企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理的分析

曲世玉

摘要：隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展及“互聯(lián)網(wǎng) +”技術(shù)在社會(huì)中的重要性不斷提高，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化在人們生活中所占比重越來(lái)越高，我們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。信息化的出現(xiàn)，產(chǎn)生了多種多樣、數(shù)量龐大的電子類文件，這對(duì)社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)是一種進(jìn)步。因?yàn)殡娮游募某霈F(xiàn)，讓我們對(duì)數(shù)據(jù)的把控更加真實(shí)、有依據(jù)，電子文件及電子檔案的發(fā)展使我們的生活越來(lái)越便捷，但也給檔案管理者帶來(lái)更大的挑戰(zhàn)。電子檔案是新時(shí)期檔案的主要形式，資源來(lái)源廣泛，儲(chǔ)存方式多樣，并且有一定的形成規(guī)律。而對(duì)于電子文件和信息來(lái)說(shuō)，必須要通過(guò)歸檔處理才能變成電子檔案，但是這項(xiàng)操作中存在一些問(wèn)題需要解決。因?yàn)楦鞣N因素的影響，在歸檔管理工作中，還存在一些問(wèn)題，影響到歸檔管理工作的開(kāi)展。本次研究主要是分析這方面的問(wèn)題，并就問(wèn)題提出科學(xué)的解決措施，致力于提升新時(shí)期電子檔案的歸檔管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè);電子文件;歸檔;電子檔案;管理;分析

引言

對(duì)于這種新型的檔案管理，檔案管理者不僅要摸索管理的方式、方法，還要通過(guò)電子檔案的有效管理和利用來(lái)提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，因此，這對(duì)檔案管理者來(lái)說(shuō)是一個(gè)機(jī)遇。文章討論了電子檔案資源的種類和形成規(guī)律，并探討對(duì)其進(jìn)行鑒定與歸檔的方法，分析歸檔管理中遇到的問(wèn)題，最后提出如何提高電子檔案的歸檔管理水平。

1電子文件歸檔

1.1歸檔接口

歸檔接口作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的接口，主要目的是保證電子檔案在歸檔時(shí)具備真實(shí)性、完整性、安全性及可用性。常規(guī)的歸檔接口不能滿足電子檔案信息管理要求，因?yàn)槌Ｒ?guī)的接口不能檢測(cè)數(shù)據(jù)是否正常，因此，在歸檔接口中應(yīng)該加入“四性”檢測(cè)。以中間庫(kù)為例，電子檔案的歸檔系統(tǒng)將數(shù)據(jù)傳送到中間庫(kù)時(shí)接口應(yīng)該立即采集中間庫(kù)的數(shù)據(jù)，并對(duì)中間庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、安全性和可用性檢測(cè)，及時(shí)反饋檢測(cè)結(jié)果，進(jìn)行回寫(xiě)，最后按系統(tǒng)要求將歸檔文件存儲(chǔ)于中間庫(kù)，對(duì)于信息采集失敗的數(shù)據(jù)也要直接反饋，重新歸檔。

1.2“四性”檢測(cè)

在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，為了保證后續(xù)對(duì)電子檔案的有效管理和利用，一定要對(duì)“四性”進(jìn)行檢測(cè)?！八男浴笔侵鸽娮游募n案的安全性、完整性、真實(shí)性及可用性。

1.2.1真實(shí)性檢測(cè)

電子文件檔案歸檔時(shí)首先要進(jìn)行真實(shí)性檢測(cè)，真實(shí)性檢測(cè)包含固化信息檢測(cè)、數(shù)字摘要檢測(cè)、元數(shù)據(jù)檢測(cè)、電子屬性檢測(cè)、信息包檢測(cè)。一般情況下，固化信息檢測(cè)和數(shù)字摘要檢測(cè)采用MD5 算法檢測(cè)數(shù)據(jù)是否有效;元數(shù)據(jù)檢測(cè)主要檢測(cè)數(shù)據(jù)的類型與長(zhǎng)度、格式等是否符合規(guī)定要求。電子文件中所記錄的檔案真實(shí)性也是檢查的要點(diǎn)，重點(diǎn)是檢查元數(shù)據(jù)和歸檔文件數(shù)據(jù)是否有關(guān)聯(lián);還有電子檔案所記錄的存儲(chǔ)位置是否與實(shí)際的元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)位置一致;電子屬性檢測(cè)就是元數(shù)據(jù)中所記錄的屬性信息是否和電子檔案中記錄的屬性信息一致;信息包檢測(cè)就是用XML封裝與MD5 算法來(lái)檢測(cè)對(duì)比電子文件和原始記錄中的文件名稱、大小、數(shù)字摘要值是否一致。

1.2.2完整性檢測(cè)

電子文件檔案歸檔時(shí)要進(jìn)行完整性檢測(cè)，完整性檢測(cè)包含數(shù)據(jù)總量檢測(cè)、元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)、電子文件內(nèi)容完整性檢測(cè)及電子文件歸檔信息完整性檢測(cè)。其中，數(shù)據(jù)總量檢測(cè)指歸檔文件中數(shù)據(jù)的數(shù)量和大小是否完整無(wú)遺漏;元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)就是檢測(cè)電子歸檔文件中的數(shù)目編號(hào)是否編寫(xiě)齊全;電子文件內(nèi)容完整性檢測(cè)就是檢測(cè)文件中的內(nèi)容是否真實(shí)、完整;電子文件歸檔信息完整性檢測(cè)就是由系統(tǒng)來(lái)檢測(cè)歸檔信息中的文件數(shù)據(jù)、數(shù)量、大小與人工檢測(cè)的結(jié)果是否一致。1.2.3 可用性檢測(cè)

電子文件檔案歸檔時(shí)還需要進(jìn)行可用性檢測(cè)，可用性檢測(cè)包含元數(shù)據(jù)可用性檢測(cè)、目錄可用性檢測(cè)、內(nèi)容可用性檢測(cè)、信息包可用性檢測(cè)、電子檔案軟硬件環(huán)境檢測(cè)。元數(shù)據(jù)可用性檢測(cè)、目錄可用性檢測(cè)是指對(duì)于電子檔案中的數(shù)據(jù)存放信息能夠正常解析、讀取;內(nèi)容可用性檢測(cè)是指歸檔文件中的文件是否可以正常打開(kāi)應(yīng)用;信息包可用性檢測(cè)主要是檢測(cè)歸檔文件中是否有加密、壓縮、不符合要求的文件格式;電子檔案軟硬件環(huán)境檢測(cè)就是檢測(cè)歸檔文件中的軟硬件環(huán)境是否符合要求。

1.2.4安全性檢測(cè)

電子文件檔案歸檔時(shí)最重要的是進(jìn)行安全性檢測(cè)，安全是電子檔案的第一條防線。電子檔案安全性檢測(cè)包含信息包安全檢測(cè)、歸檔載體安全性檢測(cè)及歸檔過(guò)程安全性檢測(cè)。信息包安全檢測(cè)主要是檢測(cè)檔案是否感染病毒;歸檔載體安全檢測(cè)主要是檢測(cè)是否有非歸檔文檔及讀寫(xiě)的速度、外觀、質(zhì)量;歸檔過(guò)程安全性檢測(cè)顧名思義就是檢測(cè)電子檔案在歸檔過(guò)程中是否安全。

2 電子檔案管理

2.1注重電子檔案的日常積累

歸檔工作質(zhì)量的高低很大程度上依賴于電子檔案的日常收集積累工作，收集工作是電子檔案歸檔工作的基礎(chǔ)。電子檔案收集工作的特性決定了其與紙質(zhì)資料收集工作的不同，包括不限于：收集方法、收集范圍、收集要求等特性。此外，忽略中間版本的資料、輔助文件的無(wú)條理性、歸檔流程不完備、存儲(chǔ)硬件不安全等使得收集工作更為困難，因此，需要注重日常的積累，為后期的歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。一方面，應(yīng)當(dāng)注重日常收集;另一方面，應(yīng)當(dāng)注重及時(shí)整理，并將電子檔案與紙質(zhì)資料相聯(lián)系。電子文件在收集后應(yīng)當(dāng)制作對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)版本或微縮版本。收集電子檔案時(shí)需要標(biāo)注資料的儲(chǔ)存格式、支持的軟硬件和其他有關(guān)數(shù)據(jù)并歸檔至一處。當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)通常使用信息化辦公系統(tǒng)，海量的資料存儲(chǔ)在終端上，此現(xiàn)實(shí)情況為電子檔案收集工作帶來(lái)了一定的難度，因此，做好日常積累工作至關(guān)重要。

2.2提升檔案管理人員素質(zhì)

進(jìn)行電子檔案的歸檔管理，還要重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是信息化水平要進(jìn)行提升。檔案管理人員要求有高水平的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能以及較高水平的信息化水平，能夠有效將文件信息轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行管理。所以，企業(yè)檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)關(guān)注對(duì)于電子檔案歸檔管理的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的歸檔處理水平，了解電子檔案的重要性。除了專業(yè)能力水平的提升，檔案部門(mén)還要關(guān)注檔案管理人員責(zé)任感和安全感的培訓(xùn)，保證他們對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不會(huì)私自修改檔案資料信息，能妥善保證電子檔案的完整性。檔案部門(mén)經(jīng)常進(jìn)行組織學(xué)習(xí)、專業(yè)知識(shí)講座、相關(guān)知識(shí)競(jìng)賽等等多種學(xué)習(xí)方式。檔案管理人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，及時(shí)更新知識(shí)儲(chǔ)備，關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，適應(yīng)電子檔案歸檔管理工作現(xiàn)代化的需求。

2.3創(chuàng)新歸檔管理方法

進(jìn)行電子文件的歸檔處理，需要保證獲得的電子檔案的原始性。如果遇到情況特殊的電子檔案，需要在原始格式基礎(chǔ)上進(jìn)行還原顯示。一般來(lái)說(shuō)需要將電子文件的原件或真實(shí)文件進(jìn)行歸檔處理和儲(chǔ)存，所以要注意對(duì)原件與復(fù)印件進(jìn)行區(qū)別鑒定，重點(diǎn)將原件歸檔，保證電子檔案的原始性。通常的做法有：將電子檔案及其相關(guān)的軟件和應(yīng)用系統(tǒng)一并存儲(chǔ);對(duì)原始檔案的電子圖像進(jìn)行存儲(chǔ);對(duì)電子檔案的打印、輸出加以存儲(chǔ)。通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求，加強(qiáng)電子檔案的歸檔和管理是社會(huì)的訴求，同時(shí)，完善電子檔案管理也有助于推動(dòng)時(shí)代發(fā)展，但是根據(jù)我國(guó)電子檔案管理現(xiàn)狀，我們?cè)陔娮訖n案歸檔和管理方面依然有很多不足之處，需要我們繼續(xù)發(fā)掘。因此，不論是對(duì)企業(yè)、單位還是國(guó)家，我們都應(yīng)該樹(shù)立起現(xiàn)代管理思維，積極推動(dòng)電子檔案管理事業(yè)繼續(xù)發(fā)展，并通過(guò)電子檔案管理的發(fā)展反哺社會(huì)，使社會(huì)能夠更好地進(jìn)步。

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