企業(yè)深化改革形勢下檔案管理模式的變革

金惠

近年來，隨著國有企業(yè)機構改革的不斷深入，實行勞動用工扁平化管理，由此帶來企業(yè)機關傳統(tǒng)的檔案管理模式也隨之發(fā)生變革。多年前，市級國有企業(yè)機關的文書檔案工作、科技檔案工作由兩名檔案人員各自承擔，各負其責。近年來隨著改革的逐步推進和信息化技術的提高，檔案管理崗位設置數(shù)量減少，演變成由一人承擔企業(yè)內(nèi)部包括文檔、科檔、會計檔案、實物檔案等需要歸檔的工作。如何順應企業(yè)改革的新形勢下檔案管理工作的變革，確保檔案工作人員不增，檔案歸檔質(zhì)量不減，有效提高檔案工作效率和質(zhì)量的前提下，如何理順企業(yè)檔案的歸檔工作呢？面對新形勢下的的新問題，結合本單位的實際情況，筆者作為企業(yè)檔案人員人員，認為只有運用現(xiàn)代化技術手段和管理方法，對與本企業(yè)相關聯(lián)的各種信息資源及人力資源進行科學整合，有效提升檔案工作效率。

一、深化檔案管理意識，將檔案管理工作納入企業(yè)領導議事日程中。

首先，企業(yè)主要負責人應該對檔案管理工作引起足夠的重視，真正支持檔案管理工作的開展與創(chuàng)新，協(xié)調(diào)處理好檔案部門與各業(yè)務部門的關系，為檔案管理工作的創(chuàng)新鋪路搭橋，掃清阻力。企業(yè)負責人對檔案管理工作的認識水平?jīng)Q定了檔案管理工作的發(fā)展前景。因此，企業(yè)檔案管理人員需要根據(jù)本單位檔案管理工作的特點，開展檔案宣傳和業(yè)務創(chuàng)新宣傳，不能讓人覺得檔案工作僅僅是“看堆守攤”的“保管員”的工作，還需要領導及各業(yè)務部門的支持與配合，培養(yǎng)領導干部的檔案管理意識，向業(yè)務部門負責人講解存檔的重視性，能夠為以后的工作打下良好的基礎。

二、提高檔案信息化管理水平，對紙質(zhì)檔案管理實現(xiàn)“增量電子化”，開展原生電子文件歸檔接收。

近年來，隨著信息技術的發(fā)展，國有大型企業(yè)在全公司范圍內(nèi)實行的辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)），經(jīng)過多年的探索，不斷走上完善。辦公自動化，既包括企業(yè)內(nèi)部的各項業(yè)務，也包括檔案資源的共建共享。電子文件也隨之應運而生。電子文件的擬稿、核稿、審批、發(fā)布、流轉、歸檔都由網(wǎng)上完成，包括收文和發(fā)文，既節(jié)約成本，又節(jié)約人工。對于接收外單位或上級來文，檔案工作人員只需在線分類歸檔，實現(xiàn)即辦即歸，省卻了紙質(zhì)歸檔環(huán)節(jié)，提高了歸檔的效率，使檔案管理人員從繁冗的整理工作解脫出來，盡可能在管理質(zhì)量和管理效率得以保障的前提下簡化檔案管理程序，這樣可以避免將多余的時間與精力花費在紙質(zhì)檔案整理上。對于本單位發(fā)文仍實行“雙元管理”，即紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌進行，在做好本單位發(fā)文的原始文件的保護工作的同時，電子檔案有利于方便網(wǎng)上查詢利用，減少檔案管理人員的工作量。

實行網(wǎng)上查閱電子文件，企業(yè)員工足不出戶便可通過各自的門戶進入?yún)f(xié)同辦公的檔案管理平臺，進行自助查詢、異地查詢和利用，改變了原有手工被動的查檔方式，使檔案管理人員從繁瑣的跑庫工作中解脫出來，為企業(yè)職工查詢公開的企業(yè)信息提供了便利的服務，開放的檔案的查閱模式既顯得人性化，也使得檔案管理變得更加高效和輕松，極大地跨越了“信息孤島”現(xiàn)象，最大限度實現(xiàn)了單位內(nèi)部資源信息的共享。同時，檔案管理人員要注意保護文件信息的安全性，對于涉密文件、敏感信息文件，檔案管理人員要求相關業(yè)務部門必須設置查詢權限及密級，通過檔案管理人員網(wǎng)上審批后方可查閱利用。對于不宜于在網(wǎng)上公布的涉密文件，檔案管理人員建議業(yè)務部門走紙質(zhì)流程，檔案部門仍以紙質(zhì)歸檔，檔案管理平臺僅顯示文件的題名、案卷號，便于入庫查找，由于涉密文件較普通文件數(shù)量少之又少，這樣有利于檔案工作效率的提升。

三、推進傳統(tǒng)檔案載體數(shù)字化，對歷史形成的紙質(zhì)檔案實現(xiàn)“存量數(shù)字化”。

對于一個國有大型企業(yè)來說，歷史悠久，時代跨度大，企業(yè)在生產(chǎn)管理和經(jīng)營活動中產(chǎn)生了大量的傳統(tǒng)載體檔案，檔案庫房積累的紙質(zhì)文書檔案及科技檔案、會計檔案、企業(yè)職工調(diào)動介紹信等民生檔案，檔案累積存量達20余萬件，紙質(zhì)檔案致使檔案館庫容量緊張，促使檔案部門加快開展對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工。加工后的紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本具有真實、完善、可靠、長期可讀的優(yōu)點，實現(xiàn)與OA系統(tǒng)無縫對接，做到紙質(zhì)和數(shù)字檔案并存管理。記錄完整的數(shù)字化副本，既實現(xiàn)了檔案異質(zhì)備份，也為網(wǎng)絡化查檔利用提供方便，一改以往逐頁翻閱檔案原件查找的繁瑣方式，只需在計算機中輸入欲查閱的關鍵字，系統(tǒng)便可在數(shù)秒內(nèi)顯示與之相關的檔案信息，提高了查閱效率和管理水平，既增強了檔案部門的服務水平，也減少了檔案管理人員的工作量。

四、明確區(qū)別各業(yè)務部門歸檔職責，將檔案工作納入考核驗收。

（一）堅持檔案部門和企業(yè)內(nèi)各業(yè)務部門的立卷歸檔制度。

大力推廣“誰形成、誰立卷；誰整理，誰受益；最終實現(xiàn)全單位的的檔案資源共建共享”。整合企業(yè)機關內(nèi)各業(yè)務部門的人力資源，業(yè)務部門設置兼職檔案員，負責收集、預整理本部門的各類檔案，在規(guī)定期限內(nèi)向本單位檔案部門移交，檔案管理人員負責檢查、指導，經(jīng)調(diào)整和改進后，業(yè)務部門正式向檔案部門移交。針對文書檔案的工作性質(zhì)來說，最重要同時也是最困難的一個環(huán)節(jié)就是檔案的收集與各業(yè)務部門的配合，收集工作面對整個機關各業(yè)務部門，由于機關的工作性質(zhì)特殊，日常事務比較繁忙，雖然很多人知道存檔工作的重要性，但并非緊急，常常是在自己工作閑下來的時侯，才想到收集和移交，檔案資料要么收集不全，要么遲交。要想真正做到檔案部門和業(yè)務部門的專兼職檔案管理人員分頭負責，各司其職，確保每一項工作明確到人，須將檔案管理工作與各業(yè)務部門績效考核掛鉤，強化績效管理，以鮮明的導向推進歸檔工作有效閉環(huán)，促進檔案材料完整、及時歸檔。通過對人力資源的整合與對業(yè)務部門兼職檔案員的培訓，使檔案管理人員在提高工作效率的同時，避免將多余時間與精力花費在繁冗的檔案整理問題上。

（二）外部各業(yè)務機構移交檔案嚴格履行檔案移交“一票否決制”。

科技檔案是企業(yè)檔案管理工作的重點，科技檔案管理工作是印證企業(yè)的生產(chǎn)技術發(fā)展從無到有，記錄著企業(yè)生產(chǎn)技術發(fā)展的歷史與未來，蘊含著重大效益和深遠的意義。歸檔工作量較其它歸檔門類工作量大、責任重、涉及面廣。負責管理移交檔案的責任主體涉及到建設單位、勘察、設計單位、施工單位、各承包、分包單位、監(jiān)理單位等多個外部業(yè)務機構。對于科技檔案，要求企業(yè)檔案管理人員應加強檔案歸檔、驗收工作，同時提高外部業(yè)務機構的自覺歸檔意識，為確保及時、完整、全程歸檔，檔案管理部門與項目建設部門應將檔案工作列入項目建設的《合同》、《協(xié)議》等文本，切實壓實有責任歸檔的單位主體的責任，明確項目的各參建單位的職責，以鮮明的導向促進外部機構繳納檔案的積極性，形成建設單位對檔案工作負總責，各參建單位負責各自形成的檔案歸檔的工作模式。在各項合同中設專門檔案管理條款，將檔案工作重心放在管理上，而非檔案整理上，檔案整理由各形成單位進行整理，檔案管理人員指導、監(jiān)督做好檔案整理工作，確保階段完畢即收集，確保企業(yè)改革中檔案人員設置減少的情況下工作秩序的正常進行。

五、著力于檔案管理人員的素質(zhì)提升，優(yōu)化檔案人員隊伍。

檔案管理工作與檔案管理人員的素質(zhì)是相輔相成的。提升管理人員的綜合素質(zhì)，可以提升檔案管理規(guī)范化開展的工作效率，同樣，檔案管理工作規(guī)范化能夠提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對于檔案管理人員而言，素質(zhì)的提升主要包括專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)技術能力的提升，同時還包含了檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)，特別是思想道德品質(zhì)方面。由于檔案管理工作責任重大，所以，選配檔案人員要選擇人品優(yōu)秀、技術過硬、政治可靠的人員來從事檔案工作。優(yōu)化檔案人員隊伍，不僅僅是掛在口頭上，真正履行起來需要企業(yè)單位黨政領導的重視支持，分管領導應當多組織檔案管理人員進行分析、總結經(jīng)驗，堅持“走出去、請進來”的原則，支持檔案管理人員參加各種論壇講座和檔案研討會，讓檔案管理人員對現(xiàn)階段國內(nèi)外的檔案管理動態(tài)有一定了解。另外，讓檔案管理人員多學習網(wǎng)絡通信技術、數(shù)字化技術、多媒體技術等，通過現(xiàn)代化檔案管理來提升工作效率，確保檔案管理工作能夠跟上企業(yè)改革的步伐。

對于所有企業(yè)單位而言，都離不開檔案管理工作。真實可信的檔案資料是記錄企業(yè)的發(fā)展歷程的有力佐證材料，在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理過程中發(fā)揮著不可替代的憑證作用，因此，檔案管理水平的高低對整個企業(yè)的工作順利開展都會產(chǎn)生或多或少的影響。相比企業(yè)內(nèi)其他崗位而言，檔案管理工作更加復雜、繁瑣，種類更多。而現(xiàn)代化企業(yè)需要現(xiàn)代化管理，所以，需要檔案管理人員將以往的傳統(tǒng)檔案管理方式摒棄，不斷更新檔案管理方式，讓檔案管理工作適應企業(yè)改革發(fā)展的方向。此外，檔案管理工作離不開檔案管理人員的素質(zhì)與檔案信息化的建設，所以，為滿足檔案管理工作的需求，相信通過現(xiàn)代化的檔案管理和高素質(zhì)的檔案隊伍，能夠讓企業(yè)更好、更快地發(fā)展，為今后的工作奠定良好的基礎。

（工作單位：山西省電力公司運城供電公司）