度，首先要有一定的制度來約束管理人員，讓管理人員能夠做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，為整個(gè)工作著想。所以可以先設(shè)置一個(gè)責(zé)任制度，把工作任務(wù)分配到每個(gè)人的手中，職權(quán)分明，讓管理人員能夠?yàn)樽约鹤龅氖虑樨?fù)責(zé)[3]。尤其是要急時(shí)更新制度，要將大數(shù)據(jù)的現(xiàn)狀考慮其中。再配上獎(jiǎng)懲機(jī)制制度，獎(jiǎng)懲分明，這樣可以在一定程度上增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心，能夠?qū)γ總€(gè)檔案進(jìn)行細(xì)心的管理，避免檔案丟失以及能夠很好地審核檔案。然后就是要設(shè)定一定的管理標(biāo)準(zhǔn)讓管理人員依照規(guī)章制度做事，有一定可以遵循的原則，這樣更容易讓管理人員清楚自己要做什么，從而更好的管理干部檔案。

（五）完善收集方式

要對干部的檔案進(jìn)行管理，第一步就是要收集關(guān)于干部的信息，而對于現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)視角下，收集信息還是比較方便的，基本上是非常詳細(xì)的。但是在收集的過程中一定要注意信息的有用和無用性，畢竟不是什么信息都要進(jìn)行記錄的，要有一定價(jià)值的就可以了，最重要的是要核實(shí)真實(shí)性，因?yàn)檫@個(gè)檔案是對干部的發(fā)展甚至是對整個(gè)圈子的發(fā)展都有一定的影響的。所以一定要認(rèn)真核實(shí)。

（六）加強(qiáng)保密

安全性對于干部的檔案來說是非常重要的，尤其是大數(shù)據(jù)下的檔案，因?yàn)楝F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)是很復(fù)雜的，保不準(zhǔn)會(huì)有一些新的高科技來竊取干部檔案。所以要想保管好檔案，可以選擇線上線下同用，在線上有記錄，線下也要有記錄，這樣可以有效的避免檔案的丟失。

（七）提升可利用性

目前社會(huì)的發(fā)展很快，急需要增加干部的檔案資源，也就是需要利用檔案的地方用很多，所以管理人員不能再將其檔案進(jìn)行封閉式的管理，也不能再是只等著有人來查詢的時(shí)候幫忙查詢一下這么簡單了。管理人員要通過現(xiàn)在發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集相關(guān)干部檔案資源，然后更好地為有需求的部門服務(wù)，將干部檔案與所需崗位進(jìn)行分析，尋找更適合的干部[4]。增加干部檔案信息的可利用性，避免檔案信息一直都處于閑置的狀態(tài)。這樣也是在一定程度上幫助了人事部門挖掘人才，提升對人才的有效利用。

四、結(jié)束語

綜上所述，本文對大數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析，然后并結(jié)合現(xiàn)在對干部檔案管理的方式方法進(jìn)行了總結(jié)，從中發(fā)現(xiàn)存在保存質(zhì)量不佳、管理理念落后、專業(yè)技術(shù)不足等問題，并提出了完善管理制度、提升可利用性等方法來完善對干部檔案的管理，從而實(shí)現(xiàn)人才資源的有效利用。