微信在檔案信息服務中的應用綜述

王春芳

（五大連池市第一人民醫(yī)院，黑龍江 五大連池 164199）

一、微信應用于檔案信息服務的基本方式

騰訊公司在2010 年10 月研發(fā)啟動了微信通信工具，確定了這款新型通信工具的名稱為“微信”。這種手機聊天軟件具有多種客戶所期望具備的功能，包括文字、照片的即時發(fā)送、同時進行多人語音以及視頻等等，此外，還能夠提供公眾平臺、建立朋友圈等等。另外，微信還可以進行信息內(nèi)容的分享，如所見所聞、感想感悟以及生活狀態(tài)等，可以向好友分享，也可以向微信朋友圏內(nèi)的好友分享。

（一）利用微信向公眾提供便攜服務。以天津檔案館為例，天津檔案館微信平臺（訂閱號）于2014 年12 月4 日正式開通。他們的主要做法：一是想辦法快速增加關(guān)注者，擴大平臺的影響力。二是做好內(nèi)容的采編，用豐富多彩的內(nèi)容吸引并留住讀者。三是發(fā)動領(lǐng)導同事以及身邊的親朋好友關(guān)注微信朋友圈并鼓勵他們積極轉(zhuǎn)發(fā)、閱讀，提供檔案業(yè)務辦事程序指南和天氣預報等服務?？傊瑱n案館開通微信平臺的目的就是為公眾提供便捷的服務，同時更好地宣傳自己。

（二）利用微信向公眾傳播檔案文化。以微信為途徑進行檔案文化傳播，主要建立在微信傳播信息形式多樣的基礎上，并彰顯其即時、精確的優(yōu)勢。主要體現(xiàn)兩方面：首先，以圖文并茂的形式為用戶傳播檔案知識、檔案技術(shù)常識以及檔案界新的學術(shù)成果等。其次，以文字、圖片、語言、視頻組合或混搭的形式展示檔案館藏，以圖片形式展示書信原件和老照片，以語音、視頻形式傳播聲像檔案，而接觸到這些真實文字，聲音或影像會更有效提高用戶對檔案的關(guān)注度及自身檔案意識。

二、微信應用于檔案信息服務的特點及效能

（一）微信擁有多元化的應用平臺。微信需要有智能手機和網(wǎng)絡做支撐，不能脫離智能手機而運行。微信的手機適用版本非常多，而且更新快，主要有android、ios。數(shù)據(jù)顯示，我國已有超過90%的用戶為智能網(wǎng)民。利用“微信網(wǎng)頁版”，用戶可通過二維碼掃描和安裝插件以電腦平臺應用微信，同時智能手機還可以與電腦間進行互動，為信息的傳遞提供了新的途徑。很多人會誤以為微信與QQ 是可以相互可替的，但事實上它們并不相同。通過微信，可以把手機通信關(guān)系相融合，形成的關(guān)系鏈更豐富、更可靠。當QQ 離線時，微信卻可以接收QQ 信息，因此智能移動端屬性比QQ更強，微信平臺更加簡潔、明晰。比如：CCTV4 國寶檔案、歷史塵封檔案、集美檔案等等，都是利用微信平臺，申請注冊自己的公眾賬號，用戶只要點擊“關(guān)注”，相應的檔案信息便可馬上得到。

（二）微信改善檔案信息服務模式。1.主動服務。檔案局（館）利用微信在檔案信息資源服務中處于主動地位，通過目標人群的確定和添加好友，主動地向用戶發(fā)送問候、公告、快訊等信息，拉近與公眾的距離，樹立親民形象。2.生動服務。檔案局（館）向用戶提供服務時，以往都是采用文字的單一形式，利用的微信傳播功能，通過視頻圖片、語音涂鴉等形式的單一或組合使用，為用戶提供更加生動的檔案信息，極大地提升檔案局（館）的服務質(zhì)量。3.即時服務。微信消息發(fā)送與接收時效性強，可以做到即發(fā)即送，即送即達。檔案局（館）通過微信可實現(xiàn)全天候的即時信息反饋，改善檔案信息反饋嚴重滯后、困難的現(xiàn)狀，與檔案局（館）建立密切的聯(lián)系。

三、微信公眾號應用于檔案信息服務的優(yōu)勢

微信公眾號憑借內(nèi)容多樣、便于分享、成本低、互動性強、服務精準的特點，已成為各類服務行業(yè)重要的宣傳推廣渠道。國內(nèi)部分檔案館也紛紛利用微信公眾號來宣傳檔案信息。利用微信公眾號開展檔案信息服務，主要有以下優(yōu)勢：

（一）提升互動效果

微信公眾號的留言互動功能，可以方便用戶交流知識、分享經(jīng)驗等。將共同興趣愛好的人聚集在相應的公眾平臺，建立微信群加速信息在所屬圈內(nèi)快速流動，可以充分發(fā)揮微信的共享優(yōu)勢。相比其他宣傳途徑，微信公眾號具有低成本、高覆蓋率、高回報的優(yōu)勢，它適合檔案館這類非盈利機構(gòu)進行信息資源開發(fā)。檔案館申請微信公眾號對信息進行管理和運營，能夠?qū)崿F(xiàn)公開資源共享，在宣傳檔案館內(nèi)特色的同時，也實現(xiàn)了檔案信息社會化。

（二）提高使用效率

檔案館可利用微信公眾號多樣的宣傳方式，以圖文結(jié)合、語音、視頻等多種形式，為用戶提供更為直觀的信息服務。對于檔案館來說，利用微信公眾號提高館藏檔案的使用率，可以打破傳統(tǒng)“重藏輕用”的模式。借助微信公眾號可以提高檔案工作人員的工作效率，使用者也不用親自去檔案館，通過手機便可查閱所需的檔案內(nèi)容。將微信公眾號應用于檔案信息服務，能夠打破傳統(tǒng)的地域限制，縮小檔案與公眾之間的距離，使檔案逐步融入百姓生活。

（三）降低利用成本

傳統(tǒng)檔案館在館藏檔案時需要大量的儲存空間，還需要提供使用者閱覽室，配備大量工作人員等。檔案使用者也需要親自到檔案管理部門進行查檔，這對跨地域使用者來說很不方便。檔案館開通微信公眾號后，檔案館工作人員只需對相應的檔案信息進行電子化處理，提前編輯好軟文定時推送、定期更新，及時對平臺的信息進行反饋處理即可，可以節(jié)省大量開支。

四、微信應用于檔案信息服務的基本方式

（一）利用微信向公眾提供便攜服務

通過開展微信檔案平臺，并做好宣傳工作，快速增加關(guān)注度，以此來擴大平臺的影響力。同時還要做好內(nèi)容采編工作，運用豐富多彩的內(nèi)容來吸引讀者，并在平臺上提供檔案業(yè)務辦事指南及天氣等服務，通過為公眾提供更為便捷的服務，并加大對自身的宣傳。

（二）利用微信向公眾傳播檔案文化

基于微信來開展的檔案文化傳播，主要是依托于微信傳播信息多樣性的基礎上，能夠進一步彰顯出其即時性精確性的優(yōu)勢。在具體應用過程中，可以采用圖文并茂的形式來向用戶傳播檔案知識和、檔案技術(shù)和檔案成果。同時采用多種形式來展示檔案館藏，使用戶能夠接觸到真實的文字、聲音和影像，全面提高用戶對檔案的關(guān)注度，確保用戶自身檔案意識的提高。

（三）提供在線咨詢和自助查閱服務檔案館可利用該平臺提供在線咨詢、留言、檔案資訊分享、檔案查詢等服務，加強檔案微信用戶的體驗。檔案館應安排專職工作人員針對關(guān)注微信公眾平臺用戶的問題，及時解疑答惑。答復方式可以采用語音、文字、圖片等形式。檔案館可以分批次將檔案轉(zhuǎn)換為電子版，將檔案目錄、檔案公開內(nèi)容、檢索內(nèi)容等上傳至后臺，在公眾號上建立各類查詢子欄目。用戶可根據(jù)自己的需要，輸入關(guān)鍵詞進行檢索。

（四）提供個性化服務

大部分用戶傾向于根據(jù)自己喜好來關(guān)注不同的平臺，他們本身就具有相關(guān)的知識，甚至在相關(guān)方面有深入研究。關(guān)注檔案館微信公眾號的用戶，是經(jīng)常查閱檔案或?qū)ο嚓P(guān)檔案知識感興趣的群體?；谶@一點，檔案館公眾號的推送內(nèi)容必須與用戶關(guān)注信息相符。檔案館可借助微信公眾平臺推廣檔案信息，結(jié)合新聞熱點的內(nèi)容推送相關(guān)文章，也可借助其他公眾平臺來宣傳檔案館公眾號以增加檔案公眾號的關(guān)注用戶量。在推送文章的過程中，應根據(jù)平臺關(guān)注者的喜好結(jié)合檔案內(nèi)容撰寫具有吸引力的原創(chuàng)文章，定期推送文章時公布每一期的互動話題，增加用戶的互動機會，從而實現(xiàn)檔案館微信公眾號的個性化服務。

（五）進行檔案展覽和宣傳

檔案館具備圖書館、博物館的部分功能，但現(xiàn)實中檔案館的吸引力卻遠遠不及前兩者。擴大檔案服務群體，首先需要引起用戶對檔案信息的興趣。檔案館可以通過微信公眾平臺開展檔案展覽服務，將用戶感興趣的檔案內(nèi)容以展覽的方式進行推送，以此激發(fā)關(guān)注者對檔案的興趣，從而進一步為用戶提供更多的檔案服務。微信公眾平臺推送內(nèi)容不受時間限制，關(guān)注者可利用碎片化時間來閱讀推送內(nèi)容。

五、微信在檔案信息服務中的應用策略

（一）構(gòu)建完善的微信內(nèi)容服務體系

基于檔案信息服務內(nèi)容、服務方式和服務團隊等內(nèi)容構(gòu)建微信內(nèi)容服務體系，實現(xiàn)對檔案信息的查詢、利用、文件閱覽和檔案知識宣傳等，為檔案信息查詢服務提供更多的便利。在檔案利用工作中，是通過對現(xiàn)有資源進行開發(fā)利用，以此來提高資源信息的利用率。文件閱覽是針對開放的檔案信息資源為用戶提供閱覽服務。在檔案知識宣傳工作中，主要是向大眾普及檔案中的一些專業(yè)知識，并采取多種方式來提供檔案服務。檔案服務團隊主要服務于檔案知識查詢和使用，并通過同用戶進行交流，了解用戶的需求和建議，進一步完善檔案信息服務水平和服務質(zhì)量。

（二）打造檔案微信信息服務平臺

檔案微信信息服務平臺主要是根據(jù)微信的信息功能向檔案信息提供服務。檔案微信服務平臺的構(gòu)建主要是對檔案信息通過六個方面提供信息服務，即主動推動、業(yè)務辦理、查詢幫助、在線咨詢、智能問答和移動終端。檔案微信信息服務平臺向用戶進行信息的主動推送，通過圖文的形式為用戶提供檔案的知識信息，例如檔案近期的知識講座，檔案的法律條例知識及檔案館藏的相關(guān)信息等，將檔案信息的查詢結(jié)構(gòu)通過文字進行直觀體現(xiàn)，將檔案原件和檔案內(nèi)容通過圖片和視頻的方式展現(xiàn)出來。

通過微信架構(gòu)對檔案的業(yè)務信息開展活動，例如檔案信息查詢，檔案預約和檔案轉(zhuǎn)移等業(yè)務活動，與檔案的數(shù)據(jù)庫信息與檔案網(wǎng)站信息進行實時對接，防止在檔案信息資源查詢時出現(xiàn)丟失情況。微信作為一種自媒體，可以通過微信交流的時效性與互動性原則進行檔案信息的在線咨詢，實現(xiàn)信息資源共享。檔案團隊中的專業(yè)管理人員及專家構(gòu)建檔案信息知識庫，提供智能應答的信息系統(tǒng)，為用戶的信息查詢提供便利。通過微信第三方接口和微信的自定義功能菜單建立檔案管理的移動終端，將檔案管理及檔案業(yè)務信息通過微信的公眾平臺開展檔案信息服務，提高檔案信息的關(guān)注度，有利于提升檔案信息服務水平和服務質(zhì)量。

（三）完善微信發(fā)布管理體制

將微信在檔案信息服務中進行應用，在選擇檔案信息的發(fā)布形式時，一方面要考慮到自身情況，另一方面要兼顧用戶的實際需求。作為檔案機構(gòu)與外界交流溝通的信息平臺，信息檔案機構(gòu)需要安排長期固定的專業(yè)人員對所要發(fā)布的檔案信息做歸納、查篩，然后向管理部門及時反饋，管理部門對微信發(fā)布機制進行優(yōu)缺點的評判、改進，以此來保證微信在良好的環(huán)境下運行。因此在實際應用過程中還要進一步完善微信發(fā)布管理體制，加強對微信發(fā)布信息的監(jiān)管，對于不良或不真實的微信信息要進行及時的剔除清理，進一步凈化微信運行環(huán)境。

結(jié)束語

利用微信來推廣檔案信息服務，與當前互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展潮流具有較好的適應性。當前我國微信應用于檔案信息服務的時間還較短，還存在許多不完善的地方，因此要不斷進行創(chuàng)新和完善，并重視與相關(guān)檔案機構(gòu)之間的合作交流，運用微信的功能和作用來提高檔案信息服務水平，并與用戶的信息需求相結(jié)合，全面提高檔案信息服務水平，實現(xiàn)信息資源的共享和實時交流互動，全面提高檔案信息服務質(zhì)量。