也談新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

李成

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

一、檔案管理工作的重要性

檔案承載著一個(gè)單位發(fā)展過(guò)程中的全部?jī)?nèi)容，是一個(gè)單位歷史的記錄與見證，專業(yè)人員在時(shí)代不斷發(fā)展的同時(shí)借鑒檔案內(nèi)容，能夠有效做好業(yè)務(wù)工作。為了使檔案能夠在關(guān)鍵時(shí)刻派上用場(chǎng)，使單位領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)發(fā)展過(guò)程中存在的不足，在單位的管理工作中就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，保證檔案的完整性和真實(shí)性，從而為單位發(fā)展提供更有利的證據(jù)。合理利用檔案能夠使單位在發(fā)展過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身存在的問(wèn)題，包括人才管理、成本管理、活動(dòng)管理等方面存在的問(wèn)題，使單位能夠在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，提出有效的解決辦法。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作也有了新的認(rèn)識(shí)和更高的要求，為了做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，工作人員首先就應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的重要性，明確掌握檔案管理工作不僅是自身地本質(zhì)工作，更是促進(jìn)發(fā)展和進(jìn)步的重要保證。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化策略

在上文的分析中，明確檔案管理工作的重要地位，為了使檔案管理工作更適應(yīng)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，下面提出三點(diǎn)檔案管理工作策略。

（一）完善檔案管理工作規(guī)章制度

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人們逐漸意識(shí)到檔案管理工作的重要性，為了使其滿足社會(huì)的要求，檔案管理部門首先應(yīng)該完善檔案管理工作規(guī)章制度，保證檔案管理工作有章可循有法可依。在制定檔案管理工作規(guī)章制度時(shí)，檔案館應(yīng)該聯(lián)系到自身檔案管理現(xiàn)狀和自身檔案的重要內(nèi)容，由于在發(fā)展過(guò)程中，檔案內(nèi)容相對(duì)繁多且復(fù)雜，涉及到地既有人員管理方面內(nèi)容，也有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，還有一些與其他單位的活動(dòng)內(nèi)容，增加了管理難度，因此，應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)制定檔案管理工作規(guī)章制度，使其盡可能地滿足社會(huì)形勢(shì)。檔案管理工作規(guī)章制度需要包含以下幾方面內(nèi)容：1.根據(jù)檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員的分配；2.檔案管理工作的主要內(nèi)容；3.對(duì)檔案管理工作的要求；4.對(duì)檔案管理工作者的獎(jiǎng)懲制度；5.對(duì)檔案管理相關(guān)設(shè)施的管理辦法。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化

隨著社會(huì)的發(fā)展與科技水平的提高，現(xiàn)階段很多行業(yè)和工作都實(shí)現(xiàn)了信息化，為了保證檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高檔案管理工作效率，就要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，在檔案管理工作過(guò)程中，要積極引入一些檔案管理軟件，通過(guò)管理人員的使用，找出最適合單位使用的管理軟件。在以往的檔案管理工作中，通常是由人工進(jìn)行記錄工作，管理人員利用紙、筆等實(shí)現(xiàn)檔案的記錄工作，紙質(zhì)記錄不僅容易丟失，而且時(shí)間較長(zhǎng)的記錄會(huì)發(fā)生模糊看不清等問(wèn)題，影響檔案管理工作的有效性。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，不僅能夠減少管理工作中人為處理檔案的工作，使計(jì)算機(jī)發(fā)揮出更大的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，還能夠更加清晰地做好檔案管理記錄工作，當(dāng)單位需要哪年哪類檔案時(shí)，可以通過(guò)查找信息管理軟件快速地找到檔案存儲(chǔ)位置，這樣檔案管理工作者就能夠?qū)⒏嗟臅r(shí)間花費(fèi)在檔案收集與處理工作上，保證檔案管理的全面性。

（三）提高檔案管理工作人員管理能力

工作人員是檔案管理過(guò)程中最重要的一項(xiàng)組成部分，只有提高檔案管理工作人員的管理能力，才能不斷規(guī)范其工作方法，做好管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。要提高檔案管理人員的管理能力，就要重點(diǎn)做好以下幾方面工作：一是為管理工作者提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，檔案館可以通過(guò)邀請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員為本單位人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握到更加規(guī)范的管理技巧，同時(shí)不同單位之間還可以開展檔案管理工作交流會(huì)，使工作人員能夠在交流會(huì)中更好地溝通工作方法，找到解決自身在工作中存在問(wèn)題的辦法，保證管理工作的規(guī)范化。二是檔案館要明確對(duì)檔案管理人員的管理機(jī)制和方法，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員工作的監(jiān)督，使檔案管理人員能夠在制度的約束下，規(guī)范自身的工作方法和流程，在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

總而言之，檔案管理工作的規(guī)范化十分重要，隨著社會(huì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)的變化，人們對(duì)檔案管理工作的主觀看法和檔案管理工作的要求都發(fā)生了改變，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化不僅能夠提升管理者自身的管理水平，保證檔案的真實(shí)性與完整性，更能夠提高檔案的利用率，當(dāng)需要檔案時(shí)，能夠及時(shí)找出所需檔案，為企事業(yè)單位人員管理、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理工作提供借鑒，為檔案管理工作開創(chuàng)一個(gè)新局面，為社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。