檔案管理工作中存在的問(wèn)題與思路分析

陳潔

（無(wú)錫市濱湖區(qū)人才服務(wù)中心，江蘇 無(wú)錫 214000）

在中國(guó)人力資源管理過(guò)程中，檔案管理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它記錄了一個(gè)人員的基本學(xué)歷，政治面貌等關(guān)鍵信息關(guān)系一個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃以及未來(lái)前途，檔案管理同樣也會(huì)涉及人員的考核評(píng)價(jià)，以及檔案的調(diào)入調(diào)出等多項(xiàng)工作。從這一角度而言，促使檔案管理逐步加強(qiáng)，確保檔案管理具有一定的科學(xué)性，是非常關(guān)鍵的。

一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題

（一）檔案管理重視程度不高

眾所周知，檔案對(duì)于一個(gè)人是非常關(guān)鍵的檔案管理，也是非常重要的一件事，但是對(duì)于我國(guó)當(dāng)前人力資源管理過(guò)程中，對(duì)于檔案管理的重視程度卻并沒(méi)有達(dá)到事件重要性的高度。無(wú)論是相關(guān)的檔案管理人員還是企業(yè)內(nèi)部的員工，甚至是檔案管理相關(guān)的主管，在意識(shí)層面上都沒(méi)有對(duì)檔案管理有較高的重視。甚至還存在著個(gè)別區(qū)域的檔案管理人員，并沒(méi)有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)知識(shí)，甚至從來(lái)沒(méi)有接觸過(guò)檔案管理相關(guān)工作，因此在具體工作過(guò)程中，無(wú)論是從意識(shí)上還是從專業(yè)程度上，都不利于檔案的有效管理。

（二）整體檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

我國(guó)目前人力資源管理過(guò)程中，檔案管理人員工作能力無(wú)法滿足，現(xiàn)有的崗位需求的情況也是普遍存在的，一方面對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)了解不足，往往是通過(guò)被動(dòng)的方式去進(jìn)行檔案管理，當(dāng)員工或個(gè)人有相應(yīng)的需求，需要對(duì)檔案進(jìn)行查找和存檔的時(shí)候，工作人員才進(jìn)行相關(guān)的操作，這一角度而言，在整個(gè)檔案管理鏈條中，管理能力是相對(duì)薄弱的。相關(guān)的組織單位對(duì)檔案管理本身就存在著不重視性，而具體的檔案管理人員綜合素質(zhì)又不達(dá)標(biāo)，往往就會(huì)出現(xiàn)更多的問(wèn)題，甚至有個(gè)別單位出現(xiàn)了臨時(shí)調(diào)用在職人員的情況，將這一崗位是做任何人都可以做的兼職類崗位。一方面要相關(guān)的工作人員有耐心，另一方面在專業(yè)技能上還需要對(duì)人力資源認(rèn)知有一定的了解。從事檔案管理工作是非常專業(yè)的，但是當(dāng)前很多單位聘用合同工或者是臨時(shí)工來(lái)進(jìn)行檔案管理，往往出現(xiàn)了很多問(wèn)題。

（三）人力資源配置不合理，檔案管理壓力大

檔案管理工作量比較大，因此壓力也比較大，一方面需要對(duì)檔案進(jìn)行非常嚴(yán)格的分類存儲(chǔ)以及全流程的管理，涉及的文件種類以及文件性質(zhì)也是比較復(fù)雜的，但是由于正式程度不足，在檔案管理崗位上的人員相對(duì)而言比較少，專業(yè)性不強(qiáng)，因此檔案管理工作壓力比較大。

（四）檔案管理工作整體投入偏低

更多的單位往往關(guān)注到經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于檔案管理工作本身重視不足，因此在檔案管理過(guò)程中投入的資源就比較少，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施就比較薄弱，從軟硬件設(shè)施上看，更多的企業(yè)對(duì)于檔案管理都沒(méi)有進(jìn)行較大的資金投入。

二、有效提升檔案管理工作效率的對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，加上檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，人們已經(jīng)逐漸采用了智能時(shí)代的新產(chǎn)品來(lái)代替人工操作，因此檔案管理也絕不是簡(jiǎn)單的手工記錄和整理相應(yīng)的信息，而是通過(guò)信息化的手段來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的分類以及數(shù)據(jù)的整理和存儲(chǔ)調(diào)用等工作，從這一角度而言，檔案管理需要加強(qiáng)信息化建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)，全面提升檔案管理工作水平，而第一步就是要促使相應(yīng)的管理者素養(yǎng)整體提升，強(qiáng)化其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，不斷優(yōu)化管理隊(duì)伍的落后觀念，通過(guò)宣傳教育等方式促使單位對(duì)于檔案管理有一定的重視程度。當(dāng)然強(qiáng)化檔案管理，人才建設(shè)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，首先需要在選用育留方面入手，在人才的選用上優(yōu)先選擇專業(yè)能力強(qiáng)，具有一定經(jīng)驗(yàn)的人員從事檔案管理工作，其次還需要進(jìn)行有效的專業(yè)化培訓(xùn)，這樣才能夠真正保障檔案管理的效率得到有效提升。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作

首先要注意保障檔案相關(guān)流程的梳理，明確相應(yīng)的制度，同時(shí)還需要注意從檔案的時(shí)效性以及完整性等方面入手，促使檔案管理工作更加完善，首先需要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)要求，在此基礎(chǔ)上，堅(jiān)持歸檔資料價(jià)值最大化原則，除此之外還需要注意，文件歸檔要特別注意時(shí)效性，同時(shí)也要保證其完整性。這就要求在進(jìn)行文件歸檔的過(guò)程中，要關(guān)注到文件是否是整個(gè)工作任務(wù)完整版的文件是否存在著混亂或者無(wú)序的情況，此外檔案管理人員還要分清主次，避免有效文件和已經(jīng)歸檔的文件混淆，存檔要進(jìn)行分類并進(jìn)行有效的編號(hào)標(biāo)識(shí)，這樣才能真正提升文檔管理的整體價(jià)值。

（三）增加資源投入，完善檔案管理機(jī)制

信息化時(shí)代要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性就需要投入大量的資源，特別是硬件設(shè)備的投入是非常必要的，這樣才能有利于檔案管理設(shè)施的不斷完善，促使相關(guān)的檔案管理人員能夠?qū)⑾鄳?yīng)的紙質(zhì)版的資料檔案進(jìn)行有效的保存。除此而外，還需要注意嚴(yán)格遵循檔案相關(guān)的法律法規(guī)，在法律要求的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)檔案管理的有效性，確保檔案管理的真實(shí)性。需要注意的是在檔案管理機(jī)制構(gòu)建的過(guò)程中，還需要嚴(yán)格按照檔案管理機(jī)制的要求，采用多途徑的方式增加資源投入，例如可以通過(guò)構(gòu)建BI M 技術(shù)管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而保證系統(tǒng)的運(yùn)作能夠?qū)崿F(xiàn)檔案科學(xué)化以及合理化。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作實(shí)際上是一項(xiàng)機(jī)密，性較強(qiáng)，對(duì)安全性要求較高，同時(shí)也更具有政策性和針對(duì)性的工作，無(wú)論是在企業(yè)或者是事業(yè)單位中，檔案管理都是非常重要的。本文分析了目前檔案管理工作過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決策略。對(duì)于進(jìn)一步提高我國(guó)檔案管理的整體水平，提高具體辦公的效率，有著非常重要的意義。