芻議新形勢下事業(yè)單位檔案管理及創(chuàng)新

曲暢

（吉林省公主嶺市衛(wèi)生職工中等專業(yè)學(xué)校，吉林 公主嶺 136100）

檔案管理方式的自主創(chuàng)新也是信息資源自主創(chuàng)新的全過程。是事業(yè)單位根據(jù)社會發(fā)展對發(fā)展市場的不斷轉(zhuǎn)型，重新調(diào)整事業(yè)單位的內(nèi)部資源，融入信息化管理的發(fā)展趨勢，滿足客戶對檔案數(shù)據(jù)的具體要求，這樣事業(yè)單位才能完成好經(jīng)濟(jì)建設(shè)，擔(dān)負(fù)起社會責(zé)任，同時(shí)是也能達(dá)到自己的收益的目的。隨著我國政治經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)改革創(chuàng)新的推進(jìn)和信息化技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案存儲早已成為事業(yè)單位智能化突出發(fā)展的一個(gè)極其重要的指標(biāo)。必須不斷進(jìn)行改進(jìn)和自主創(chuàng)新。

一、事業(yè)單位檔案創(chuàng)新的重要性

（一）時(shí)代性的要求

現(xiàn)代化和信息化管理是當(dāng)今社會發(fā)展的主要趨勢，這個(gè)時(shí)代注定了事業(yè)單位在檔案管理上要與時(shí)俱進(jìn)，由于事業(yè)單位有不竭的發(fā)展動(dòng)力，檔案管理工作可以提高事業(yè)單位每個(gè)人的工作質(zhì)量和管理效益，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對單位經(jīng)營信息內(nèi)容和事業(yè)單位對外對策提供一些合理依據(jù)，是現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展趨勢中不可或缺的一部分。只有將檔案資料的管理方法和應(yīng)用融入經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程中，才能提高事業(yè)單位在社會發(fā)展中的影響力，才能弘揚(yáng)事業(yè)單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展理念，提升事業(yè)單位的競爭市場。讓事業(yè)單位檔案管理緊跟當(dāng)下的趨勢。

近年來，吉林省檔案工作呈現(xiàn)了非常好的局面。吉林省全省檔案相關(guān)工作人員認(rèn)識到位、領(lǐng)導(dǎo)重視。在調(diào)研交流中各單位負(fù)責(zé)人對檔案工作也是非常重視，在檔案管理方面都能夠統(tǒng)一思路，大體的流程都符合相關(guān)要求，建立并完善了各項(xiàng)規(guī)章制度，形成有效的檔案管理機(jī)制。

（二）事業(yè)單位發(fā)展的動(dòng)力

隨著我國的社會經(jīng)濟(jì)和生產(chǎn)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的管理方式和管理內(nèi)容也隨之發(fā)生了一些變化，檔案管理信息資源的基礎(chǔ)建設(shè)有了很大的提高?，F(xiàn)今，事業(yè)單位在檔案數(shù)據(jù)有效性的關(guān)鍵分為兩個(gè)層次，一是為事業(yè)單位管理者提供歷史時(shí)間參考，以便他們做出有利于事業(yè)單位發(fā)展的適當(dāng)管理決策；二是協(xié)作水平提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息[1]。因此，檔案和數(shù)據(jù)單位要繼續(xù)在企業(yè)數(shù)據(jù)服務(wù)項(xiàng)目體系適應(yīng)性方面進(jìn)行自主創(chuàng)新，不斷拓展檔案的社會服務(wù)作用，完善好社會檔案理念。

（三）可持續(xù)發(fā)展的保障

如今，事業(yè)單位規(guī)模不斷擴(kuò)大，公司數(shù)據(jù)也在不斷擴(kuò)大，公司的文件存儲更加困難，更加關(guān)鍵。事業(yè)單位發(fā)展歷程的真實(shí)記錄需要體現(xiàn)在事業(yè)單位數(shù)據(jù)中，如單位的基礎(chǔ)管理、信息資源、無形資產(chǎn)管理辦法等，都關(guān)系到單位的發(fā)展趨勢和生存。近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的不斷完善和信息內(nèi)容經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展趨勢，很多事業(yè)單位遇到了市場競爭不及時(shí)、缺乏高技術(shù)優(yōu)秀人才等問題，急需解決單位需要提升檔案管理意識以整合，更好緩解事業(yè)單位所面臨的工作壓力，事業(yè)單位數(shù)據(jù)的可持續(xù)發(fā)展理念，預(yù)示著其社會意識形態(tài)的完善和提升。每個(gè)員工都應(yīng)該把握單位數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢的方向，與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)事業(yè)單位走可持續(xù)發(fā)展之路。

二、傳統(tǒng)檔案管理模式的問題

隨著我國改革開放的不斷發(fā)展，社會、政治經(jīng)濟(jì)、文化藝術(shù)等都發(fā)生了巨大的變化。新形勢下事業(yè)單位有新的發(fā)展趨勢，明確對檔案管理提出了更高的規(guī)定。以往檔案管理工作的不足，使得檔案管理自主創(chuàng)新越來越關(guān)鍵和緊迫。

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

目前，部分單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案資料重視不夠，檔案資料意識不足，檔案軟硬件設(shè)施配置不及時(shí)。尤其對于吉林省在冬天是很冷的，有些事業(yè)單位檔案室設(shè)立在一樓甚至是地下室，導(dǎo)致檔案室陰冷潮濕，甚至有嚴(yán)重的水災(zāi)等隱患。有些檔案室空間不足此外，員工的素質(zhì)在檔案管理水平中起著尤為重要的作用[2]。如今，很多事業(yè)單位的檔案管理人員都在轉(zhuǎn)行，這都是因?yàn)椴涣私鈽I(yè)務(wù)流程，跟不上單位的發(fā)展趨勢，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏應(yīng)有的可靠性和連續(xù)性，阻礙了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展理念。

（二）沒有緊跟現(xiàn)代信息技術(shù)

檔案存儲和當(dāng)代信息技術(shù)的無縫集成需要足夠的服務(wù)支持。雖然目前我國企業(yè)已經(jīng)基本建立了內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，但由于方法和方式陳舊，部分企業(yè)的檔案存儲還停留在工作經(jīng)驗(yàn)管理上。人工的管理方法極大地制約了檔案自身優(yōu)勢和資源無法充分利用，不能適應(yīng)發(fā)展趨勢的需要，使事業(yè)單位的發(fā)展效率受到限制。

（三）檔案管理沒有統(tǒng)一

一是檔案收集整理不規(guī)范?，F(xiàn)在很多單位的檔案收集規(guī)則和制度形同虛設(shè)，導(dǎo)致部分檔案館和資料持有者無法及時(shí)上交檔案，甚至丟失檔案，嚴(yán)重耽誤了檔案管理工作。工作人員的技術(shù)和專業(yè)素質(zhì)也參差不齊，不規(guī)范的地方也很多。二是檔案資料使用和評價(jià)不規(guī)范。由于文件數(shù)據(jù)的收集整理不規(guī)范，容易造成部分檔案不完整，檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用價(jià)值大打折扣。此外，大多數(shù)單位并沒有相應(yīng)的考核管理制度，在檔案的歸檔整理方面缺乏必要的掌握，也沒有立即提高檔案的利用率，制約了事業(yè)單位的提升和發(fā)展。最后，檔案存儲缺乏全面性。對于事業(yè)單位來說，規(guī)章制度的創(chuàng)新和發(fā)展通常是工作中最重要的也是最難的一點(diǎn)。檔案存儲工作確實(shí)被遺棄在角落里，很少有事業(yè)單位去重視這項(xiàng)工作。事業(yè)單位數(shù)據(jù)按傳統(tǒng)方式管理，導(dǎo)致檔案存儲缺乏專業(yè)性、法治性和規(guī)范性，在具體工作中出現(xiàn)“隱而不用”的局面，從而忽視了真實(shí)情況。讓檔案材料沒有應(yīng)有的使用價(jià)值。

三、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）工作平臺

事業(yè)單位必須在傳統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上優(yōu)化整合，加快信息化建設(shè)步伐，在新思路引領(lǐng)下建設(shè)先進(jìn)的電子技術(shù)信息系統(tǒng)，來改變用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理過程，更好支持現(xiàn)代檔案管理。換句話說，不同的現(xiàn)代信息系統(tǒng)代表了事業(yè)單位的檔案電子化的引進(jìn)和進(jìn)步，為事業(yè)單位提供了一個(gè)更符合現(xiàn)代企業(yè)管理的通用數(shù)據(jù)管理平臺，滿足事業(yè)單位信息流程調(diào)節(jié)、管理集中、形式多樣、使用靈活等各種檔案工作的需求，這使得檔案管理實(shí)踐工作有了質(zhì)的飛躍。

（二）文檔流程

集成工作流程是新形勢下檔案進(jìn)行更好管理的一個(gè)新概念，它本身就是基于先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化在檔案具體的工作流程，更好地構(gòu)建無縫交互平臺。構(gòu)建集成工作流程主要是通過接下來的兩個(gè)階段，一個(gè)是文件管理階段，另一個(gè)是檔案管理階段，主要針對不同員工在不同層次和任務(wù)中提供工作具體流程和操作平臺的需求，以及建立一系列對應(yīng)的操作系統(tǒng)，以確保檔案在實(shí)際訪問的質(zhì)量，建立檔案通信系統(tǒng)和檔案流動(dòng)控制機(jī)制，維護(hù)檔案歸檔機(jī)制的運(yùn)行，檔案管理階段，主要方便普通員工查閱檔案資料，打破了過多舊的檔案管理功能，提供了信息的簡單性和可見性，并以管理者為中心，主要是根據(jù)檔案的查詢和操作規(guī)程，處理檔案信息數(shù)據(jù)，并進(jìn)行及時(shí)地切換窗口，告知相關(guān)的檔案管理人員，檔案所提供的資料是否符合可理解、完整及準(zhǔn)確的要求，最后他們應(yīng)注意建立可靠的檔案資料保護(hù)機(jī)制，以確保檔案資料的安全[3]。2015 年，集成檔案管理一體化在吉林省完整了第三版的完全開發(fā)并應(yīng)用，形成了一整套系列流程，建立了完整的檔案影像化管理系統(tǒng)，讓檔案實(shí)現(xiàn)了有生命力的管理，對民眾而言是巨大的福音。

（三）服務(wù)模式

信息時(shí)代呼喚自主創(chuàng)新。新形勢下，自主創(chuàng)新勢在必行。文件存儲服務(wù)項(xiàng)目方式的自主創(chuàng)新早已上線。自主創(chuàng)新，首先是核心理念的自主創(chuàng)新。因此，檔案管理人員要想從源頭上改變檔案管理的不景氣，首先要塑造數(shù)據(jù)服務(wù)的核心理念。

1.服務(wù)要全面

多方位提供服務(wù)項(xiàng)目。在如今事業(yè)單位發(fā)展的全過程中，過去整理在紙質(zhì)上檔案資料方式已經(jīng)不適合日常運(yùn)營以及日常改進(jìn)。為此，事業(yè)單位必須實(shí)施多方位的檔案資料服務(wù)工程，進(jìn)一步加大檔案信息資源綜合利用力度，為事業(yè)單位發(fā)展挖掘必要的資源。因此，事業(yè)單位首先要塑造服務(wù)大局、市場競爭、合作共贏的核心理念。其次，作為以經(jīng)濟(jì)效益為主要經(jīng)營目標(biāo)的組織，事業(yè)單位必須建立符合市場經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理運(yùn)作管理模式。

2.構(gòu)建全方位的信息

建設(shè)信息內(nèi)容對外開放管理中心。在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，要提高事業(yè)單位數(shù)據(jù)資源的合理利用，構(gòu)建文件存儲服務(wù)項(xiàng)目的基礎(chǔ)Web 服務(wù)平臺，就需要多方位綜合利用企業(yè)數(shù)據(jù)資源?？赏ㄟ^多種方式完成信息內(nèi)容的多方位綜合利用，如創(chuàng)建帶有登錄系統(tǒng)的在線記錄查詢方式，為需要遠(yuǎn)程控制信息使用的員工提供超越室內(nèi)空間和時(shí)間的服務(wù)，及時(shí)升級檔案數(shù)據(jù)服務(wù)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，立即建立檔案數(shù)據(jù)庫查詢等。此外，企業(yè)還應(yīng)高度重視檔案資料的整理、研究和應(yīng)用。有關(guān)部門可以對檔案資料的初始信息內(nèi)容進(jìn)行分析，對其使用價(jià)值進(jìn)行開發(fā)和設(shè)計(jì)，從而制作出內(nèi)容含量高、目的性強(qiáng)的檔案資料。

3.深層次編研

開展和推進(jìn)分層編研。檔案的信息內(nèi)容主要用于公司日常運(yùn)營及其具體數(shù)據(jù)信息和操作。因此，公司必須根據(jù)公司自身的具體情況開展必要的信息內(nèi)容，并注意確保整個(gè)過程中信息內(nèi)容的真實(shí)有效性，以確保單位的檔案數(shù)據(jù)編制和研究符合實(shí)際的要求。單位在經(jīng)營過程中應(yīng)注意；檔案文件化工作要有序、有條不紊地進(jìn)行。邀請具有豐富多樣工作經(jīng)驗(yàn)的檔案和資料權(quán)威專家進(jìn)行梳理，確保檔案的合理性。事業(yè)單位或我國行業(yè)協(xié)會的規(guī)范性文件和檔案要及時(shí)整理、研究、匯總，并按照細(xì)致的時(shí)間步驟編制檔案，確保整理、研究資料的完整性和抽象性。

（四）管理制度

在信息時(shí)代，信息安全的關(guān)鍵內(nèi)容被添加到檔案的存儲中。網(wǎng)絡(luò)信息安全管理方法的關(guān)鍵是基于信息內(nèi)容本身和信息內(nèi)容人員對管理方法的實(shí)施兩個(gè)層面。

1.信息管理層面

按照優(yōu)秀的管理方法，隔離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)階段的不安全風(fēng)險(xiǎn)，確保運(yùn)行安全。此外，還需要改進(jìn)工作內(nèi)容、文件信息內(nèi)容及其信息內(nèi)容存儲方式，確保信息內(nèi)容運(yùn)行順暢。

2.檔案信息內(nèi)容人員管理層面

一是制定并給出現(xiàn)行的管理辦法政策，明確工作職責(zé)，履行職責(zé)；二是要規(guī)劃并提供應(yīng)急措施、維護(hù)預(yù)案，及時(shí)開展網(wǎng)絡(luò)信息安全檢查，提高檔案人員對安全事件的應(yīng)急響應(yīng)，經(jīng)常對相關(guān)人員進(jìn)行安全知識教育，還經(jīng)常開展提高員工綜合能力的培訓(xùn)工作，最大限度地降低操作失誤等其他安全風(fēng)險(xiǎn)；最終打造嚴(yán)格的管理權(quán)限模式；規(guī)范信息內(nèi)容數(shù)據(jù)信息遷移、生產(chǎn)和處理程序，明確提出數(shù)據(jù)信息核查制度，完善人員管理辦法。

結(jié)束語

信息時(shí)代給我國事業(yè)單位的檔案管理帶工作帶來了太多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。為了更好地發(fā)揮檔案和數(shù)據(jù)資源的價(jià)值，應(yīng)該積極推廣新的檔案管理方式，讓所有事業(yè)單位和企業(yè)及時(shí)跟上發(fā)展的步伐。只有緊跟發(fā)展的潮流，才能保持事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展理念。檔案工作人員要自主創(chuàng)新管理模式，探索新的管理機(jī)制，將個(gè)人價(jià)值觀與全行業(yè)檔案資源緊密結(jié)合，共同推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作完成自身總體目標(biāo)和價(jià)值觀，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展。