簡析人力資源檔案管理中的問題與對策

胡秀平

（河南省濮陽市范縣人力資源和社會保障局，河南 濮陽 457000）

目前，我國大部分企業(yè)的人力資源檔案管理依然存在著諸多問題，包括工作效率偏低、檔案管理不足、對檔案服務(wù)認知不足以及相關(guān)大人員素質(zhì)偏低等等。所以，企業(yè)需要采取合理及科學(xué)措施促使人力資源檔案管理工作得到改良和優(yōu)化，并要求規(guī)范檔案管理制度以及強化信息化管理。同時，還需要提高檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，讓企業(yè)整體檔案管理工作實現(xiàn)優(yōu)化和完善。

一、人力資源檔案管理工作中存在的問題

（一）工作效率低下

目前，大部分企業(yè)檔案管理工作效率過于低下，這對于企業(yè)的長久發(fā)展造成了嚴(yán)重地阻礙和不良的影響。企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對人力資源檔案進行合理以及科學(xué)地管理。比如收集外來務(wù)工人員的基本資料，歸檔整理務(wù)工人員職業(yè)發(fā)展方向與工齡等，在務(wù)工人員職位發(fā)生變化時要相應(yīng)地收集與存檔新的資料，資料收集過程中必然會耗費管理人員大量時間。然而，由于當(dāng)前不能夠?qū)n案收集工作步驟進行簡化，這在很大程度上影響了資料利用效率[1]。

（二）檔案管理的不足

檔案管理工作對于工作人員的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)要求較高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的有效應(yīng)用改變了人力資源檔案管理工作模式，但是，依然存在很多不足以及較大局限，如檔案調(diào)取不成功。

（三）對檔案管理的服務(wù)認識不足

檔案保管與調(diào)用屬于服務(wù)性工作，在員工入職或者是離職時，企業(yè)或者是員工需要調(diào)取相關(guān)的檔案，或者是在開展檔案保存續(xù)費業(yè)務(wù)時，程序相對而言非常繁瑣，加上人員對檔案管理的認識不足，導(dǎo)致經(jīng)常性地出現(xiàn)檔案丟失以及信息不全面等問題，這在很大程度上削弱了檔案管理的服務(wù)性特點。

（四）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在當(dāng)前，由于受到了傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，依然存在著一部分企業(yè)工作人員缺乏對于人事檔案管理高度重視的問題，甚至存在著一崗多職的問題。人事檔案管理工作人員頻繁進行更換，這樣往往導(dǎo)致職工的工作缺乏連續(xù)性。部門中甚至有一部分人員身兼數(shù)職，無法保障檔案工作落實到位[2]。這就需要當(dāng)前的檔案資料管理人員進一步提高自身服務(wù)能力和服務(wù)水平。

（五）人力資源檔案管理的技術(shù)手段落后

現(xiàn)階段，人力職員在開展檔案管理工作中主要采用傳統(tǒng)的工作方式，不重視對計算機技術(shù)與相關(guān)軟件的運用，影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。與此同時，當(dāng)前的檔案管理人員以兼職人員為主，上崗之前未接受專業(yè)化的培訓(xùn)，他們便會認為這一職業(yè)的職責(zé)僅僅是簡單地開展登記與分類管理等工作，這就會給人力資源檔案管理工作帶來不利影響[3]。

二、加強人力資源檔案管理工作的措施

（一）科學(xué)規(guī)范的制度管理，提高檔案工作效率

要想推進人力資源檔案管理工作的順利進行，構(gòu)建起完善的檔案管理制度是必不可少的。這就要求部門制定相關(guān)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)劃檔案管理的程序，以此保證檔案管理工作質(zhì)量與效率[4]。與此同時，部門需要構(gòu)建起完善的管理制度，規(guī)范與約束檔案管理人員的行為，使他們按照要求開展相關(guān)的工作。部門還需要調(diào)動人員的工作熱情，提升他們的責(zé)任意識，推進檔案管理工作高質(zhì)量的進行。此外，部門還需要執(zhí)行檔案管理制度規(guī)范，明確檔案管理工作實施環(huán)節(jié)與程序，明確檔案的保存，資料管理的方式。

（二）信息化的檔案管理，提升管理層次

基于信息時代的背景下，部門要重視現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效應(yīng)用，通過推行信息化檔案管理模式，改變檔案管理工作質(zhì)量與效率低下的局面，實現(xiàn)檔案的快速查找、分類以及節(jié)約空間等。當(dāng)前，人力資源檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，由于所采取的管理方式是相對較為陳舊和落后的方式，這就會導(dǎo)致整體工作效率及工作質(zhì)量偏低的情況。為此，部門需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，要實現(xiàn)信息化的管理。信息化管理可以提高檔案資料管理速度，同時也可以實現(xiàn)檔案資料統(tǒng)一化以及系統(tǒng)化管理，顯著提高檔案管理工作水平以及工作效率。此外，為了實現(xiàn)全面信息化管理，部門還要注重下列其他內(nèi)容：第一，要進一步的強化資金投入，購置人力資源檔案管理所迫切需要各種硬件和軟件設(shè)施。例如打印機、掃描、電腦等等，切實保障檔案管理工作得到全面落實。第二，要結(jié)合實際情況制定合理及科學(xué)的信息化檔案管理策略，并且在實際工作開展的過程當(dāng)中還應(yīng)當(dāng)要建立專門性檔案監(jiān)督部門，實現(xiàn)檔案管理的信息化和科學(xué)化。

（三）提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

對檔案管理人員進行專業(yè)化與系統(tǒng)化培訓(xùn)是非常必要的，這就要求部門定期組織開展對檔案管理人員的培訓(xùn)，全面地提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)與工作水平。其中，對計算機操作水平低的工作人員，部門要對他們進行專業(yè)的崗位培訓(xùn)，使其能夠熟練地運用計算機技術(shù)開展網(wǎng)絡(luò)文件傳遞工作。與此同時，企業(yè)要重視對技術(shù)人才的引進，不斷充實檔案管理人員隊伍，為檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升夯實人才基礎(chǔ)。此外，部門應(yīng)當(dāng)要求增強工作人員的保密意識，以此為檔案記錄的安全性與穩(wěn)定性提供重要保障。

結(jié)語

綜上所述，對于人力資源部門而言，應(yīng)當(dāng)全面地提升檔案管理工作質(zhì)量與效率，這樣，便可以實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置以及科學(xué)管理，同時促使企業(yè)經(jīng)濟效益和市場競爭能力得到提升，進一步地推進企業(yè)的成長與進步。