簡(jiǎn)析新形勢(shì)下基層單位如何加強(qiáng)檔案管理工作

柳建華

（襄陽(yáng)市人事考試院，湖北 襄陽(yáng) 441100）

在展開事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，通過標(biāo)準(zhǔn)化制度的建設(shè)可以使檔案管理工作的整體效率以及質(zhì)量得到有效提升，這就需要基層單位方面對(duì)當(dāng)前相關(guān)檔案工作人員自身素質(zhì)有較為深入的了解，并且積極總結(jié)以往工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)工作結(jié)構(gòu)的有效調(diào)整。對(duì)于檔案管理工作來說，在實(shí)際展開的過程中往往會(huì)涉及多項(xiàng)內(nèi)容，具有一定復(fù)雜性，需要建立起相應(yīng)的基層單位檔案管理平臺(tái)，并且可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的有效開發(fā)利用，使得檔案資源的利用率得到保證。因此，今后要將基層單位的檔案管理信息化建設(shè)作為主要?jiǎng)?chuàng)新方向。

一、基層單位檔案管理工作的主要內(nèi)容

對(duì)于基層單位來說，由于其所涉及的部門較為復(fù)雜，在實(shí)際展開基層檔案管理工作時(shí)，往往會(huì)接觸到多種蓋章文件以及會(huì)議記錄文件、聲像資料等等，無論是在資料的內(nèi)容上還是形式上都具有多樣性的特點(diǎn)，再加上檔案資料本身數(shù)量龐大，這也使得檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)高效化開展往往存在一定困難。由于基層單位會(huì)包括黨政、計(jì)生等多種不同性質(zhì)的部門，因此想要實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門檔案資料的統(tǒng)一化管理往往存在著較大難度?；鶎訂挝坏臋n案資料可以有效反映當(dāng)前本部門的工作開展情況，并且可以對(duì)工作進(jìn)行進(jìn)行即時(shí)記錄，這也為后續(xù)工作的開展提供了經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)，更加有利于基層單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展時(shí)對(duì)過去工作中所存在的問題進(jìn)行深入反思[1]。因此，基層單位的檔案管理工作在實(shí)際開展過程中往往因?yàn)闄n案的來源不同，其管理方式以及具體要求也存在一定差異性，這就需要對(duì)以往的管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，積極開發(fā)信息化管理模式，從而借助信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)基層單位檔案管理工作的有效劃分以及執(zhí)行。

二、基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理人員自身專業(yè)水平不高

對(duì)于檔案很多基層單位的大門崗管理工作人員來說，往往非專業(yè)人員占比較大，這些檔案管理人員是單位其他部門工作人員來檔案部門做兼職，這些檔案管理人員往往在專業(yè)技能方面有所欠缺，這也使得檔案管理工作在實(shí)際開展的過程中很難保證管理標(biāo)準(zhǔn)化程度。還有一部分基層單位配置了專門的檔案管理工作人員，但是往往其自身素質(zhì)并不高，需要進(jìn)一步提升其專業(yè)水平[2]。還有一些基層單位的檔案管理人員年紀(jì)較大，在實(shí)際展開檔案管理工作時(shí)不能對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效利用，這也使得檔案管理工作模式的有效創(chuàng)新受到了一定阻礙。

（二）檔案管理技術(shù)含量較低

隨著信息化時(shí)代的全面到來，傳統(tǒng)的人工或者半人工的管理模式往往已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際需求，再加上紙質(zhì)檔案資料難以長(zhǎng)時(shí)間保存，這也使得檔案資料的安全性受到了一定負(fù)面影響。同時(shí)，還有一些基層單位雖然也引進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，但是對(duì)于這一技術(shù)的運(yùn)用往往較為淺顯，更多的時(shí)候只是應(yīng)用其進(jìn)行信息錄入，這也使得信息技術(shù)很多優(yōu)勢(shì)沒有被充分發(fā)掘，致使檔案管理工作在實(shí)際開展過程中所應(yīng)用的技術(shù)手段較為單一[3]。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的路徑分析

（一）加強(qiáng)基層單位檔案管理安全體系建設(shè)力度

對(duì)于基層單位的檔案管理工作來說，在實(shí)際開展的過程中，應(yīng)該保證檔案資料儲(chǔ)存、傳輸、調(diào)用的安全性，這就需要對(duì)現(xiàn)有的檔案安全體系進(jìn)行不斷完善，進(jìn)一步加大宣傳力度，使得基層單位內(nèi)部相關(guān)工作人員清晰意識(shí)到保證檔案資料安全的必要性。今后，基層單位方面應(yīng)該注意健全檔案資料網(wǎng)上信息查詢流程，從而使得相應(yīng)檔案資料的網(wǎng)上信息查詢更加規(guī)范化，這也是做好檔案信息保密工作的基礎(chǔ)前提。同時(shí)，基層單位還應(yīng)該注意加大對(duì)檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)的保護(hù)力度，秉持著依法管理的基本原則，從而使得檔案管理工作的規(guī)范化程度得到有效保證[4]?；鶎訂挝环矫鎽?yīng)該注意建立起相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，在緊急時(shí)刻可以實(shí)現(xiàn)對(duì)重要電子檔案的及時(shí)備份，從而避免突發(fā)狀況致使電子數(shù)據(jù)丟失的情況出現(xiàn)。

（二）強(qiáng)化基層單位檔案管理人員建設(shè)

對(duì)于基層單位的檔案管理工作來說，在實(shí)際展開的過程中必須要有高素質(zhì)的專業(yè)人才對(duì)其進(jìn)行支持，這樣才能使檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到有效保證?；鶎訂挝环矫鎽?yīng)該注意定期舉辦一些遠(yuǎn)程培訓(xùn)以及專題培訓(xùn)等活動(dòng)，通過這種方式可以起到進(jìn)一步完善檔案管理人員自身的知識(shí)系統(tǒng)的作用，促使其掌握更多的管理方法以及管理技巧，這也使得檔案管理人員的自身綜合素質(zhì)得到持續(xù)性提升?；鶎訂挝环矫婵梢赃\(yùn)用合作聘用機(jī)制，與當(dāng)?shù)氐母咝＝⑵鸷献麝P(guān)系，從本專業(yè)院系中定期引進(jìn)人才，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的有效優(yōu)化[5]。同時(shí)，基層單位自身還應(yīng)該提升在崗工作人員的培訓(xùn)力度，使得當(dāng)前檔案管理工作人員獲得更多培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)，尤其要注意對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)性的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)教學(xué)，當(dāng)培訓(xùn)完成之后，要對(duì)培訓(xùn)成果進(jìn)行考核，那些沒有通過考核的人員還要繼續(xù)接受培訓(xùn)，并且要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)懲罰，使其意識(shí)到具備專業(yè)化信息技術(shù)操作能力的重要性。基層單位還應(yīng)該注意定期開展與檔案管理專業(yè)知識(shí)體系相關(guān)的知識(shí)競(jìng)賽、成果大比拼等活動(dòng)，通過這種方式來調(diào)動(dòng)起崗位工作人員的積極性，同時(shí)也有利于全面提升檔案管理人員自身綜合素質(zhì)?；鶎訂挝贿€應(yīng)該注意充分借助高素質(zhì)專業(yè)人才的力量來進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，并且對(duì)檔案服務(wù)產(chǎn)品進(jìn)行開發(fā)，進(jìn)而保證基層單位在展開檔案管理工作時(shí)的各個(gè)環(huán)節(jié)銜接更為順暢，這樣才能有效提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度[6]。

（三）提升基層單位檔案管理信息化系統(tǒng)的完善程度

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，原有的基層單位檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需求，勢(shì)必會(huì)被淘汰。但是整體來看，現(xiàn)階段我國(guó)很多基層單位尚且沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的全面建設(shè)以及完善，對(duì)于新信息技術(shù)的掌握能力以及使用能力還有待進(jìn)一步提升。今后，需要基層單位方面對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，尤其要注意對(duì)保管期限為永久的檔案運(yùn)用數(shù)字化儲(chǔ)存方式，從而避免檔案出現(xiàn)受損以及丟失等現(xiàn)象，同時(shí)也使得今后檔案查詢的效率得到了有效保證。今后基層單位方面還應(yīng)該注意進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)電子文檔的歸檔管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的有效分類，這也使得電子文檔的整體規(guī)范化程度得到了有效保證[7]。此外，基層單位方面還應(yīng)該注意建立起屬于自己的檔案門戶網(wǎng)站，并且開發(fā)建設(shè)起相應(yīng)的檔案目錄、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、機(jī)關(guān)檔案室信息共享以及傳輸機(jī)制，這樣可以使素質(zhì)檔案信息管理的整體規(guī)范性得到保證，同時(shí)也使得基層單位的檔案資源價(jià)值得到了有效發(fā)揮。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開與共享

在上文中已經(jīng)提到建立起檔案信息共享以及傳輸機(jī)制的重要性，隨著信息化時(shí)代的全面到來，在展開檔案管理工作時(shí)，不僅僅要有效保證檔案的保密程度，還應(yīng)該按照我國(guó)當(dāng)前相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)對(duì)一部分檔案信息進(jìn)行公開，從而方便公民進(jìn)行查閱，這也使得人民群眾的監(jiān)督權(quán)以及知情權(quán)得到了尊重，也更加有利于構(gòu)建起公民參政、議政的民主化體制?；鶎訂挝环矫嬖趯?shí)行信息公開化以及透明化檔案管理模式之后，更加方便了民主化決議體制的構(gòu)建，可以使公民足不出戶便可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)了解到相關(guān)檔案信息，這也使得人民群眾對(duì)于當(dāng)前基層單位多項(xiàng)工作的開展情況有了較為具體的了解，同時(shí)也拉近了基層單位與人民群眾之間的距離[8]。同時(shí)，基層單位方面還應(yīng)該構(gòu)建起相應(yīng)的信息反饋機(jī)制，在檔案管理平臺(tái)上設(shè)定的群眾意見公示板，要對(duì)群眾的意見予以及時(shí)關(guān)注以及解決，保證信息反饋及時(shí)，這也使得檔案管理工作的整體開展質(zhì)量得到了保證。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，對(duì)于基層單位的檔案信息管理工作來說，其開展情況往往會(huì)直接影響到社會(huì)的整體運(yùn)行穩(wěn)定，同時(shí)也會(huì)關(guān)系到人們的日常生活，因此基層單位方面應(yīng)該注意將檔案信息管理工作放在重要位置，積極利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)建立起功能完善的數(shù)字化信息系統(tǒng)，這樣更加有利于提升檔案信息管理工作效率，使得檔案信息的采集、歸類、查詢以及調(diào)用等工作的開展更為順利。目前來看，我國(guó)尚且有一部分基層單位在展開檔案管理工作時(shí)所應(yīng)用的技術(shù)手段較為單一，雖然已經(jīng)在檔案管理工作中融入了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是往往對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)教學(xué)淺顯，這也使得此項(xiàng)技術(shù)的很多優(yōu)勢(shì)并沒有得到體現(xiàn)，同時(shí)也沒有在根本上起到優(yōu)化檔案管理工作的作用。歸根結(jié)底，這與基層事業(yè)單位方面缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍有直接關(guān)系，因此今后要加大對(duì)人才隊(duì)伍的建設(shè)以及培養(yǎng)力度，尤其要保證其具有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)操作水平，可以有效運(yùn)用信息化系統(tǒng)開展檔案管理工作，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)新形勢(shì)下基層單位檔案管理模式的有效創(chuàng)新。