試析新時期信息化國企檔案管理工作的創(chuàng)新

高慧

（鄂爾多斯市伊化礦業(yè)資源有限責任公司，內(nèi)蒙古自治區(qū) 鄂爾多斯 017000）

中國科學技術(shù)的飛速發(fā)展和信息社會的到來，推動了國有企業(yè)檔案管理向信息化方向發(fā)展。對于國有企業(yè)來說，檔案管理信息化有利于促進檔案管理的進一步發(fā)展，對保證檔案資源的價值具有重要意義。

一、國有企業(yè)檔案信息管理的重要內(nèi)涵

隨著我國信息化的快速發(fā)展和國有企業(yè)檔案信息化的推進，國有企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的重要組成部分，已經(jīng)被國有企業(yè)的管理者和決策者廣泛應(yīng)用。如今，許多管理者和企業(yè)高管已經(jīng)對此給予了足夠的重視，并對他們的管理方法進行了研究和改革。目前，我國在檔案信息化建設(shè)方面已經(jīng)取得了可觀的研究成果，越來越多的管理者對其青睞有加，檔案信息化管理在國有企業(yè)中的應(yīng)用也越來越廣泛。有學者指出，一個國家的信息化水平可以從國家檔案信息化水平來看，這是因為檔案信息化建設(shè)對信息化進程的推動作用非同尋常。不難發(fā)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)對于國有企業(yè)的發(fā)展和國家信息化水平的提升是不可忽視的。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和特點是什么？簡而言之，對于國有企業(yè)來說，檔案信息化建設(shè)就是國有企業(yè)的檔案管理者利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)和信息技術(shù)來管理檔案。對于國有企業(yè)來說，檔案信息管理的過程不僅包括檔案的收集和整理，還包括對企業(yè)相關(guān)檔案的分析，必要時對檔案的存儲和提取。對于國有企業(yè)來說，檔案信息化建設(shè)不僅可以提高管理的速度和便利性，對于提高檔案管理的準確性也具有重要的意義和價值。

二、新時期國有企業(yè)檔案管理的具體問題

（一）管理制度不完善

目前，一些國有企業(yè)的檔案管理制度混亂，相關(guān)管理人員不重視國有企業(yè)檔案管理的具體工作，檔案管理制度和組織建設(shè)各方面都不完善，建立的制度沒有收到良好的反饋效果。這些國有企業(yè)檔案管理工作的特點是實施效果差、膚淺。相關(guān)國有企業(yè)的管理者沒有深刻認識到檔案資源對整體國際發(fā)展的重要性，甚至在管理和組織不當?shù)那闆r下失去了國有企業(yè)的重要檔案資源，這將影響國有企業(yè)的發(fā)展工作和具體戰(zhàn)略選擇。一些國有企業(yè)檔案管理制度不嚴格，相關(guān)管理人員的綜合業(yè)務(wù)處理質(zhì)量偏差，導(dǎo)致一些國有企業(yè)檔案嚴重流失。管理體制不完善導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理缺乏真實性。

（二）管理方式陳舊

隨著市場體制的改革，國有企業(yè)單位呈現(xiàn)出跨越式的經(jīng)濟發(fā)展趨勢，但仍存在一些國有企業(yè)單位檔案管理方式和陳舊現(xiàn)象。一些國有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營不符合現(xiàn)代化的步伐，其檔案管理中使用的現(xiàn)代信息技術(shù)也非常有限。此外，一些國有企業(yè)不重視相關(guān)檔案資源的管理、利用和保護，通常采用傳統(tǒng)的人力資源管理方法。這種方法不僅管理水平低，而且對于人工管理人員來說，工作量極其繁重，使得國有企業(yè)負責檔案資源的人員很難在長時間的工作中進行有效的檔案管理。傳統(tǒng)的人工管理方法沒有與現(xiàn)代信息技術(shù)充分融合。工作人員長期從事國有企業(yè)檔案資源管理工作，整體工作質(zhì)量較低，錯誤率極高，嚴重影響了國有企業(yè)檔案資源的管理和保護。

（三）國有企業(yè)檔案資源利用率低

國有企業(yè)檔案資源作為國民經(jīng)濟發(fā)展的重要生命線，具有一定的功能和價值。如果這些檔案資源能夠得到高效、科學的利用，就可以為整個社會的發(fā)展提供實時、有效的信息。然而，一些國有企業(yè)的管理人員沒有真正認識到檔案資源的價值，沒有采取科學、準確的手段利用國有企業(yè)的檔案資源，使得國有企業(yè)的檔案只重視管理，而沒有在高素質(zhì)的管理人員下充分發(fā)揮國有企業(yè)檔案資源的真正社會價值。

二、創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）完善信息管理系統(tǒng)

國有企業(yè)檔案管理部門的工作人員要有與時俱進的思想，準確把握企業(yè)的發(fā)展規(guī)模和產(chǎn)業(yè)性質(zhì)，根據(jù)保留的信息資源進行科學的制度調(diào)整，以適應(yīng)信息技術(shù)管理的更新。目前，大多數(shù)國有企業(yè)的管理者都非常重視檔案資源的統(tǒng)一、整理、保護和利用，并在此基礎(chǔ)上完善了制度建設(shè)，全面提高了員工的工作效率，運用高效、嚴格的技術(shù)措施，促進了內(nèi)部檔案的存儲、閱讀和共享。此外，在制度完善后，要定位信息化檔案建設(shè)的最終目標，合理配置檔案部門的人員崗位，根據(jù)檔案的內(nèi)容、數(shù)量和重要性安排相應(yīng)的人員，對不同層次的人員進行精細化管理和制約。以嚴謹科學的態(tài)度規(guī)范檔案管理，減少檔案資源消失或無故被侵占的事件。

（二）突破傳統(tǒng)管理模式

加快檔案信息化建設(shè)，為企業(yè)帶來更安全的制度保障?，F(xiàn)代信息化檔案管理應(yīng)逐步突破以往檔案碎片化的模式，不允許各部門等待、依賴、需要，檔案保管倉庫應(yīng)摒棄整理、粘貼、細化的集中模式。擺脫“紅頭文件”的思想，將生產(chǎn)、營銷、管理過程中產(chǎn)生的各種文件，包括崗位分配、文化建設(shè)、政治教育等資源作為核心文件存儲在電子系統(tǒng)中。打破長期以來管理人員松散、疏于管理的僵局，努力把信息技術(shù)管理作為企業(yè)改革的主線，對所有檔案進行統(tǒng)籌規(guī)劃。

（三）堅持資源整合

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的根本任務(wù)是促進文件和信息資源的自動生成和系統(tǒng)運行，以利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展。因此，有必要根據(jù)現(xiàn)有的電子系統(tǒng)如OA、MIS 等，將工作文件、會議報告和信息資源與信息技術(shù)相結(jié)合，促進電子文件的自動收集、分析、識別、歸檔和加密。要將安全管理和責任追究制度納入信息化建設(shè)的方方面面，堅持“管理即服務(wù)”的信息化建設(shè)理念，以部門工作為重點，發(fā)揮工作效率和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化作用。

（四）檔案管理一體化

實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，需要整合資源，建立網(wǎng)格工作流。一般來說，國有企業(yè)可以成立專門的檔案管理部門，提高檔案的安全性。檔案管理部門也可以細分部門，如文件管理部門、檔案管理部門、信息管理部門等。從而劃分出一個良好的檔案管理組織結(jié)構(gòu)，以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為支撐，完善微機的硬設(shè)計等。并為檔案中心系統(tǒng)的建設(shè)提供技術(shù)支持。檔案部門是企業(yè)文件管理的中心，關(guān)系到企業(yè)所有重要文件的運行和利用。每一份有效文件都必須進入信息管理系統(tǒng)進行控制、流通和使用，這是一個實時動態(tài)的過程。將傳統(tǒng)的物化管理模塊轉(zhuǎn)化為在線自動檔案管理，不僅使管理人員從幕后走向前臺，而且徹底改變了問責不足的問題。

（五）提高國有企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

各行各業(yè)、各領(lǐng)域的發(fā)展都離不開人力資源的有效支持，國有企業(yè)的檔案管理也是如此。高素質(zhì)、高能力的管理人員可以專注于提高檔案管理的效率。因此，國有企業(yè)有必要更加重視它，建設(shè)一支穩(wěn)定高效的管理團隊，以提高國有企業(yè)檔案資源的整體服務(wù)和管理質(zhì)量。在選擇國有企業(yè)檔案管理具體工作人員的過程中，不僅要關(guān)注他們的專業(yè)素質(zhì)水平，還要綜合考慮國有企業(yè)檔案管理工作人員需要的詳細程度 。

總之，檔案信息化是檔案發(fā)展的趨勢和未來，也是一項長期、復(fù)雜、具體的專業(yè)工作。檔案信息化不僅是檔案管理部門的工作，也是信息部門和專業(yè)機構(gòu)的共同參與和合作。在檔案信息化管理過程中，隨著信息化發(fā)展的趨勢和要求，實際工作中不可避免地會出現(xiàn)各種新的情況和問題，這就要求在解決這些實際問題的過程中不斷推進檔案信息化建設(shè)。因此，我們應(yīng)該高度重視檔案信息化建設(shè)，尤其是信息化管理面臨的問題。通過解決問題，我們可以找到問題的原因，有針對性地解決問題。通過理論研究和實踐分析，共同推動檔案信息化管理邁上新臺階。