論信息化背景下公共資源交易項(xiàng)目檔案如何創(chuàng)新管理與發(fā)展

呂雅暉

（牡丹江市公共資源交易中心，黑龍江 牡丹江 157000）

公共資源交易項(xiàng)目涉及的內(nèi)容和范圍愈發(fā)廣泛，如工程建設(shè)招投標(biāo)、土地和礦業(yè)權(quán)交易、國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易、政府采購(gòu)（包括招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等）、服務(wù)經(jīng)營(yíng)權(quán)的交易與咨詢(xún)服務(wù)、房產(chǎn)和辦公品等物業(yè)租賃交易服務(wù)等等。這些一般都是由公共資源管理部門(mén)進(jìn)行掌控的社會(huì)公共資源交易業(yè)務(wù)，只是隨著這些業(yè)務(wù)內(nèi)容的不斷增加、范圍的日愈擴(kuò)大，產(chǎn)生了比以往更大量的檔案文件。相關(guān)部門(mén)在信息化背景下，理應(yīng)致力于探索公共資源交易檔案創(chuàng)新管理與發(fā)展措施。

一、公共資源交易項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理與發(fā)展的背景

如今國(guó)內(nèi)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)處于健康可持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢(shì)，國(guó)家將各門(mén)類(lèi)的社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目劃入了公共資源交易中心平臺(tái)，進(jìn)行快捷又高效的交易。針對(duì)這方面，國(guó)務(wù)院還提出了“平臺(tái)之外無(wú)交易”的基本要求，意味著公共資源交易中心平臺(tái)要對(duì)其公共資源進(jìn)行有效的整合，旨在統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行交易與管理，克服了以往分散式招標(biāo)的資源浪費(fèi)、監(jiān)管缺位等方面的問(wèn)題。

而在公共資源地不斷整合、交易與管理的過(guò)程中，平臺(tái)交易的項(xiàng)目數(shù)量越來(lái)越多，公共資源監(jiān)管部門(mén)必須要針對(duì)各門(mén)類(lèi)的公共資源交易項(xiàng)目建立相應(yīng)的檔案，以規(guī)范公共資源交易業(yè)務(wù)活動(dòng)［1］。但這也意味著公共資源交易項(xiàng)目檔案管理工作量劇增，檔案管理壓力上升。為了保障公共資源交易項(xiàng)目招標(biāo)公平、公正、公開(kāi)，同時(shí)也確保公共資源交易項(xiàng)目日后的審查與利用，公共資源交易中心必須要探索公共資源交易項(xiàng)目檔案的創(chuàng)新管理與發(fā)展對(duì)策。

二、信息化背景下公共資源交易項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的價(jià)值

目前公共資源交易項(xiàng)目檔案數(shù)量在不斷增加，而中心對(duì)其交易項(xiàng)目檔案工作投入研發(fā)力度不足，導(dǎo)致檔案的管理工作效率與工作質(zhì)量沒(méi)能得到有效的提升。因此，中心要注重針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況，并結(jié)合新時(shí)期的信息化技術(shù)條件，對(duì)公共資源交易項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的創(chuàng)新。

首先，公共資源交易檔案的創(chuàng)新管理有利于交易項(xiàng)目檔案存檔的完整性。在紙質(zhì)檔案歸檔立卷工作中，經(jīng)常遇到資料不齊或補(bǔ)交歸檔、補(bǔ)漏增缺的情況，需要拆卷重做。但信息化背景下檔案整理歸檔更便捷，隨時(shí)可以查漏補(bǔ)缺，文檔也不易形成存積。同時(shí)也避免了在交易活動(dòng)中形成的文字、圖表、聲像、光盤(pán)等不同交易項(xiàng)目檔案資料被毀壞、丟失，讓公共資源交易項(xiàng)目檔案更加齊全、完整。

其次，公共資源交易檔案的創(chuàng)新管理有利于提升交易中心的整體服務(wù)水平。在信息化環(huán)境下開(kāi)展有效的檔案管理工作，可以促進(jìn)管理人員主動(dòng)工作的積極性，同時(shí)從某種程度上也增強(qiáng)了主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。利用信息化管理交易項(xiàng)目檔案，更便于單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員查閱，方便快捷地得到所需要的文件資料，這對(duì)于提高公共資源交易項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量及服務(wù)水平有著積極的作用。

最后，公共資源交易檔案的創(chuàng)新管理有利于項(xiàng)目檔案信息的安全性。目前在查閱檔案時(shí)，經(jīng)常是提供整卷檔案，其實(shí)只需利用卷中的一部分資料，但實(shí)際能夠看到整卷檔案內(nèi)容。顯然，這不利于項(xiàng)目檔案管理的安全性。但信息化背景下可以有針對(duì)性地提取檔案中的信息，不必全部提供整卷檔案，確保了檔案的安全性、有效性，同時(shí)提高了檔案資料的利用率。

三、信息化背景下公共資源交易項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理與發(fā)展的途徑

中心要充分利用信息化技術(shù)來(lái)優(yōu)化公共資源交易項(xiàng)目檔案的管理工作，保障交易項(xiàng)目檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，可以通過(guò)以下的途徑達(dá)到目的：

（一）建立互聯(lián)網(wǎng)+公共資源交易項(xiàng)目檔案管理模式

如今信息化的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)愈發(fā)明顯，“無(wú)紙化辦公”成了檔案管理工作的重要發(fā)展模式之一，它可以改變以往公共資源交易項(xiàng)目檔案的紙質(zhì)化狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)公共資源交易項(xiàng)目檔案的電子化［2］。因此，中心要抓住檔案管理電子化發(fā)展趨勢(shì)，充分利用信息化技術(shù)條件來(lái)建立起“互聯(lián)網(wǎng)+”公共資源交易項(xiàng)目檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)公共資源交易項(xiàng)目檔案的電子化管理，讓相關(guān)監(jiān)管部門(mén)也可以采取便利化的監(jiān)管操作，提高其監(jiān)管水平。檔案部門(mén)要合理采購(gòu)如掃描儀、防磁柜、電子光盤(pán)以及刻錄機(jī)等設(shè)備，便于檔案管理人員對(duì)電子化的檔案進(jìn)行長(zhǎng)期的科學(xué)保管與利用。

為進(jìn)一步加快公共資源交易信息化進(jìn)程，提高交易服務(wù)水平和平臺(tái)保障能力，在公共資源交易平臺(tái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)各類(lèi)交易資料歸檔功能，部署建成獨(dú)立的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公共資源交易業(yè)務(wù)檔案信息收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、查閱等電子化、智能化。電子檔案管理系統(tǒng)與公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，按照建設(shè)工程、政府采購(gòu)等項(xiàng)目類(lèi)型，從項(xiàng)目受理、公告發(fā)布、標(biāo)段信息、保證金繳納、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)、中標(biāo)公示、保證金退還等交易流程，對(duì)項(xiàng)目交易資料按照項(xiàng)目分類(lèi)，交易完成后由系統(tǒng)自動(dòng)整理，匯總，歸類(lèi)，同時(shí)結(jié)合招標(biāo)人提交的其他檔案資料，推送相關(guān)業(yè)務(wù)科室審核后完成統(tǒng)一歸檔工作，因此，電子檔案管理系統(tǒng)有效解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔困難、數(shù)量繁多、檢索效率低、保存成本高等難題，打破了傳統(tǒng)管理方式的時(shí)空局限，降低了交易成本，能大大提升公共資源交易的服務(wù)水平。

（二）更新檔案信息化管理理念

當(dāng)前的檔案管理工作仍然存在著為工作而保管，有多少收多少，不給不要，重保管輕利用的思想，不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的舊觀念?，F(xiàn)如今信息化時(shí)代，公共資源交易檔案涉及的面越來(lái)越廣，使得檔案管理在這期間出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題。特別是觀念陳舊、不能與時(shí)俱進(jìn)，無(wú)法結(jié)合現(xiàn)有的工作探索檔案管理的新思路，開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)等，制約了檔案信息化管理理念的更新。

公共資源交易檔案是公共資源交易在業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中形成的文字、圖片、影像等重要資料，在一定程度上決定著公共資源交易中心的完善和發(fā)展，要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，這是改變和完善檔案管理信息化建設(shè)工作的關(guān)鍵。公共資源交易中心要對(duì)檔案信息化管理工作進(jìn)行重新調(diào)整和定位，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理信息化管理工作機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，挑選責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)精，同時(shí)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)及管理技術(shù)的同志來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，將檔案信息化管理工作當(dāng)作中心的核心工作來(lái)抓，以提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化和制度化建設(shè)。

（三）建立公共資源交易項(xiàng)目檔案的信息化管理制度

在信息化背景下，中心的檔案部門(mén)可以有針對(duì)性地建立起信息化檔案管理制度，為項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理與發(fā)展提供制度支撐［3］。

首先，檔案部門(mén)可針對(duì)電子化檔案管理流程與細(xì)節(jié)管理進(jìn)行完善，并將其納入信息化檔案管理制度的內(nèi)容之中。規(guī)范收集公共資源項(xiàng)目檔案材料，確定哪些材料是必須歸檔的，明確歸檔期限是多久，并按要求對(duì)檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保材料真實(shí)準(zhǔn)確完整，最后形成完整的電子卷宗，便于日后查閱。其次，按照《招投標(biāo)法》《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》及《政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)要求，完善電子化檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)，以保障電子化檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。在電子化檔案管理過(guò)程中，健全的信息化檔案管理制度也是電子化檔案管理過(guò)程的基礎(chǔ)，我們只有依據(jù)完善的制度，才能對(duì)管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。從而確保新形勢(shì)下，檔案信息化管理工作的嚴(yán)肅性和安全性。最后，檔案部門(mén)要建立起健全與完善的人事管理制度，對(duì)檔案管理人員的電子化檔案整理、歸檔、管理與利用等等進(jìn)行全過(guò)程跟蹤與問(wèn)效，并落實(shí)責(zé)任到人的管理機(jī)制，從多個(gè)方面加強(qiáng)公共資源交易項(xiàng)目檔案的信息化管理制度建設(shè)。

（四）增強(qiáng)電子化檔案的安全防范意識(shí)

公共資源交易中心要加強(qiáng)電子檔案?jìng)浞莨芾?，在電子化檔案管理模式下，要將電子檔案?jìng)浞莨芾碜鳛楣芾碇攸c(diǎn)，以保證電子檔案信息安全，對(duì)歸檔的存儲(chǔ)載體進(jìn)行妥善保管，確保存儲(chǔ)介質(zhì)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)等不安全的區(qū)域，并將存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行獨(dú)立存放，控制好存儲(chǔ)地點(diǎn)環(huán)境的溫度和濕度。檔案管理部門(mén)要根據(jù)電子檔案的重要性進(jìn)行分析管理，對(duì)普通級(jí)的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)要采取一式三份的管理方式，對(duì)于重要項(xiàng)目的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)，要采用一式四份的管理方式，以滿(mǎn)足檔案資料調(diào)閱的使用需求。計(jì)算機(jī)設(shè)備上也要安裝防火墻，并采用身份認(rèn)證等先進(jìn)技術(shù)防范非法用戶(hù)入侵系統(tǒng)，每?jī)赡陮?duì)電子檔案的有效性進(jìn)行全面檢查，如發(fā)現(xiàn)電子檔案存在安全隱患，要立即進(jìn)行處理。

（五）在信息共享理念下推進(jìn)項(xiàng)目檔案的創(chuàng)新管理

中心要保障檔案部門(mén)的檔案資源得到合理的管理與利用，則可引入信息共享理念，在信息化環(huán)境下充分發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)公共資源交易項(xiàng)目電子化檔案的科學(xué)合理利用。在這個(gè)方面，服務(wù)對(duì)象可以在信息共享的過(guò)程中第一時(shí)間獲取到自己比較關(guān)注的服務(wù)信息，有利于提高服務(wù)對(duì)象對(duì)公共資源交易項(xiàng)目檔案信息資源的重視度，同時(shí)也可增強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)社會(huì)群體的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)為社會(huì)群體提供高質(zhì)量的服務(wù)。長(zhǎng)此以往，有利于加強(qiáng)服務(wù)對(duì)象與中心之間的信息交流，對(duì)于促進(jìn)中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展也有著積極作用。因此，中心的檔案部門(mén)要積極引進(jìn)信息共享理念，優(yōu)化自己的服務(wù)工作，提高服務(wù)對(duì)象與監(jiān)管部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案管理的滿(mǎn)意度。

總之，國(guó)內(nèi)的公共資源交易中心業(yè)務(wù)活動(dòng)日愈頻繁，涉及的范圍也愈發(fā)廣泛，給項(xiàng)目檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。因此，相關(guān)檔案部門(mén)要注重依托于信息化技術(shù)來(lái)創(chuàng)新自身的檔案管理工作，如建立互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式、建立信息化檔案管理制度、在信息共享理念下推進(jìn)項(xiàng)目檔案的創(chuàng)新管理等等，最終可實(shí)現(xiàn)公共資源交易項(xiàng)目信息化檔案管理的健康發(fā)展。